Tujuan Kearsipan Uraian Materi

2 Azas desentralisasi Pada azas ini masing-masing unit kerja menyimpan, mengendalikan dan mengelolah sepenuhnya seluruh kearsipannya, baik arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif Keuntungan : a pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhkan unit kerja masing-masing b pengguna akan lebih mudah mengenali arsipnya c memperkecil adanya kebocoran informasi arsip Kerugian : a membutuhkan peralatan dan ruangan yang besar b sistem penataan berkas yang diterapkan mungkin tidak seragam antara unit yang ada c memerlukan banyak pelaksana yang mempunyai pengetahuan pengelolaan arsip d menimbulkan banyak duplikasi arsip, karena penyimpanannya menyebar e kesulitan dalam melaksanakan penyusutan Gambar Bagan Organisasi dengan Asas Desentralisasi B a ga n O rga n is a s i d e ng a n A sa s D e se nt ra lis a s i 1 6 5 4 3 d c b a 2 A A A A A A A A K e t e r a n g a n : 1 = P i m p i n a n 2 = S e k r e t a r i a t U n i t T a t a U s a h a y a n g m e l i p u t i : a . S e k r e t a r i s K e p a l a T U b . B a g i a n A d m i n i s t r a s i P e r s o n a l i a c . B a g i a n A d m i n i s t r a s i P e r b e k a l a n d . B a g i a n H u m a s 3 = U n i t P r o d u k s i 4 = U n i t P e m a s a r a n 5 = U n i t K e u a n g a n 6 = U n i t P e n e l i t i a n d a n P e n g e m b a n g a n A = B a g i a n T a t a U s a h a A r s i p s e t i a p u n i t o r g a n i s a s i 3 Azas Kombinasi Gabungan antara azas desentralisasi dan azas sentralisasi. Penerapan azas gabungan ini cocok untuk organisasi yang mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, mempunyai cabang-cabang. Gambar Bagan Organisasi dengan Asas Gabungan Sumber: The Liang Gie.2007. Administrasi Perkantoran Modern

f. Prosedur Penyimpanan Arsip

1 Inspecting adalah kegiatan memeriksa tanda lepas realese mark dari setiap warkat yang akan disimpan. 2 Indexing adalah kegiatan menentukan kata tangkap caption dari setiap warkat yang akan disimpan menjadi arsip. 3 Coding adalah kegiatan memberi kode pada setiap warkat yang selesai di Bagan Organisasi dengan Asas Gabungan 1 6 5 4 3 d c b a 2 A A A A A A A A Keterangan : 1 = Pimpinan 2 = Sekretariat Unit Tata Usaha yang meliputi : a. SekretarisKepala TU b. Bagian Humas c. Bagian Kearsipan Pusat Arsip d. Bagian Perbekalan 3 = Unit Produksi 4 = Unit Pemasaran 5 = Unit Keuangan 6 = Unit Personalia A = Bagian Tata UsahaArsip setiap unit organisasi