Bentuk Surat Uraian Materi

2. Studi Kasus

Teknisi di perusahaan tempat Saudara bekerja baru saja menjatuhkan komputer notebook yang akan dikirim hari ini kepada pembeli. Akibatnya, layar pada komputer retak dan tidak dapat berfungsi dengan baik. Kerusakan akibat kelalaian tentu saja tidak akan digaransi oleh vendor untuk melakukan pemesanan arang pengganti memerlukan waktu hingga 7 tujuh hari lagi. Buatlah surat untuk menyampaikan hal tersebut secara tertulis kepada pembeli Sumber: Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta. ANDI

3. Latihan

1. Tulis dan jelaskan macam-macam surat berdasarkan sifatnya. 2. Apa bedanya surat rahasia dengan surat konfidensial? Jelaskan berikut contoh 3. Tulis dan jelaskan bagian-bagian surat 4. Jelaskan arti dokumen dan dokumentasi. 5. Tuliskan dan jelaskan 6 macam bentuk surat

C. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Uraian Materi

a. Pengelolaan Surat Masuk

Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk harus segera diteliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan kepada pihak yang berhak menerimanya.

b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Prosedur Pengurusan Surat Masuk SederhanaPola Lama 1 Penerimaan surat oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat 2 Petugas memeriksa kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamat yang tertera di amplop keliru harus diserahkan kembali pada pengirim. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok masalahnya dan diberi kode. 3 Surat dicatat pada kartu arsip atau pada buku agenda surat masuk 4 Pembubuhan nomor urut simpan pada surat 5 Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha 6 Surat diserahkan kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari 7 Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Tata Warkat Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru Pengurusan surat masuk terjadi di Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah. 1 Penerimaan Surat Didalam organisasi, surat dan naskah masuk diterima oleh staf penerima atau tata usaha yang ditugaskan untuk mengurusi penerimaan surat dan naskah. Penerima mempunyai tugas : a Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh perorangan b Meneliti kebenaran alamat surat yang tertera di amplop c Mebubuhkan paraf pada bukti penerimaan