33 H th ng ch ng t k toán h
ớng d n ch y u là những ch ng t s
ử d ng trong n i b đ n vị. Nhà n ớc h ớng d n các chỉ tiêu đặc tr ng
để các ngành, các thành phần kinh t trên c sở đó v n d ng vào t ng tr
ờng h p c thể thích h p. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm b
ớt m t s chỉ tiêu c thể, thích h p với yêu cầu và n i dung ph n ánh nh ng ph i b o
đ m những y u t c b n c a ch ng t và có sự th a thu n b
ằng vĕn b n c a B Tài chính. Dù là ch ng t b
ắt bu c hay ch ng t h ớng d n, n i dung c a ch ng t k toán ph i có
đầy đ các y u t sau đây: - Tên g
ọi ch ng t hóa đ n, phi u thu, phi u chi.... - S hi u c a ch ng t .
- Ngày, tháng, n ĕm l p ch ng t .
- Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân l p ch ng t .
- Tên, địa chỉ c a đ n vị hoặc cá nhân nh n ch ng t .
- N i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh. - Các ch
ỉ tiêu về s l ng, đ n giá và giá trị. - Ch
ữ ký, họ và tên c a ng ời l p và những ng ời chịu trách nhi m liên quan
đ n ch ng t . Nh
ững ch ng t ph n ánh quan h kinh t giữa các pháp nhân thì ph i có ch
ữ ký c a ng ời kiểm tra k toán tr ởng và ng ời phê duy t th tr
ởng đ n vị, đóng dấu đ n vị. Đ i với những ch ng t liên quan đ n vi c bán hàng, cung cấp
d ịch v thì ngoài những y u t đã quy định nêu trên còn ph i có chỉ
tiêu: thu su ất và s thu ph i n p. Những ch ng t dùng làm cĕn c
tr ực ti p để ghi s k toán ph i c thêm chỉ tiêu định kho n k toán.
2. M t s quy đ nh chung v ch ng t k toán
- Ch ng t k toán ph i đ c l p đầy đ s liên theo quy định.
34 Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, trung th
ực, đấy đ các y u t g ch b ph
ần để tr ng. Không đ c tẩy xóa, sửa chữa trên ch ng t . Tr ờng h p vi t sai c
ần h y b , không xé rời ra kh i cu n. - Th tr
ởng và k toán tr ởng đ n vị tuy t đ i không đ c ký trên ch ng t tr
ắng, m u in sẵn khi ch a ghi đầy đ n i dung, y u t phát sinh.
- Ch ng t k toán có ý ngh ĩa rất lớn trong công tác lãnh đ o kinh
t c ũng nh trong công tác kiểm tra, phân tích ho t đ ng kinh t và
b o v tài s n c a đ n vị. Ngoài vi c đ m b o tính pháp lý cho các s
li u trong s k toán, ch ng t k toán còn là c s ở để xác định ng ời
ch ịu trách nhi m v t chất, nhằm ngĕn ng a những hi n t ng vi ph m
các chính sách, ch đ , thể l kinh t tài chính do Nhà n ớc ban hành;
ph c v cho vi c thông tin kinh t , truy ền đ t và kiểm tra vi c thực
hi n các m nh l nh ch ỉ thị c a cấp trên và có c sở để gi i quy t mọi
s ự tranh chấp, khi u t n u có.
3. Phân lo i ch ng t k toán
Để thu n ti n trong vi c phân bi t và sử d ng t ng lo i ch ng t k toán, ng
ời ta ti n hành phân lo i ch ng t theo các đặc tr ng ch y u khác nhau nh : công d ng c a ch ng t ;
địa điểm l p ch ng t ; n i dung nghi p v kinh t , tính c
ấp bách c a thông tin trong ch ng t ...
3.1. Phân lo i theo công d ụng của chứng từ
Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : ch ng t m nh l nh; ch ng t ch
ấp hành; ch ng t th t c k toán và ch ng t liên h p.
