Teknologi Perkantoran Modern Uraian Materi

Gambar An Audio Conferencing System Sumber: Munir. 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta. Gambar An Voice Mail System Gambar An Voice Mail System Computer Calendaring Computer calendaring punya analogi untuk menandai suatu agenda kegiatan seperti menandai kalendar di rumah. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan, komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda alarm Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat dan menyimpan kegiatan tersebut. Audio Conferencing Anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing merupakan pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang3orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu. Gambar An Video conferencing Sumber: Munir. 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta. Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat digantikan dengan menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio secara langsung. Audio Channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server. Peralatan telepon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telepon TELKOM. Video Conferencing merupakan penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasiny saling terpisah. Pelaksanaannya dapat dengan cara: 1 One way video dan two way audio 2 One way video dan audio 3 Two way video dan audio Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual. Computer Conferencing Seperti telah diterangkan sebelumnya, merupakan komputer yang terhubung dalam satu jaringan yang dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice merupakan layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel merupakan sarana bertukar pesan secara interaktif. Fax merupakan alat yang mempunyai kemampuan dalam membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan tersebut, komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon yang menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak menggunakan printer. Videotex, Imaging dan Desktop Publishing Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini, yaitu: 1 Videotex meurpakan kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi teks dan gambar grafik ke dalam layar monitor. 2 Imaging meurpakan kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer. 3 Dekstop Publishing merupakan kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter dalam layout cetakan. Kantor Maya Seperti telah diuraikan di atas, Kantor maya tercipta karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah3pindah sehingga memanfaatkan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular yang semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal3hal yang sifatnya teleprocessing ATM, e commerce tumbuh pesat. Hal3hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota3kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, sehingga kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak organisasi maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Keuntungan yang dapat diambil jika menggunakan kantor maya, yaitu : 1 Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, yaitu fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain3lain. Ruang kantor dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali3sekali orang bertatap muka. 2 Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif. 3 Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubungnya saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan organisasi setiap saat tanpa terputus. 4 Mengurangi pekerjaan3pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. 5 Mendukung kegiatan sosial, orang3orang yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor. Namun ada juga kerugian3kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu : kurang mempunyai rasa memiliki terhadap organisasi, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan. 1 Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun organisasi penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang. 2 Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka lempar batu sembunyi tangan. Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan pengawasan yang ketat pada pengamanan sistem komputer. 3 Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan3kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor. Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya yaitu : 1 Menyediakan sumber daya komputer 2 Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 3 Menyediakan perlengkapan non komputer 4 Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward dialihkan 5 Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi 6 Membuat jadwal pertemuan reguler 7 Melaksanakan jadwal pekerjaan secara teratur Selain hal3hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu : 1 Informasi, menjadi bahan pokok yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya, informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database organisasi. 2 Ide, dapat disebarluaskan secara segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam organisasi untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang3ruang diskusi board service. 3 Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka. Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office. Yang sangat mendukung operasi kantor maya yaitu penelusur situs web di internet. Program3program itu misalnya Internet Explorer, FireFox, Opera dan Netscape Navigator.

2. Studi Kasus

Banyak kantor yang mempunyai ruangan cukup luas, namun sering terjadi tata letak perabot kantor atau penyusunan perabot kantor tidak beraturan. Hal ini akan menimbulkan gangguan bagi para pegawai untuk melakukan aktivitasnya. Masalah tersebut disebabkan penataan tata ruang kantor tidak mengindahkan penataan tata ruang yang benar. Selain itu banyak kantor yang yang tidak memiliki ruang arsip tersendiri sehingga membuat kesulitan untuk menemukan kembali arsip. Buatlah gambar lay out ruang kantor yang ideal agar aktivitas kantor menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Latihan

1 Jelaskan pengertian dari interkom, dan sebutkan fungsinya 2 Apakah yang dimaksud dengan kantor maya? 3 Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kantor maya? 4 Jelaskan maksud dari pengendalian terpusat peralatan kantor? 5 Mengapa suatu organisasi atau perusahaan menggunakan peralatan kantor dalam memperlancar pelaksanaan pekerjaanya? Sebutkan alasannya

F. Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3

1. Uraian Materi

a. Pengertian Terdapat beberapa pengertian tentang Keselamatan dan Kesehatan KerjaK3 : 1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 merupakan segala upaya untuk mengendalikan risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. 2 Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 merupakan suatu ilmu pengetahuan dan penerapannya dalam usaha mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

b. Keselamatan Dan Kesehatan Kerja K3

Dalam rangka mencapai tujuan masyarakat makmur dan sejahtera maka Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 dapat diartikan sebagai suatu pemikiran dan upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan baik jasmani maupun rohani tenaga kerja pada khususnya dan manusia pada umumnya.Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 tidak dapat dipisahkan dengan proses produksi baik jasa maupun industri. Pada saat ini telah terjadi peningkatan yang luar biasa dalam pekerjaan industri dan organisasi yang berdampak pada meningkatnya resiko kecelakaan di lingkungan kerja. Ketika kecelakaan terjadi di lingkungan kerja dapat menyebabkan semakin tinggi tuntutan dari pekerja agar organisasi memiliki program keselamatan dan kesehatan kerja. Oleh karena itu, maka pemerintah membuat UU No.14 tahun 1969 tentang pokok-pokok mengenai tenaga kerja yang selanjutnya mengalami perubahan menjadi UU No.12 tahun 2003 tentang ketenaga kerjaan. Pada pasal 86 UU No.13 tahun 2003, dinyatakan bahwa setiap pekerja atau buruh mempunyai hak untuk memperoleh perlindungan atas keselamatan dan kesehatan kerja, moral dan kesusilaan dan perlakuan yang sesuai dengan harkat dan martabat serta nilai-nilai agama. Untuk mengantisipasi permasalahan tersebut, maka dikeluarkanlah peraturan perundangan-undangan di bidang keselamatan dan kesehatan kerja sebagai pengganti peraturan sebelumnya yaitu Veiligheids Reglement, STBl No.406 tahun 1910 yang dinilai sudah tidak memadai menghadapi kemajuan dan perkembangan yang ada. 1 Unsur-unsur pendukung kesehatan kerja, yaitu: a Tersedianya makanan dan minuman yang sehat dan bergizi b Sarana olah raga c Tersedia kotak P3K dan buku panduannya d Tenaga medis e Asuransi kesehatan f Klinik dan, g Kantin sehat. 2 Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan gizi seseorang diantara nya: a Usia b Jenis kelamin c Ukuran tubuh d Kegiatan rutin yang dilakukan e Kondisi tubuh tertentu f Kondisi lingkungan. 3 Penyusunan menu yang baik sebaiknya memperhatikan: a Kebutuhan kalori dan gizi karyawan b Kebutuhan bahan dasar menu c Pendekatan penyusunan menu bagi pekerja sesuai dengan lingkungan kerja. 4 Tujuan K3 yaitu: a Menaikkan penjualan b Meningkatkan produktivitas c Meingkatkan kinerja d Mengurangi biaya kerugian akibat produksi e Meningkatkan keselamatan jiwa dan f Mempertahankan kenyamanan kerja. 5 Prinsip K3: a Kesederhanaan alur prosedur kerja b Ketertiban pelaksanaan yang berkesinambungan, dan c Pengawasan yang konsekwen. 6 Supervisi K3: Penilaian supervisi meliputi: a Pelaksanaan prosedur kerja dengan sebaik-baiknya b Tertib dan bertanggung jawab dalam bekerja c Disiplin tinggi d Etos kerja yang positif dijunjung tinggi. 7 Evaluasi K3 terdiri dari: a Pekerja i. Perekrutan ii. Pelatihan iii. Penempatan b Manajemen i. Prosedur Kerja ii. Kebijakan Manajemen iii. Organisasi Manajemen iv. Buku Manual K3 c Lokasi Kerja i. Lingkungan Kerja ii. Bangunan Peralatan iii. Bahan-bahan 8 Program K3 a Inspeksi b Pelatihan c Pengenalan bahaya dalam produksi d Kantin sehat e P3K f Pembentukan organisasi P3K g Penyediaan alat pelindung kerja.

