Giao trinh nguyen ly ke toan

(1)

Đ I H C THÁI NGUYÊN

TR NG Đ I H C KINH T & QU N TR KINH DOANH Ch biên: TS. Đoàn Quang Thi u

GIÁO TRÌNH

NGUYÊN LÝ K TOÁN


(2)

M C L C

Trang Ch ng I

Đ I T NG, NHI M V VÀ PH NG PHÁP K TOÁN I. KHÁI NI M K TOÁN VÀ S PHÁT TRI N C A K

TOÁN... 7

1. Khái ni m k toán ... 7

2. Vài nét về sự phát triển c a k toán... 9

II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K TOÁN Đ C TH A NH N... 10

1. M t s khái ni m và gi định ... 11

2. M t s nguyên tắc k toán ... 13

III. Đ I T NG C A K TOÁN ... 17

1. Sự hình thành tài s n c a doanh nghi p ... 18

2. Sự v n đ ng c a tài s n trong ho t đ ng kinh doanh ... 22

IV. NHI M V , YÊU C U VÀ Đ C ĐI M C A CÔNG TÁC K TOÁN ... 25

1. Đặc điểm c a k toán... 25

2. Nhi m v c a k toán ... 26

3. Yêu cầu đ i với công tác k toán... 26

V. CÁC PH NG PHÁP C A K TOÁN ... 28

1. Ph ng pháp ch ng t k toán ... 29

2. Ph ng pháp tính giá ... 30

3. Ph ng pháp đ i ng tài kho n ... 30

4. Ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán... 30

Ch ng II CH NG T K TOÁN VÀ KI M KÊ I. CH NG T K TOÁN ... 32

1. Khái ni m về ch ng t k toán ... 32

2. M t s quy định chung về ch ng t k toán... 33

3. Phân lo i ch ng t k toán ... 34


(3)

5. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p ... 40

II. KI M KÊ TÀI S N ... 43

1. N i dung công tác kiểm kê ... 43

2. Tác d ng c a kiểm kê ... 44

3. Phân lo i kiểm kê... 45

4. Th t c và ph ng pháp ti n hành kiểm kê... 45

Ch ng III TÍNH GIÁ Đ I T NG K TOÁN I. PH NG PHÁP TÍNH GIÁ ... 48

1. Khái ni m và ý nghĩa c a ph ng pháp tính giá ... 48

2. Yêu cầu và nguyên tắc tính giá... 49

II. TÍNH GIÁ M T S Đ I T NG K TOÁN CH Y U .... 51

1. Tính giá tài s n c định... 51

2. Tính giá v t t , hàng hoá mua vào... 53

3. Tính giá thành s n phẩm hoàn thành ... 56

4. Tính giá thực t v t t , s n phẩm, hàng hoá xuất kho ... 58

Ch ng IV T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN I. PH NG PHÁP T NG H P VÀ CÂN Đ I K TOÁN ... 64

1. Khái ni m ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán ... 64

2. Ý nghĩa c a ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán... 64

II. M T S BÁO CÁO K TOÁN T NG H P VÀ CÂN Đ I . 65 1. B ng cân đ i k toán... 66

2. Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh ... 78

3. Báo cáo l u chuyển tiền t ... 85

Ch ng V TÀI KHO N VÀ GHI S KÉP I. TÀI KHO N... 91


(4)

2. Phân lo i tài kho n... 94

II. H TH NG TÀI KHO N K TOÁN DOANH NGHI P HI N HÀNH ... 101

1. H th ng tài kho n k toán ... 101

2. K t cấu chung c a các lo i tài kho n trong h th ng tài kho n ... 113

3. Tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích... 117

4. M i quan h giữa tài kho n t ng h p và tài kho n phân tích... 118

III. GHI S KÉP ... 120

1. Khái ni m... 120

2. Định kho n k toán... 123

3. Tác d ng c a ph ng pháp ghi s kép ... 127

Ch ng VI K TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CH Y U I. K TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG C P ... 130

1. Khái ni m... 130

2. Nhi m v k toán quá trình cung cấp ... 130

3. M t s tài kho n ch y u sử d ng để h ch toán trong quá trình cung cấp... 130

4. Định kho n m t s nghi p v kinh t phát sinh ch y u... 131

5. S đ k toán ... 133

II. K TOÁN QUÁ TRÌNH S N XU T... 137

1. Khái ni m... 137

2. Nhi m v k toán quá trình s n xuất ... 137

3. M t s tài kho n sử d ng ch y u trong h ch toán quá trình s n xuất ... 138

4. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh... 139

5. S đ k toán ... 141

III. K TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU TH S N PH M VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH ... 146

1. Khái ni m... 146

2. Các ph ng pháp tiêu th s n phẩm... 146

3. Nhi m v c a k toán quá trình tiêu th và xác định k t qu kinh doanh... 147


(5)

4. M t s tài kho n sử d ng ch y u trong quá trình tiêu th ... 147

5. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh:... 148

6. S đ k toán ... 152

IV K TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC Đ NH K T QU KINH DOANH ... 158

1. Khái ni m... 158

2. Nhi m v c a k toán ... 158

3. Tài kho n sử d ng để h ch toán ... 159

4. Định kho n các nghi p v kinh t phát sinh... 159

5. S đ k toán ... 164

Ch ng VII CÁC PH NG PHÁP KI M TRA S LI U K TOÁN I. B NG CÂN Đ I S PHÁT SINH (B NG CÂN Đ I TÀI KHO N) ... 171

1. N i dung và k t cấu c a b ng cân đ i s phát sinh ... 171

2. Ph ng pháp l p b ng ... 172

3. Tác d ng c a b ng cân đ i s phát sinh ... 173

II. B NG Đ I CHI U S PHÁT SINH VÀ S D KI U BÀN C ... 173

1. N i dung và k t cấu ... 173

2. Ph ng pháp l p b ng ... 174

III. B NG T NG H P S LI U CHI TI T (B NG CHI TI T S D VÀ S PHÁT SINH)... 175

1. N i dung và k t cấu c a b ng t ng h p s li u chi ti t ... 175

2. M t s b ng t ng h p s li u chi ti t áp d ng ph bi n ... 176

Ch ng VIII S K TOÁN, K THU T GHI S VÀ HÌNH TH C K TOÁN I. S K TOÁN VÀ K THU T GHI S K TOÁN... 185

1. Những vấn đề chung về s k toán ... 185


(6)

3. Kỹ thu t ghi s và chữa s k toán ... 189

II. CÁC HÌNH TH C K TOÁN... 198

1. Hình th c Nh t ký S cái... 199

2. Hình th c k toán nh t ký chung ... 203

3. Hình th c k toán Ch ng t ghi s ... 207

4. Hình th c k toán nh t ký ch ng t ... 214

5. Hình th c k toán trên máy vi tính ... 219

Ch ng IX T CH C B MÁY K TOÁN Đ N V KINH T C S I. NH NG V N Đ CHUNG V T CH C B MÁY K TOÁN... 221

1. Nguyên tắc t ch c và nhi m v c a b máy k toán ... 221

2. C cấu t ch c phòng k toán... 222

3. Quan h giữa phòng k toán với các phòng ch c nĕng khác... 229

II. CÁC HÌNH TH C T CH C B MÁY K TOÁN... 230

1. Hình th c t ch c b máy k toán t p trung... 230

2. Hình th c t ch c k toán phân tán ... 231

3. Hình th c t ch c k toán v a t p trung v a phân tán ... 233

III. K TOÁN TR NG VÀ KI M TRA K TOÁN... 233

1. K toán tr ởng ... 233

2. Kiểm tra k toán... 236


(7)

L I NÓI

Đ

U

Nguyên lý k toán là môn học trang bị cho sinh viên các ki n th c và khái ni m c b n về k toán làm c sở học t p và nghiên c u các môn học trong các chuyên ngành k toán, kinh t . Nh n th c rõ vai trò quan trọng c a môn học này, Khoa K toán Tr ờng đ i học Kinh t và Qu n trị kinh doanh Đ i học Thái nguyên t ch c biên so n “Giáo trình Nguyên lý k toán”.

Giáo trình Nguyên lý k toán đ c biên so n trên tinh thần k th a và phát huy những u điểm c a m t s giáo trình nguyên lý k toán, phù h p với đặc điểm ng ời học, đặc bi t là các sinh viên vùng trung du miền núi. Cách trình bày c a giáo trình d hiểu, t đ n gi n đ n ph c t p, t ngữ thông d ng. Để ng ời học d học t p, nghiên c u và tránh trùng lặp với các môn k toán chuyên sâu, giáo trình ch a đề c p đ n phần thu GTGT.

Tham gia biên so n giáo trình g m các gi ng viên: TS. Đoàn Quang Thi u - Ch biên, đ ng thời biên so n các ch ng I, II, III, V, VI, VII.

- ThS Đàm Ph ng Lan - Tr ởng b môn K toán t ng h p, biên so n ch ng VIII.

- ThS Nguy n Thị Tuân - Phó tr ởng b môn K toán doanh nghi p, biên so n ch ng IV.

- Ths Đặng Thị Dịu - Phó tr ởng b môn K toán t ng h p, biên so n ch ng IX.

Mặc dù đã có nhiều c gắng, nh ng do h n ch về mặt thời gian và là lần xuất b n đầu tiên nên cu n giáo trình không tránh kh i thi u sót. Các tác gi mong nh n đ c các ý ki n có giá trị để lần xuất b n sau cu n giáo trình đ c hoàn thi n h n.

Xin trân trọng cảm ơn!

TM. T p th tác gi TS. Đoàn Quang Thi u


(8)

Ch

ươ

ng I

Đ

I T

NG, NHI M V

VÀ PH

NG PHÁP K TOÁN

I. KHÁI NI M K TOÁN VÀ S PHÁT TRI N

C A K TOÁN

1. Khái ni m k toán

Đ ng về ph ng di n kinh t , ai làm vi c gì cũng đều nh n đ c m t kho n thù lao và s sử d ng s tiền này để mua những v t d ng cần thi t cho đời s ng hàng ngày. Dù không mở s sách để theo dõi những s thu, chi này chúng ta v n cần bi t đã thu vào bao nhiêu, chi ra bao nhiêu và còn l i bao nhiêu. N u s chi lớn h n s thu chúng ta ph i nghĩ cách để tĕng thu hay gi m chi. Ng c l i n u s thu lớn h n s chi, chúng ta s ph i nghĩ cách sử d ng s thặng d sao cho có hi u qu nhất. Chính vì th mà chúng ta cần ph i có thông tin tài chính để làm cĕn c cho các quy t định.

T ng tự nh trên, các nhà qu n lý c a m t doanh nghi p hay c a m t c quan nhà n ớc cũng cần có những thông tin về tình hình tài chính c a doanh nghi p hay c quan c a họ. N u s thu lớn h n s chi họ mu n bi t s thặng d đã đ c dùng để làm gì. Còn n u s chi lớn h n, họ mu n bi t t i sao l i có s thi u h t và tìm cách khắc ph c. V y các dữ ki n tài chính này ở đâu mà có? Câu tr lời là ở các s sách k toán do doanh nghi p hay c quan nhà n ớc ghi chép l u giữ.

Vì th chúng ta có thể nói m c đích cĕn b n c a k toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính c a m t t ch c cho những ng ời ph i ra các quy t định điều hành ho t đ ng c a t ch c đó.


