Pengembangan dan Penilaian Pranata Kelembagaan Kerja Sama dan Kemitraan Instansi Terkait Dalam Pengendalian Mutu

Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 68 Proses atau rangkaian kegiatan tersebut juga menjadi dasar pertimbangan dalam menyusun, menyelenggarakan penjaminan mutu bagi Program Studi untuk menyusun pedoman kebijakan dan manual mutu yang diturunkan dari pengembangan pembelajaran dan penjaminan mutu Pendidikan Tinggi dan merujuk kepada pedoman kebijakan dan standar mutu universitas. Dengan metodologi perbandingan terhadap indikator-indikator mutu dan keberhasilan program akan diperoleh ukuran yang cukup pasti mengenai tingkat keberhasilan dan mutu yang telah diperoleh oleh program studi. Selain itu, dengan metodologi ini program studi dapat meningkatkan mutu SDM dan Kurikulum, maupun mutu lulusan. Untuk itu telah dilakukan beberapa bentuk benchmarking yaitu dengan melakukan studi banding ke beberapa perguruan tinggi penyelenggara program studi sejenis seperti Universitas Indonesia Depok, Universitas Gajah Mada Yogyakarta, Universitas Islam Indonesia Yogyakarta , Universitas Airlangga Surabaya, Universitas Budi Luhur Jakarta, Universitas Trisakti Jakarta, Universitas Atma Jaya Jakarta, Universitas Gunadarma Depok, Universitas Padjadjaran Bandung, dan Universitas Bina Nusantara Jakarta. Selain itu, juga dilakukan korespondensi dan kunjungan kerja sama akademik dengan universitas di luar negeri yaitu Universitas Malaysia Utara UMU di Malaysia, Universiti Industri Selangor Unisel Malaysia, Universiti Kebangsaan Malaysia, National University Singapore, Dankook University DKU di Seoul Korea Selatan, University of Seoul City UOS Korsel, Kyung Hee University KHU Seoul Korsel, National University of Seoul Korsel, Lee Dental Hospital Dangjin, Seoul Korsel, Da In Dental Hospital Seoul Korsel, Tiri Making Integrity Work, London Integrity Education Network.

13. Pengembangan dan Penilaian Pranata Kelembagaan

Pengembangan pranata kelembagaan dilakukan melalui kegiatan diskusi, konsultasi antar pimpinan dan lokakarya tentang kelembagaan terutama fungsi dan tugas masing-masing pelaksana. Penilaian terhadap pranata kelembagaan dilakukan melalui evaluasi terhadap laporan hasil kegiatan maupun melalui Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 69 penilaian kinerja setiap tingkat manajemen dan unit kegiatan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Berdasarkan penilaian tersebut selanjutnya dilakukan pengembangan pranata kelembagaan sesuai dengan standard tersebut. Di bidang mekanisme kelembagaan Universitas, program dan fakultas telah memiliki berbagai aturan mengenai lamanya masa jabatan dan analisis jabatan berbagai tingkat manajemen yang diatur dalam Statuta Universitas. Mekanisme pemilihan pimpinan dilakukan melalui usulan dan seleksi secara kelembagaan yang sudah diatur dalam peraturan yang sudah ditetapkan. Mekanisme tersebut berjenjang mulai dari tingkat program studi, tingkat fakultas dan tingkat universitas.

14. Evaluasi Internal yang Berkelanjutan

Sistem Penjaminan Mutu Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama pada prinsipnya adalah upaya sistematis untuk peningkatan mutu pendidikan tinggi berkelanjutan yang dimanifestasikan dalam bentuk siklus kegiatan penjaminan mutu. Kegiatan satu siklus penjaminan mutu akan membutuhkan waktu satu tahun atau satu kalender akademik dan akan diikuti oleh siklus yang sama tahun- tahun berikutnya. “Satu Siklus” kegiatan penjaminan mutu UPDM B berdasarkan siklus komponen dan kegiatan sebagai berikut.

a. Penetapan Standar Perencanaan

Penetapan standar UPDM B dilakukan sebagai acuan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut antara lain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Selain itu, standar juga dimaksudkan memacu UPDM B agar dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan layanan yang bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga merupakan kompetensikualitas minimum yang dituntut dari lulusan, yang dapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan indikator. UPDM B Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 70 menetapkan standar dalam sejumlah aspek yang disebut butir mutu dan merujuk pada standar-standar pada SPM-PT.

