Azas Pengorganisasian Arsip Uraian Materi

4 Sistem Nomor adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks nomor warkat Gambar Kearsipan Sistem Nomor 5 Sistem Pokok Masalah adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks perihal atau masalah pokok pada surat Gambar Kearsipan Sistem Pokok Masalah Sumber : Hasugian, Jonner, Drs. M.Si.2003. Pengantar Kearsipan h. Mengindeks Indeks adalah tanda pengenal dari suatu arsip atau kata tangkapcat chwordcaption yang dipilih tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Contoh: 1 Sistem Abjad indeksnya nama orang atau lembaga 2 Sistem subyek indeksnya nama masalah atau perihal 3 Sistem kronologis indeksnya nama tanggal 4 Sistem geografi indeksnya nama tempat atau kota 5 Sistem nomor indeksnya nomor warkat Mengindeks adalah suatu cara membentuk ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui dalam susunan nama dokumen tersebut dimasukan ke dalam file. Peraturan Mengindeks 1 Sistem Abjad K EP E G AWAIAN Kearsipan Sistem Perihal KE UAN GAN K enaikan G aji Tun jan gan Kr edit Lam aran Fo rm asi 1 00 Kearsipan Sistem Nomor DDC 0 00 0 10 02 0 030 1 20 110 Didalam mengindeks nama orang atau lembaga, ada beberapa peraturan yang harus dipahami berkaitan dengan penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad. a Mengindeks Nama Orang Indonesia i. Nama tunggal atau nama yang terdiri dari satu kata di indeks sebagaimana nama itu ditulis satu unit Contoh: ii. Nama orang yang tidak memakai nama keluargamarga nama lengkap diindeks nama belakang terlebih dahulu Contoh: iii. Nama orang yang diikuti nama keluargamargasuku diindeks berdasarkan nama keluarganya Contoh: iv. Nama yang memakai singkatan didepan atau belakang, diutamakan nama jelasnya Contoh: v. Nama yang memakai gelar, maka gelar diletakkan pada urutan terakhir CaptionNa ma Indeks Kode Abjad Urutan Abja d Unit 1 Unit 2 Unit 3 Mulyadi Komarudin Mulyadi Komarudin Mu Ko 2 1 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Dimas Nugroho Siti Amelia Nugroho Amelia Dimas Siti Nu Am 2 1 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ani Yudhoyono NadyaHutagalu Yudhoyono Hutagalung Ani Nadya Yu Hu 2 1 CaptionNam a Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 B.J. Habibie T.D. Joko Habibie Jokko B T J D Ha Ja 1 2 Contoh: vi. Nama yang didahului nama baptis, maka nama baptis diindeks setelah semua nama Indonesianya Contoh: b Mengindeks Nama Orang Asing i. Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang Cina dan Korea nama keluarganya terletak didepan. Contoh: ii. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit, nama tersebut diindeks telebih dahulu kemudian nama aslinya. Contoh: iii. Nama yang memakai awalan nama kelauarga De, Da, de, Du, Del, Des, Di, Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, O’, St, Van, der, Von, CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Prof. Dr. Amien Rais Kartini, SE Rais Kartini Amien SH Prof, Dr Ra Ka 2 1 CaptionNam a Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 F.X Sutopo Theresia Amel Sutopo Amel Fransiskus Theresia Xaverius Su Am 2 1 CaptionNama Indeks Kode Abja d Urutan Abja d Unit 1 Unit 2 Unit 3 David Beckham Yasuhiro Naka- sone Kim Dong Mun Liem Swie King Beckham Nakason e Kim Liem David Yasuhiro Dong Swie Mun King Be Na Ki Li 1 4 2 3 CaptionNama Indeks Kode Abja d Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Sylvia Loper- Tiana John Lee-Barry L ope r- Ti- ana Lee-Barry Sylvia John Lo Le 2 1 dlldalam mengindeks tidak tepisah dari nama keluarga sebagi unit pertama. Contoh: iv. Nama yang memakai seniority Sr, Jr, I, II, III dalam indeks diletakkan pada unit terakhir. Contoh: c Mengindeks Nama Perusahaan Atau Lembaga i. Cara mengindeks nama perusahaanlembaga adalah kata yang penting dahulu kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Contoh: ii. Cara mengindeks nama perusahaanlembaga yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan kemudian baru diindeks. Contoh: CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Harun Al Rasyid Chris O’ Donnel Al Rasyid O’ Donnel Harun Chris Ra Do 2 1 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 George Bush, Sr King Edward, I Bush Edward George King Sr I Bu Ed 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abja d Unit 1 Unit 2 Unit 3 CV Bahagia PT Mekarsari Bahagia Mekar- sari C o m - mand- itaire Perse- roan Vennontsc hap Terbatas Ba Me 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 GIA BRI Garuda Bank Indonesia Rakyat Airways Indonesia Ga Ba 2 1