TAHAPAN DI DALAM FASILITASI

21 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik i. Membangun pemahaman bersama. Pertemuan tim penetapan membahas substansi yang dijelaskan dalam point 2 di atas. Jika peserta pertemuan yang menjadi tim penetapan belum memahami secara keseluruhan ada baiknya, fasilitator menyampaikan substansi inti dari UU No 14 Tahun 2008, PP No 61 Tahun 2010, Permendagri No 35 tahun 2010 dan Perki No 1 Tahun 2010. Materi yang disampaikan antara lain: i Mengapa UU KIP diperlukan; ii Paradigma yang dibangun di dalam UU KIP; iii Prasyarat menjalankan KIP; iv Struktur Organisasi PPID, Peran dan Wewenangnya; iv Kategori Informasi Publik, termasuk di dalamnya Uji Konsekuensi; v Standar Layanan Informasi; vi Penyelesaian sengketa informasi dan peran Komisi Informasi. Jika pertemuan juga termasuk menyampaikan materi di atas, maka jumlah pertemuan menjadi lebih banyak dari seharusnya. Fasilitator perlu mempertimbangkan materi yang disampaikan termasuk menyampaikan bahan-bahan pendukung lainnya. Targetnya adalah membangun pemahaman tim penetapan mengapa PPID perlu ada di Pemerintah Daerah serta apa peran, fungsi dan wewenang PPID. Yang juga perlu dibahas adalah memutuskan pembagian peran antara PPID Utama dan PPID PembantuPelaksana. ii. Identiikasi calon PPID. Pertemuan berikutnya adalah mengidentiikasi dan menyusun daftar siapa saja yang akan menjadi PPID di wilayah KabupatenKota tersebut. Panduan siapa yang menjadi PPID ada di dalam Permendagri No 35 Tahun 2010. Daftar calon PPID untuk setiap KabupatenKota meliputi seluruh SKPD, Kantor, Badan, Kecamatan, termasuk Rumah Sakit dan UPTD lainnya yang berada di bawah naungan Pemerintah Daerah. Dalam mengidentiikasi struktur PPID ini sebaiknya mengidentiikasi pula tim teknis atau petugas yang akan bekerja mendukung kerja-kerja teknis PPID, misalnya Petugas Informasi di setiap SKPD, Petugas Meja Informasi, dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan. iii. Mengidentiikasi Meja Informasi. Meja Informasi merupakan tempat layanan informasi baik secara proaktif maupun pasif berdasarkan permintaan. Setiap permohonan informasi diharapkan dapat dilayani dan dikoordinasikan melalui Meja Informasi ini. Terkait dengan hal ini perlu diidentiikasi: 1 Bagaimana model layanan yang akan dikembangkan melalui Meja Informasi apakah terpusat satu Pemda satu Meja Informasi dibawah PPID Utama ataukah akan dibentuk Meja Informasi Pendukung disetiap PPID Pembantu. Penetapan model Meja Informasi ini perlu mempertimbangkan kemudahan akses bagi masyarakat dan eisiensi kerja petugas, misalnya beberapa Pemda telah mengatur kantornya dalam satu kawasan sehingga akan lebih mudah jika Meja Informasi dibuat terpusat atau sebaliknya; 2 Siapa petugas harian yang akan bertanggungjawab mengelola Meja Informasi. iv. Penyusunan Rancangan SK PPID. Bagian Hukum menyusun draft SK dengan memasukkan substansi yang telah dibahas. Sebelumnya, Bagian Hukum perlu menyusun berbagai konsideran Pertimbangan 22 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik dan sebagainya sebelum keputusan mengenai: i Penetapan PPID; ii peran dan fungsi; iii wewenang; iv tata cara kerja dan sebagainya. Rancangan SK PPID dibahas di dalam pertemuan tim penetapan PPID. Untuk kemudian diajukan oleh Bagian HukumHumas kepada Sekda. Sekda kemudian menyampaikan kepada BupatiWalikota untuk disetujui. Proses penyampaikan dari tim penetapan kepada Bag HukumHumasDiskominfo kepada Sekda perlu mempertimbangkan untuk memberi penjelasan awal kepada Sekda mengenai apa itu PPID dan seterusnya. Fasilitator perlu memastikan bahwa Bag Hukum atau salah satu tim yang menghadap Sekda dapat menjelaskan substansi tersebut. Jika diperlukan, fasilitator dapat mendampingi tim untuk memberi penjelasan kepada Sekda. Demikian juga penyampaian dari Sekda kepada BupatiWalikota. Setelah itu, tim penetapan menunggu tanda tangan pimpinan daerah sebagai tanda disahkannya keputusan tersebut. v. Penjelasan kepada seluruh calon PPID. Adalah penting untuk menyampaikan kepada seluruh calon PPID yang telah ditetapkan di dalam rancangan SK PPID. Meskipun hal ini bukan tugas fasilitator untuk mendampingi tim penetapan, namun ada baiknya tim penetapan diberi masukan bagaimana menyelenggarakan pertemuan yang melibatkan seluruh calon PPID. Pertemuan yang direncanakan bertujuan untuk membangun pemahaman dasar mengenai KIP serta memberi pemahaman mengani peran, fungsi dan wewenang PPID. Sebelum pertemuan dilaksanakan ada baiknya disusun TOR bersama. TOR berintikan apa tujuan pertemuan, apa target pertemuan, berapa orang yang dilibatkan, siapa yang akan memandumemimpin, siapa yang akan menjadi pemateri, materi disusun oleh siapa dan kapan sudah harus siap dan dapat didistribusikan serta dokumen pendukung apa yang perlu dipersiapkan. Perlu diperhatikan bahwa undangan yang disampaikan harus secara tegas menyebutkan posisi yang diundang, agenda spesiik pertemuan, sampai capaian yang ingin dihasilkan dalam pertemuan. Undangan dibuat oleh Sekretariat dengan menyampaikan pula materi yang hendak dijelaskan di dalam pertemuan, yakni rancangan keputusan PPID, penjelasan mengenai UU KIP dan peran PPID. Fasilitator dapat membantu memilihkan materi inti mengenai penjelasan KIP dan peran PPID yang akan didistribusikan di dalam undangan juga. Alur pertemuan harus mendukung tujuan, sehingga perlu ada pihak yang ditetapkan untuk menyampaikan kedua materi tersebut. Untuk memudahkan peserta materi yang hendak disampaikan disusun di dalam materi presentasi. Untuk memastikan pemahaman peserta meningkat setelah penjelasan mengenai materi KIPPPID dan diikuti oleh penjelasan rancangan SK PPID, maka di dalam diskusi tanya jawab ada baiknya juga dilakukan inisiatif untuk menanyakan kepada peserta satu atau dua isu yang dijelaskan dalam presentasi. 23 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