b. Pelaksanaan termasuk monitoring

Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen akademik dan dokumen mutu. Dokumen akademik sebagai rencana atau standar. Dokumen akademik memuat tentang kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik. Dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dan dokumen pendukung. Di dalam kerangka pengawalan dan pengendalian aktivitas atau pelaksanaan kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi monev. Melalui monev ini kinerja satuan pendidikan selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien. Prosedur Pelaksanaan dan Monitoring meliputi beberapa tahapan, yaitu: 1 Unit Penjaminan Mutu menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan siklus Sistem Penjaminan Mutu - UPDM B yang selanjutnya diserahkan kepada Pusat Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan PPs. 2 Pusat Penjaminan Mutu Fakultas dan Wakil Dekan Bidang Akademik menyusun dokumen mutu akademik tingkat fakultas yang baru atau tetap memakai yang lama. Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada dokumen mutu akademik tingkat fakultas. 3 Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs menyerahkan dokumen mutu akademik kepada Senat Fakultas SF yang akan mengesahkan: dokumen akademik yang baru atau tetap memakai yang lama. 4 Ketua Program Studi menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi yang baru atau tetap memakai yang lama. Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs dapat membantu proses penyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi. Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 71 5 Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester. 6 Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan melaporkannya kepada DekanDirektur. 7 DekanDirektur mempelajari laporan Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs dan menyusun rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran. 8 Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs memonitor pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran dan merencanakan pelaksanaan audit akademik. 9 Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs melaksanakan audit akademik dan melaporkan kepada DekanDirektur. 10 Pimpinan fakultas melakukan tindakan koreksi sesuai dengan permintaan tindakan koreksi PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dengan tembusan ke Unit Penjaminan Mutu UPDM B. 11 Dekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit, dan tindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas. 12 Unit Penjaminan Mutu UPDM B melakukan: a audit pelaksanaan penjaminan mutu tingkat fakultasPPs; b pemantauan pelaksanaan audit mutu akademik internal tingkat fakultasPPs; c pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi; d penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu; serta e melaporkan hasil kerjanya kepada Rektor. 13 Rektor mempelajari laporan Unit Penjaminan Mutu UPDM B, dan selanjutnya Rektor meminta masukan tentang rencana peningkatan mutu akademik kepada Senat Universitas. 14 Unit Penjaminan Mutu UPDM B dan Pusat Penjaminan Mutu FakultasPPs melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu. Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 72

c. Evaluasi Diri

Evaluasi diri adalah upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik. Tujuan pembuatan laporan ialah agar kegiatan evaluasi diri dapat digunakan untuk pengembangan satuan pendidikan. Maka sangat disarankan laporan yang singkat jelas dan lengkap sesuai atribut evaluasi diri yang baik. Dalam lampiran terdapat alternatif bentuk laporan evaluasi diri yang tentu saja masih dapat dikembangkan lebih baik lagi sesuai perkembangan satuan pendidikan yang lengkap.

