219
5. Hình th c k toán trên máy vi tính
5.1 Đặc trưng cơ bản và các lo i sổ kế toán của hình thức kế
toán trên máy vi tính
Đặc tr ng c b n c a hình th c k toán trên máy vi tính là công vi c k toán
đ c thực hi n theo m t ch ng trình phần mềm k toán trên máy vi tính. Ph
ần mềm k toán đ c thi t k theo nguyên tắc c a m t trong b n hình th c k toán ho
ặc k t h p các hình th c k toán quy
định trên đây. Phần mềm k toán không hiển thị đầy đ quy trình ghi s k toán, không ph i ìn
đ c đấy đ s k toán và báo cáo tài chính theo quy
định. - Các lo i s c
ửa Hình th c k toán trên máy vi tính: Phần mềm k toán
đ c thi t k theo hình th c k toán nào s có các lo i s c a hình th c k toán
đó nh ng không hoàn toàn gi ng m u s k toán ghi b
ằng tay. Đ i với hình th c k toán trên máy vi tính các lo i s rất đa d ng, phong phú,
đặc bi t các s k toán chi ti t. Tuỳ theo yêu cầu qu n lý mà k toán s
ử d ng các lo i s , in ấn l u trữ cho phù h p.
5.2. Trình t ự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi
tính
Hàng ngày, k toán c ĕn c vào ch ng t hoặc B ng t ng h p
ch ng t k toán cùng lo i đã đ c kiểm tra, đ c dùng làm cĕn c
ghi s , xác định tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có để nh p dữ li u
vào máy vi tính theo các b ng, bi ểu đ c thi t k sẵn trên phần mềm
k toán. Theo quy trình c a ph
ần mềm k toán, các thông tin đ c tự đ ng nh p vào s k toán t ng h p S Cái ho
ặc Nh t ký - S Cái và các s th
ẻ k toán chi ti t liên quan. Cu i tháng ho
ặc bất kỳ vào thời điểm cần thi t nào, k toán thực
220 hi n các thao tác khoá s c ng s và l p báo cáo tài chính. Vi c
đ i chi u gi
ữa s li u t ng h p với s li u chi ti t đ c thực hi n tự đ ng và luôn
đ m b o chính xác, trung thực theo thông tin đã đ c nh p trong k
ỳ. Ng ời làm k toán có thể kiểm tra, đ i chi u s li u giữa s k toán v
ới báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Th
ực hi n các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cu i tháng, cu i n
ĕm s k toán t ng h p và s k toán chi ti t d
t in ra gi ấy, đóng thành quyển và thực hi n các th t c pháp lý
theo quy định về s k toán ghi bằng tay. Có thể mô t trình tự ghi s
k toán theo hình th c k toán trên máy vi tính theo s đ sau đây:
S đ 8.5: Trình t h ch toán theo hình th c
k toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nh p s li u hàng ngày
In s , báo cáo cu i tháng, cu i n ĕm
Đ i chi u, kiểm tra.
221
Ch ương IX
T CH C B MÁY K TOÁN Đ N V KINH T C S
I. NH NG V N Đ CHUNG V T CH C B
MÁY K TOÁN
T ch c b máy k toán là m t v ấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhâm
đ m b o vai trò, ch c nĕng và nhi m v c a công tác k toán. N i dung t ch c b máy k toán bao g m các v
ấn đề: Xác định s l
ng nhân.viên k toán, nhi m v c a t ng nhân viên k toán, nhi m v c a t ng b ph n k toán, m i quan h gi
ữa các b ph n k toán; quan h gi
ữa phòng k toán với các phòng ban khác trong xí nghi p. Thông qua s
ự v n d ng những quy định chung về h th ng ch ng t ghi chép ban
đầu, h th ng tài kho n k toán và hình th c k toán
đã lựa chọn phù h p với đặc điểm ho t đ ng và trình đ qu n lý c a
đ n vị.
1. Nguyên t c t ch c và nhi m v c a b máy k toán
1.1. Nguyên t ắc tổ chức bộ máy kế toán
Khi t ch c b máy k toán ở đ n vị kinh t c sở ph i đ m b o
nh ững nguyên tắc sau:
- T ch c b máy k toán m t c ấp. T c là m i đ n vị kinh t c
s ở chỉ có m t b máy k toán th ng nhất đ ng đầu là k toán tr ởng.
Tr ờng h p d ới đ n vị kinh t c sở có các b ph n có t ch c k
toán thì nh ững đ n vị này là đ n vị k toán ph thu c.