(9)

Mu n cung cấp đ c các dữ ki n tài chính này, k toán ph i thực hi n m t s công vi c: ph i ghi nh n các sự vi c xẩy ra cho t ch c nh là vi c bán hàng cho khách hàng; mua hàng t m t nhà cung cấp; tr l ng cho nhân viên... Những sự vi c này trong k toán gọi là nghi p v kinh t . Sau khi đ c ghi nh n t p trung, các nghi p v kinh t phát sinh s đ c phân lo i và h th ng hóa theo t ng lo i nghi p v , t c là chúng ta s t p trung tất c các nghi p v nh bán hàng vào với nhau; Tr l ng cho nhân viên vào với nhau... theo trình tự thời gian phát sinh. Sau khi tất c các nghi p v c a m t kỳ ho t đ ng đã đ c ghi nh n và phân lo i k toán s t ng h p những nghi p v này l i. T c là tính ra t ng s hàng bán, t ng s hàng mua, t ng s l ng tr cho nhân viên... và cu i cùng là tính toán k t qu c a những nghi p v kinh t di n ra trong m t kỳ ho t đ ng bằng cách l p các báo cáo tài chính để Ban Giám đ c thấy đ c k t qu ho t đ ng c a t ch c và tình hình tài chính c a t ch c này.

Để đ a ra khái ni m về k toán có nhiều quan điểm bày t ở các giác đ khác nhau. Theo Luật Kế toán: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.

Cũng theo Lu t K toán thì k toán đ c chia ra 2 lo i là k toán tài chính và k toán qu n trị, trong đó:

K toán tài chính là vi c thu th p, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh t , tài chính bằng báo cáo tài chính cho đ i t ng có nhu cầu sử d ng thông tin c a đ n vị k toán.

K toán qu n trị là vi c thu th p, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh t , tài chính theo yêu cầu qu n trị và quy t định kinh t , tài chính trong n i b đ n vị k toán. Định nghĩa về k toán trên nhấn m nh đ n công vi c c a những ng ời làm công tác k


(10)

toán.

Trên m t ph ng di n khác m t s tác gi mu n nhấn m nh đ n b n chất và ch c nĕng c a k toán thì phát biểu: K toán là khoa học và ngh thu t về ghi chép, phân lo i, t ng h p s li u và tính toán k t qu c a các ho t đ ng kinh t tài chính c a m t t ch c nhằm cung cấp thông tin giúp Ban Giám đ c có thể cĕn c vào đó mà ra các quy t định qu n lý, đ ng thời cung cấp thông tin cho những ng ời có l i ích và trách nhi m liên quan.

Ngoài ra còn nhiều khái ni m nói lên nhiều khía c nh khác nhau về k toán. Tuy v y ng ời ta có những quan điểm chung về b n chất c a k toán là: khoa học và ngh thu t về ghi chép, tính toán, phân lo i, t ng h p s li u, còn ch c nĕng c a k toán là cung cấp thông tin trong đó thông tin k toán ph c v cho nhà qu n lý (nh Ch doanh nghi p, H i đ ng qu n trị, Ban giám đ c...), ng ời có l i ích trực ti p (nh các Nhà đầu t , các ch cho vay), ng ời có l i ích gián ti p (nh c quan thu , c quan th ng kê và các c quan ch c nĕng).

2. Vài nét v s phát tri n c a k toán

Sự hình thành và phát triển c a k toán gắn liền với sự hình thành và phát triển c a đời s ng kinh t , xã h i loài ng ời t thấp lên cao. M t s tài li u nghiên c u cho thấy lịch sử c a k toán có t thời th ng c , xuất hi n t 5,6 ngàn nĕm tr ớc công nguyên. Lịch sử k toán bắt ngu n trong lịch sử kinh t , theo đà phát triển c a những ti n b kinh t - xã h i.

Thời kỳ Ph c h ng cho phép khám phá ra m t kỷ nguyên mới, ng ời ta thấy xuất hi n vĕn ch ng k toán. M t trong những ng ời sáng ch đầu tiên ra các ph ng pháp k toán phần kép là m t nhà tu dòng Franciscain tên là Luca Pacioli, ông sinh ra t i m t thị trấn nh Borgo san Sepolchro trên sông Tibre vào nĕm 1445, là m t giáo s về


(11)

toán và đã so n th o ra m t tác phẩm vĩđ i tựa nh m t cu n tựđiển vào nĕm 1494 về s học, đ i s học, toán học th ng m i, hình học và k toán. Riêng về phần k toán, ông đã dành 36 ch ng về k toán kép mà theo đó các tài li u k toán nh phi u ghi t m, s nh t ký, s cái và m t s lớn các tài kho n đ c phân chia rõ r t nh tài kho n v n, tài kho n kho hàng, tài kho n k t qu s n xuất... Ng ời ta coi ông nh là ng ời cha c a ngành k toán và là ng ời cu i cùng có công đóng góp lớn trong ngành toán học ở th kỷ 15. Do đã góp phần vào vi c truyền bá kỹ thu t k toán, nên ông đ c xem là tác gi đầu tiên vi t về k toán và t đó k toán có b ớc phát triển không ng ng cho đ n ngày nay. Tuy nhiên sự ghi chép vào s nh t ký những nghi p v kinh t phát sinh thời bấy giờ ch a đ c gọn và rõ r t, chỉ sử d ng b ng đ i chi u đ n gi n để kiểm tra và ch a có hình th c b ng t ng k t tài s n.

Ngày nay k toán là m t công c qu n lý quan trọng trong tất c các lĩnh vực c a đời s ng kinh t xã h i, ng ời ta đã sử d ng các ph ng pháp hi n đ i trong k toán nh ph ng trình k toán, mô hình toán trong k toán, k toán trên máy vi tính...

II M T S KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C K

TOÁN

Đ

C TH A NH N

M t s khái ni m và những nguyên tắc c b n c a k toán đ c chấp nh n chung trong công tác k toán nh : định giá các lo i tài s n, ghi chép s sách, ph ng pháp so n th o các báo cáo tài chính... Nhằm b o đ m sự d hiểu, đáng tin c y và có thể so sánh c a các thông tin k toán.

Những khái ni m và nguyên tắc này đ c rút ra t kinh nghi m thực ti n c a những ng ời thực hi n công tác k toán k t h p với quá trình nghiên c u c a các c quan ch c nĕng nh B Tài chính, T ng c c Th ng kê, các chuyên gia kinh t … Sau đó đ c mọi ng ời th a


(12)

nh n nh là m t quy lu t và trở thành m t trong những vấn đề có tính pháp l nh c a công tác k toán th ng kê và đ c triển khai áp d ng th ng nhất ở tất c các đ n vị kinh t trong ph m vi qu c gia. Sau đây là m t s khái ni m và những nguyên tắc c b n:

1. M t s khái ni m và gi

đ

nh

1.1 Khái nim đơn v kế toán

Khái ni m này t ng đ ng với khái ni m đ n vị kinh doanh. Theo khái ni m này, thông tin tài chính đ c ph n ánh cho m t đ n vị k toán c thể. M i đ n vị kinh t riêng bi t ph i đ c phân bi t là m t đ n vị k toán đ c l p, có b báo cáo tài chính c a riêng mình. Khái ni m đ n vị k toán đòi h i các báo cáo tài chính đ c l p chỉ ph n ánh các thông tin về tình hình tài chính c a đ n vị k toán mà không bao hàm thông tin tài chính về các ch thể kinh t khác nh tài s n riêng c a ch sở hữu hay các thông tin tài chính c a các đ n vị kinh t đ c l p khác. Nói cách khác khái ni m đ n vị k toán quy định giới h n về thông tin tài chính mà h th ng k toán cần ph i thu th p và báo cáo.

1.2. Đơn v thước đo tin t

Thông tin do k toán cung cấp ph i đ c thể hi n bằng th ớc đo tiền t . K toán lựa chọn và sử d ng m t đ n vị tiền t làm th ớc đo. Thông th ờng th ớc đo tiền t đ c lựa chọn là đ n vị tiền t chính th c c a qu c gia mà đ n vị k toán đĕng ký ho t đ ng. Mọi nghi p v kinh t phát sinh đều đ c tính toán và ghi chép bằng th ớc đo tiền t này. Khi ghi chép các nghi p v kinh t , k toán chỉ chú ý đ n giá thực t t i thời điểm phát sinh mà không chú ý đ n sự thay đ i s c mua c a đ ng tiền.

Đ i với các đ n vị kinh t Vi t Nam, thông th ờng k toán ph i dùng đ ng Vi t Nam trong quá trình tính toán và ghi chép các nghi p


(13)

v kinh t phát sinh và ph i đặt gi thi t là s c mua c a đ ng tiền có giá trị bền vững hoặc sự thay đ i về tính giá trị c a tiền t theo giá c nh h ởng không đáng kểđ n tình tr ng tài chính c a đ n vị kinh t . Tuy nhiên khi có sự bi n đ ng lớn về giá c trên thị tr ờng thì k toán ph i dựa vào những quy định, h ớng d n c a nhà n ớc để t ch c đánh giá l i các tài s n có liên quan t giá trị đã ghi s thành giá trị đ ng thời để làm tĕng ý ngh~ã c a báo cáo tài chính k toán.

1.3. Giđịnh ho t động liên tc

K toán ph i đặt gi thi t là doanh nghi p s ho t đ ng liên t c trong m t thời gian vô h n định hay s ho t đ ng cho đ n khi nào các tài s n c định hoàn toàn bị h h ng và tất c trách nhi m cung cấp s n phẩm, hàng hóa hay dịch v c a đ n vị đã đ c hoàn tất hoặc ít nhất là không bị gi i thể trong t ng lai gần.

Gi định này đ c v n d ng trong vi c định giá các lo i tài s n đang sử d ng trong doanh nghi p. Doanh nghi p đang sử d ng cho nên ch a bán hoặc không thể bán đ c do đó giá trị c a những tài s n này s đ c tính toán và ph n ánh trên c sở giá g c và sựđã hao mòn do sử d ng. T c là giá trị tài s n hi n còn là tính theo s tiền mà thực sự doanh nghi p đã ph i tr khi mua sắm hay xây dựng tr đi giá trịđã hao mòn ch không ph i là giá mua bán ra trên thị tr ờng. Mặt khác gi thi t về sự ho t đ ng lâu dài c a doanh nghi p còn là c sở cho các ph ng pháp tính khấu hao để phân chia giá phí c a các lo i tài s n c định vào chi phí ho t đ ng c a doanh nghi p theo thời gian sử d ng c a nó.

1.4. Khái nim k kế toán

Ho t đ ng c a doanh nghi p là lâu dài và liên t c, n u chờ cho tất c các ho t đ ng s n xuất kinh doanh ng ng l i và mọi tài s n đều đ c bán xong k toán mới l p báo cáo tài chính thì s không có tác


(14)

d ng gì trong vi c điều hành ho t đ ng c a Ban Giám đ c. Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thi t cho vi c qu n lý doanh nghi p, k toán ph i chia ho t đ ng lâu dài c a đ n vị thành nhiều kỳ có đ dài về thời gian bằng nhau, t đó d dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (l ) c a t ng kỳ.

Gi định này dựa trên gi thi t ho t đ ng c a đ n vị s ng ng l i vào m t thời điểm nào đó để k toán có thể l p các báo cáo có tính chất t ng k t tình hình ho t đ ng trong thời gian qua và cung cấp các thông tin về k t qu đ t đ c lúc cu i kỳ.

