34 Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, trung th
ực, đấy đ các y u t g ch b ph
ần để tr ng. Không đ c tẩy xóa, sửa chữa trên ch ng t . Tr ờng h p vi t sai c
ần h y b , không xé rời ra kh i cu n. - Th tr
ởng và k toán tr ởng đ n vị tuy t đ i không đ c ký trên ch ng t tr
ắng, m u in sẵn khi ch a ghi đầy đ n i dung, y u t phát sinh.
- Ch ng t k toán có ý ngh ĩa rất lớn trong công tác lãnh đ o kinh
t c ũng nh trong công tác kiểm tra, phân tích ho t đ ng kinh t và
b o v tài s n c a đ n vị. Ngoài vi c đ m b o tính pháp lý cho các s
li u trong s k toán, ch ng t k toán còn là c s ở để xác định ng ời
ch ịu trách nhi m v t chất, nhằm ngĕn ng a những hi n t ng vi ph m
các chính sách, ch đ , thể l kinh t tài chính do Nhà n ớc ban hành;
ph c v cho vi c thông tin kinh t , truy ền đ t và kiểm tra vi c thực
hi n các m nh l nh ch ỉ thị c a cấp trên và có c sở để gi i quy t mọi
s ự tranh chấp, khi u t n u có.
3. Phân lo i ch ng t k toán
Để thu n ti n trong vi c phân bi t và sử d ng t ng lo i ch ng t k toán, ng
ời ta ti n hành phân lo i ch ng t theo các đặc tr ng ch y u khác nhau nh : công d ng c a ch ng t ;
địa điểm l p ch ng t ; n i dung nghi p v kinh t , tính c
ấp bách c a thông tin trong ch ng t ...
3.1. Phân lo i theo công d ụng của chứng từ
Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : ch ng t m nh l nh; ch ng t ch
ấp hành; ch ng t th t c k toán và ch ng t liên h p.
- Ch ứng từ mệnh lệnh: Là lo i ch ng t dùng để truyền đ t những
m nh l nh hay ch ỉ thị c a ng ời lãnh đ o cho các b ph n cấp d ới thi
hành nh : L nh chi ti ền mặt; l nh xuất kho v t t . Lo i ch ng t này
35 ch
ỉ mới ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh nh ng ch a nói tới m c
đ hoàn thành c a nghi p v , do đó ch a đ điều ki n ghi chép thanh toán vào s sách k toán.
- Ch ứng từ chấp hành: Là những ch ng t ch ng minh cho m t
nghi p v kinh t nào đó đã thực sự hoàn thành nh : phi u thu tiền
m ặt, phi u chi tiền mặt, phi u xuất kho... Ch ng t chấp hành cùng
v ới ch ng t m nh l nh có đ điều ki n đ c dùng làm cĕn c ghi s
k toán. - Ch
ứng từ thủ tục: Là những ch ng t t ng h p, phân lo i các nghi p v kinh t có liên quan theo nh
ững đ i t ng c thể nhất định c a k toán,
để thu n l i trong vi c ghi s và đ i chi u các lo i tài li u.
Đây chỉ là ch ng t trung gian, ph i kèm theo ch ng t ban đầu m
ới đầy đ c sở pháp lý ch ng minh tính h p pháp c a nghi p v . - Ch
ứng từ liên hợp: Là lo i ch ng t mang đặc điểm c a 2 hoặc 3 lo i ch ng t nói trên nh : Hóa
đ n kiêm phi u xuất kho phi u xuất v t t theo h n m c...
3.2. Phân lo i theo trình t ự lập chứng từ
Theo cách phân lo i này, ch ng t k toán đ c phân ra các lo i:
ch ng t ban đầu và ch ng t t ng h p.
- Ch ứng từ ban đầu còn gọi là ch ng t g c: Là những ch ng t
đ c l p trực ti p khi nghi p v kinh t phát sinh hay v a hoàn thành. Ch ng t ban
đầu g m tất c các lo i hóa đ n, phi u xuất nh p v t t , l nh thu chi ti
ền mặt... - Ch
ứng từ tổng hợp: Là lo i ch ng t dùng để t ng h p s li u c a các nghi p v kinh t cùng lo i nh
ằm gi m nhẹ công tác k toán và
đ n gi n trong vi c ghi s nh : B ng t ng h p ch ng t g c hay b ng kê phân lo i ch ng t g c.
Ch ng t t ng h p ch ỉ có các giá trị pháp lý khi có ch ng t ban
36 đầu kèm theo.
3.3. Phân lo i theo ph ương thức lập chứng từ