- Ch ứng từ mệnh lệnh: Là lo i ch ng t dùng để truyền đ t những
m nh l nh hay ch ỉ thị c a ng ời lãnh đ o cho các b ph n cấp d ới thi
hành nh : L nh chi ti ền mặt; l nh xuất kho v t t . Lo i ch ng t này
35 ch
ỉ mới ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh nh ng ch a nói tới m c
đ hoàn thành c a nghi p v , do đó ch a đ điều ki n ghi chép thanh toán vào s sách k toán.
- Ch ứng từ chấp hành: Là những ch ng t ch ng minh cho m t
nghi p v kinh t nào đó đã thực sự hoàn thành nh : phi u thu tiền
m ặt, phi u chi tiền mặt, phi u xuất kho... Ch ng t chấp hành cùng
v ới ch ng t m nh l nh có đ điều ki n đ c dùng làm cĕn c ghi s
k toán. - Ch
ứng từ thủ tục: Là những ch ng t t ng h p, phân lo i các nghi p v kinh t có liên quan theo nh
ững đ i t ng c thể nhất định c a k toán,
để thu n l i trong vi c ghi s và đ i chi u các lo i tài li u.
Đây chỉ là ch ng t trung gian, ph i kèm theo ch ng t ban đầu m
ới đầy đ c sở pháp lý ch ng minh tính h p pháp c a nghi p v . - Ch
ứng từ liên hợp: Là lo i ch ng t mang đặc điểm c a 2 hoặc 3 lo i ch ng t nói trên nh : Hóa
đ n kiêm phi u xuất kho phi u xuất v t t theo h n m c...
3.2. Phân lo i theo trình t ự lập chứng từ
Theo cách phân lo i này, ch ng t k toán đ c phân ra các lo i:
ch ng t ban đầu và ch ng t t ng h p.
- Ch ứng từ ban đầu còn gọi là ch ng t g c: Là những ch ng t
đ c l p trực ti p khi nghi p v kinh t phát sinh hay v a hoàn thành. Ch ng t ban
đầu g m tất c các lo i hóa đ n, phi u xuất nh p v t t , l nh thu chi ti
ền mặt... - Ch
ứng từ tổng hợp: Là lo i ch ng t dùng để t ng h p s li u c a các nghi p v kinh t cùng lo i nh
ằm gi m nhẹ công tác k toán và
đ n gi n trong vi c ghi s nh : B ng t ng h p ch ng t g c hay b ng kê phân lo i ch ng t g c.
Ch ng t t ng h p ch ỉ có các giá trị pháp lý khi có ch ng t ban
36 đầu kèm theo.
3.3. Phân lo i theo ph ương thức lập chứng từ
Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t m t l ần
và ch ng t nhi ều lần.
- Ch ứng từ một lần: Là lo i ch ng t mà vi c ghi chép nghi p v
kinh t phát sinh ch ỉ ti n hành m t lần, sau đó đ c chuyển vào ghi s
k toán. - Ch
ứng từ nhiều lần: Là lo i ch ng t ghi m t lo i nghi p v kinh t ti p di n nhi
ều lần. Sau m i lần ghi các con s đ c c ng d n t
ới m t giới h n đã đ c xác định tr ớc đ c chuyển vào ghi vào s k toán.
3.4. Phân lo i theo địa điểm lập chứng từ
Theo cách phân lo i này, ta có các lo i ch ng t : ch ng t bên trong và ch ng t bên ngoài.
- Ch ứng từ bên trong còn gọi là ch ng t n i b là những ch ng
t đ c l p ra trong n i b đ n vị k toán và chỉ liên quan đ n các
nghi p v kinh t gi i quy t nh ững quan h trong n i b đ n vị nh :
B ng tính kh ấu hao tài s n c định, biên b n kiểm kê n i b .
- Ch ứng từ bên ngoài : Là những ch ng t về các nghi p v có
liên quan đ n đ n vị k toán nh ng đ c l p ra t các đ n vị khác
nh : Hóa đ n bán hàng, hóa đ n : c a các đ n vị cung cấp dịch v ...
