Các ph ương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán

193 trang s sau khi khoá ph i g ch chéo để huỷ b . Sang nĕm mới ph i m ở s k toán mới, s k toán nĕm mới ph i thể hi n sự ti p t c công vi c k toán c a n ĕm tr ớc, ph i chuyển s d tất c các tài kho n còn s d đ n ngày 31 tháng 12 nĕm cũ sang s sách nĕm mới. B ng cân đ i k toán cu i nĕm là ch ng t t ng h p về các s d c a tất c các tài kho n v ề nĕm cũ. Hàng tháng khi công vi c vào s đã xong, s sách đã đ c đ i chi u ki ểm tra và khoá s thì tất c các ch ng t k toán c a tháng ch ng t g c; ch ng t t ng h p; ch ng t ghi s ph i s ắp x p theo lo i, trong t ng lo i ph i s ắp x p theo th tự thời gian, đóng thành quy ển hoặc gói bu c cẩn th n, trên mặt ngoài ghi rõ: - Tên đ n vị k toán. - Niên đ , tháng. - S hi u ch ng t ghi s : S đầu và s cu i kỳ. S sách k toán, báo cáo k toán và các tài li u khác có liên quan cu i n ĕm cũng sắp x p và b o qu n nh trên. Các tài li u k toán đ c l u gi ữ ở b ph n k toán nhiều nhất là m t nĕm sau niên đ k toán. Sau đó ph i chuyển cho b ph n l u trữ c a đ n vị.

3.2. Các ph ương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán

Trong quá trình ghi s , khi đ i chi u, n u phát hi n có sai sót nh ầm l n trong ghi chép, tính toán thì ph i ti n hành sửa sai để đ m b o yêu c ầu chính xác. Tuỳ theo tính chất, thời gian phát hi n sai lầm và ph ng pháp ghi chép b ằng tay hay bằng máy vi tính mà k toán s ửa sai nh sau: a Đối với sổ kế toán ghi bằng tay: Khi phát hi n có sai sót thì không đ c tẩy xoá làm mất dấu v t thông tin, s li u ghi sai mà ph i s ửa chữa theo m t trong ba ph ng pháp sau: 194 - Ph ương pháp cải chính, còn gọi là phương pháp gạch xoá hay đính chính. Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p: + Sai sót trong di n gi i không liên quan đ n h đ i ng tài kho n. + Sai sót phát hi n ra s ớm nên không nh h ởng đ n s t ng c ng b ằng chữ. Ph ng pháp s ửa sai bằng cách g ch m t đ ờng thẳng vào ch sai và ghi s ho ặc chữ đúng ở phía trên và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh. N u sai chỉ m t chữ s thì cũng ph i g ch toàn b con s sai và vi t l i con s đúng. - Ph ương pháp ghi bổ sung: Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p ghi đúng về quan h đ i ng tài kho n nh ng sai về s tiền, với s tiền đã ghi sai ít h n s ti ền đúng. Ph ng pháp s ửa sai bằng cách l p “ch ng t ghi s b sung” và ghi thêm m t bút toán gi ng nh bút toán đã ghi với s tiền bằng chênh l ch gi ữa s tiền đúng với s tiền sai đã ghi. Ví d : Rút ti ền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt là 800.000đ nh ng khi định kho n chỉ ghi có 80.000đ N TK 111: 80.000 Có TK 112: 80.000 Nh v y đã định kho n đ i ng tài kho n đúng nh ng s tiền đã ghi sai nh h n s đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi b sung thêm m t bút toán. N TK 111: 720.000 Có TK 112: 720.000 195 - Ph ương pháp ghi số âm còn gọi là phương pháp ghi đỏ: Ph ng pháp này đ c áp d ng trong các tr ờng h p: + Định kho n đúng về đ i ng tài kho n nh ng s tiền đã ghi sai l ớn h n s đúng trên ch ng t và thời gian phát hi n l i ch m tr . + Định kho n đúng nh ng ghi trùng 2 lần m t nghi p v kinh t : + Ghi sai quan h đ i ng tài kho n và các tr ờng h p khác. - Ph ương pháp sửa sai: + Đ i với tr ờng h p th nhất ph ng pháp sửa sai là ghi m t bút toán v ề đ i ng tài kho n gi ng nh bút toán đã ghi với s tiền bằng chênh l ch gi ữa s sai với s đúng, nh ng s tiền ghi bằng s âm và ph i có ch ữ ký c a k toán tr ởng bên c nh. + Đ i với tr ờng h p th hai ghi trùng lặp ph ng pháp sửa sai là: ghi thêm m t bút toán gi ng y nh bút toán đã ghi trùng, nh ng s ti ền ghi bằng s âm để huỷ b bút toán ghi trùng lặp và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh, sau đó ghi l i bút toán đúng: + Đ i với tr ờng h p th 3 thì ph ng pháp sửa sai là: ghi l i m t bút toán gi ng nh bút toán đã ghi sai, nh ng s tiền ghi bằng s âm để huỷ b bút toán đã ghi sai và ph i có chữ ký c a k toán tr ởng bên c nh. Ví d 1: Rút ti ền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt 800.000 nh ng khi định kho n thì ghi sai 8.000.000. N TK 111: 8.000.000 196 Có TK 112: 8.000.000 K toán s s ửa sai bằng cách ghi thêm m t bút toán: N TK 111: 7.200.000 Có TK 112: 7.200.000 Ví d 2: Rút ti ền gửi ngân hàng nh p quỹ tiền mặt 800.000đ nh ng khi định kho n thì đã ghi sai nh sau: N TK 112: 800.000 Có TK 111: 800.000 Đúng ra là ph i ghi N TK 111, Có TK 112. K toán s ửa sai nh sau: - Hu ỷ b bút toán ghi sai bằng bút toán âm. N TK 112: 800.000 Có TK 111: 800.000 - Dùng m ực th ờng ghi l i định kho n đúng. N TK 111: 800.000 Có TK 112: 800.000 197 b S ửa chữa sổ kêltoán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính: - Tr ờng h p phát hi n sai sót tr ớc khi báo cáo tài chính nĕm đ c n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trực ti p vào s k toán c a n ĕm đó trên máy vi tính. - Tr ờng h p phát hi n sai sót sau khi báo cáo tài chính nĕm đã n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa chữa trực ti p vào s k toán c a n ĕm đã phát hi n sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cu i c a s k toán n ĕm có sai sót. - S ửa chữa s k toán trong tr ờng h p ghi s bằng máy vi tính đ c thực hi n theo ph ng pháp ghi b sung hoặc ghi s âm gi ng nh trong ph ần k toán ghi bằng tay. c M ột số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán: - Tr ờng h p phát hi n s k toán có ghi sai sót tr ớc khi báo cáo tài chính n ĕm đ c n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i s ửa chữa trên s k toán c a nĕm đó. - Tr ờng h p phát hi n s k toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính n ĕm đã n p cho c quan nhà n ớc có thẩm quyền thì ph i sửa ch ữa trên s k toán c a nĕm đã phát hi n sai sót và ghi chú vào d ng cu i c a s k toán n ĕm có sai sót. - Khi s ửa sai bằng ph ng pháp b sung hay ph ng pháp ghi s âm đều ph i có ch ng t đính chính d n ch ng s li u và ngày tháng c a ch ng t đã ghi s sai, cần ph i điều chỉnh và ph i đ c k toán 198 tr ởng duy t. - Trong k toán s âm có th ể đ c biểu hi n vi t bằng bằng mực th ờng trong ngoặc đ n hoặc ghi bằng mực đ .