Thông th ờng, kỳ k toán chính đ c tính theo nĕm d ng lịch t ngày 01 tháng 01 đ n h t ngày 31 tháng 12 c a nĕm. Trong t ng nĕm có thể phân thành các kỳ t m thời nh tháng, quý. Thời gian để tính kỳ t m thời là ngày đầu tiên c a tháng, quý đ n h t ngày cu i cùng c a tháng, quý đó. Trong ch đ k toán doanh nghi p ngoài kỳ k toán tính theo nĕm d ng lịch, trong những tr ờng h p đặc bi t, doanh nghi p có thể tính theo 12 tháng tròn sau khi đã thông báo cho c quan thu và đ c phép thay đ i ngày k t thúc kỳ k toán nĕm. Vi c thay đ i này có thể d n đ n vi c l p báo cáo tài chính cho kỳ k toán nĕm đầu tiên hay nĕm cu i cùng ngắn h n hoặc dài h n.12 tháng, nh ng không đ c v t quá 15 tháng.

2. M t s nguyên t c k toán

2.1. Nguyên tc thc tế khách quan

Khi ghi chép ph n nh các nghi p v kinh t phát sinh vào những giấy tờ hay s sách cần thi t, k toán ph i ghi chép m t cách khách quan nghĩa là ph i ph n ánh theo đúng những sự vi c thực t đã di n ra và có thể d dàng kiểm ch ng l i đ c, không đ c ghi chép theo ý ch quan nào đó mà làm ng ời đọc hiểu không đúng b n chất c a vấn đề.


(15)

2.2. Nguyên tc giá phí

N i dung c a nguyên tắc giá phí là khi ghi nh n các nghi p v kinh t liên quan đ n tài s n, k toán ph i dựa vào chi phí đã phát sinh để hình thành nên tài s n ch không ph i cĕn c vào giá hi n hành trên thị tr ờng. Nh v y, giá trị c a tài s n đ c ghi nh n vào b ng cân đ i k toán là chi phí mà doanh nghi p đã ph i b ra để có tài s n đó, ch không ph i giá thị tr ờng ở thời điểm báo cáo. Nguyên tắc này còn đ c gọi là nguyên tắc giá g c để thể hi n rằng k toán ghi nh n giá trị tài s n và các kho n chi phí phát sinh theo giá g c là s tiền mà doanh nghi p đã chi ra t i thời điểm phát sinh nghi p v .

2.3. Nguyên tc ghi nhn doanh thu

Doanh thu chỉ đ c ghi nh n khi đ n vị đã hoàn thành trách nhi m cung cấp s n phẩm, hàng hóa hay dịch v cho khách hàng và đ c khách hàng tr tiền hoặc chấp nh n thanh toán. Vi c ghi nh n doanh thu đ c h ởng ở thời điểm bán hàng nh trên s cho m t sự đo l ờng thực t nhất vì:

- Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghi p đã thực hi n hầu h t những công vi c cần thi t trong vi c bán hàng hoặc cung cấp dịch v , những vấn đề còn l i là không đáng kể.

- Vào bu i điểm bán hàng, giá c thanh toán đã đ c ng ời bán và ng ời mua th a thu n là m t sựđo l ờng khách quan doanh thu đ c h ởng và khi đó bên bán đã nh n đ c m t s tiền hoặc m t kho n ph i thu.

2.4. Nguyên tc phù hp gia doanh thu và chi phí

M i kho n doanh thu đ c t o ra, đều xuất phát t những kho n chi phí, vì v y khi xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng ph i xác định những chi phí để t o doanh thu đó ở kỳấy.


(16)

nghi p đều có m c đích cu i cùng là t o ra doanh thu và l i nhu n. Tuy nhiên trong t ng kỳ k toán (tháng, quý, nĕm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nh ng những chi phí đã ph i chi ra để đ t doanh thu đó ở kỳ tr ớc, vì v y nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ, ph i trên c sở những chi phí nào t o nên doanh thu đ c h ởng trong kỳ. Nh v y có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nh ng không đ c coi là chi phí ho t đ ng trong kỳ vì nó có liên quan đ n doanh thu đ c h ởng ở kỳ sau nh : chi phí mua nguyên v t li u để s n xuất trong kỳ sau... Ng c l i, có những tr ờng h p đã thu tiền nh ng di n ra tr ớc khi giao hàng hay cung cấp dịch v thì cũng ch a đ c ghi nh n là doanh thu. Trong tr ờng h p này k toán ph i coi nh m t món n ph i tr cho đ n khi nào vi c giao hàng hay cung cấp dịch v đã đ c thực hi n.

2.5. Nguyên tc nht quán

Trong k toán có thể m t s tr ờng h p đ c phép có nhiều ph ng pháp tính toán, m i ph ng pháp l i cho m t k t qu khác nhau. Theo nguyên tắc này, khi đã chọn ph ng pháp nào thì k toán ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán. Tr ờng h p cần thi t sự thay đ i về ph ng pháp đã chọn cho h p lý thì trong phần thuy t minh báo cáo tài chính ph i gi i trình lý do t i sao ph i thay đ i ph ng pháp và sự thay đ i đó nh h ởng nh th nào đ n k t qu tính toán so với ph ng pháp cũ.

Ví d : Có nhiều ph ng pháp tính khấu hao tài s n c định; tính giá trị hàng t n khi cu i kỳ... M i ph ng pháp s mang l i m t con s khác nhau về chi phí và l i nhu n. áp d ng ph ng pháp nào là tùy thu c vào điều ki n c thể c a t ng doanh nghi p vì tất c các ph ng pháp đó đều đ c công nh n, nh ng theo nguyên tắc này, k toán đã lựa chọn áp d ng ph ng pháp nào thì ph i áp d ng nhất quán trong các kỳ k toán.


(17)

2.6. Nguyên tc thn trng

Vì m i m t s li u c a k toán đều liên quan đ n quyền l i và nghĩa v c a nhiều phía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh t thì có nhiều tr ờng h p không thể l ờng tr ớc h t đ c t đó đòi h i k toán ph i th n trọng, ph i có những ph ng án dự phòng những kh nĕng xấu có thể xẩy ra trong t ng lai, nhất là đ i với các ho t đ ng kéo dài hay có tính lặp đi lặp l i nh các kho n đầu t ch ng khoán, hàng t n kho...

Nguyên tắc th n trọng đòi h i:

- Ph i l p các kho n dự phòng khi có bằng ch ng về các kho n đầu t , hàng t n kho... trên thực t đã bị gi m giá.

- Không đánh giá cao h n giá trị c a các tài s n và các kho n thu nh p.

- Không đánh giá thấp h n giá trị c a các kho n n ph i tr và chi phí.

- Doanh thu và thu nh p chỉ đ c ghi nh n khi có bằng ch ng chắc chắn về kh nĕng thu đ c l i ích kinh t . Còn chi phí ph i đ c ghi nh n khi có bằng ch ng có thể về kh nĕng phát sinh.

2.7. Nguyên tc trng yếu

K toán có thể b qua những y u t không nh h ởng, hoặc nh h ởng không đáng kể đ n tình hình tài chính, nh ng ph i đặc bi t quan tâm đ n những y u t nh h ởng lớn đ n tình hình tài chính.

Các nghi p v kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p bao g m nhiều lo i với những giá trị lớn nh khác nhau và có nh h ởng đáng kể hoặc không đáng kể đ n doanh thu hay chi phí hay ho t đ ng c a doanh nghi p trong t ng thời kỳ k toán.


(18)

nghi p v kinh t phát sinh theo h ớng thi t thực đ n gi n, d làm mà không bắt bu c ph i b o đ m yêu cầu c a những nguyên tắc trên, n u nh h ởng c a các nghi p v kinh t phát sinh đó đ n các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và l i nhu n c a doanh nghi p là không đáng kể.

2.8. Nguyên tc công khai

Nguyên tắc này đòi h i tất c các ho t đ ng kinh t di n ra trong kỳ c a đ n vịđều ph i đ c ph n nh đầy đ trong h th ng báo cáo tài chính, ph i gi i trình rõ ràng các s li u quan trọng để ng ời đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và ph i công b công khai theo quy định c a nhà n ớc.

III.

Đ

I T

NG C A K TOÁN

Đ i t ng chung c a các môn khoa học kinh t là quá trình tái s n xuất xã h i trong đó m i môn khoa học nghiên c u m t góc đ riêng. Vì v y cần phân định rõ ranh giới về đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán nh m t môn khoa học đ c l p với các môn khoa học kinh t khác.

Khác với các môn khoa học kinh t khác, k toán còn là công c ph c v yêu cầu qu n lý ho t đ ng s n xuất kinh doanh ở các đ n vị kinh t c sở, thông qua vi c cung cấp các thông tin cán thi t cho Ban Giám đ c hay H i đ ng qu n trị. Vì v y đ i t ng nghiên c u c a k toán là “Sự hình thành và tình hình sử d ng các lo i tài s n vào ho t đ ng s n xuất kinh doanh trong m t đ n vị kinh t c thể” nhằm qu n lý khai thác m t cách t t nhất các y u t s n xuất trong quá trình tái s n xuất xã h i.

Để hiểu rõ h n đ i t ng nghiên c u c a h ch toán k toán chúng ta cần đi sâu nghiên c u về v n, trên 2 mặt biểu hi n c a nó là tài s n và ngu n hình thành tài s n và sau nữa là quá trình tuần hoàn c a v n. Để nghiên c u đ c toàn di n mặt biểu hi n này, tr ớc h t s nghiên


(19)

c u v n trong các t ch c s n xuất vì ở các t ch c này có k t cấu v n và các giai đo n v n đ ng c a v n m t cách t ng đ i hoàn chỉnh. Trên c sởđó chúng ta có thể d dàng xem xét các mặt biểu hi n nêu trên trong các đ n vị kinh t khác.

1. S hình thành tài s n c a doanh nghi p

Bất kỳ m t doanh nghi p, m t t ch c hay th m chí m t cá nhân nào mu n ti n hành kinh doanh cũng đòi h i ph i có m t l ng v n nhất định, l ng v n đó biểu hi n d ới d ng v t chất hay phi v t chất và đ c đo bằng tiền gọi là tài s n. Hay nói cáclh khác tài s n c a doanh nghi p là ngu n lực do doanh nghi p kiểm soát và có thể thu đ c l i ích kinh t trong t ng lai nh :

- Đ c sử d ng m t cách đ n lẻ hoặc k t h p với các tài s n khác trong s n xuất s n phẩm để bán hay cung cấp dịch v cho khách hàng.

- Để bán hoặc trao đ i lấy tài s n khác. - Để thanh toán các kho n n ph i tr .

- Để phân ph i cho các ch sở hữu doanh nghi p.

Mặt khác v n (tài s n) c a doanh nghi p l i đ c hình thành t nhiều ngu n khác nhau gọi là ngu n v n hay nói khác ngu n g c hình thành c a tài s n gọi là ngu n v n. Nh v y tài s n và ngu n v n chỉ là 2 mặt khác nhau c a v n. M t tài s n có thểđ c tài tr t m t hay nhiều ngu n v n khác nhau, ng c l i m t ngu n v n có thể tham gia hình thành nên m t hay nhiều tài s n. Không có m t tài s n nào mà không có ngu n g c hình thành cho nên về mặt t ng s ta có:

Tng tài sn = Tng ngun vn (1)

Tài s n c a bất kỳ doanh nghi p nào cũng đều đ c hình thành t 2 ngu n v n: ngu n v n c a ch sở hữu và các món n ph i tr . T đó ta có đẳng th c:


(20)

Tng tài sn = N phi tr + Ngun vn ch s hu (2) a) Tổng tài sản là giá trị c a tất c các lo i tài s n hi n có c a doanh nghi p kể c các lo i tài s n có tính chất hữu hình nh nhà x ởng, máy móc, thi t bị, v t t , s n phẩm, hàng hóa... và các lo i tài s n có tính chất vô hình nh phần mềm máy tính, bằng phát minh sáng ch , l i th th ng m i, b n quyền,... Tài s n doanh nghi p th ờng chia làm 2 lo i: Tài s n l u đ ng và tài s n c định.