d. Peningkatan Mutu Berkelanjutan Continuous Quality Improvement

Penjaminan mutu yang dilaksanakan UPDM B secara keseluruhan dimaksudkan untuk melakukan peningkatan kualitas akademik secara berkelanjutan. Rencana pengembangan merupakan salah satu hasil kegiatan evaluasi diri yang secara ringkas disampaikan dalam akhir laporan. Rencana pengembangan ini merupakan gambaran secara global, ringkas dan jelas yang merupakan solusi dari permasalahan yang berhasil diidentifikasi maupun langkah yang tepat untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara ringkas rencana pengembangan dapat dikategorikan menjadi dua yaitu: a Rencana pengembangan yang arahnya untuk ekspansi, dan b Rencana pengembangan yang arahnya konsolidasi. Semua rencana pengembangan tersebut berdasarkan kekuatan serta peluang yang dimiliki satuan pendidikan, yang dalam hal ini metode analisis SWOT yang telah dilakukan akan sangat membantu. Tindak lanjut perbaikan dilakukan karena adanya temuan pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif. Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 73 Temuan ini akan dilanjutkan dengan permintaan tindakan koreksi, adalah permintaan perbaikan oleh pimpinan kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki ketidaksesuaian atau ketidakpatuhan dan mencari penyebabnya. Ketidaksesuaian dikelompokkan ke dalam ringan dan berat. Ketidak- sesuaian ringan adalah ketidaksesuaian yang tidak secara langsung memengaruhi mutu produklayanan, mudah diralat, dan tidak meng- hambat sertifikasiakreditasi. Sedangkan ketidaksesuaian berat adalah ketidaksesuaian yang berpengaruh besar terhadap mutu produklayanan, yang menyebabkan resiko kehilangan konsumen, yang mengancam sertifikasi atau akreditasi, yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. Konsumen disini diartikan sebagai para mahasiswa atau calon mahasiswa. Untuk menjamin terlaksananya evaluasi internal yang berkelanjutan Unit Penjaminan Mutu dan Pusat Penjaminan Mutu tingkat FakultasPPs berkoordinasi dengan program studi yang ada di Fakultas masing-masing PPs. Evaluasi internal program studi merupakan kegiatan yang dibutuhkan untuk mengetahui keberhasilan dan hambatan seluruh program yang dilaksanakan. Sebagai bahan perbandingan dalam proses evaluasi, pihak FakultasPPs memberi kebijakan untuk melibatkan mahasiswa dalam proses evaluasi. Sebagian besar evaluasi telah dilakukan bekerja sama dengan pihak FakultasPPs baik para pimpinan maupun Unit Penjaminan Mutu Universitas. Evaluasi kinerja tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan dilakukan setiap setahun sekali melalui penilaian oleh para pimpinan di setiap unit kerja dengan mengisi Daftar Penilaian Prestasi Pegawai DP3. Rotasi tenaga kependidikan juga dilakukan sebagai bentuk evaluasi terhadap kinerja dan kesesuaian antara kompetensi dan jenis pekerjaan masing- masing tenaga kependidikan. Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 74 Evaluasi proses belajar mengajar secara berkala diukur dari: 1 Kelengkapan SAP dan GBPP yang digunakan dalam perkuliahan; 2 Kehadiran mahasiswa dan dosen dalam perkuliahan berdasarkan Daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen DHMD; 3 Evaluasi proses belajar mengajar yang diisi oleh mahasiswa peserta mata kuliah; 4 Ketepatan pengumpulan nilai akhir oleh para dosen pengampu mata kuliah; 5 IPK rata-rata yang diperoleh mahasiswa dalam setiap semester; dan 6 Kuantitas dan kualitas kelulusan setiap gelombang wisuda yang dilakukan satu kali dalam satu tahun kalender akademik. Evaluasi berkala terhadap kurikulum ditetapkan oleh program studi setiap empat tahun sekali. Evaluasi dilakukan dengan mempertimbangkan hasil pembelajaran yang telah dicapai dan perkembangan kompetensi yang dibutuhkan users lulusan masing-masing program studi. Evaluasi kurikulum dilakukan melalui lokakarya di tingkat program studi. Evaluasi internal secara berkala juga dilakukan terhadap program sebagai suatu unit kerja di FakultasPPs dan Universitas. Evaluasi yang dibuat menjadi bagian dari Laporan Akuntabilitas Kinerja LAK atau laporan Kerja Tahunan LKT setiap awal tahun perencanaan dan akhir tahun evaluasi pencapaian. 15.Pemanfaatan Hasil Evaluasi Internal dan EksternalAkreditasi Dalam Perbaikan dan Pengembangan Program Standar Layanan Minimal merupakan salah satu dari ruang lingkup dari Kebijakan Mutu UPDM B. Hal tersebut didasarkan pada pemahaman bahwa peningkatan mutu harus dilakukan secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Pelaksanaan dan pencapaian sasaran penjaminan mutu meliputi bidang: 1 pendidikan; 2 penelitian; 3 PKM; 4 sarana prasarana; 5 keuangan; 6 manajemen terdokumentasikan dengan baik dalam LAK triwulanan dan LAK tahunan. Pencapaian sasaran penjaminan mutu dari kesemua aspek tersebut Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 75 disosialisasikan dan ditindaklanjuti secara berkelanjutan. Kegiatan monev ini dilakukan bukan untuk mencari-cari kesalahan melainkan untuk melihat penyimpangan kekurang sesuaian pelaksanaan dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan memikirkan bagaimana tindakan perbaikannya, serta pengembangannya. Kegiatan monitoring dilakukan sebagai tindakan untuk : a. Untuk mencari ketidak-sesuaian, mempelajarinya, dan mencari solusi terbaik berupa tindak perbaikan. b. Untuk menjamin bahwa proses yang dilakukan oleh universitas fakultaspascasarjanalembaga jurusanprogram studi telah dilaksanakan secara konsisten serta sesuai dengan kompetensi yang diharapkan. c. Melaporkan ketidak-tercapaian yang bersifat kritis kepada pimpinan. Melalui monev kinerja satuan pendidikan selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien. Kegiatan monitoring diikuti dengan evaluasi diri, sebagai upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan pimpinan untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu, sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik. Di dalam kerangka pengawalan dan pengendalian aktivitas atau kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi monev. Hasil evaluasi yang dilakukan secara internal maupun eksternal digunakan untuk pengembangan kurikulum, sumber daya informasi maupun manusia, peminatan atau konsentrasi. Hasil evaluasi proses pembelajaran menjadi bahan untuk mengembangkan kompetensi tenaga pendidik. Evaluasi kurikulum digunakan untuk mengembangkan materi ajar yang disesuaikan dengan perubahan di masyarakat. Selain itu hasil evaluasi eksternal dijadikan sebagai dasar Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 76 perbaikan program studi dan untuk merencanakan pembukaan program studi baru di lingkungan UPDM B. Keseluruhan hasil evaluasi menjadi masukan dari program studi untuk penyusunan rencana strategis tingkat fakultasPPs dan tingkat universitas di periode berikutnya. Rencana strategis yang sudah ditetapkan kemudian dikembalikan ke program dan menjadi patokanrambu-rambu bagi program dalam menjalankan semua aktivitas program studi di lingkungan Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama.

