Ki ểm tra chứng từ Ch ỉnh lý chứng từ T ổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

37 - Ch ỉ tiêu bán hàng - Ch ỉ tiêu tiền t - Ch ỉ tiêu tài s n c định

3.6. Phân lo i theo tính c ấp bách của thông tin trong chứng từ

Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t bình th ờng và ch ng t báo đ ng: - Ch ứng từ bình thường: Là những ch ng t mà thông tin trong đó mang tính ch ất bình th ờng, đ c quy định chung đ i với các nghi p v kinh t phù h p v ới ho t đ ng c a đ n vị. - Ch ứng từ báo động: Là những ch ng t ch a đựng những thông tin th ể hi n m c đ di n bi n không bình th ờng c a các nghi p v kinh t nh : s ử d ng v t t đã v t định m c, những ch ng t về mất tr m, m ất cắp...

3.7. Phân lo i theo d ng th ể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin

c ủa chứng từ Theo cách phân lo i này ta có các lo i ch ng t : Ch ng t thông th ờng và ch ng t đi n tử: - Ch ứng từ thông thường: là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng gi ấy tờ để ch ng minh nghi p v kinh t phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không ph i th ể hi n qua d ng dữ li u đi n tử. - Ch ứng từ điện tử. là ch ng t đ c thể hi n d ới d ng dữ li u đi n tử, đ c mã hoá mà không bị thay đ i trong quá trình truyền qua m ng máy tính ho ặc trên v t mang tin nh : b ng t , đĩa t , các lo i th ẻ thanh toán...

4. Ki m tra và x lý ch ng t k toán

4.1. Ki ểm tra chứng từ

T ất c các ch ng t k toán do đ n vị l p ra hoặc t bên ngoài 38 vào, đều ph i t p trung vào b ph n k toán c a đ n vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đ c dùng để ghi s . N i dung c a vi c ki ểm tra ch ng t k toán bao g m: - Ki ểm tra tính chính xác c a s li u thông tin trên ch ng t - Ki ểm tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t phát sinh - Ki ểm tra tính đấy đ , rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu ph n ánh trên ch ng t . - Ki ểm tra vi c chấp hành quy ch qu n lý n i b , kiểm tra xét duy t đ i với t ng lo i nghi p v kinh t tài chính. Khi ki ểm tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m ch đ , qu n lý kinh t tài chính c a Nhà n ớc thì ph i t ch i thực hi n, đ ng thời ph i báo ngay cho th tr ởng và k toán tr ởng đ n vị bi t để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp lu t hi n hành. Đ i với những ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và con s không rõ ràng thì ng ời chịu trách nhi m kiểm tra ph i tr l i ho ặc báo cho n i l p ch ng t bi t đề làm l i hay làm thêm th t c và điều chỉnh sau đó mới dùng làm cĕn c để ghi s k toán.

4.2. Ch ỉnh lý chứng từ

Ch ỉnh lý ch ng t là công vi c chuẩn bị để hoàn thi n đầy đ các y u t trên ch ng t , phân lo i t ng h p ch ng t tr ớc khi ghi s k toán. Ch ỉnh lý ch ng t g m: ghi đ n giá, s tiền trên ch ng t đ i v ới lo i ch ng t có yêu cầu này, ghi các y u t cần thi t khác, định kho n k toán và phân lo i ch ng t , t ng h p s li u các ch ng t cùng lo i l p ch ng t t ng h p.

4.3. T ổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Luân chuy ển ch ng t là giao chuyển ch ng t lần l t tới các b ph n có liên quan, để những b ph n này nắm đ c tình hình, kiểm 39 tra, phê duy t, l ấy s li u ghi vào s k toán. Tùy theo t ng lo i ch ng t mà có trình t ự luân chuyển phù h p, theo nguyên tắc t ch c luân chuy ển ch ng t ph i đ t đ c nhanh chóng, kịp thời không gây trở ng i cho công tác k toán. Để sự luân chuyển ch ng t , ghi s k toán đ c h p lý nền n p, cần xây dựng s đ luân chuyển ch ng t k toán cho t ng lo i ch ng t , trong đó quy định đ ờng đi c a ch ng t , th ời gian cho m i b ớc luân chuyển, nhi m v c a ng ời nh n đ c ch ng t . Ch ng t là m t khâu quan tr ọng trong quá trình k toán. Có thể nói ch ất l ng công tác k toán ph thu c tr ớc h t vào chất l ng c a ch ng t k toán. Vì v y l p và luân chuy ển ch ng t k toán là công vi c c ần h t s c c i trọng để đ m b o tính h p pháp c a ch ng t : Tuân theo đúng nguyên tắc l p và ph n ánh đúng sự th t nghi p v kinh t . H n n ữa còn cần quan tâm đ n vi c c i ti n công tác k toán nói chung theo các h ớng sau: Gi m s l ng ch ng t để đ cho nhu cầu, tránh th a hoặc trùng l ặp. H n ch sử d ng ch ng t liên h p, ch ng t nhiều lần. Xác định đúng những b ph n cần l u ch ng t để gi m s liên c a ch ng t t ới m c h p lý. Đ n gi n hóa n i dung ch ng t : Ch ng t chỉ bao g m những n i dung th t c ần thi t. Đ n gi n hóa ti n tới th ng nhất, tiêu chuẩn hóa ch ng t . H p lý hóa th t c, ký, xét duy t ch ng t . Quy ch hóa các b ớc x ử lý t ng lo i ch ng t . Xây d ng s đ luân chuyển ch ng t khoa h ọc.

4.4. B ảo quản và lưu trữ chứng từ