Latihan Pembelajaran Sistem Kearsipan

d Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. Furnitur dan Aksesori Lain. Meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja terutama tata letak, sumber finansial, dan selera manajemen. Pada waktu tertentu sering dilakukan penambahan sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja. Prinsip Seleksi Furnitur. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria khusus dalam pemilihannya. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: a Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor yang mempengaruhi volume, akurasi dan moral pegawai. b Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang disediakan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. c Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhannya sendiri, kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. d Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. e Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. f Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. g Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya keinginannya sebelum membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan alasannya. h Pilihan lain antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar- benar dipertimbangkan. Untuk daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. i Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. 3 Peralatan Kantor Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Berupa mesin dan alat kantor yang ada di kantor. Mesin kantor adalah sebuah mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy, atau komputer. Peralatan kantor adalah penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. Pegawai dapat bekerja lebih lama dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Selain jenis dan merek peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Seleksi peralatan modern diawali dengan studi kelayakan, yaitu semua sistem proses informasi dijelaskan dan peran peralatan diklarifikasi. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap dan tepat terhadap pertanyaan yang diajukan. Dalam membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan, kriteria berikut dapat membantu: a Peralatan harus dipilih untuk melaksanakan tugas yang lebih efisien oleh pegawai. Untuk pekerjaan monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. b Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya. c Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. d Mesin diperlukan untuk ketepatan pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. e Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. f Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. g Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompleksitas proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.