16. Kerja Sama dan Kemitraan Instansi Terkait Dalam Pengendalian Mutu

Dalam rangka meningkatkan kualitas mutu program studi, Universitas berusaha meningkatkan kerja sama dengan berbagai pihak terutama dengan lembaga-lembaga yang memiliki program yang sama dan dengan lembaga pemakai lulusan. Bentuk kerja sama ini terutama dalam tukar menukar informai kelembagaan yang berkaitan dengan pengembangan sumber daya manusia, kurikulum, dan sebagainya. Salah satu contoh; program studi selalu membina kerja sama dengan berbagai lembaga di bidang komunikasi, institusi media, dan lain-lain. Dalam menghadapi tantangan dan kebutuhan di masa yang akan datang serta era globalisasi, perlu adanya peningkatan wawasan keilmuan. Salah satu upaya untuk itu adalah menjalin komunikasi dengan berbagai pihak di luar negeri, baik perguruan tinggi maupun institusi yang berkenaan dengan pendidikan. Ada tawaran-tawaran beasiswa untuk belajar di luar negeri baik untuk mahasiswa program S-1, S-2 maupun S-3 yang dapat dipergunakan dengan baik untuk peningkatan kemampuan pendidik dalam bidang ilmunya dan penelitian mandiri. Mereka diharapkan dapat mentransfer teknologi mutakhir yang diperoleh di luar untuk kepentingan baik penelitian maupun aplikasi di lingkungan universitas maupun di masyarakat luas. Mereka diharapkan pula dapat memperluas kerja sama dengan institusi dimana mereka belajar sehingga Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 77 dapat mempermudah staf lain untuk bisa belajar ditempat yang sama. Pengembangan dan implementasi kerja sama dalam negeri dilaksanakan dengan mengaktifkan semua unsur di lingkungan UPDM B antara lain Fakultas, PPs, Lemlitdianmas, dan Puslitdianmas. Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama 2014 Page 78

B. DESKRIPSI SWOT

1. Kekuatan Strength

Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama memiliki organisasi dan tata kerja baru yang lebih memberi peluang munculnya otonomi dalam melakukan pengelolaan perguruan tinggi. Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama telah memiliki aturan mengenai tata cara pemilihan pemimpin atau pengelola juga memiliki mekanisme yang jelas mengenai pengalihan tugas. Setiap tata pamong dan unsur penunjang yang ada di Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama dilengkapi dengan tupoksi yang jelas dan realistis. Pengelolaan di setiap bidang yang ada di Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama seperti bidang akademik, keuangan dan bidang administrasi dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur. Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama memiliki aturan atau pedoman berperilaku termasuk etika baik bagi tenaga pendidik, tenaga kependidikan maupun mahasiswa. Pengambilan kebijakan di Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama telah melibatkan anggota dan pimpinan sehingga dalam pelaksanaan kebijakan tidak memperoleh penolakan. Mekanisme koordinasi antar pimpinan unitbagian yang ada di internal perguruan tinggi UPDM B telah diatur secara jelas dan terinci. Seperti halnya dengan PTS lainnya, terhadap Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama selalu dilakukan penilaian oleh pihak eksternal BAN-PT maupun internal melalui Evaluasi PMB, PDPT, dan EPSBED setiap semester.