+ Tài sản lưu động là những tài s n thu c quyền sở hữu c a doanh nghi p nh ng có giá trị nh (theo quy định hi n nay là < 10 tri u đ ng) hoặc thời gian sử d ng, thu h i, luân chuyển v n nh h n 1 nĕm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh. Tài s n l u đ ng g m 3 lo i:

- TSLĐ s n xuất: Nh nguyên v t li u, công c , d ng c … đang dự trữ trong kho chuẩn bị cho quá trình s n xuất hoặc đang trong quá trình s n xuất dở dang.

- TSLĐ l u thông: Nh thành phẩm, hàng hoá dự trữ, hàng hoá gửi bán.

- TSLĐ tài chính: Nh v n bằng tiền, các kho n ph i thu, đầu t ngắn h n...

+ Tài sản cố định là những tài s n có giá trị lớn (theo quy định hi n nay là > 10 tri u đ ng) và có thời gian sử d ng, luân chuyển lớn h n m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh nh tài s n c định hữu hình, vô hình, tài s n c định thuê ngoài dài h n, các kho n đầu t tài chính dài h n, các kho n đầu t xây dựng c b n... Đặc điểm c a lo i tài s n này là không thể thu h i trong m t nĕm hoặc m t chu kỳ kinh doanh.

- TSCĐ hữu hình: Là những tài s n c định có hình thái v t chất c thể do doanh nghi p nắm giữ để sử d ng cho ho t đ ng s n xuất, kinh doanh nh : máy móc, nhà cửa, thi t bị công tác, ph ng ti n v n


(21)

t i, ph ng ti n truyền d n...

- TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái v t chất c thể, nh ng ph n ánh m t l ng giá trị lớn mà doanh nghi p đã thực sự b ra đầu t nh : chi phí nghiên c u, phát triển, phát minh sáng ch , l i th th ng m i...

- TSCĐ tài chính: Là giá trị c a các kho n đầu t tài chính dài h n với m c đích ki m lời, có thời gian thu h i v n > 1 nĕm hay 1 chu kỳ s n xuất kinh doanh nh : Đầu t liên doanh dài h n, cho thuê TSCĐ, đầu t ch ng khoán dài h n.

b) Nợ phải trả là giá trị c a các lo i v t t , hàng hóa hay dịch v đã nh n c a ng ời bán hay ng ời cung cấp mà doanh nghi p ch a tr tiền hoặc là các kho n tiền mà đ n vị đã vay m n ở ngân hàng hay các t ch c kinh t khác và các kho n ph i tr khác nh ph i tr công nhân viên, ph i n p cho c quan thu ... Hay nói cách khác n ph i tr là nghĩa v hi n t i c a doanh nghi p phát sinh t các giao dịch và sự ki n đã qua mà doanh nghi p ph i thanh toán t các ngu n lực c a mình. Nhìn chung doanh nghi p nào cũng có nhiều món n ph i tr vì mua chịu th ờng ti n l i h n là mua tr tiền ngay và vi c vay ngân hàng hay các t ch c tài chính khác để tĕng v n ho t đ ng c a doanh nghi p là hi n t ng ph bi n và có l i cho nền kinh t .

Đ ng về ph ng di n qu n lý ng ời ta th ờng phân chia các kho n n ph i tr c a doanh nghi p thành n ngắn h n và n dài h n.

+ Nợ ngắn hạn: là các kho n n mà doanh nghi p có trách nhi m ph i tr trong 1 nĕm hoặc trong m t chu kỳ ho t đ ng kinh doanh nh : vay ngắn h n ngân hàng, th ng phi u ngắn h n, l ng ph cấp ph i tr cho công nhân viên...

+ Nợ dài hạn: Là các kho n n có thời h n ph i thanh toán ph i chi tr lớn h n m t nĕm hoặc lớn h n m t chu kỳ ho t đ ng kinh


(22)

doanh nh : Vay dài h n cho đầu t phát triển, th ng phi u dài h n, trái phi u phát hành dài h n ph i tr ...

c) Vốn chủ sở hữu là giá trị v n c a doanh nghi p đ c tính bằng s chênh l ch giữa giá trị tài s n c a doanh nghi p tr (-) n ph i tr . Ngu n v n thu c quyền sử d ng c a đ n vị, đ n vị có quyền sử d ng lâu dài trong suất thời gian ho t đ ng c a đ n vị hay nói cách khác v n ch sở hữu là giá trị c a các lo i tài s n nh nhà cửa máy móc thi t bị, v n bằng tiền... mà các ch thể s n xuất kinh doanh đã đầu t để có thể ti n hành các ho t đ ng kinh t đã xác định. M t doanh nghi p có thể có m t hoặc nhiều ch sở hữu. Đ i với doanh nghi p Nhà n ớc do Nhà n ớc cấp v n và chịu sự giám sát c a nhà n ớc thì ch sở hữu là Nhà n ớc. Đ i với các xí nghi p liên doanh hay công ty liên doanh thì ch sở hữu là các thành viên tham gia góp v n. Đ i với các công ty c phần hay công ty trách nhi m hữu h n thì ch sở hữu là các c đông. Đ i với các doanh nghi p t nhân thì ch sở hữu là ng ời đã b v n ra để thành l p và điều hành ho t đ ng đ n vị.

V n c a ch sở hữu bao g m: + V n c a các nhà đầu t .

+ S v n đ c b sung t k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a doanh nghi p.

+ L i nhu n ch a phân ph i. + Các quỹ

+ C phi u quỹ. + L i nhu n giữ l i.

+ Chênh l ch tỷ giá và chênh ! ch đánh giá l i tài s n.

Cần l u ý s li u v n ch sở hữu là m t con s c thể, nh ng khi doanh nghi p bị suy thoái thì ch sở hữu chỉ đ c coi là sở hữu phần


(23)

tài s n còn l i c a đ n vị sau khi đã thanh toán h t các kho n n ph i tr . Mặt khác, quyền đòi n c a các ch n có hi u lực trên tất c các lo i tài s n c a doanh nghi p ch không ph i chỉ có hi u lực trên m t lo i tài s n riêng lẻ nào. Vì th ta có:

Ngun vn ch s hu = Tng tài sn - N phi tr (3)

2. S v n

đ

ng c a tài s n trong ho t

đ

ng kinh

doanh

Trong quá trình ho t đ ng s n xuất kinh doanh tài s n c a các doanh nghi p s không ng ng v n đ ng, nó bi n đ i c về hình thái và l ng giá trị. Nghiên c u sự v n đ ng c a t b n s n xuất, C. Mác đã nêu công th c chung về tuần hoàn c a t b n s n xuất qua 3 giai đo n: T-H...SX...H’-T.

Sự bi n đ i về hình thái t n t i c a các lo i tài s n ch y u ph thu c vào ch c nĕng c b n c a t ng doanh nghi p.

- Đ i với doanh nghi p s n xuất: Ch c nĕng c b n là s n xuất và tiêu th s n phẩm làm ra thì tài s n c a đ n vị s thay đ i hình thái qua 3 giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u: cung cấp, s n xuất và tiêu th . Xét trong m t quá trình liên t c, t ng ng với 3 giai đo n trên tài s n s thay đ i hình thái t tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng thành nguyên v t li u, d ng c , trang thi t bị... để chuẩn bị thực hi n k ho ch s n xuất. Sau đó tài s n s bi n đ i t nguyên v t li u chính, v t li u ph hao mòn tài s n c định...thành 1 s n phẩm dở dang, bán thành phẩm hay thành phẩm và t thành phẩm bi n đ i thành kho n thu hay tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng khi bán s n phẩm cho ng ời mua. S tiền này đ c dùng để mua nguyên v t li u... nhằm thực hi n cho quá trình s n xuất ti p theo. Sự v n đ ng bi n đ i c a tài s n theo các giai đo n s n xuất kinh doanh ch y u nh trên gọi là sự tuần hoàn c a tài s n.


(24)

- Đ i với đ n vị kinh doanh th ng m i: ch c nĕng c b n là mua và bán hàng hóa. T ng ng với 2 quá trình này, tài s n c a doanh nghi p s bi n đ i t tiền thành hàng hóa khi mua hàng về nh p kho và t hàng hóa thành kho n ph i thu hay bằng tiền khi bán hàng cho ng ời mua. S tiền này l i đ c dùng để mua hàng... Sự bi n đ i này cũng mang tính tuần hoàn.

N u tính t m t hình thái t n t i c thể nhất định c a tài s n thì sau m t quá trình v n đ ng, tài s n trở l i hình thái ban đầu gọi là m t vòng tuần hoàn c a tài s n, m t vòng chu chuyển hay m t chu kỳ ho t đ ng.

Có thể mô t vòng tuần hoàn m t s lo i tài s n c a m t s lo i hình doanh nghi p theo các s đ sau đây:


(25)

(26)

mà quan trọng h n là tài s n còn bi n đ i về l ng giá trị (tr tr ờng h p huy đ ng thêm v n), giá trị tĕng lên c a tài s n t k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh là m c tiêu c a các doanh nghi p nhằm tĕng v n c a ch sở hữu sau khi thực hi n đầy đ trách nhi m pháp lý c a mình nh n p thu thu nh p...t c là lấy thu bù chi và còn có lãi.

Những thông tin về sự bi n đ i giá trị rất cần thi t cho vi c tìm ph ng h ớng và bi n pháp th ờng xuyên nâng cao hi u qu c a quá trình tái s n xuất, quá trình v n đ ng và lớn lên c a tài s n.

Tóm l i đ i t ng c a k toán là v n kinh doanh c a đ n vị h ch toán đ c xem xét trong quan h giữa 2 mặt biểu hi n là tài s n và ngu n hình thành tài s n (ngu n v n) và quá trình tuần hoàn c a v n kinh doanh qua các giai đo n nhất định c a quá trình tái s n xuất, cùng các m i quan h kinh t phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a đ n vị.

IV. NHI M V , YÊU C U VÀ

Đ

C

Đ

I M C A

CÔNG TÁC K TOÁN

1.

Đ

c

đ

i m c a k toán

K toán có những đặc điểm sau:

- C sở ghi s là những ch ng t g c h p l , b o đ m thông tin chính xác và có c sở pháp lý.

- Sử d ng c 3 lo i th ớc đo là: giá trị, hi n v t và thời gian, nh ng ch y u và bắt bu c là giá trị.

- Thông tin s li u: Ch y u trình bày bằng h th ng biểu m u báo cáo theo quy định c a nhà n ớc (đ i với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo cáo do giám đ c xí nghi p quy định (đ i với n i b ).

- Ph m vi sử d ng thông tin: Trong n i b đ n vị kinh t c sở và các c quan ch c nĕng c a nhà n ớc và những đ i t ng trên quan


(27)

nh các nhà đầu t , ngân hàng, ng ời cung cấp.

2. Nhi m v c a k toán

Với ch c nĕng ph n nh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn b các ho t đ ng kinh t c a doanh nghi p, k toán có những nhi m v c b n nh sau:

- Thu nh p xử lý thông tin, s li u k toán theo đ i t ng và n i dung công vi c k toán, theo chuẩn mực và ch đ k toán.