1. MENGAPA PPID PERLU MEMILIKI SOP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK YANG DITUANGKAN DI DALAM

PERATURAN KEPALA DAERAH? a. Untuk memastikan PPID yang telah ditetapkan mengetahui tugas dan fungsi, serta wewenangnya pada hal apa saja, dan adanya kejelasan mengenai tata cara di dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut. b. Untuk mensahkan siapa saja berperan sebagai apa memiliki wewenang apa dan bertugas apa saja dan kesemuanya bersifat mengikat secara hukum ketatanegaraan c. Kewajiban penyusunan SOP Layanan Informasi Publik sudah diatur di dalam PERKI No 1 Tahun 2010 pasal 38. 2. APA SAJA ISI PERATURAN KEPALA DAERAH MENGENAI SOP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK? Tidak ada penjelasan di dalam regulasi yang menyatakan bahwa Pemerintah Daerah harus membuat SK PPID atau Peraturan Kepala daerah untuk mensahkan keberadaan PPID. Namun hampir semua KabupatenKota yang telah memiliki PPID melandaskan keberadaan PPID pada SK atau Peraturan Kepala Daerah. Materi yang diatur didalam SK Kepala Daerah mengenai PPID terdapat dalam Permendagri No 35 tahun 2010 dan Peraturan Komisi Informasi PERKI No 1 Tahun 2010, terutama pasal 38. Selain berbagai peraturan yang menaunginya mulai dari Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kementerian, Peraturan Daerah dan sebagainya, maka batang tubuh peraturan ini antara lain berisikan:

