Gambar 5 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Terbuka
4.1.8. Pendidikan Terbuka
Pendidikan terbuka dapat dilakukan, baik dengan sistem PJJ maupun dengan sistem pendidikan tatap muka Suparman, 2004 sebagai berikut:
1. Terbuka bagi siapa saja yang ingin mengikuti program pendidikan itu tanpa batas usia, pekerjaan, dan bahkan pada lembaga PJJ tertentu tanpa
batas, jenis atau tingkat ijazah yang pernah dimiliki sebelumnya. Untuk UT, misalnya, penerimaan menjadi mahasiswa tidak dibatasi oleh jenis
dan lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas SLTA.
2. Terbuka bagi siswa untuk memilih mata pelajaran, atau program yang sesuai dengan minat dan kebutuhannya.
3. Terbuka untuk masuk registrasi dan keluar dari proses pendidikan tersebut, tanpa terikat waktu. Untuk UT, misalnya mahasiswa boleh
mengambil satu 1 matakuliah saja lalu berhenti, atau pada kesempatan lain boleh meregistrasi lagi dan mengambil PS, atau matakuliah lain.
4.1.9. Perkembangan Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa UT
Secara luas layanan belajar mahasiswa dalam sistem PTJJ dapat diartikan sebagai bentuk semua layanan bantuan yang diberikan kepada mahasiswa
agarmereka mampu belajar secara mandiri dengan sukses Belawati, dalam Universitas Terbuka 2007. Beragam kondisi mahasiswaPTJJ, baik dari segi
tempat tinggal, usia, pendidikan, kemampuan belajar, maupun fasilitas belajar,akan berpengaruh terhadap sistem layanan belajar yang diberikannya.
Semakin baik layanan belajaryang diberikan kepada mahasiswa, akan membuat semakin kuatnya animo masyarakat untuk belajar pada institusi PTJJ. Sebaliknya,
dukungan layanan belajar yang kurang baik akan menurunkan motivasi belajar mahasiswa. Dengan demikian dapat diartikan, bahwa baik buruknya layanan
belajaryang diberikan oleh institusi PTJJ akan berpengaruh besar terhadap tinggi rendahnya angkapartisipasi mahasiswanya.
Layanan bantuan bagi mahasiswa LBM di UT disediakan baik bagi mahasiswa maupun calon mahasiswa. Di UT, layanan bantuan dikenal dengan
istilah pelayanan mahasiswa. Secara umum pelayanan mahasiswa di UT bertujuan untuk 1 memfasilitasi dan membantu proses belajar mahasiswa, 2 mendorong
mahasiswa agar dapat belajar secara mandiri, 3 merespons pertanyaan atau permintaan mahasiswa secara tepat dan efisien, dan 4 menyelesaikan masalah
mahasiswa secara akurat dan tepat waktu Puspitasari, 2007. Layanan bantuan yang disediakan UT mencakup penyediaan informasi
dan konsultasi, layanan administrasi akademik, serta layanan akademik. Dalam hal ini hubungan antara kategori LBM dan pengguna layanan dimuat pada
Gambar 6
.
Gambar 6 Layanan bantuan bagi mahasiswa UT
Layanan Informasi dan Konsultasi
Penyediaan informasi dan konsultasi merupakan layanan yang sangat penting pada sistem PTJJ yang diterapkan di UT, mengingat mahasiswa terpisah
secara fisik dari universitas, dari dosen maupun sesama mahasiswa. Layanan ini diberikan untuk memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya kepada para
mahasiswa maupun calon mahasiswa. Dengan memperoleh informasi secara mudah dan lengkap, mahasiswa maupun calon mahasiswa diharapkan lebih
termotivasi dalam belajar dan lebih terbantu dalam mengatasi kendala-kendala selama kuliah di UT.
Dari waktu ke waktu mahasiswa dapat melakukan konsultasi, baik pada saat pemilihan program studi dan pengambilan mata kuliah, pada saat mengalami
kesulitan belajar maupun dalam menyusun rencana dan strategi belajar. Dalam hal ini konsultasi yang disediakan lebih bersifat konsultasi akademik, bukan pada
masalah personal karena memang belum tersedia tenaga profesional yang dapat menangani konseling bagi mahasiswa.
Layanan bagi calon mahasiswa disediakan untuk memberikan kemudahan bagi para calon mahasiswa untuk memperoleh informasi selengkap-lengkapnya
mengenai UT. Layanan ini dapat diberikan baik sebelum calon mahasiswa memutuskan untuk mendaftar sebagai mahasiswa UT maupun setelah mereka
memutuskan untuk mendaftar. Layanan ini antara lain meliputi penyediaan informasi dan konsultasi mengenai hal-hal sebagai berikut :
Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa
Layanan Informasi dan Konsultasi
Layanan Administrasi Akademik
Layanan Akademik
Calon Mahasiswa dan Mahasiswa
Mahasiswa Penyelesaian Kasus
Mahasiswa Bantuan Belajar
a. Pemilihan PS b. Gambaran lama studi
c. Persyaratan dan cara menjadi mahasiswa UT d. Cara membeli atau memesan bahan belajar
e. Sistem belajar di UT f.
Informasi jenis, tempat, dan jadwal tutorial di UT Layanan bagi mahasiswa umumnya disediakan bagi para mahasiswa UT
yang memerlukan informasi berkaitan dengan proses registrasi, perubahan data, hasil ujian, dan status kelulusannya mereka. Informasi yang diberikan kepada
mahasiswa meliputi hal-hal berikut : a. Konsultasi tentang pengambilan beban studi yang harus ditempuh berdasarkan
prestasi belajar yang telah dicapai sebelumnya b. Informasi jadwal tutorial
c. Informasi jadwal yudisium dan wisuda d. Informasi nilai ujian
e. Konsultasi mengenai hasil belajar f.
Cara belajar untuk memperbaiki prestasi belajar Mahasiswa dan calon mahasiswa UT tersebar di seluruh Indonesia.
Aksesibilitas terhadap informasi sangat beragam, sesuai dengan komunikasi yang dimiliki. Agar dapat menjangkau calon mahasiswa, maupun para mahasiswa di
manapun berada, layanan informasi disediakan dalam berbagai cara dan dalam berbagai media, antara lain :
1. penyediaan brosur informasi umum tentang UT dan Program Studi. Brosur disebarkan baik oleh UT Pusat maupun Unit Program Belajar Jarak Jauh UT
yang tersebar di 36 kota di Indonesia 2. Penyediaan katalog, katalog UT menyajikan berbagai informasi penting tentang
UT, termasuk petunjuk registrasi dan ujian, daftar seluruh PS dan kurikulum yang ditawarkan, dan peraturan akademik
3. Pertemuan orientasi studi mahasiswa baru yang bertujuan untuk mengenalkan sistem belajar di UT
4. Penyediaan situs web UT. Layanan ini disediakan sejak tahun 1996, namun meskipun kios-kios internet telah tersedia di kota-kota kecil, kebiasaan untuk
mencari informasi melalui internet masih perlu ditingkatkan. 5. Penyediaan kalender akademik yang diberikan kepada mahasiswa setelah
melakukan registrasi dan dapat dilihat melalui situs web UT. 6. Penyediaan layanan informasi dan konsultasi melalui surat UT menyediakan
layanan informasi dan pelayanan mahasiswa melalui surat sejak tahun 1998.
Layanan Administrasi Akademik
Layanan bantuan belajar berupa layanan administrasi akademik diberikan dengan tujuan untuk membantu mahasiswa mengatasi atau menyelesaikan
masalah yang berkaitan dengan registrasi, penyediaan bahan ajar, ujian, dan akses terhadap data akademik Puspitasari, 2007. Layanan ini bertujuan untuk
mengidentifikasi masalah mahasiswa dan menyelesaikan kasus secara tuntas sesuai dengan peraturan akademik yang berlaku. Masalah yang tidak dapat selesai
karena bertentangan dengan peraturan yang berlaku diinformasikan kepada mahasiswa baik secara lisan maupun tertulis agar tidak terulang di kemudian hari.