- Ghi chép, tính toán, ph n ánh s hi n có, tình hình luân chuyển và sử d ng tài s n, v t t , tiền v n; quá trình và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử d ng kinh phí (n u có) c a đ n vị.

- Kiểm tra tình hình thực hi n k ho ch SXKD, k ho ch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các kho n thu, chi phí tài chính, các nghĩa v thu, n p, thanh toán n ; kiểm tra vi c qu n lý, sử d ng tài s n và ngu n hình thành tài s n; phát hi n và ngĕn ng a các hành vi vi ph m phát lu t về tài chính, k toán.

- Cung cấp các s li u, tài li u cho vi c điều hành ho t đ ng SXKD, kiểm tra và phân tích ho t đ ng kinh t , tài chính ph c v công tác l p và theo dõi thực hi n k ho ch ph c v công tác th ng kê và thông tin kinh t .

3. Yêu c u

đ

i v i công tác k toán

Để phát huy đầy đ ch c nĕng, vai trò và thực hi n đấy đ các nhi m v nói trên, công tác k toán ph i đ m b o các yêu cầu sau đây:

- Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hi n ở các mặt:


(28)

+ Ch ng t ph i chính xác: ch ng t là khâu khởi điểm c a k toán, n i dung và s li u ghi trên ch ng t đúng với thực t c a các ho t đ ng kinh t . Toàn b công tác k toán có chính xác hay không phần lớn ph thu c vào khâu l p ch ng t ghi chép ban đầu.

+ Vào s ph i chính xác: ph i ghi chép, kiểm tra, tính toán đ m b o sự chính xác s li u, sau đó x p đặt, l u trữ ch ng t đầy đ , gọn gàng ngĕn nắp.

+ Báo cáo ph i chính xác: l p báo cáo ph i cẩn th n, kiểm tra s li u th t chính xác tr ớc khi n p cho các n i nh n theo quy định và theo yêu cầu qu n lý.

Nói chung các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo trên c sở các bằng ch ng đấy đ , khách quan đúng với thực t về hi n tr ng, b n chất n i dung và giá trị c a nghi p v kinh t phát sinh. Các thông tin và s li u k toán ph i đ c ghi chép và báo cáo đúng với thực t , không bị xuyên t c, không bị bóp méo.

- Kế toán phải kịp thời: K toán chính xác nh ng ph i kịp thời mới có tác d ng thi t thực đ n công tác điều hành ho t đ ng s n xuất kinh doanh thông qua vi c cung cấp kịp thời các thông tin ph c v yêu cấu qu n lý. Mu n kịp thời thì nghi p v kinh t phát sinh lúc nào, ngày nào ph i đ c tính toán ghi chép ph n ánh vào s k toán lúc ấy, ngày ấy. Vi c khóa s , l p báo cáo quy định vào thời gian nào ph i làm đúng không ch m tr .

- Kế toán phải đầy đủ: ph i ph n ánh đầy đ các nghi p v kinh t phát sinh trên c sở các ch ng t g c h p l , h p pháp không thêm bớt, không b sót và ph i ph n ánh tất c các ho t đ ng kinh t tài chính, thu c các lo i tài s n c a doanh nghi p. Thực hi n đầy đ các nguyên tắc, th t c quy định mởđầy đ các lo i s sách cần thi t và l p đầy đ các báo cáo k toán theo quy định.


(29)

- Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công vi c c a k toán t khâu ghi chép nghi p v kinh t phát sinh trên các ch ng t g c đ n vi c phân lo i và h th ng hóa các nghi p v kinh t trên các s sách k toán và t ng h p l i thành các chỉ tiêu kinh t trên các báo cáo k toán đều ph i đ c trình bày m t cách rõ ràng d hiểu. Những thông tin về những vấn đề ph c t p trong báo cáo tài chính ph i đ c gi i trình trong phần thuy t minh. Các chỉ tiêu kinh t do k toán báo cáo ph i phù h p c về n i dung và ph ng pháp tính với các chỉ tiêu k ho ch để ng ời đọc báo cáo d dàng so sánh đánh giá tình hình thực hi n k ho ch s n xuất kinh doanh c a đ n vị.

Các thông tin và s li u giữa các kỳ k toán trong m t doanh nghi p và giữa các doanh nghi p chỉ có thể so sánh đ c khi tính toán và trình bày nhất quán. Tr ờng h p không nhất quán thì ph i gi i trình trong phần thuy t minh để ng ời sử d ng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ k toán, giữa các doanh nghi p hoặc giữa thông tin thực hi n với thông tin dự toán, k ho ch.

- Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả:

Công tác k toán cũng nh công vi c khác trong đ n vị khi ti n hành đều ph i thực hi n ti t ki m chi phí và đ t hi u qu cao góp phần nâng cao hi u qu ho t đ ng toàn đ n vị.

Nh ng yêu cầu trên đ i với k toán đều ph i đ c thực hi n đầy đ . Tuy nhiên trong t ng giai đo n phát triển và m c đích sử d ng thông tin k toán mà yêu cáu này hay yêu cầu khác có đ c chú trọng h n.

V. CÁC PH

NG PHÁP C A K TOÁN

K toán có những ph ng pháp riêng thích h p với đặc điểm c a đ i t ng nghiên c u là tài s n, ngu n hình thành tài s n và sự tuần


(30)

hoàn c a tài s n trong các giai đo n s n xuất kinh doanh.

- Xét trong quan h giữa tài s n và ngu n hình thành tài s n. Đ i t ng c a k toán luôn có tính 2 mặt, đ c l p nhau nh ng luôn cân bằng với nhau về l ng giá trị.

- Xét trong quá trình tuần hoàn tài s n, đ i t ng c a k toán luôn v n đ ng qua các giai đo n khác nhau nh ng theo m t tr t tự xác định và khép kín trong 1 chu kỳ nhất định.

- Luôn có tính đa d ng trong m i n i dung c thể.

- M i đ i t ng c thể c a k toán đều gắn liền với l i ích kinh t , quyền l i và trách nhi m c a nhiều phía.

Trên c sở ph ng pháp lu n và những đặc điểm c b n c a đ i t ng k toán ng ời ta đã xây dựng các ph ng pháp c a k toán bao g m các ph ng pháp chính là:

1. Ph

ng pháp ch ng t k toán

Ch ng t k toán là ph ng pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghi p v kinh t .

Để ph n ánh và có thể kiểm ch ng đ c các nghi p v kinh t , k toán có m t ph ng pháp là: mọi nghi p v kinh t phát sinh đều ph i l p các ch ng t là giấy tờ hoặc v t ch a đựng thông tin (v t mang tin), làm bằng ch ng xác nh n sự phát sinh và hoàn thành c a các nghi p v kinh t .

Ph ng pháp ch ng t k toán nhằm sao ch p nguyên tình tr ng và sự v n đ ng c a các đ i k toán, đ c sử d ng để ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các b n ch ng t k toán.

H th ng ch ng t k toán là cĕn c pháp lý cho vi c b o v tài s n và xác minh tính h p pháp trong vi c gi i quy t các m i quan h


(31)

kinh t pháp lý thu c đ i t ng h ch toán k toán, kiểm tra ho t đ ng s n xuất kinh doanh.

2. Ph

ng pháp tính giá

Tính giá là ph ng pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực ti p và gián ti p cho t ng lo i ho t đ ng, t ng lo i tài s n nh : tài s n c định, hàng hoá, v t t , s n phẩm và lao v …

Ph ng pháp tính giá sử d ng th ớc đo tiền t để tính toán, xác định giá trị c a t ng lo i tài s n c a đ n vị thông qua vi c mua vào, nh n góp v n, đ c cấp, đ c tài tr hoặc s n xuất ra theo những nguyên tắc nhất định.

3. Ph

ng pháp

đ

i ng tài kho n

Đ i ng tài kho n là ph ng pháp thông tin và kiểm tra quá trình v n đ ng c a m i lo i tài s n, ngu n v n và quá trình kinh doanh theo m i quan h bi n ch ng đ c ph n ánh vào trong m i nghi p v kinh t phát sinh.

Ph ng pháp đ i ng tài kho n đ c hình thành bởi cặp ph ng pháp tài kho n và ghi s kép. Trong đó:

- Phương pháp tài khoản: Là ph ng pháp phân lo i và h th ng hóa các nghi p v kinh t phát sinh theo t ng n i dung kinh t , nhằm theo dõi tình hình bi n đ ng c a t ng lo i tài s n, ngu n v n, t ng n i dung thu, chi... trong quá trình s n xuất kinh doanh c a đ n vị.

- Phương pháp ghi sổ kép: Là ph ng pháp ph n ánh sự bi n đ ng c a các đ i t ng k toán, theo t ng nghi p v kinh t phát sinh, trong m i liên h khách quan giữa chúng, bằng cách ghi s tiền kép (m t s tiền ghi 2 lần) vào các tài kho n k toán liên quan.

4. Ph

ng pháp t ng h p và cân

đ

i k toán

T ng h p và cân đ i k toán là ph ng pháp khái quát tình hình tài s n, ngu n v n và k t qu ho t đ ng s n xuất kinh doanh c a đ n


(32)

vị h ch toán qua t ng thời kỳ nhất định bằng cách l p các báo cáo có tính t ng h p và cân đ i nh : b ng cân đ i k toán; báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh; báo cáo l u chuyển tiền t ...

M i ph ng pháp có vị trí, ch c nĕng nhất định nh ng giữa chúng l i có m i quan h chặt ch với nhau t o thành m t h th ng ph ng pháp k toán.

Mu n có những thông tin t ng h p về tình tr ng tài chính c a đ n vị thì ph i l p b ng cân đ i tài s n t c là sử d ng ph ng pháp t ng h p và cân đ i k toán. Nh ng chỉ có thể t ng h p và cân đ i các lo i tài s n c a doanh nghi p trên c sở theo dõi chặt ch sự hình thành và v n đ ng bi n đ i c a các lo i tài s n qua các giai đo n s n xuất kinh doanh. Vi c ghi chép vào các tài kho n k toán bắt bu c ph i dùng đ n vị đo l ờng là tiền t do đó cần ph i tính giá các y u t đầu vào và đầu ra c a quá trình s n xuất kinh doanh.

Mu n tính giá và ghi chép vào các tài kho n có liên quan m t cách chính xác thì ph i có những thông tin chính xác về t ng ho t đ ng kinh t c thể c a đ n vị t c là ph i có những ch ng t h p l ph n ánh nguyên vẹn nghi p v kinh t phát sinh và có đầy đ c sở pháp lý để làm cĕn c ghi s k toán. Nh ng n u chỉ dựa vào ch ng t thì không thể ph n ánh h t sự bi n đ i c a tài s n. Trong thực t có những hi n t ng không th ng nhất giữa hi n v t với ch ng t , s sách do điều ki n khách quan gây ra nh : đ ờng dôi th a do ẩm ớt, xĕng dầu bị hao h t do b c h i... Để khắc ph c tình tr ng trên k toán ph i ti n hành kiểm kê để kiểm tra s l ng và tình hình c thể c a hi n v t, đ i chi u giữa s sách với thực t trong t ng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không. N u không khớp đúng thì l p biên b n và cĕn c vào biên b n (cũng là ch ng t ) mà điều chỉnh l i s sách k toán cho khớp với thực t . B o đ m cho các s li u c a k toán ph n ánh chính xác và trung thực về các lo i tài s n c a doanh nghi p.


