e Alamat yang ditujukan kepada PO Box:
Yth. Pemilik PO Box 121 Denpasar
atau PO Box 121
Denpasar
f Alamat dengan menggunakan u.p. untuk perusahaan:
Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unud Jl. PB Sudirman
Denpasar u.p. : Pembantu Dekan II
6 Salam pembuka dan paragraph pembuka
Salam pembuka surat atau sering disebut salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal contohnya,
dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain.
7 Isi surat
Isi surat adalah uraian dari maksud pembuatan surat dan hal-hal yang ingin disampaikan.
8 Salam penutup dan paragraf penutup
Salam penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau pengarahan. Paragraf penutup biasa digunakan sebagai tanda bahwa
surat tersebut telah berakhir. Contohnya, hormat kami.
9 Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
Tanda tangan digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas digunakan untuk mengetahui
siapa yang menandatangani surat tersebut. Sedangkan untuk jabatan digunakan untuk menunjukkan pihak yang mengirim surat dan
berhak atas surat tersebut.
10 Tembusantindakan atau c.c carbon copy
Tembusan diperlukan jika surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang ada hubungannya secara teknis dengan isi surat.
11 Inisial
Singkatan atau inisial hanya dipakai dalam surat resmi saja. Sedangkan dalam surat dinas cukup mencantumkan paraf orang
yang membuat konsep surat. Inisial digunakan untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik sehingga
apabila ada kekeliruan akan mudah dihubungi.
i. Bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Pada tiap bagian surat memiliki peranan yang penting sebagai identifikasi atau
petunjuk pengelolaan surat.
Berdasarkan pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, diantaranya:
1 Bentuk lurus penuh full block style
2 Bentuk lurus block style
3 Bentuk setengah lurus semi block style
4 Bentuk bertekuk indented style
5 Bentuk paragraf menggantung hanging paragraph style
j. Jenis – jenis Surat
1 Berdasarkan Sifatnya yaitu :
a Surat pribadi yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas lainnya yaitu sebagai
berikut:
i. Surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama ”saya”
karena penulisan tidak mewakili organisasi atau organisasi. ii.
Surat pribadi tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi.
iii. Bentuk surat pribadi tidak mempunyai aturan khusus, jadi
bentuknya bebas.
Surat pribadi biasanya bersifat kekeluargaan, surat dibuat oleh seseorang dan ditunjukkan untuk orang lain. Contoh surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan adalah sebagai berikut:
i. Surat dari sahabat ke sahabat
ii. Surat undangan pernikahan dan ulang tahun
iii. Surat dari anak kepada orang tuanya
iv. Surat ucapan selamat hari raya atau kenaikan pangkat.
b Surat Dinas Pribadi sering juga disebut surat setengah resmi, adalah surat-surat
yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada suatu instansi atau organisasi.
Contoh surat dinas pribadi : i.
Surat Lamaran Pekerjaan yaitu surat yang dibuat oleh seseorang dan ditujukan untuk suatu organisasi yang berisi permohonan untuk
memperoleh pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar atau pengirim surat.
ii. Daftar Riwayat Hidup yaitu daftar yang memuat keterangan tentang
diri pelamar. Bagian yang perlu dimasukkan ke dalam Daftar Riwayat Hidup yaitu data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, dan
informasi lain.
iii. Surat Izin yaitu surat pribadi yang bersifat kedinasan karena
menyangkut urusan perserorangan dalam kaitannya dengan suatu instansi atau lembaga.