Layanan administrasi akademik diharapkan dapat mengurangi kendala nonakademis yang dapat menghambat proses belajar dan kelangsungan belajar
mahasiswa UT.Layanan administrasi akademik yang disediakan UT bagi mahasiswa antara lain :
1. layanan melalui Unit Pelayanan Mahasiswa PELMA yang bertugas untuk melayani mahasiswa yang datang
2. Layanan mahasiswa melalui telepon dan fax, surat 3. Layanan peragaan nilai di website UT. Pada tahun 1999 UT mulai memberikan
layanan peragaan nilai melalui internet. Hal ini dinilai positif oleh mahasiswa, karena cukup banyak mahasiswa yang sering tidak menerima daftar nilai
ujiannya, karena alamatnya kurang jelas 4. Layanan forum tanggapan yang dilakukan oleh UT sejak tahun 2004 untuk
memberikan fasilitas kepada mahasiswa agar dapat saling berkomunikasi, baik antar sesama mahasiswa maupun dengan tutor dan pengelola UT. Layanan ini
cukup diminati oleh mahasiswa, karena dapat saling berdiskusi atau
berkonsultasi dengan permasalahan akademik selama mereka mengikuti pembelajaran di UT.
Selain layanan-layanan di atas, sejak tahun 2008 Fekon mengembangkan sistem aplikasi CRM Customer Relationship Management. Secara umum, CRM
merupakan suatu strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan mahasiswa dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi mahasiswa. CRM juga
menyimpan informasi mahasiswa dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara mahasiswa dan Fakultas. Melalui sistem yang menerapkan CRM, Fekon
membentuk hubungan yang lebih dekat dengan mahasiswa, dimana Fakultas dapat mengetahui kebutuhan mahasiswa dan menyediakan pilihan layanan yang sesuai
dengan permintaannya. Dengan demikian mahasiswa dapat memperoleh solusi dan alternatif layanan yang cepat dan tepat dan menjadi salah satu alat dalam
membangun hubungan antara Fekon dengan mahasiswa yang saling menguntungkan. Selain itu kegunaan sistem ini adalah untuk memudahkan
administrasi dan memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa. Setiap pengaduanusulanpertanyaankomentar mahasiswa dapat direspon
secara langsung baik oleh karyawan maupun tutor secara online. Pada aplikasi ini dilengkapi
dokumentasi dan
sejarah lengkap
dari setiap
pengajuan pengaduanusulanpertanyaankomentar mahasiwa, sehingga bisa ditelusuri
pengaduanusulanpertanyaankomentar mahasiswa yang sudah terjawab atau belum.Selain secara online, karyawan juga harus bertindak cepat dan tepat dalam
pemberian informasi secara langsung kepada mahasiswa, misalnya mengenai tutorial online, nilai ujian, dan informasi wisuda. Dalam hal pemberian informasi
tutorial online, hal-hal yang harus dilakukan oleh karyawan adalah pemberian jadwal tutorial, cara registrasi sebagai peserta tutorial, cara login, dan hal-hal lain
yang bersifat teknis. Bukan hanya karyawan, namun tutor juga harus bertindak cepat dan tepat dalam memberikan umpan balik kepada mahasiswa baik melalui
sistem aplikasi CRM seperti yang telah dijelaskan diatas, juga terhadap sistem tutorial online.Tutor wajib memberikan bimbingan kepada mahasiswa. Bimbingan
yang diberikan bukan hanya bersifat akademik, tetapi juga bersifat moril. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan motivasi mahasiswa agar prestasi belajar
mahasiswa sehingga meningkat. Namun terkadang sistem tutorial onlineyang
belum terlalu baik terkadang menjadi hambatan bagi mahasiswa dan tutor untuk saling berinteraksi. Seiring perkembangan teknologi dan globalisasi, setiap
tahunnya UT berusaha untuk selalu memperbaiki sistem tutorial online agar lebih baik.
Layanan Akademik
Layanan akademik diberikan kepada mahasiswa yang memerlukan bantuan dalam menyelesaikan masalah-masalah akademik yang dialami dalam
mempelajari bahan ajar. Mahasiswa dapat memperoleh layanan akademik yang berupa layanan tutorial, layanan konsultasi akademik dan layanan perpustakaan.
a. Layanan Bahan Ajar
Kategori