Pimpinan Rapat Mekanisme Pelaksanaan Rapat Direksi a. Jadwal, Panggilan dan Agenda Rapat

1 40 maka Direktur yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai pemimpin Rapat Direksi. 78

d. Prosedur Rapat Direksi

1 Sekretaris Perusahaan menerima bahan- bahandokumenlaporan manajemen dari Direksi. Bahan- bahandokumenlaporan manajemen tersebut akan digunakan sebagai bahan rapat Direksi. Bahan-bahan tersebut antara lain: Laporan Bulanan Perusahaan, Laporan Triwulanan Perusahaan, dan Laporan Tahunan Perusahaan serta laporan lainnya; 2 Sekretaris Perusahaan mendokumentasikan bahan- bahanlaporandokumen yang diterima sesuai prosedur administrasi surat yang ada; 3 Sekretaris Perusahaan menyampaikan bahan- bahandokumenlaporan tersebut kepada Direktur Utama; 4 Direktur Utama mempelajari bahan-bahan tersebut dan memberikan arahan kepada Sekretaris Perusahaan untuk ditindaklanjuti; 5 Jika arahan tersebut harus ditindaklanjuti dengan rapat, Sekretaris Perusahaan segera menyusun agenda rapat; 6 Sekretaris Perusahaan mengedarkan agenda rapat beserta bahan-bahandokumenlaporan yang akan dirapatkan kepada para anggota Direksi untuk mendapatkan masukan-masukan atas agenda tersebut; 7 Anggota Direksi menerima, membaca dan mempelajari agenda rapat beserta bahan-bahannya. Setelah selesai, agenda tersebut dikirimkan kembali kepada Sekretaris Perusahaan beserta masukan-masukan dari anggota Direksi yang bersangkutan dan membubuhkan paraf atau tanda tangan sebagai tanda menyetujui agenda rapat tersebut; 8 Sekretaris Perusahaan membuat surat undangan rapat setelah menerima agenda yang telah disetujui oleh Direksi; 9 Dalam surat undangan tersebut, Sekretaris Perusahaan menyusun butir-butir masalah yang akan dibicarakan dalam rapat; 78 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO PERSERO Pasal 12 ayat 14 40 1 41 10 Jika rapat tersebut mengundang pihak lain, Sekretaris Perusahaan bertugas untuk membuat surat undangan kepada pihak yang dimaksud. Dalam hal pihak lain tersebut berasal dari Manajemen yaitu pejabat 1 satu tingkat danatau 2 dua tingkat di bawah Direksi, maka untuk maksud tersebut harus sepengetahuan Direksi terkait; 11 Peserta rapat menerima undangan dan bahan-bahan rapat; 12 Materi rapat disiapkan oleh Sekretaris Perusahaan. Materi rapat dapat disampaikan bersamaan dengan penyampaian undangan.

e. Mekanisme Kehadiran

1 Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat, apabila dihadiri atau diwakili lebih dari ½ satu per dua dari jumlah Direktur Perusahaan. 2 Dalam mata acara lain-lain, Rapat Direksi tidak berhak mengambil keputusan kecuali semua anggota Direksi atau wakilnya yang sah, hadir dan menyetujui penambahan mata acara rapat. 79 3 Seorang Direktur dapat diwakili dalam rapat hanya oleh Direktur lainnya berdasarkan kuasa tertulis yang diberikan dalam surat pelimpahan tugas dan wajib terlebih dahulu dibicarakan bersama dengan Direktur yang memberi pelimpahan. 4 Seorang Direktur hanya dapat mewakili seorang Direktur lainnya. 5 Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama berhalangan, rapat dipimpin oleh seorang Direktur lainnya yang ditunjuk oleh Direktur Utama, atau yang mendapatkan pelimpahan tugas. 6 Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan, maka Direktur yang tertua dalam jabatan yang memimpin Rapat Direksi, jika terdapat lebih dari 1 satu Direktur yang tertua dalam jabatan, maka Direktur yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai Pipinan Direksi. 79 Anggaran Dasar PT SUCOFINDO PERSERO Pasal 12 ayat 10 41 B AB I PENDAHULUAN B AB II DIREKSI B AB III DEW AN KOMISARIS B AB IV KEGIA T AN ANT AR ORGAN PERUSAHAAN B AB V PENUTUP