K ỹ thuật ghi sổ kế toán

190

3.1. K ỹ thuật ghi sổ kế toán

Theo quy định vi c l p ch ng t và ghi chép vào s k toán ph i đ m b o ph n ánh m t cách toàn di n, liên t c, chính xác có h th ng tình hình tài s n, ngu n v n, tình hình và k t qu s n xu ất kinh doanh c a đ n vị d ới hình th c tiền t hi n v t và thời gian lao đ ng và ph i đ m b o cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài li u cần thi t cho vi c l p báo cáo k toán. Vi c ghi chép vào s k toán ph i đ m b o thu n ti n cho vi c giám đ c các ho t đ ng tài chính, đ ng thời ph i rõ ràng d hiểu tránh trùng l ặp và ph c t p. S k toán ph i ghi trên gi ấy kẻ sẵn và ph i đánh s trang và ph i tuân th quy trình ghi s nh sau: Tr ước khi dùng sổ. S k toán ph i đ c th tr ởng, k toán tr ởng kiểm tra, ký duy t s trang và xác định tên ng ời giữ s . S giao cho cán b nào thì cán b đó chịu trách nhi m về những điều ghi trong s và vi c giữ s trong th ời gian dùng s . S k toán có th ể là s đóng thành quyển hay s tờ rời. Đ i với s c a ph ần k toán t ng h p, n u dùng tờ rời làm s nh t ký nh t ký ch ng t thì s cái ph i là s đóng thành quyển. - Đ i với s đóng quyển tr ớc khi ghi s : + Ph i có ghi rõ tên đ n vị k toán, tên s , s hi u và tên tài kho n t ng h p, tên tài kho n chi ti t n u là s chi ti t, niên đ k toán và th ời kỳ ghi s . + Trang đầu s ph i ghi họ tên cán b ghi s , ngày bắt đầu vào s và ngày chuy ển giao cho cán b khác thay n u có. + Đánh s trang theo trình tự t 1 đ n h t, giữa 2 trang đóng dấu 191 giáp lai. + Trang cu i s ph i ghi s l ng trang s . Th tr ởng đ n vị k toán tr ởng ph i ký xác nh n ở trang đầu và trang cu i s . - Đ i với s tờ rời tr ớc khi ghi s : Đầu m i tờ ph i ghi: Tên đ n vị k toán, tên s , s th tự c a tờ r ời, s hi u, tên tài kho n, tháng nĕm dùng, họ tên cán b ghi s , giữ s . Các t ờ rời tr ớc khi dùng ph i đ c th tr ởng đ n vị ký nh n ho ặc đóng dấu c a đ n vị k toán và ghi vào s đĕng ký trong đó ghi rõ: s th t ự, ký hi u, các tài kho n, ngày xuất dùng. Các s t ờ rời ph i sắp x p theo th tự tài kho n trong các t hoặc các h p có khoá và thi t b ị cần thi t nh ngân hàng chỉ d n, để tránh m ất mát, l n l n. Ti ến hành ghi sổ. S k toán ph i ghi k ịp thời, đầy đ , chính xác và nhất thi t ph i c ĕn c vào ch ng t h p l đã đ c những ng ời có trách nhi m kiểm tra phê duy t. Đ n vị k toán ph i l p n i quy ghi s , định kỳ ghi s cho t ng lo i s sách để đ m b o cho báo cáo k toán đ c kịp thời chính xác. S k toán ph i đ c giữ gìn s ch s , ngĕn nắp, chữ và con s ph i ghi rõ ràng, ngay th ẳng không tẩy xóa, không vi t xen k , không dán đè, ph i tôn trọng dòng kẻ trong s sách, không đ c ghi cách dòng, không chèn thêm, móc thêm trên nh ững kho ng giấy trắng ở đầu trang, cu i m i trang s , m i dòng kẻ khi c ng s cũng ph i nằm trên dòng k ẻ c a s . Cu i m i trang ph i c ng trang, s c ng ở dòng cu i trang s ghi chuy ển sang đầu c a trang ti p theo; đầu trang ti p theo s ghi s c ng 192 trang tr ớc chuyển sang. Sau khi nghi p v kinh t đã vào s thì trên ch ng t cần ghi ký hi u để d phân bi t th ờng ghi tắt chữ Vì nhằm tránh vi c ghi 2 lần ho ặc b sót. K toán ph i khoá s t ng tháng vào ngày cu i tháng. Các nghi p v kinh t tài chính phát sinh trong tháng đều ph i ghi vào s trong tháng đó tr ớc khi khoá s . Cấm khoá s tr ớc thời h n để làm báo cáo tr ớc khi h t tháng và cấm làm báo cáo tr ớc khi khoá s . Khoá s đ c quy ớc là g ch m t đ ờng kẻ ngang, tính t ng s ti ền phát sinh bên N , bên Có và tính ra s d c a các tài kho n trong s k toán trong m t th ời gian nhất định. Đ n vị ph i l p và thực hi n ch đ kiểm tra đ i chi u s li u trên các s k toán. - Đ i chi u s quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày. - Đ i chi u giữa s tiền gửi ngân hàng với ngân hàng m i tuần m t l ần. - Đ i chi u giữa các s phân tích với s t ng h p ít nhất m i tháng m t l ần. - Đ i chi u giữa s k toán với s sách c a kho ít nhất m i tháng m t l ần. - Đ i chi u s d chi ti t c a các tài kho n thanh toán với t ng ch n , t ng khách hàng ít nh ất 3 tháng m t lần. Cu i n ĕm ph i l p b ng danh sách tất c các s k toán dùng cho n ĕm sau thành 2 b n. M t b n gởi cho đ n vị k toán cấp trên thay cho báo cáo, m t b n l u ở b ph n k toán. Trong nĕm n u cần mở thêm s k toán, b ph n k toán ph i điền thêm vào b ng danh sách l u ở đ n vị đ ng thời ph i báo cáo cho cấp trên bi t. Khi khoá s vào th ời điểm cu i nĕm, những dòng kẻ còn l i trong 193 trang s sau khi khoá ph i g ch chéo để huỷ b . Sang nĕm mới ph i m ở s k toán mới, s k toán nĕm mới ph i thể hi n sự ti p t c công vi c k toán c a n ĕm tr ớc, ph i chuyển s d tất c các tài kho n còn s d đ n ngày 31 tháng 12 nĕm cũ sang s sách nĕm mới. B ng cân đ i k toán cu i nĕm là ch ng t t ng h p về các s d c a tất c các tài kho n v ề nĕm cũ. Hàng tháng khi công vi c vào s đã xong, s sách đã đ c đ i chi u ki ểm tra và khoá s thì tất c các ch ng t k toán c a tháng ch ng t g c; ch ng t t ng h p; ch ng t ghi s ph i s ắp x p theo lo i, trong t ng lo i ph i s ắp x p theo th tự thời gian, đóng thành quy ển hoặc gói bu c cẩn th n, trên mặt ngoài ghi rõ: - Tên đ n vị k toán. - Niên đ , tháng. - S hi u ch ng t ghi s : S đầu và s cu i kỳ. S sách k toán, báo cáo k toán và các tài li u khác có liên quan cu i n ĕm cũng sắp x p và b o qu n nh trên. Các tài li u k toán đ c l u gi ữ ở b ph n k toán nhiều nhất là m t nĕm sau niên đ k toán. Sau đó ph i chuyển cho b ph n l u trữ c a đ n vị.

3.2. Các ph ương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán