Tác d ng c a ki m kê Th t c và ph ng pháp ti n hành ki m kê

44 ch ng t , t c là s li u có tính ch ất h p pháp tin c y. Nh ng giữa s li u trên s sách k toán v ới thực t v n có thể phát sinh chênh l nh do m t s nguyên nhân sau đây: - Tài s n v t li u, s n ph ẩm, hàng hóa... bị tác đ ng c a môi tr ờng tự nhiên làm cho h hao, xu ng cấp. - Th kho, th qu ỹ có thể nhầm l n về mặt ch ng lo i, thi u chính xác v ề mặt s l ng khi nh p, xuất, thu, chi... - K toán tính toán, ghi chép trên s sách có sai sót. - Các hành vi tham ô, gian l n, tr m c ắp. Yêu c ầu quan trọng nhất đ i với k toán là ghi chép tính toán chính xác, ng ời b o qu n tài s n ph i qu n lý t t không để tài s n h h ng, m ất mát. Về mặt tài s n, yêu cầu đó có nghĩa là s li u về tài s n hi n còn trên s sách ph i phù h p v ới s tài s n thực có ở thời điểm t ng ng. Trong công tác qu n lý ph i định kỳ kiểm tra s li u k toán, đ ng thời ph i sử d ng ph ng pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài s n th ực t đ i chi u với s li u trên s k toán, n u phát hi n có chênh l ch ph i tìm nguyên nhân, x ử lý và kịp thời điều chỉnh s li u trên s cho phù h p v ới tình hình thực t .

2. Tác d ng c a ki m kê

- Ng ĕn ng a các hi n t ng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài s n, các hi n t ng vi ph m k ỷ lu t tài chính, nâng cao trách nhi m c a ng ời qu n lý tài s n. - Giúp cho vi c ghi chép, báo cáo s li u đúng tình hình thực t . - Giúp cho lãnh đ o nắm chính xác s l ng, chất l ng các lo i tài s n hi n có, phát hi n tài s n đọng để có bi n pháp gi i quy t thích h p nh ằm nâng cao hi n qu sử d ng v n. 45

3. Phân lo i ki m kê

3.1. Phân theo ph m vi ki ểm kê

Phân lo i theo ph m vi thì ki ểm kê đ c chia thành 2 lo i là: kiểm kê toàn di n và ki ểm kê t ng phần - Ki ểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn b các tài s n c a đ n vị bao g m: tài s n c định, v t t , thành phẩm, v n bằng tiền, công n .... Lo i ki ểm kê này, m i nĕm ti n hành ít nhất m t lần tr ớc khi l p b ng cân đ i k toán cu i nĕm. - Ki ểm kê từng phần: Là kiểm kê t ng lo i tài s n nhất định ph c v yêu c ầu qu n lý. VD nh : khi có nghi p v bàn giao tài s n, khi mu n xác định chính xác m t lo i tài s n nào đó, khi thấy có hi n t ng m ất tr m cắp ở m t kho nào đó.

3.2. Phân lo i theo th ời gian tiến hành

Theo cách phân lo i này thì ki ểm kê đ c chia thành 2 lo i là ki ểm kê định kỳ và kiểm kê bất th ờng: - Ki ểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ h n đã quy định tr ớc nh : ki ểm kê hàng ngày đ i với tiền mặt, hàng tuần đ i với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đ i với s n phẩm, hàng hoá, hàng quý đ i với tài s n c định và cu i m i nĕm kiểm kê toàn b các lo i tài s n c a đ n vị. - Ki ểm kê bất thường là kiểm kê đ t xuất, ngoài kỳ h n quy định, ví d : khi thay đ i ng ời qu n lý tài s n, khi có các sự c cháy, mất tr m ch a xác định đ c thi t h i, khi c quan ch qu n, tài chính thanh tra, ki ểm tra.