(33)

Ch

ươ

ng II

CH NG T K TOÁN VÀ KI M KÊ

I. CH NG T K TOÁN

1. Khái ni m v ch ng t k toán

Trong m t đ n vị kinh t , hàng ngày di n ra các ho t đ ng c thể làm tĕng, gi m tài s n, ngu n v n c a đ n vị gọi là những nghi p v kinh t . Vì có rất nhiều nghi p v kinh t phát sinh, nên để có thể ph n ánh, xác nh n nghi p v kinh t đã phát sinh và đã hoàn thành làm cĕn c pháp lý và có thể kiểm tra l i đ c t ng nghi p v kinh t đã phát sinh, k toán đã có ph ng pháp đáp ng yêu cầu đó gọi là ph ng pháp ch ng t . V y c thể ch ng t là gì? và n i dung ch ng t ph i có những y u t nào?

Lu t K toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “.

Ch ng t k toán có nhiều lo i và đ c t p h p thành h th ng ch ng t .

Trong đó có 2 h th ng ch ng t k toán là: H th ng ch ng t k toán th ng nhất bắt bu c và h th ng ch ng t k toán h ớng d n.

H th ng ch ng t k toán th ng nhất bắt bu c là h th ng những ch ng t ph n ánh các quan h kinh t giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu qu n lý chặt ch mang tính chất ph bi n r ng rãi. Đ i với lo i ch ng t này Nhà n ớc tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu m u, chỉ tiêu ph n ánh, ph ng pháp l p và áp d ng th ng nhất cho tất c các doanh nghi p, các thành phần kinh t .


(34)

H th ng ch ng t k toán h ớng d n ch y u là những ch ng t sử d ng trong n i b đ n vị. Nhà n ớc h ớng d n các chỉ tiêu đặc tr ng để các ngành, các thành phần kinh t trên c sởđó v n d ng vào t ng tr ờng h p c thể thích h p. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt m t s chỉ tiêu c thể, thích h p với yêu cầu và n i dung ph n ánh nh ng ph i b o đ m những y u t c b n c a ch ng t và có sự th a thu n bằng vĕn b n c a B Tài chính.

Dù là ch ng t bắt bu c hay ch ng t h ớng d n, n i dung c a ch ng t k toán ph i có đầy đ các y u t sau đây:

- Tên gọi ch ng t (hóa đ n, phi u thu, phi u chi...). - S hi u c a ch ng t .

- Ngày, tháng, nĕm l p ch ng t .

- Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân l p ch ng t . - Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân nh n ch ng t . - N i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về s l ng, đ n giá và giá trị.

- Chữ ký, họ và tên c a ng ời l p và những ng ời chịu trách nhi m liên quan đ n ch ng t .

Những ch ng t ph n ánh quan h kinh t giữa các pháp nhân thì ph i có chữ ký c a ng ời kiểm tra (k toán tr ởng) và ng ời phê duy t (th tr ởng đ n vị), đóng dấu đ n vị.

Đ i với những ch ng t liên quan đ n vi c bán hàng, cung cấp dịch v thì ngoài những y u t đã quy định nêu trên còn ph i có chỉ tiêu: thu suất và s thu ph i n p. Những ch ng t dùng làm cĕn c trực ti p để ghi s k toán ph i c thêm chỉ tiêu định kho n k toán.

2. M t s quy

đ

nh chung v ch ng t k toán

- Ch ng t k toán ph i đ c l p đầy đ s liên theo quy định.


(35)

Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, trung thực, đấy đ các y u t g ch b phần để tr ng. Không đ c tẩy xóa, sửa chữa trên ch ng t . Tr ờng h p vi t sai cần h y b , không xé rời ra kh i cu n.

- Th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị tuy t đ i không đ c ký trên ch ng t trắng, m u in sẵn khi ch a ghi đầy đ n i dung, y u t phát sinh.

- Ch ng t k toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đ o kinh t cũng nh trong công tác kiểm tra, phân tích ho t đ ng kinh t và b o v tài s n c a đ n vị. Ngoài vi c đ m b o tính pháp lý cho các s li u trong s k toán, ch ng t k toán còn là c sởđể xác định ng ời chịu trách nhi m v t chất, nhằm ngĕn ng a những hi n t ng vi ph m các chính sách, ch đ , thể l kinh t tài chính do Nhà n ớc ban hành; ph c v cho vi c thông tin kinh t , truyền đ t và kiểm tra vi c thực hi n các m nh l nh chỉ thị c a cấp trên và có c sởđể gi i quy t mọi sự tranh chấp, khi u t n u có.

3. Phân lo i ch ng t k toán

Để thu n ti n trong vi c phân bi t và sử d ng t ng lo i ch ng t k toán, ng ời ta ti n hành phân lo i ch ng t theo các đặc tr ng ch y u khác nhau nh : công d ng c a ch ng t ; địa điểm l p ch ng t ; n i dung nghi p v kinh t , tính cấp bách c a thông tin trong ch ng t ...

3.1. Phân lo i theo công dng ca chng t

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : ch ng t m nh l nh; ch ng t chấp hành; ch ng t th t c k toán và ch ng t liên h p.

- Chứng từ mệnh lệnh: Là lo i ch ng t dùng để truyền đ t những m nh l nh hay chỉ thị c a ng ời lãnh đ o cho các b ph n cấp d ới thi hành nh : L nh chi tiền mặt; l nh xuất kho v t t . Lo i ch ng t này


(36)

chỉ mới ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh nh ng ch a nói tới m c đ hoàn thành c a nghi p v , do đó ch a đ điều ki n ghi chép thanh toán vào s sách k toán.

- Chứng từ chấp hành: Là những ch ng t ch ng minh cho m t nghi p v kinh t nào đó đã thực sự hoàn thành nh : phi u thu tiền mặt, phi u chi tiền mặt, phi u xuất kho... Ch ng t chấp hành cùng với ch ng t m nh l nh có đ điều ki n đ c dùng làm cĕn c ghi s k toán.

- Chứng từ thủ tục: Là những ch ng t t ng h p, phân lo i các nghi p v kinh t có liên quan theo những đ i t ng c thể nhất định c a k toán, để thu n l i trong vi c ghi s và đ i chi u các lo i tài li u. Đây chỉ là ch ng t trung gian, ph i kèm theo ch ng t ban đầu mới đầy đ c sở pháp lý ch ng minh tính h p pháp c a nghi p v .

- Chứng từ liên hợp: Là lo i ch ng t mang đặc điểm c a 2 hoặc 3 lo i ch ng t nói trên nh : Hóa đ n kiêm phi u xuất kho phi u xuất v t t theo h n m c...

3.2. Phân lo i theo trình t lp chng t

Theo cách phân lo i này, ch ng t k toán đ c phân ra các lo i: ch ng t ban đầu và ch ng t t ng h p.

- Chứng từ ban đầu (còn gọi là ch ng t g c): Là những ch ng t đ c l p trực ti p khi nghi p v kinh t phát sinh hay v a hoàn thành. Ch ng t ban đầu g m tất c các lo i hóa đ n, phi u xuất nh p v t t , l nh thu chi tiền mặt...

- Chứng từ tổng hợp: Là lo i ch ng t dùng để t ng h p s li u c a các nghi p v kinh t cùng lo i nhằm gi m nhẹ công tác k toán và đ n gi n trong vi c ghi s nh : B ng t ng h p ch ng t g c hay b ng kê phân lo i ch ng t g c.


(37)

đầu kèm theo.

3.3. Phân lo i theo phương thc lp chng t

Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t m t lần và ch ng t nhiều lần.

- Chứng từ một lần: Là lo i ch ng t mà vi c ghi chép nghi p v kinh t phát sinh chỉ ti n hành m t lần, sau đó đ c chuyển vào ghi s k toán.

- Chứng từ nhiều lần: Là lo i ch ng t ghi m t lo i nghi p v kinh t ti p di n nhiều lần. Sau m i lần ghi các con s đ c c ng d n tới m t giới h n đã đ c xác định tr ớc đ c chuyển vào ghi vào s k toán.

3.4. Phân lo i theo địa đim lp chng t

Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t bên trong và ch ng t bên ngoài.

- Chứng từ bên trong còn gọi là ch ng t n i b là những ch ng t đ c l p ra trong n i b đ n vị k toán và chỉ liên quan đ n các nghi p v kinh t gi i quy t những quan h trong n i b đ n vị nh : B ng tính khấu hao tài s n c định, biên b n kiểm kê n i b .

- Chứng từ bên ngoài : Là những ch ng t về các nghi p v có liên quan đ n đ n vị k toán nh ng đ c l p ra t các đ n vị khác nh : Hóa đ n bán hàng, hóa đ n : c a các đ n vị cung cấp dịch v ...

3.5. Phân lo i theo ni dung các nghip v kinh tế phn ánh trong chng t

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t liên quan đ n các n i dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:

- Chỉ tiêu lao đ ng và tiền l ng - Chỉ tiêu hàng t n kho


(38)

- Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu tiền t

- Chỉ tiêu tài s n c định

3.6. Phân lo i theo tính cp bách ca thông tin trong chng t Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t bình th ờng và ch ng t báo đ ng:

- Chứng từ bình thường: Là những ch ng t mà thông tin trong đó mang tính chất bình th ờng, đ c quy định chung đ i với các nghi p v kinh t phù h p với ho t đ ng c a đ n vị.

- Chứng từ báo động: Là những ch ng t ch a đựng những thông tin thể hi n m c đ di n bi n không bình th ờng c a các nghi p v kinh t nh : sử d ng v t t đã v t định m c, những ch ng t về mất tr m, mất cắp...

3.7. Phân lo i theo d ng th hin d liu và lưu tr thông tin ca chng t

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t thông th ờng và ch ng t đi n tử:

- Chứng từ thông thường: là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng giấy tờđể ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không ph i thể hi n qua d ng dữ li u đi n tử.

- Chứng từ điện tử. là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng dữ li u đi n tử, đ c mã hoá mà không bị thay đ i trong quá trình truyền qua m ng máy tính hoặc trên v t mang tin nh : b ng t , đĩa t , các lo i thẻ thanh toán...

4. Ki m tra và x lý ch ng t k toán

4.1. Kim tra chng t


(39)

vào, đều ph i t p trung vào b ph n k toán c a đ n vịđể kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đ c dùng để ghi s . N i dung c a vi c kiểm tra ch ng t k toán bao g m:

- Kiểm tra tính chính xác c a s li u thông tin trên ch ng t - Kiểm tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t phát sinh - Kiểm tra tính đấy đ , rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu ph n ánh trên ch ng t .

- Kiểm tra vi c chấp hành quy ch qu n lý n i b , kiểm tra xét duy t đ i với t ng lo i nghi p v kinh t tài chính.

Khi kiểm tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m ch đ , qu n lý kinh t tài chính c a Nhà n ớc thì ph i t ch i thực hi n, đ ng thời ph i báo ngay cho th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị bi t để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp lu t hi n hành.

Đ i với những ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và con s không rõ ràng thì ng ời chịu trách nhi m kiểm tra ph i tr l i hoặc báo cho n i l p ch ng t bi t đề làm l i hay làm thêm th t c và điều chỉnh sau đó mới dùng làm cĕn c để ghi s k toán.

4.2. Chnh lý chng t

Chỉnh lý ch ng t là công vi c chuẩn bịđể hoàn thi n đầy đ các y u t trên ch ng t , phân lo i t ng h p ch ng t tr ớc khi ghi s k toán. Chỉnh lý ch ng t g m: ghi đ n giá, s tiền trên ch ng t (đ i với lo i ch ng t có yêu cầu này), ghi các y u t cần thi t khác, định kho n k toán và phân lo i ch ng t , t ng h p s li u các ch ng t cùng lo i (l p ch ng t t ng h p).

4.3. T chc luân chuyn chng t và ghi s kế toán

Luân chuyển ch ng t là giao chuyển ch ng t lần l t tới các b ph n có liên quan, để những b ph n này nắm đ c tình hình, kiểm


(40)

tra, phê duy t, lấy s li u ghi vào s k toán. Tùy theo t ng lo i ch ng t mà có trình tự luân chuyển phù h p, theo nguyên tắc t ch c luân chuyển ch ng t ph i đ t đ c nhanh chóng, kịp thời không gây trở ng i cho công tác k toán. Để sự luân chuyển ch ng t , ghi s k toán đ c h p lý nền n p, cần xây dựng s đ luân chuyển ch ng t k toán cho t ng lo i ch ng t , trong đó quy định đ ờng đi c a ch ng t , thời gian cho m i b ớc luân chuyển, nhi m v c a ng ời nh n đ c ch ng t .

Ch ng t là m t khâu quan trọng trong quá trình k toán. Có thể nói chất l ng công tác k toán ph thu c tr ớc h t vào chất l ng c a ch ng t k toán. Vì v y l p và luân chuyển ch ng t k toán là công vi c cần h t s c c i trọng để đ m b o tính h p pháp c a ch ng t : Tuân theo đúng nguyên tắc l p và ph n ánh đúng sự th t nghi p v kinh t . H n nữa còn cần quan tâm đ n vi c c i ti n công tác k toán nói chung theo các h ớng sau:

Gi m s l ng ch ng t đểđ cho nhu cầu, tránh th a hoặc trùng lặp. H n ch sử d ng ch ng t liên h p, ch ng t nhiều lần. Xác định đúng những b ph n cần l u ch ng t để gi m s liên c a ch ng t tới m c h p lý.

Đ n gi n hóa n i dung ch ng t : Ch ng t chỉ bao g m những n i dung th t cần thi t. Đ n gi n hóa ti n tới th ng nhất, tiêu chuẩn hóa ch ng t .

H p lý hóa th t c, ký, xét duy t ch ng t . Quy ch hóa các b ớc xử lý t ng lo i ch ng t . Xây d ng s đ luân chuyển ch ng t khoa học.

4.4. Bo qun và lưu tr chng t

Vì ch ng t k toán là tài li u g c, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm cĕn c vào s , ch ng t k toán ph i đ c sắp x p theo trình


(41)

tự, đóng gói cẩn th n và ph i đ c b o qu n l u trữ để khi cần có c sởđ i chi u, kiểm tra.

Tr ớc khi đ a vào l u trữ, ch ng t đ c sắp x p phân lo i để thu n ti n cho vi c tìm ki m và b o đ m không bị h ng, mất.

Thời gian l u trữở phòng k toán không quá m t nĕm, sau đó đ a vào n i l u trữ dài h n, thời gian l u trữ ở n i l u trữ dài h n đ c quy định chi ti t trong Lu t k toán. Điều 31 c a Lu t K toán ghi rõ: đ i với những ch ng t sử d ng trực ti p để ghi s k toán và l p báo cáo tài chính thời gian l u trữ t i thiểu là 10 nĕm.

5. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p

M t trong những n i dung c b n c a Ch đ k toán doanh nghi p ban hành kèm theo Quy t định s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 nĕm 2006 c a b tr ởng B Tài chính là h th ng ch ng t k toán.

H th ng ch ng t k toán bao g m danh m c ch ng t , các m u biểu ch ng t và cách ghi chép t ng ch ng t . Danh m c ch ng t k toán bao g m 37 m u biểu đ c chia thành 5 lo i:

Lo i 1 - Lao đ ng tiền l ng g m 12 ch ng t Lo i 2 - Hàng t n kho g m 7 ch ng t

Lo i 3 - Bán hàng g m 2 ch ng t Lo i 4 - Tiền t g m 10 ch ng t

Lo i 5 - Tài s n c định g m 6 ch ng t

Ngoài ra B Tài chính cũng h ớng d n sử d ng m t s ch ng t ban hành kèm theo các vĕn b n khác. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p đ c thể hi n qua b ng sau đây:


(42)

B ng 2.1. Danh m c ch ng t k toán

Tính ch t TT Tên ch ng t S hi u

BB(*) HD (*)

I Lao đ ng ti n l ng

1 B ng chấm công 01A-LĐTL x

2 B ng chấm công làm thêm giờ 01B-LĐTL x

3 B ng thanh toán tiền l ng 02-LĐTL x

4 B ng thanh toán tiền th ởng 03-LĐTL x

5 Giấy đi đ ờng 04-LĐTL x

6 Phi u xác nh n s n phẩm hoặc công vi c hoàn thành

05-LĐTL x

7 B ng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 B ng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x

9 H p đ ng giao khoán 08-LĐTL x

10 Biên b n thanh lý (nghi m thu) h p đ ng giao khoán

09-LĐTL x

11 B ng kê trích n p các kho n theo l ng

10-LĐTL x

12 B ng phân b tiền l ng và b o hiểm xã h i

11 -LĐTL x

II Hàng t n kho

1 Phi u nh p kho 01-VT x

2 Phi u xuất kho 02-VT x

3 Biên b n kiêm nghi m v t t , công c , s n phẩm, hàng hoá

03-VT x

4 Phi u báo v t t còn l i cu i kỳ 04-VT x

5 Biên b n kiểm kê v t t , công c , s n l g, hàng hoá

05-VT x


(43)

Tính ch t TT Tên ch ng t S hi u

BB(*) HD (*)

7 B ng phân b nguyên li u, v t li u, công c , d ng c

07-VT x III Bán hàng

1 B ng thanh toán hàng đ i lý, ký gửi 01-BH x

2 Thẻ quầy hàng 02-BH x

IV Ti n t

1 Phi u thu 01-TT x

2 Phi u chi 02-TT x

3 Giấy đề nghị t m ng 03-TT x

4 Giấy thanh toán tiền t m ng 04-TT x

5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x

6 Biên lai thu tiền 06-TT x

7 B n kê vàng, b c, kim khí quý, đá quý

07-TT x 8 B ng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 B ng kiểm kê quỹ (dùng cho ngo i

t , vàng b c...)

08b-TT x

10 B ng kê chi tiền 09-TT x

V Tài s n c đnh

1 Biên b n giao nh n TSCĐ 01-TSCĐ x

2 Biên b n thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x

3 Biên b n bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

03-TSCĐ x

4 Biên b n đánh giá l i TSCĐ 04-TSCĐ x

5 Biên b n kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x

6 B ng tính và phân b khấu hao TSCĐ


(44)

Tính ch t TT Tên ch ng t S hi u

BB(*) HD (*)

CH NG T BAN HÀNH THEO CÁC VĔN B N PHÁP LU T KHÁC 1 Giấy ch ng nh n nghỉ m h ởng

BHXH

x

2 Danh sách ng ời nghỉ h ởng tr cấp ôm đau, thai s n

x 3 Hoá đ n Giá trị gia tĕng 01GTKT-3LL x 4 Hoá đ n bán hàng thông th ờng 02GTGT-3LL x 5 Phi u xuất kho kiêm v n chuy n n i

b

03 PXK-3LL x 6 Phi u xuất kho hàng gìn đ i lý 04HDL-3LL x 7 Hoá đ n dịch v cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 B ng kê thu mua hàng hoá mua vào

không có hoá đ n

04/GTGT x 9 ….

Ghi chú: (*) BB: M u bắt bu c; (*) HD: M u h ớng d n

M u biểu và ph ng pháp ghi chép t ng ch ng t k toán trong danh m c ch ng t k toán nêu trên có thể tham kh o ở các sách ch đ k toán hoặc các tài li u về h ớng d n thực hành ch đ k toán doanh nghi p.

II. KI M KÊ TÀI S N

1. N i dung công tác ki m kê

Kiểm kê là vi c kiểm tra t i ch các lo i tài s n hi n có nhằm xác định chính th c s thực có tài s n trong thực t , phát hi n các kho n chênh l nh giữa s thực t so với s li u trên s sách k toán.


(45)

ch ng t , t c là s li u có tính chất h p pháp tin c y. Nh ng giữa s li u trên s sách k toán với thực t v n có thể phát sinh chênh l nh do m t s nguyên nhân sau đây:

- Tài s n (v t li u, s n phẩm, hàng hóa...) bị tác đ ng c a môi tr ờng tự nhiên làm cho h hao, xu ng cấp.

- Th kho, th quỹ có thể nhầm l n về mặt ch ng lo i, thi u chính xác về mặt s l ng khi nh p, xuất, thu, chi...

- K toán tính toán, ghi chép trên s sách có sai sót. - Các hành vi tham ô, gian l n, tr m cắp.

Yêu cầu quan trọng nhất đ i với k toán là ghi chép tính toán chính xác, ng ời b o qu n tài s n ph i qu n lý t t không để tài s n h h ng, mất mát. Về mặt tài s n, yêu cầu đó có nghĩa là s li u về tài s n hi n còn trên s sách ph i phù h p với s tài s n thực có ở thời điểm t ng ng. Trong công tác qu n lý ph i định kỳ kiểm tra s li u k toán, đ ng thời ph i sử d ng ph ng pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài s n thực t đ i chi u với s li u trên s k toán, n u phát hi n có chênh l ch ph i tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh s li u trên s cho phù h p với tình hình thực t .

2. Tác d ng c a ki m kê

- Ngĕn ng a các hi n t ng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài s n, các hi n t ng vi ph m kỷ lu t tài chính, nâng cao trách nhi m c a ng ời qu n lý tài s n.

- Giúp cho vi c ghi chép, báo cáo s li u đúng tình hình thực t . - Giúp cho lãnh đ o nắm chính xác s l ng, chất l ng các lo i tài s n hi n có, phát hi n tài s n đọng để có bi n pháp gi i quy t thích h p nhằm nâng cao hi n qu sử d ng v n.


(46)

3. Phân lo i ki m kê

3.1. Phân theo ph m vi kim kê

Phân lo i theo ph m vi thì kiểm kê đ c chia thành 2 lo i là: kiểm kê toàn di n và kiểm kê t ng phần

- Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn b các tài s n c a đ n vị (bao g m: tài s n c định, v t t , thành phẩm, v n bằng tiền, công n ...). Lo i kiểm kê này, m i nĕm ti n hành ít nhất m t lần tr ớc khi l p b ng cân đ i k toán cu i nĕm.

- Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê t ng lo i tài s n nhất định ph c v yêu cầu qu n lý. VD nh : khi có nghi p v bàn giao tài s n, khi mu n xác định chính xác m t lo i tài s n nào đó, khi thấy có hi n t ng mất tr m cắp ở m t kho nào đó.

3.2. Phân lo i theo thi gian tiến hành

Theo cách phân lo i này thì kiểm kê đ c chia thành 2 lo i là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất th ờng:

- Kiểm kê định kỳlà kiểm kê theo kỳ h n đã quy định tr ớc nh : kiểm kê hàng ngày đ i với tiền mặt, hàng tuần đ i với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đ i với s n phẩm, hàng hoá, hàng quý đ i với tài s n c định và cu i m i nĕm kiểm kê toàn b các lo i tài s n c a đ n vị.

