Berdasarkan pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, diantaranya:
1 Bentuk lurus penuh full block style
2 Bentuk lurus block style
3 Bentuk setengah lurus semi block style
4 Bentuk bertekuk indented style
5 Bentuk paragraf menggantung hanging paragraph style
j. Jenis – jenis Surat
1 Berdasarkan Sifatnya yaitu :
a Surat pribadi yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas lainnya yaitu sebagai
berikut:
i. Surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama ”saya”
karena penulisan tidak mewakili organisasi atau organisasi. ii.
Surat pribadi tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi.
iii. Bentuk surat pribadi tidak mempunyai aturan khusus, jadi
bentuknya bebas.
Surat pribadi biasanya bersifat kekeluargaan, surat dibuat oleh seseorang dan ditunjukkan untuk orang lain. Contoh surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan adalah sebagai berikut:
i. Surat dari sahabat ke sahabat
ii. Surat undangan pernikahan dan ulang tahun
iii. Surat dari anak kepada orang tuanya
iv. Surat ucapan selamat hari raya atau kenaikan pangkat.
b Surat Dinas Pribadi sering juga disebut surat setengah resmi, adalah surat-surat
yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada suatu instansi atau organisasi.
Contoh surat dinas pribadi : i.
Surat Lamaran Pekerjaan yaitu surat yang dibuat oleh seseorang dan ditujukan untuk suatu organisasi yang berisi permohonan untuk
memperoleh pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar atau pengirim surat.
ii. Daftar Riwayat Hidup yaitu daftar yang memuat keterangan tentang
diri pelamar. Bagian yang perlu dimasukkan ke dalam Daftar Riwayat Hidup yaitu data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, dan
informasi lain.
iii. Surat Izin yaitu surat pribadi yang bersifat kedinasan karena
menyangkut urusan perserorangan dalam kaitannya dengan suatu instansi atau lembaga.
c Surat Dinas Swasta yaitu surat yang dibuat oleh organisasi swasta yang dikirim
untuk para karyawannya ataupun untuk relasi atau langganannya ataupun organisasi lain yang terkait. Contohnya adalah surat undangan rapat, surat
undangan pertemuan, surat rapat tahunan.
d Surat Niaga yaitu surat mengenai masalah perdagangan yang dibuat oleh
organisasi untuk dikirim kepada para langganannya. Contohnya surat perkenalan barang, surat penawara barang, surat pesanan barang.
e Surat Dinas Pemerintah yaitu surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah. Contohnya
adalah surat keputusan dan surat instansi.
2 Berdasarkan Wujud Surat terbagi atas :
a Surat Bersampul yaitu surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis
pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop atau sampul. Surat-surat yang memakai amplopsampul :
i. Untuk surat-surat yang isinya panjang sebab itu dapat ditulis dalam
beberapa lembarbeberapa halaman ii.
Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakantidak boleh dibaca oleh orang lain.
iii. Untuk surat-surat resmi, surat dinas, ataupun surat biasa
iv. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan
v. Untuk menjaga sopan santun
b Surat Terbuka dan Surat Tertutup merupakan surat-surat yang isinya
dapat dibaca oleh umum, contohnya surat dari pembaca kepada pembaca
atau surat
yang dikirim
oleh pembaca
untuk pemerintahinstansi melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dsb.
c Memorandum dan Nota yaitu suatu alat komunikasi yang berupa surat dinas
yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara internal dalam lingkungan sendiri. Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat
dari suatu unit organisasi yang digunakan secara internal tetapi bersifat resmi.
d Surat Biasa yaitu surat yang isinya atau beritanya tidak mengandung rahasia
walaupun terbaca oleh orang lain seperti surat undangan pernikahan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi, dsb.
3 Berdasarkan Keamanan Isinya yaitu :
a Surat Sangat Rahasia yaitu surat yang digunakan berhubungan dengan
surat-surat keamanan negara atau dokumen negara sehingga bila surat ini jatuh ke tangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat
atau bangsa dan negara.
b Surat Rahasia yaitu surat-surat yang isinya atau pesannya harus
dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain karena bila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab akan merugikan
organisasiinstansi.