3.5. Phân lo i theo n ội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh
trong ch ứng từ
Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t liên quan đ n các
n i dung hay còn g ọi là chỉ tiêu sau đây:
- Ch ỉ tiêu lao đ ng và tiền l ng
- Ch ỉ tiêu hàng t n kho
37 - Ch
ỉ tiêu bán hàng - Ch
ỉ tiêu tiền t - Ch
ỉ tiêu tài s n c định
3.6. Phân lo i theo tính c ấp bách của thông tin trong chứng từ
Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t bình th
ờng và ch ng t báo đ ng: - Ch
ứng từ bình thường: Là những ch ng t mà thông tin trong đó mang tính ch
ất bình th ờng, đ c quy định chung đ i với các nghi p v kinh t phù h p v
ới ho t đ ng c a đ n vị. - Ch
ứng từ báo động: Là những ch ng t ch a đựng những thông tin th
ể hi n m c đ di n bi n không bình th ờng c a các nghi p v kinh t nh : s
ử d ng v t t đã v t định m c, những ch ng t về mất tr m, m
ất cắp...
3.7. Phân lo i theo d ng th ể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin
c ủa chứng từ
Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t thông th
ờng và ch ng t đi n tử: - Ch
ứng từ thông thường: là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng gi
ấy tờ để ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không ph i th
ể hi n qua d ng dữ li u đi n tử. - Ch
ứng từ điện tử. là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng dữ li u đi n tử, đ c mã hoá mà không bị thay đ i trong quá trình truyền qua
m ng máy tính ho ặc trên v t mang tin nh : b ng t , đĩa t , các lo i
th ẻ thanh toán...
4. Ki m tra và x lý ch ng t k toán
4.1. Ki ểm tra chứng từ
T ất c các ch ng t k toán do đ n vị l p ra hoặc t bên ngoài
38 vào,
đều ph i t p trung vào b ph n k toán c a đ n vị để kiểm tra và xác minh là
đúng thì mới đ c dùng để ghi s . N i dung c a vi c ki
ểm tra ch ng t k toán bao g m: - Ki
ểm tra tính chính xác c a s li u thông tin trên ch ng t - Ki
ểm tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t phát sinh - Ki
ểm tra tính đấy đ , rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu ph n ánh trên ch ng t .
- Ki ểm tra vi c chấp hành quy ch qu n lý n i b , kiểm tra xét
duy t đ i với t ng lo i nghi p v kinh t tài chính.
Khi ki ểm tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m
ch đ , qu n lý kinh t tài chính c a Nhà n ớc thì ph i t ch i thực
hi n, đ ng thời ph i báo ngay cho th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị
bi t để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp lu t hi n hành.
Đ i với những ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và con s không rõ ràng thì ng
ời chịu trách nhi m kiểm tra ph i tr l i ho
ặc báo cho n i l p ch ng t bi t đề làm l i hay làm thêm th t c và
điều chỉnh sau đó mới dùng làm cĕn c để ghi s k toán.
4.2. Ch ỉnh lý chứng từ
Ch ỉnh lý ch ng t là công vi c chuẩn bị để hoàn thi n đầy đ các
y u t trên ch ng t , phân lo i t ng h p ch ng t tr ớc khi ghi s k
toán. Ch ỉnh lý ch ng t g m: ghi đ n giá, s tiền trên ch ng t đ i
v ới lo i ch ng t có yêu cầu này, ghi các y u t cần thi t khác, định
kho n k toán và phân lo i ch ng t , t ng h p s li u các ch ng t cùng lo i l p ch ng t t ng h p.
4.3. T ổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Luân chuy ển ch ng t là giao chuyển ch ng t lần l t tới các b
ph n có liên quan, để những b ph n này nắm đ c tình hình, kiểm
39 tra, phê duy t, l
ấy s li u ghi vào s k toán. Tùy theo t ng lo i ch ng t mà có trình t
ự luân chuyển phù h p, theo nguyên tắc t ch c luân chuy
ển ch ng t ph i đ t đ c nhanh chóng, kịp thời không gây trở ng i cho công tác k toán.