II. CÁC HÌNH TH C K TOÁN

Công tác k toán ở các đ n vị bao giờ cũng xuất phát t ch ng t g c và k t thúc b ằng h th ng báo cáo k toán thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và x ử lý s li u trong h th ng s k toán. Vi c quy định ph i mở những lo i s k toán nào để ph n ánh các đ i t ng c a k toán, k t c ấu c a t ng lo i s , trình tự; ph ng pháp ghi s và m i liên h gi ữa các lo i s nhằm đ m b o vai trò, ch c nĕng và nhi m v c a k toán đ c gọi là hình th c k toán. Theo ch đ k toán hi n hành, có 5 hình th c k toán mà các đ n v ị kinh t có thể chọn áp d ng. Các hình th c k toán hi n hành bao g m: - Hình th c Nh t ký - S cái - Hình th c Nh t ký chung - Hình th c Ch ng t ghi s - Hình th c Nh t ký - ch ng t - Hình th c k toán trên máy vi tính. Vi c áp d ng hình th c k toán này hay hình th c k toán khác là tu ỳ thu c vào quy mô, đặc điểm s n xuất kinh doanh và trình đ qu n lý c a các doanh nghi p và quy định về đ i t ng mà đ n vị k toán l ựa chọn cho phù h p. Nh ng cần l u ý là khi đã chọn hình th c k toán nào để áp d ng trong đ n vị thì nhất thi t ph i tuân theo các nguyên t ắc c b n c a hình th c k toán đó, không đ c áp d ng chắp vá tu ỳ ti n giữa hình th c nọ với hình th c kia theo kiểu riêng c a mình.