c. Jaminan Kecelakaan Kerja JKK

Risiko yang terkadang harus di hadapi oleh tenaga kerja ketika sedang bekerja adalah kecelakaan kerja termasuk penyakit akibat kerja. Untuk mengatasi hilangnya sebagian atau seluruh pendapatan karena terjadinya risiko-risiko sosial seperti kematian atau cacat akibat dari kecelakaan kerja baik fisik maupun mental, maka diperlukan adanya program jaminan kecelakaan kerja. Kesehatan dan keselamatan tenaga kerja merupakan tanggung jawab pemilik manajemen sehingga organisasi berkewajiban untuk membayar iuran jaminan kecelakaan kerja yang berkisar antara 0,24 - 1,74 sesuai kelompok jenis usaha. Jaminan Kecelakaan Kerja JKK memberikan kompensasi dan rehabilitasi bagi tenaga kerja yang mengalami kecelakaan sejak berangkat bekerja sampai tiba kembali dirumah atau menderita penyakit akibat pekerjaannya. Organisasi seharusnya membayar iuran untuk program JKK, dimana perincian jumlah iuran berdasarkan kelompok jenis usaha sebagaimana tercantum padaperaturan perundang-undangan Nomor 76 tahun 2007,berikut merupakan isi dari pasal 22 UU No.76 tahun 2007: 1 Biaya Transport Maksimum a Darat Rp 400.000,- b Laut Rp 750.000,- c Udara Rp 1.500.000,- 2 Sementara tidak mampu bekerja a Empat 4 bulan pertama, 100 upah b Empat 4 bulan kedua, 75 upah c Selanjutnya 50 upah d Biaya PengobatanPerawatan Rp 12.000.000,- maksimum 3 Santunan Cacat a Sebagian-tetap: tabel x 80 bulan upah b Total-tetap c Sekaligus: 70 x 80 bulan upah d Berkala 2 tahun Rp 200.000,- per bulan e Kurang fungsi: kurang fungsi x tabel x 80 bulan upah 4 Santunan Kematian a Sekaligus 60 x 80 bulan upah b Berkala 2 tahun Rp. 200.000,- per bulan c Biaya pemakaman Rp 2.000.000,- 5 Biaya Rehabilitasi: Patokan harga RS DR. Suharso, Surakarta ,ditambah 40 a Prothese anggota badan b Alat bantu kursi roda 6 Penyakit akibat kerja, tiga puluh satu jenis penyakit selama hubungan kerja dan 3 tahun setelah putus hubungan kerja. Iuran 1 Kelompok I: 0.24 dari upah sebulan; 2 Kelompok II: 0.54 dari upah sebulan; 3 Kelompok III: 0.89 dari upah sebulan; 4 Kelompok IV: 1.27 dari upah sebulan; 5 Kelompok V: 1.74 dari upah sebulan; sesuai dengan PP Nomor 76 tahun 2007 Tata Cara Pengajuan Jaminan 1 Apabila terjadi kecelakaan kerja pengusaha wajib mengisi form jamsostek 3 laporan kecelakaan tahap I dan mengirimkan kepada PT Jamsostek Persero tidak lebih dari 2 x 24 Jam terhitung sejak terjadinya kecelakaan 2 Setelah tenaga kerja dinyatakan sembuhmeninggal dunia oleh dokter yang merawat, pengusaha wajib mengisi form 3a laporan kecelakaan tahap II dan dikirim kepada PT Jamsostek persero tidak lebih dari 2 x 24 jam sejak tenaga kerja dinyatakan sembuhmeninggal. Selanjutnya PT Jamsostek Persero akan menghitung dan membayar santunan dan ganti rugi kecelakaan kerja yang menjadi hak tenaga kerjaahli waris. 3 Form Jamsostek 3a berfungsi sebagai pengajuan permintaan pembayaran jaminan disertai bukti-bukti: a Fotokopi kartu peserta KPJ b Surat keterangan dokter yang merawat dalam bentuk form Jamsostek 3b atau 3c c Kuitansi biaya pengobatan dan perawatan serta kwitansi pengangkutan

d. Pengertian Keadaan Darurat Emergency

Kondisi yang tidak dikehendaki, mendadak, dan berkembang secara cepat, sehingga akan langsung mengakibatkan bahaya yang mengancam keselamatan manusia, kerugian aset organisasi dan kerusakan lingkungan. Kondisi seperti ini harus segera diatasi agar terhindar dari dampak lebih buruk. Tindakan yang harus dikerjakan : 1 Wajib lapor ke : Satpam, petugas atau instansi terkait. 2 Siap dengan sarana komunikasi seperti telepon genggam, telepon atau sarana lain yang memungkinkan. 3 Memberikan perlakuan pada kategori: SEGERA. 4 Setiap laboratorium harus mencantumkan nomor telpon penting yang harus dihubungi. Terdapat beberapa tipe keadaan darurat emergency diantara nya : 1 Beberapa keadaan darurat dari laboratorium. 2 Tipe kecelakaan atau tumpahan spills. 3 Kombinasi Spills dengan bahan kimiaradioaktif. 4 Medical emergencies Beberapa peristiwa yang dapat menimbulkan keadaan darurat antara lain : 1 Bencana alam seperti banjir, gempa bumi dll. 2 Kebakaran dan ledakan. 3 Bahan kimia. 4 Bahan biologis : cakaran, gigitan, skrining terhadap penyakit tertentu. 5 Bahan Radioaktif