Để sự luân chuyển ch ng t , ghi s k toán đ c h p lý nền n p, cần xây dựng s đ luân chuyển ch ng t k
toán cho t ng lo i ch ng t , trong đó quy định đ ờng đi c a ch ng t ,
th ời gian cho m i b ớc luân chuyển, nhi m v c a ng ời nh n đ c
ch ng t . Ch ng t là m t khâu quan tr
ọng trong quá trình k toán. Có thể nói ch
ất l ng công tác k toán ph thu c tr ớc h t vào chất l ng c a ch ng t k toán. Vì v y l p và luân chuy
ển ch ng t k toán là công vi c c
ần h t s c c i trọng để đ m b o tính h p pháp c a ch ng t : Tuân theo
đúng nguyên tắc l p và ph n ánh đúng sự th t nghi p v kinh t . H n n
ữa còn cần quan tâm đ n vi c c i ti n công tác k toán nói chung theo các h
ớng sau: Gi m s l
ng ch ng t để đ cho nhu cầu, tránh th a hoặc trùng
l ặp. H n ch sử d ng ch ng t liên h p, ch ng t nhiều lần. Xác định
đúng những b ph n cần l u ch ng t để gi m s liên c a ch ng t t
ới m c h p lý. Đ n gi n hóa n i dung ch ng t : Ch ng t chỉ bao g m những
n i dung th t c ần thi t. Đ n gi n hóa ti n tới th ng nhất, tiêu chuẩn
hóa ch ng t . H p lý hóa th t c, ký, xét duy t ch ng t . Quy ch hóa các b
ớc x
ử lý t ng lo i ch ng t . Xây d ng s đ luân chuyển ch ng t khoa h
ọc.
4.4. B ảo quản và lưu trữ chứng từ
Vì ch ng t k toán là tài li u g c, có giá tr ị pháp lý nên sau khi
dùng làm c ĕn c vào s , ch ng t k toán ph i đ c sắp x p theo trình
40 t
ự, đóng gói cẩn th n và ph i đ c b o qu n l u trữ để khi cần có c s
ở đ i chi u, kiểm tra. Tr
ớc khi đ a vào l u trữ, ch ng t đ c sắp x p phân lo i để thu n ti n cho vi c tìm ki m và b o
đ m không bị h ng, mất. Th
ời gian l u trữ ở phòng k toán không quá m t nĕm, sau đó đ a vào n i l u tr
ữ dài h n, thời gian l u trữ ở n i l u trữ dài h n đ c quy
định chi ti t trong Lu t k toán. Điều 31 c a Lu t K toán ghi rõ: đ i với những ch ng t sử d ng trực ti p để ghi s k toán và l p báo
cáo tài chính th ời gian l u trữ t i thiểu là 10 nĕm.
5. Danh m c ch ng t k toán doanh nghi p
M t trong nh ững n i dung c b n c a Ch đ k toán doanh
nghi p ban hành kèm theo Quy t định s 152006QĐ-BTC ngày 20
tháng 03 n ĕm 2006 c a b tr ởng B Tài chính là h th ng ch ng t
k toán. H th ng ch ng t k toán bao g m danh m c ch ng t , các m u
bi ểu ch ng t và cách ghi chép t ng ch ng t . Danh m c ch ng t k
toán bao g m 37 m u bi ểu đ c chia thành 5 lo i:
Lo i 1 - Lao đ ng tiền l ng g m 12 ch ng t
Lo i 2 - Hàng t n kho g m 7 ch ng t Lo i 3 - Bán hàng g m 2 ch ng t
Lo i 4 - Ti ền t g m 10 ch ng t
Lo i 5 - Tài s n c định g m 6 ch ng t
Ngoài ra B Tài chính c ũng h ớng d n sử d ng m t s ch ng t
ban hành kèm theo các v ĕn b n khác. Danh m c ch ng t k toán
doanh nghi p đ c thể hi n qua b ng sau đây:
41
B ng 2.1. Danh m c ch ng t k toán
Tính ch t TT Tên
ch ng t S hi u
BB HD
I Lao đ ng ti n l ng
1 B ng ch ấm công
