Penemuan Kembali Arsip Uraian Materi

d Daftar Ikhtisar Arsip diperlukandigunakan untuk menyusun rencana penanganan dan penataan kembali arsip inaktif bersangkutan. 2 Pendaftaran Kembali Arsip Inaktif Hal-hal yang perlu diperhatikan : a Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip, melainkan setiap kelompokberkas arsip. b Dalam menangani arsip tidak dibenarkan memberi tanda atau tulisan dengan alat apapun c Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh. 3 Arsip Kacau Penanganan arsip kacau yaitu dengan cara sbb: a Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuankelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yakni instansiunit yang menciptakannya. b Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk non arsip, antara lain amplop, map, blanko-blanko formulir, dan sebagainya . c Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya : 1 Dikelompokkan menurut Unit PengolahUnit Kerja 2 Berkas arsip dibungkus map dicatat pada kartu 3 Kartu-kartu catatan tersebut disusun dan diberi nomor urut. 4 Berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks asip 5 yang diberi labeletiket yang memuat keterangan tentang berkas-berkas yang ada di dalamnya . 6 Dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara. d Daftar Petelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip. e Atas dasar daftar pertelaan tersebut, Lembaga-lembaga NegaraBadan-badan Pemerintahan: 1 belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut ketentuan yang berlaku 2 dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional 3 dapat sementara menyimpan arsip-arsipnya dalam keadaan lebih teratur

2. Studi Kasus

Pimpinan dari sebuah perusahaan nasional PT. Makmur Jaya yang bergerak dalam bidang furniture menginginkan agar sistem kearsipan didalam perusahaannya menjadi semakin efektif dan efisien. Perusahaan tersebut tidak hanya memiliki 1 satu cabang perusahaan saja, melainkan memiliki cabang di hampir tiap kota di Indonesia. Selain itu, perusahaan tersebut juga memiliki banyak suplier sebagai penunjang aktivitas jual belinya. Menurut Saudara sistem kearsipan apakah yang paling baik digunakan oleh perusahaan tersebut? Tuliskan juga alasannya

3. Latihan

1. Jelaskan pengertian dari surat masuk 2. Sebutkan tugas dari penerima surat dalam prosedur penanganan surat masuk pola baru 3. Apa yang dimaksud dengan lembar disposisi? 4. Pada proses pengurusan surat masuk penting, kartu kendali 2 dua dipegang oleh? 5. Sebutkan tugas dari tata usaha pengolah dalam prosedur pengurusan surat keluar pola baru