a. Pendahuluan. Di dalam bagian ini paling tidak dijelaskan hal-hal sebagai berikut:

• Maksud dan tujuan. Di dalam penjelasan ini perlu dirumuskan apa yang menjadi maksud dan tujuan disusunnya SOP Pelayanan Informasi ini.

V. FASILITASI PENYUSUNAN SOP LAYANAN INFORMASI PUBLIK

24 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik • Ruang lingkup. Di dalam penjelasan ini dirumuskan apa saja yang menjadi ruang lingkup SOP Pelayanan Informasi ini. • Dasar hukum. Kebijakan dan regulasi apa saja yang menjadi dasar hukum dan konsideran di dalam menyusun SOP • Pengertian-pengertian. Istilah nama atau kegiatan apa yang perlu dijelaskan, dimasukkan di dalam bagian ini. b. Prinsip-prinsip pelayanan informasi publik. Regulasi ini hendak mengedepankan pelayanan yang baik kepada publik, oleh karenanya perlu dicantumkan prinsip-prinsip pelayanan yang mengarah pada tata kelola pelayanan publik yang baik.

c. Struktur organisasi pelayanan informasi publik. Umumnya yang dijelaskan pada bagian ini adalah i

Bagaimana tim pertimbangan pelayanan informasi publik. Khusus untuk tim pertimbangan ini tidak semua struktur Pemda memilikinya. Ada Pemda yang memasukkan unsur Tim Pertimbangan, ada yang tidak. Dalam hal ini diberikan keleluasaan kepada masing-masing Pemda untuk menunjuk atau tidak; ii PPID Utama dan iii PPID PelaksanaPembantu. Penjelasannya paling tidak pada hal-hal di bawah ini: • Siapa-siapa saja yang ditetapkan di dalam struktur organisasi yang memberi pelayanan informasi publik. Penjelasan ini lebih diperuntukkan kepada PPID Utama dan PPID pelaksanapembantu serta petugas teknis maupun Petugas Meja Informasi yang akan mendukung kerjanya, karena tim pertimbangan pelayanan informasi publik tidak membutuhkan struktur organisasi. • Penjelasan spesiik mengenai pihak yang ada di dalam struktur organisasi; antara lain: kriteria, kedudukan dan penunjukan, susunan organisasinya. Penjelasan ini lebih diperuntukkan kepada PPID Utama dan PPID pelaksanapembantu. • Penjelasan mengenai tugas dan fungsi serta kewenangan masing-masing tersebut. • Alur kerja PPID dan petugas teknis. Pada dasarnya alur kerja ini adalah alur permintaan informasi mulai dari publik yang mengajukan permintaan sampai menerima informasi dari PPID. Di dalam alur tersebut ada beberapa cabang alur yang disusun jika permintaan diterima dilanjutkan kepada alur berikutnya, namun jika ditolak maka prosesnya akan berlanjut pada tahapan yang berbeda dan seterusnya. Di dalam alur ini juga perlu diberi penjelasan mengenai apa yang dilakukan oleh petugas pada setiap tahapnya dan berapa lama proses berlangsung dimasing-masing tahapannya. • Bagaimana relasi dan wewenang antara PPID Utama dan PPID pelaksanapembantu. Apa perbedaan wewenang antara PPID utama dan PPID pelaksanapembantu dan relasi antara keduanya perlu digambarkan di dalam penjelasan di sini jika tidak ada penjelasan di masing-masing tugas dan fungsi yang membedakan keduanya.