01A-L ĐTL
x 2 B ng ch
ấm công làm thêm giờ 01B-LĐTL x
3 B ng thanh toán ti ền l ng 02-LĐTL x
4 B ng thanh toán ti ền th ởng 03-LĐTL x
5 Gi ấy đi đ ờng 04-LĐTL x
6 Phi u xác nh n s n ph ẩm hoặc công
vi c hoàn thành 05-L
ĐTL x 7 B ng thanh toán ti
ền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 B ng thanh toán ti
ền thuê ngoài 07-L
ĐTL x 9 H p
đ ng giao khoán 08-L
ĐTL x 10 Biên b n thanh lý nghi m thu h p
đ ng giao khoán 09-L
ĐTL x 11 B ng kê trích n p các kho n theo
l ng
10-L ĐTL x
12 B ng phân b ti ền l ng và b o hiểm
xã h i 11 -L
ĐTL x
II Hàng t n kho
1 Phi u nh p kho 01-VT
x 2 Phi u xu
ất kho 02-VT
x 3 Biên b n kiêm nghi m v t t , công
c , s n ph ẩm, hàng hoá
03-VT x 4 Phi u báo v t t còn l i cu i k
ỳ 04-VT x
5 Biên b n ki
ểm kê v t t , công c , s n l
g, hàng hoá 05-VT x
6 B ng kê mua hàng 06-VT
x
42
Tính ch t TT Tên
ch ng t S hi u
BB HD
7 B ng phân b nguyên li u, v t li u, công c , d ng c
07-VT x
III Bán hàng
1 B ng thanh toán hàng đ i lý, ký gửi 01-BH x
2 Th ẻ quầy hàng
02-BH x
IV Ti n t
1 Phi u thu 01-TT
x 2 Phi u chi
02-TT x
3 Gi ấy đề nghị t m ng 03-TT
x 4 Gi
ấy thanh toán tiền t m ng 04-TT x
5 Gi ấy đề nghị thanh toán
05-TT x
6 Biên lai thu ti ền 06-TT
x 7 B n kê vàng, b c, kim khí quý,
đá quý
07-TT x 8 B ng ki
ểm kê quỹ dùng cho VND 08a-TT
x 9 B ng ki
ểm kê quỹ dùng cho ngo i t , vàng b c...
08b-TT x 10 B ng kê chi ti
ền 09-TT x
V Tài s n c đ nh
1 Biên b n giao nh n TSC Đ 01-TSCĐ x
2 Biên b n thanh lý TSC Đ 02-TSCĐ x
3 Biên b n bàn giao TSC Đ sửa chữa
l ớn hoàn thành
03-TSC Đ x
4 Biên b n đánh giá l i TSCĐ 04-TSCĐ x
5 Biên b n ki ểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x
6 B ng tính và phân b kh ấu hao
TSC Đ
06-TSC Đ x
43
Tính ch t TT Tên
ch ng t S hi u
BB HD CH NG T BAN HÀNH THEO CÁC V
ĔN B N PHÁP LU T KHÁC
1 Gi ấy ch ng nh n nghỉ m h ởng
BHXH x
2 Danh sách ng ời nghỉ h ởng tr cấp
ôm đau, thai s n
x 3 Hoá
đ n Giá trị gia tĕng
01GTKT-3LL
x 4 Hoá
đ n bán hàng thông th ờng
02GTGT-3LL
x 5 Phi u xu
ất kho kiêm v n chuy n n i b
03 PXK-3LL
x 6 Phi u xu
ất kho hàng gìn đ i lý
04HDL-3LL
x 7 Hoá
đ n dịch v cho thuê tài chính
05 TTC-LL
x 8 B ng kê thu mua hàng hoá mua vào
không có hoá đ n
04GTGT
x 9 ….
Ghi chú: BB: M u b
ắt bu c; HD: M u h ớng d n M u bi
ểu và ph ng pháp ghi chép t ng ch ng t k toán trong danh m c ch ng t k toán nêu trên có th
ể tham kh o ở các sách ch đ k toán hoặc các tài li u về h ớng d n thực hành ch đ k toán
doanh nghi p.
II. KI M KÊ TÀI S N 1. N i dung công tác ki m kê
Ki ểm kê là vi c kiểm tra t i ch các lo i tài s n hi n có nhằm xác
định chính th c s thực có tài s n trong thực t , phát hi n các kho n chênh l nh gi
ữa s thực t so với s li u trên s sách k toán. S li u trên s sách k toán là s li u trên c s
ở c p nh t các