4. Th t c và ph ng pháp ti n hành ki m kê

Ki ểm kê là công tác liên quan đ n nhiều ng ời, nhiều b ph n kho, qu ỹ, phân x ởng, cửa hàng, phòng ban..., kh i l ng công vi c l ớn, đòi h i hoàn thành khẩn tr ng, do đó ph i đ c t ch c chặt 46 ch . Th tr ởng đ n vị lãnh đ o, k toán tr ởng giúp trong vi c chỉ đ o, h ớng d n nghi p v cho những ng ời tham gia kiểm kê, xác định ph m vi kiểm kê, v ch k ho ch công tác kiểm kê. Công vi c ki ểm kê đ c ti n hành theo trình tự nh sau: - Tr ước khi tiến hành kiểm kê: Th tr ởng đ n vị ph i thành l p ban kiểm kê, k toán ph i hoàn thành vi c ghi s t ất c mọi nghi p v kinh t đã phát sinh, ti n hành khóa s đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên qu n lý tài s n cần sắp x p l i tài s n theo t ng lo i, có tr t t ự ngĕn nắp để kiểm kê đ c thu n ti n nhanh chóng. - Ti ến hành kiểm kê: Tùy theo đ i t ng mà cần có ph ng pháp ti n hành ki ểm kê phù h p. + Ki ểm kê hi n v t hàng hóa, v t t , thành phẩm, tài s n c định, tiền mặt và các ch ng khoán, ấn chỉ có giá trị nh tiền: nhân viên ki ểm kê ti n hành cân, đo, đong, đ m t i ch có sự ch ng ki n c a ng ời chịu trách nhi m qu n lý s hi n v t, tiền mặt ch ng khoán đó. Riêng đ i với kiểm kê hi n v t, cần ti n hành theo m t trình tự định tr ớc để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thi u sót. Ngoài vi c cân, đo, đong, đ m s l ng còn cần quan tâm đánh giá chất l ng hi n v t, phát hi n nh ững tr ờng h p tài s n, v t t h h ng, kém chất l ng, m ất phẩm chất. + Ki ểm kê tiền gởi ngân hàng, tài s n trong thanh toán: nhân viên ki ểm kê đ i chi u s li u c a đ n vị mình với s li u c a ngân hàng và c a các đ n vị, có quan h thanh toán. Đ i chi u tr ớc h t là s d s còn l i ở thời điểm kiểm kê ở s sách hai bên. N u phát sinh chênh l ch thì ph i đ i chi u t ng kho n để tìm nguyên nhân và điều ch ỉnh sửa sai cho khớp đúng s li u ở hai bên. - Sau khi ki ểm kê: 47 + K t qu ki ểm kê đ c ph n ánh trên các biên b n, có chữ ký c a nhân viên ki ểm kê và nhân viên qu n lý tài s n đúng m u phi u ki ểm kê quy định. + Các biên b n, báo cáo trên đ c gửi cho phòng k toán để đ i chi u k t qu ki ểm kê với s li u trên s sách k toán. Toàn b k t qu ki ểm kê, k t qu đ i chi u, t c là các kho n chênh l ch giữa k t qu ki ểm kê và s li u trên s sách n u có, đ c báo cáo với th tr ởng đ n vị. Các cấp lãnh đ o s quy t định cách xử lý t ng tr ờng h p c th ể. + Các biên b n xác nh n s chênh l ch gi ữa s li u kiểm kê thực t so v ới s li u trên s sách và các quy t định xử lý đầy đ th t c theo quy định là những chửng t k toán h p l k toán cĕn c vào đó để ph n ánh vào s sách. Ki ểm kê là công vi c có tính chất “sự v ”: cân, đo, đong, đ m... nh ng l i là công vi c h t s c quan tr ọng, đặc bi t là đ i với vấn đề b o v tài s n c a đ n vị kinh t . Vì v y n u chỉ tuân th nghiêm ngặt các quy định về l p ch ng t , kiểm tra ch ng t , ghi s k toán mà không ti n hành ki ểm kê thì mới chỉ là chặt ch trên ph ng di n giấy t ờ, s sách, mà không có gì để đ m b o tài s n c a đ n vị không bị xâm ph m. Do đó ph i ti n hành kiểm kê định kỳ và bất th ờng khi c ần thi t và coi trọng đúng m c công tác này. 48 Ch ương III TÍNH GIÁ Đ I T NG K TOÁN

I. PH NG PHÁP TÍNH GIÁ

1. Khái ni m và ý ngh ĩa c a ph ng pháp tính giá

Trong quá trình ho t đ ng, tài s n c a đ n vị không ng ng v n đ ng, bi n đ i c về hình thái v t chất và l ng giá trị. Để ghi nh n giá tr ị c a tài s n vào ch ng t , s sách và báo cáo k toán cần sử d ng ph ng pháp tính giá. Tính giá là m t ph ng pháp k toán để quy đ i hình th c biểu hi n c a các đ i t ng k toán t các th ớc đo khác nhau v ề m t th ớc đo chung là sử d ng th ớc đo tiền t để xác định giá trị ghi s c a các đ i t ng cần tính giá theo những nguyên t ắc nhất định. Ph ng pháp tính giá đ c thể hi n qua hai hình th c c thể là: các th ẻ, s , b ng hoặc phi u tính giá và trình tự tính giá. Các thẻ, s , b ng ho ặc phi u tính giá đ c sử d ng để t ng h p chi phí cấu thành giá c a t ng lo i tài s n c ần tính giá. Trình tự tính giá là những b ớc công vi c đ c sắp x p theo trình tự nhất định để ti n hành tính giá. Ph ng pháp tính giá có ý ngh ĩa quan trọng trong h ch toán và trong công tác qu n lý, c th ể: - Ph ng pháp tính giá giúp k toán xác định đ c giá trị thực t c a tài s n hình thành trong đ n vị, giúp ph n ánh các nghi p v kinh t tài chính phát sinh vào ch ng t , s sách và t ng h p lên báo cáo k toán. - Ph ng pháp tính giá giúp k toán tính toán đ c hao phí và k t qu c a quá trình ho t đ ng s n xuất kinh doanh trong kỳ và t ng h p