4 R
esearch value adalah nilai guna yang berhubungan dengan penelitian yaitu tanggung jawab pengembangan.
5 E
ducation value adalah nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektualprestasi budaya
6 D
ocumentative value adalah nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab pendokumentasian.
d. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan pada dasarnya sama dengan alat- alat dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan untuk penyimpanan
arsip, minimal terdiri dari :
1 Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali portapel, map jepitan
snelhechter, map tebal ordner atau brieforner.
Gambar Stopmap Folio Sumber:
Haugian, Jonner, Drs. M.Si. 2003. Pengantar Kearsipan
2 Folder merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi
empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet.
3 Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau sekatpemisah penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk
mencantumkan kode- kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri.
4 Filing Cabinet file cabinet adalah peralatan kantor berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5 Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusunditata
secara vertical lateral vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun
ditata di dalam rak arsip.
Gambar Lemari Arsip dan Brankas
6 Berkas Kotak Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-
hal yang sama.
7 Rak Arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling
atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
Lemari Arsip Brankas
Filing Cabinet Rak Arsip
Gambar Filing Cabinet dan Rak Arsip
8 Rotary Filling adalah tempat arsip yang dapat berputar, digunakan
untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu.
Gambar Rotary Filing System
9 Cardex Card Index adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip berupa kartu dengan memgunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan diberi kode
terlebih dahulu dibagian atas kartu agar lebih mudah terlihat.
10 File yang dapat dilihat Visible reference record file adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
e. Azas Pengorganisasian Arsip
Dalam pengorganisasian
arsip dikenal beberapa azas
atau prinsip pengorganisasian yaitu:
1 Azas sentralisasi
Azas ini merupakan jenis pengelolaan arsip dinamis baik aktif maupun inaktif yang dikendalikan dan disimpan secara terpusat pada salah satu
unit kerja didalam organisasi. Keuntungan:
Rotary Filing System
a pelaksana lebih konsentrasi pada kegiatan pengolaan arsip
b sistem penyimpanan arsip yang diterapkan seragam
c lebih efisien dalam sarana peralatan dan ruangan
d memperkecilnya terjadinya duplikasi arsip
e pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih terkoordinir
Kerugian: a
Apabila lokasitempat antara unit kerja satu dengan yang lainnya letaknya berjauhan atau tidak satu atap, dalam penemuannya akan
memakan waktu lama.
b Terkadang pelaksana kurang menguasai fungsi dan kegiatan antara
unit kerja yang satu dengan yang lainnya
Gambar Bagan Organisasi dengan Asas Sentralisasi
Bagan Organisasi dengan Asas Sentralisasi
1
6 5
4 3
d c
b a
2
Keterangan :
1 = Pimpinan
2 = Sekretariat Unit Tata Usaha yang meliputi :
a. SekretarisKepala TU b. Bagian Humas
c. Bagian Kearsipan d. Bagian Perbekalan
3 = Unit Produksi
4 = Unit Pemasaran
5 = Unit Keuangan
6 = Unit Personalia
2 Azas desentralisasi
Pada azas ini masing-masing unit kerja menyimpan, mengendalikan dan mengelolah sepenuhnya seluruh kearsipannya, baik arsip dinamis aktif
maupun arsip dinamis inaktif
Keuntungan : a
pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhkan unit kerja masing-masing
b pengguna akan lebih mudah mengenali arsipnya
c memperkecil adanya kebocoran informasi arsip
Kerugian : a
membutuhkan peralatan dan ruangan yang besar b
sistem penataan berkas yang diterapkan mungkin tidak seragam antara unit yang ada
c memerlukan banyak pelaksana yang mempunyai pengetahuan
pengelolaan arsip d
menimbulkan banyak duplikasi arsip, karena penyimpanannya menyebar
e kesulitan dalam melaksanakan penyusutan
Gambar Bagan Organisasi dengan Asas Desentralisasi
B a ga n O rga n is a s i d e ng a n A sa s D e se nt ra lis a s i
1
6 5
4 3
d c
b a
2 A
A A
A A
A A
A
K e t e r a n g a n :
1 = P i m p i n a n
2 = S e k r e t a r i a t U n i t T a t a U s a h a y a n g m e l i p u t i :
a . S e k r e t a r i s K e p a l a T U b . B a g i a n A d m i n i s t r a s i P e r s o n a l i a
c . B a g i a n A d m i n i s t r a s i P e r b e k a l a n d . B a g i a n H u m a s
3 = U n i t P r o d u k s i
4 = U n i t P e m a s a r a n
5 = U n i t K e u a n g a n
6 = U n i t P e n e l i t i a n d a n P e n g e m b a n g a n
A = B a g i a n T a t a U s a h a A r s i p s e t i a p u n i t o r g a n i s a s i