- Kiểm kê bất thường là kiểm kê đ t xuất, ngoài kỳ h n quy định, ví d : khi thay đ i ng ời qu n lý tài s n, khi có các sự c (cháy, mất tr m) ch a xác định đ c thi t h i, khi c quan ch qu n, tài chính thanh tra, kiểm tra.

4. Th t c và ph

ng pháp ti n hành ki m kê

Kiểm kê là công tác liên quan đ n nhiều ng ời, nhiều b ph n (kho, quỹ, phân x ởng, cửa hàng, phòng ban...), kh i l ng công vi c lớn, đòi h i hoàn thành khẩn tr ng, do đó ph i đ c t ch c chặt


(47)

ch . Th tr ởng đ n vị lãnh đ o, k toán tr ởng giúp trong vi c chỉ đ o, h ớng d n nghi p v cho những ng ời tham gia kiểm kê, xác định ph m vi kiểm kê, v ch k ho ch công tác kiểm kê. Công vi c kiểm kê đ c ti n hành theo trình tự nh sau:

- Trước khi tiến hành kiểm kê:

Th tr ởng đ n vị ph i thành l p ban kiểm kê, k toán ph i hoàn thành vi c ghi s tất c mọi nghi p v kinh t đã phát sinh, ti n hành khóa s đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên qu n lý tài s n cần sắp x p l i tài s n theo t ng lo i, có tr t tự ngĕn nắp để kiểm kê đ c thu n ti n nhanh chóng.

- Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đ i t ng mà cần có ph ng pháp ti n hành kiểm kê phù h p.

+ Kiểm kê hi n v t (hàng hóa, v t t , thành phẩm, tài s n c định), tiền mặt và các ch ng khoán, ấn chỉ có giá trị nh tiền: nhân viên kiểm kê ti n hành cân, đo, đong, đ m t i ch có sự ch ng ki n c a ng ời chịu trách nhi m qu n lý s hi n v t, tiền mặt ch ng khoán đó. Riêng đ i với kiểm kê hi n v t, cần ti n hành theo m t trình tự định tr ớc để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thi u sót. Ngoài vi c cân, đo, đong, đ m s l ng còn cần quan tâm đánh giá chất l ng hi n v t, phát hi n những tr ờng h p tài s n, v t t h h ng, kém chất l ng, mất phẩm chất.

+ Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài s n trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đ i chi u s li u c a đ n vị mình với s li u c a ngân hàng và c a các đ n vị, có quan h thanh toán. Đ i chi u tr ớc h t là s d (s còn l i ở thời điểm kiểm kê) ở s sách hai bên. N u phát sinh chênh l ch thì ph i đ i chi u t ng kho n để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng s li u ở hai bên.


(48)

+ K t qu kiểm kê đ c ph n ánh trên các biên b n, có chữ ký c a nhân viên kiểm kê và nhân viên qu n lý tài s n đúng m u phi u kiểm kê quy định.

+ Các biên b n, báo cáo trên đ c gửi cho phòng k toán để đ i chi u k t qu kiểm kê với s li u trên s sách k toán. Toàn b k t qu kiểm kê, k t qu đ i chi u, t c là các kho n chênh l ch giữa k t qu kiểm kê và s li u trên s sách n u có, đ c báo cáo với th tr ởng đ n vị. Các cấp lãnh đ o s quy t định cách xử lý t ng tr ờng h p c thể.

+ Các biên b n xác nh n s chênh l ch giữa s li u kiểm kê thực t so với s li u trên s sách và các quy t định xử lý đầy đ th t c theo quy định là những chửng t k toán h p l k toán cĕn c vào đó để ph n ánh vào s sách.

Kiểm kê là công vi c có tính chất “sự v ”: cân, đo, đong, đ m... nh ng l i là công vi c h t s c quan trọng, đặc bi t là đ i với vấn đề b o v tài s n c a đ n vị kinh t . Vì v y n u chỉ tuân th nghiêm ngặt các quy định về l p ch ng t , kiểm tra ch ng t , ghi s k toán mà không ti n hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt ch trên ph ng di n giấy tờ, s sách, mà không có gì để đ m b o tài s n c a đ n vị không bị xâm ph m. Do đó ph i ti n hành kiểm kê định kỳ và bất th ờng khi cần thi t và coi trọng đúng m c công tác này.


(1)

toán trong đ n vị; tr ờng h p v n ph i chấp hành quy t định thì báo cáo lên cấp trên trực ti p c a ng ời đã ra quy t định hoặc c quan nhà n ớc có thẩm quyền và không ph i chịu trách nhi m về h u qu c a vi c thi hành quy t định đó.

2. Ki m tra k toán

Kiểm tra k toán là m t bi n pháp đ m b o cho các quy định về k toán đ c chấp hành nghiêm chỉnh, s li u k toán đ c chính xác, trung thực. Thông qua kiểm tra k toán các c quan ch qu n cấp trên và các c quan ch c nĕng c a nhà n ớc thực hi n vi c kiểm tra, kiểm soát đ i với các ho t đ ng c a các đ n vị. Theo quy định, th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị ph i th ờng xuyên kiểm tra k toán trong n i b đ n vị Các c quan ch qu n và c quan tài chính kiểm tra k toán ở các đ n vị theo ch đ kiểm tra k toán.

Kiểm tra k toán ph i đ c thực hi n th ờng xuyên, liên t c có h th ng. Mọi thời kỳ ho t đ ng c a đ n vị đều ph i đ c kiểm tra k toán. M i đ n vị k toán đ c l p ph i đ c c quan ch qu n kiểm tra k toán ít nhất m i nĕm m t lần và nhất thi t ph i đ c ti n hành tr ớc khi xét duy t quy t toán nĕm c a đ n vị. Các cu c thanh tra, kiểm tra kinh t tài chính ph i bắt đầu t vi c kiểm tra k toán.

N i dung kiểm tra k toán là kiểm tra vi c tính toán, ghi chép, ph n ánh c a các ch ng t k toán, s k toán và báo cáo k toán; kiểm tra vi c chấp hành các ch đ , thể l k toán tài chính, vi c t ch c công tác k toán và b máy k toán, vi c chỉ đ o công tác k toán và vi c thực hi n nghĩa v quyền h n c a k toán tr ởng.

Quy định c thể trong Lu t K toán về công tác kiểm tra k toán nh sau:

Đ n vị k toán ph i chịu sự kiểm tra k toán c a c quan có thẩm quyền và không quá m t lần kiểm tra cùng m t n i dung trong m t


(2)

237 nĕm. Vi c kiểm tra k toán chỉ đ c thực hi n khi có quy t đỉnh c a c quan có thẩm quyền theo quy định c a pháp lu t.

- Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

+ Kiểm tra vi c thực hi n các n i dung công tác k toán. + Kiểm tra vi c t ch c b máy k toán và ng ời làm k toán. + Kiểm tra vi c t ch c qu n lý và ho t đ ng nghề nghi p k toán.

+ Kiểm tra vi c chấp hành các quy định khác c a pháp lu t về k toán.

N i dung kiểm tra k toán ph i đ c xác định trong quy t định kiểm tra.

- Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán:

+ Khi kiểm tra k toán, đoàn kiểm tra k toán ph i xuất trình quy t định kiểm tra k toán. Đoàn kiểm tra k toán có quyền yêu cầu đ n vị k toán đ c kiểm tra cung cấp tài li u k toán có liên quan đ n n i dung kiểm tra k toán và gi i trình khi cần thi t.

+ Khi k t thúc kiểm tra k toán, đoàn kiểm tra k toán ph i l p biên b n kiểm tra k toán và giao cho đ n vị k toán đ c kiểm tra m t b n; n u phát hi n có vi ph m pháp lu t về k toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển h s đ n c quan nhà n ớc có thẩm quyền để xử lý theo quy định c a pháp lu t.

+ Tr ởng đoàn kiểm tra k toán ph i chịu trách nhi m về các k t lu n kiểm tra.

+ Đoàn kiểm tra k toán ph i tuân th trình tự, n i dung, ph m vi và thời gian kiểm tra, không đ c làm nh h ởng đ n ho t đ ng bình th ờng và không đ c sách nhi u đ n vị k toán đ c kiểm tra.


(3)

+ Cung cấp cho đoàn kiểm tra k toán tài li u k toán có liên quan đ n n i dung kiểm tra và gi i trình các n i dung theo yêu cầu c a đoàn kiểm tra.

+ Thực hi n k t lu n c a đoàn kiểm tra k toán. - Đ n vị k toán đ c kiểm tra k toán có quyền:

+ T ch i kiểm tra n u thấy vi c kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc n i dung kiểm tra trái với quy định.

+ Khi u n i về k t lu n c a đoàn kiểm tra k toán với c quan có thẩm quyền quy t định kiểm tra k toán; tr ờng h p không đ ng ý với k t lu n c a c quan có thẩm quyền quy t định kiểm tra k toán thì thực hi n theo quy định c a pháp lu t./.


(4)

239

TÀI LI U THAM KH O

1. B Tài chính, (2003), “Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ”, NXB Tài chính - Hà N i.

2. B Tài chính, (2005), “H th ng chuẩn mực k toán Vi t Nam”, NXB Tài chính - Hà N i.

3. B Tài chính, (2006), “Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i.

4. B Tài chính, (2006), “Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i.

5. B Tài chính, (2007), “Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện”, NXB Tài chính - Hà N i.

6. Đặng Xuân C nh, Trần H i Châu, (2003) “Xác định chi phí hợp lí của doanh nghiệp” , B n tin H i K toán TP. HCM, tháng 3 nĕm 2003.

7. Charles T.Horngren; Gary L.Sundem; John A.Ellion, (2003) “Introduction to Financial Accounting”.

8. Nguy n Vĕn Công, (2007), “Kế toán doanh nghiệp Lý thuyết - Bài tập mẫu và Bài giải” NXB Tài chính - Hà N i.

9. Ph m Gặp và Phan Đ c Dũng, (2005) “Kế toán đại cương”, NXB Th ng kê.

10.Phan Đ c Dũng, (2006), “Nguyên lý kế toán - Lý thuyết và Bài tập” NXB Th ng kê.


(5)

12.Bùi Vĕn D ng, (2004), “Hợp nhất kinh doanh & ảnh hưởng của nó đến việc hợp nhất báo cáo tài chính” T p chí k toán - H i K toán & Kiểm toán VN. S 51,Tháng 12 nĕm 2004.

13.Nguy n Thị Đông, (2007), “Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán” NXB Tài chính - Hà N i.

14.Nghiêm Vĕn L i, (2006), “Giáo trình Nguyên lý kế toán” NXB Tài chính - Hà N i.

15.Trần Quý Liên, (2006), “Nguyên lý kế toán”, NXB Tài chính - Hà N i.

16.Trần Ngọc Nghĩa, (2006), “Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán” NXB Tài chính - Hà N i.

17.Võ Vĕn Nhị, (2007), “Nguyên lý kế toán - Tóm tắt lý thuyết - H thống bài tập và bài giải” NXB Tài chính - Hà N i.


(6)

241

GIÁO TRÌNH

NGUYÊN LÝ K TOÁN

Chu trách nhim xut bn:

NGUY N VĔN TÚC

Biên tp và sa bn in:

Phòng Biên t p Nhà xu t b n Tài chính

Trình bày bìa:

TR N HUY

In: 1.000 cu n, kh 14,5 x 20,5cm, t i Công ty in Sông Lam. S ĐKKHXB: 67-2008/CXB/543-06/TC. QĐXB s : 159 QĐ/NXBTC