190
3.1. K ỹ thuật ghi sổ kế toán
Theo quy định vi c l p ch ng t và ghi chép vào s k toán ph i
đ m b o ph n ánh m t cách toàn di n, liên t c, chính xác có h th ng tình hình tài s n, ngu n v n, tình hình và k t qu s n xu
ất kinh doanh c a
đ n vị d ới hình th c tiền t hi n v t và thời gian lao đ ng và ph i
đ m b o cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài li u cần thi t cho vi c l p báo cáo k toán.
Vi c ghi chép vào s k toán ph i đ m b o thu n ti n cho vi c
giám đ c các ho t đ ng tài chính, đ ng thời ph i rõ ràng d hiểu tránh
trùng l ặp và ph c t p.
S k toán ph i ghi trên gi ấy kẻ sẵn và ph i đánh s trang và ph i
tuân th quy trình ghi s nh sau: Tr
ước khi dùng sổ. S k toán ph i
đ c th tr ởng, k toán tr ởng kiểm tra, ký duy t s trang và xác
định tên ng ời giữ s . S giao cho cán b nào thì cán b
đó chịu trách nhi m về những điều ghi trong s và vi c giữ s trong th
ời gian dùng s . S k toán có th
ể là s đóng thành quyển hay s tờ rời. Đ i với s c a ph
ần k toán t ng h p, n u dùng tờ rời làm s nh t ký nh t ký ch ng t thì s cái ph i là s
đóng thành quyển. -
Đ i với s đóng quyển tr ớc khi ghi s : + Ph i có ghi rõ tên
đ n vị k toán, tên s , s hi u và tên tài kho n t ng h p, tên tài kho n chi ti t n u là s chi ti t, niên
đ k toán và th
ời kỳ ghi s . + Trang
đầu s ph i ghi họ tên cán b ghi s , ngày bắt đầu vào s và ngày chuy
ển giao cho cán b khác thay n u có. +
Đánh s trang theo trình tự t 1 đ n h t, giữa 2 trang đóng dấu
191 giáp lai.
+ Trang cu i s ph i ghi s l ng trang s . Th tr
ởng đ n vị k toán tr
ởng ph i ký xác nh n ở trang đầu và trang cu i s . -
Đ i với s tờ rời tr ớc khi ghi s : Đầu m i tờ ph i ghi: Tên đ n vị k toán, tên s , s th tự c a tờ
r ời, s hi u, tên tài kho n, tháng nĕm dùng, họ tên cán b ghi s , giữ
s . Các t
ờ rời tr ớc khi dùng ph i đ c th tr ởng đ n vị ký nh n ho
ặc đóng dấu c a đ n vị k toán và ghi vào s đĕng ký trong đó ghi rõ: s th t
ự, ký hi u, các tài kho n, ngày xuất dùng. Các s t
ờ rời ph i sắp x p theo th tự tài kho n trong các t hoặc các h p có khoá và thi t b
ị cần thi t nh ngân hàng chỉ d n, để tránh m
ất mát, l n l n. Ti
ến hành ghi sổ. S k toán ph i ghi k
ịp thời, đầy đ , chính xác và nhất thi t ph i c
ĕn c vào ch ng t h p l đã đ c những ng ời có trách nhi m kiểm tra phê duy t.
Đ n vị k toán ph i l p n i quy ghi s , định kỳ ghi s cho t ng lo i s sách
để đ m b o cho báo cáo k toán đ c kịp thời chính xác. S k toán ph i
đ c giữ gìn s ch s , ngĕn nắp, chữ và con s ph i ghi rõ ràng, ngay th
ẳng không tẩy xóa, không vi t xen k , không dán
đè, ph i tôn trọng dòng kẻ trong s sách, không đ c ghi cách dòng, không chèn thêm, móc thêm trên nh
ững kho ng giấy trắng ở đầu trang, cu i m i trang s , m i dòng kẻ khi c ng s cũng ph i nằm
trên dòng k ẻ c a s .
Cu i m i trang ph i c ng trang, s c ng ở dòng cu i trang s ghi
chuy ển sang đầu c a trang ti p theo; đầu trang ti p theo s ghi s c ng
192 trang tr
ớc chuyển sang. Sau khi nghi p v kinh t
đã vào s thì trên ch ng t cần ghi ký hi u
để d phân bi t th ờng ghi tắt chữ Vì nhằm tránh vi c ghi 2 lần ho
ặc b sót. K toán ph i khoá s t ng tháng vào ngày cu i tháng. Các nghi p
v kinh t tài chính phát sinh trong tháng đều ph i ghi vào s trong
tháng đó tr ớc khi khoá s . Cấm khoá s tr ớc thời h n để làm báo
cáo tr ớc khi h t tháng và cấm làm báo cáo tr ớc khi khoá s .
Khoá s đ c quy ớc là g ch m t đ ờng kẻ ngang, tính t ng s
ti ền phát sinh bên N , bên Có và tính ra s d c a các tài kho n trong
s k toán trong m t th ời gian nhất định. Đ n vị ph i l p và thực hi n
ch đ kiểm tra đ i chi u s li u trên các s k toán.
- Đ i chi u s quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày.
- Đ i chi u giữa s tiền gửi ngân hàng với ngân hàng m i tuần
m t l ần.
- Đ i chi u giữa các s phân tích với s t ng h p ít nhất m i
tháng m t l ần.
- Đ i chi u giữa s k toán với s sách c a kho ít nhất m i tháng
m t l ần.
- Đ i chi u s d chi ti t c a các tài kho n thanh toán với t ng
ch n , t ng khách hàng ít nh ất 3 tháng m t lần.
Cu i n ĕm ph i l p b ng danh sách tất c các s k toán dùng cho
n ĕm sau thành 2 b n. M t b n gởi cho đ n vị k toán cấp trên thay
cho báo cáo, m t b n l u ở b ph n k toán. Trong nĕm n u cần mở
thêm s k toán, b ph n k toán ph i điền thêm vào b ng danh sách
l u ở đ n vị đ ng thời ph i báo cáo cho cấp trên bi t.
Khi khoá s vào th ời điểm cu i nĕm, những dòng kẻ còn l i trong
193 trang s sau khi khoá ph i g ch chéo
để huỷ b . Sang nĕm mới ph i m
ở s k toán mới, s k toán nĕm mới ph i thể hi n sự ti p t c công vi c k toán c a n
ĕm tr ớc, ph i chuyển s d tất c các tài kho n còn s d
đ n ngày 31 tháng 12 nĕm cũ sang s sách nĕm mới. B ng cân đ i k toán cu i nĕm là ch ng t t ng h p về các s d c a tất c các
tài kho n v ề nĕm cũ.
Hàng tháng khi công vi c vào s đã xong, s sách đã đ c đ i
chi u ki ểm tra và khoá s thì tất c các ch ng t k toán c a tháng
ch ng t g c; ch ng t t ng h p; ch ng t ghi s ph i s ắp x p theo
lo i, trong t ng lo i ph i s ắp x p theo th tự thời gian, đóng thành
quy ển hoặc gói bu c cẩn th n, trên mặt ngoài ghi rõ:
- Tên đ n vị k toán.
- Niên đ , tháng.
- S hi u ch ng t ghi s : S đầu và s cu i kỳ.
S sách k toán, báo cáo k toán và các tài li u khác có liên quan cu i n
ĕm cũng sắp x p và b o qu n nh trên. Các tài li u k toán đ c l u gi
ữ ở b ph n k toán nhiều nhất là m t nĕm sau niên đ k toán. Sau
đó ph i chuyển cho b ph n l u trữ c a đ n vị.
3.2. Các ph ương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán