Sekretariat Dewan Komisaris Board Manual PT SUCOFINDO (PERSERO) ilove compressed

1 99 d. Sebagai penghubung Liaison Officer Dewan Komisaris dengan pihak lain. Dalam rangka tertib administrasi dan pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik, Sekretariat Dewan Komisaris wajib memastikan dokumen penyelenggaraan kegiatan Dewan Komisaris tersimpan dengan baik di Perusahaan. 200 200 Peraturan Menteri BUMN No. PER-12MBU2012 Pasal 4 Ayat 3 B AB I PENDAHULUAN B AB II DIREKSI B AB III DEW AN KOMISARIS B AB IV KEGIA T AN ANT AR ORGAN PERUSAHAAN B AB V PENUTUP 99 1 100 1 101 BAB IV KEGIATAN ANTAR ORGAN PERUSAHAAN A. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI Hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dan Direksi merupakan salah satu hal yang sangat penting agar masing-masing Organ Perusahaan tersebut dapat bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan fungsinya masing-masing. Untuk itu PT SUCOFINDO PERSERO dalam menjaga hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi menerapkan prinsip- prinsip sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris menghormati fungsi dan peranan Direksi dalam mengurus Perusahaan sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun Anggaran Dasar Perusahaan. 2. Direksi menghormati fungsi dan peranan Dewan Komisaris untuk melakukan pengawasan dan pemberian nasihat terhadap kebijakan pengurusan Perusahaan yang dilakukan oleh Direksi. 3. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan yang bersifat formal, dalam arti harus senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan. 4. Setiap hubungan kerja yang bersifat informal dapat dilakukan oleh masing-masing Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, namun tidak dapat dipakai sebagai kebijakan formal sebelum melalui mekanisme atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan. 5. Dewan Komisaris berhak memperoleh akses atas informasi Perusahaan secara tepat waktu, terukur dan lengkap. 6. Direksi bertanggungjawab untuk memastikan bahwa informasi mengenai Perusahaan diberikan kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu, terukur dan lengkap. 7. Dalam hal surat menyurat antara Direksi dan Dewan Komisaris harus menjelaskan maksud dan tujuan atas surat tersebut. 8. Dalam rangka memperoleh informasi lebih lanjut atas sesuatu hal, Dewan Komisaris dapat meminta penjelasan tersebut kepada pejabat di bawah Direksi dengan terlebih dahulu melakukan koordinasi dengan 101 B AB I PENDAHULUAN B AB II DIREKSI B AB III DEW AN KOMISARIS B AB IV KEGIA T AN ANT AR ORGAN PERUSAHAAN B AB V PENUTUP 1 102 Direksi sehingga tercipta keseimbangan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi dengan tujuan komunikasi korporasi melalui informasi satu pintu one gate policy dapat tercapai. 9. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan kelembagaan dalam arti bahwa Dewan Komisaris dan Direksi sebagai jabatan kolektif yang merepresentasikan keseluruhan anggota-anggotanya, sehingga setiap hubungan kerja antara Anggota Dewan Komisaris dengan Anggota Direksi harus diketahui oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi lainnya. B. RAPAT DEWAN KOMISARIS BERSAMA DIREKSI RAPAT GABUNGAN

1. Kebijakan Umum

a. Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi Rapat Gabungan adalah rapat Dewan Komisaris yang mengundang Direksi. b. Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi Rapat Gabungan sebagai bentuk koordinasi dan komunikasi mengenai penjelasan Direksi atas hal-hal yang harus mendapat persetujuan Dewan Komisaris dan dalam rangka membahas laporan-laporan periodik Direksi; membahas kondisi dan prospek usaha; dan membahas kebijakan nasional yang berdampak pada kinerja Perusahaan serta memberikan tanggapan, catatan dan nasihat yang dituangkan dalam Risalah Rapat. c. Rapat Gabungan dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, serta dapat dihadiri Sekretaris Dewan Komisaris, Sekretaris Perusahaan atau pejabat lain yang ditugaskan oleh Komisaris UtamaDirektur Utama serta dapat mengundang narasumber dari dalam maupun luar Perusahaan, kecuali untuk rapat-rapat khusus hanya boleh dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi. d. Dalam hal Dewan Komisaris perlu mengambil keputusan atas hal- hal yang harus mendapat persetujuan Dewan Komisaris dilakukan melalui Rapat Dewan Komisaris.

2. Tempat Penyelenggaraan Rapat

Rapat Gabungan dapat diadakan di tempat kedudukan Perusahaan atau ditempat lain di dalam wilayah Republik Indonesia. 102 1 103

3. Agenda dan Panggilan Rapat

a. Agenda Pokok dan jadwal rapat Gabungan disusun oleh Dewan Komisaris untuk 1 satu tahun kalender setiap tahunnya. b. Undangan dan agenda rapat gabungan disampaikan oleh Sekretaris Dewan Komisaris atas nama Dewan Komisaris kepada Direktur Utama, paling lambat 3 tiga hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat. c. Undangan rapatpanggilan rapat harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat. d. Materi rapat disiapkan oleh Sekretaris Dewan Komisaris yang disampaikan bersamaan dengan penyampaian undangan.

4. Pimpinan Rapat

a. Rapat Gabungan dipimpin oleh Komisaris Utama. b. Dalam hal Komisaris Utama tidak hadir atau berhalangan, rapat dipimpin oleh seorang Anggota Dewan Komisaris lainnya yang ditunjuk oleh Komisaris Utama. c. Dalam hal Komisaris Utama tidak melakukan penunjukan, maka Anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris bertindak sebagai pimpinan rapat. d. Dalam hal anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris lebih dari 1 satu orang, maka Anggota Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada butir c ini yang tertua dalam usia bertindak sebagai pimpinan rapat.

5. Pengambilan Keputusan

a. Rapat Gabungan tidak harus mengambil suatu keputusan, mengingat Rapat Gabungan merupakan rapat koordinasi antara Dewan Komisaris dan Direksi dalam memonitor kinerja Perusahaan dan membahas situasi terkini yang mungkin berdampak bagi kegiatan operasional Perusahaan, serta dapat menjadi bahan masukanpertimbangan bagi Dewan Komisaris dan Direksi untuk melakukan tindakan sesuai dengan batas kewenangannya masing- masing. b. Dalam hal Dewan Komisaris perlu mengambil keputusan atas aspek-aspek strategis antara lain meliputi semua perbuatan Direksi 103 B AB I PENDAHULUAN B AB II DIREKSI B AB III DEW AN KOMISARIS B AB IV KEGIA T AN ANT AR ORGAN PERUSAHAAN B AB V PENUTUP