2 Jangan kirim apapun yang tidak ingin dipublikasikan. Karena e-mail
kelihatan seperti percakapan telepon atau orang ke orang, penulis terkadang mengirim pesan yang sensitif, rahasia dan bersifat
menghasut atau berpotensi memalukan. Berhati–hatilah E-mail menghasilkan catatan permanen yang sering tidak hilang bahkan
dihapus. Dan setiap pesan merupakan komunikasi yang bisa mengakibatkan perkara hukum. Jangan menulis apapun yang tidak
ingin diketahui oleh orang yang tidak ada hubungannya dengan pesan yang akan dikirim.
3 Jangan menggunakan e-mail untuk menghindari kontak. E-mail tidak
tepat digunakan untuk mengumumkan berita buruk atau menetapkan argumen. Sebagai contoh, tidak tepat memecat seseorang melalui e-mail.
Hal itu juga bukan saluran yang bagus untuk mengatasi konflik dengan penyelia, bawahan atau lainnya. Bila ada kemungkinan menyakitkan
perasaan, gunakan telepon atau kunjungi orang tersebut.
4 Jangan pernah merespon ketika sedang marah. Selalu ambil beberapa
saat untuk menenangkan emosi sebelum menulis respon pada pesan yang mengecewakaan. Alternatif yang berbeda sering muncul, maka
pikirkan dengan baik apa yang akan dikatakan. Jika mungkin, atasi perbedaan dalam diri setiap orang.
5 Memerhatikan ketepatan. Orang masih tetap dinilai berdasarkan
tulisannya, entah ditulis secara elektronik atau dengan kertas. Pesan e- mail yang tidak rapi kurang tanda petik, ejaan yang salah, tulisan yang
tidak didasari membuat para pembaca bekerja terlalu keras. Mereka marah bukan hanya pada informasi tetapi juga penulisnya.
6 Tahan humor dan komentar yang menjilat. Tanpa isyarat nonverbal
yang disampaikan oleh wajah dan suara, humor tetap dengan mudah dipahami.
Etika Meskipun e-mail merupakan saluran komunikasi baru, ada sejumlah aturan
kesopanan berinteraksi secara online yang perlu diperhatikan.
1 Batasi kecenderungan untuk mengirim dokumen ke semua pihak. Kirim
kopi dokumen hanya kepada orang yang benar–benar perlu melihat sebuah pesan. Tidak perlu mendokumentasi setiap keputusan dan
tindakan bisnis secara elektronik.
2 Jangan pernah mengirim “spam”. Empat puluh tiga persen pemakai
internet mengatakan bahwa hal yang paling mengesalkan mereka dalam penggunaan e-mail adalah spam pesan e-mail yang tidak
diminta.
3 Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan
tambahkan salah satu dari label berikut ini pada baris subjek: ACTION
Tindakan yang diperlukan, mohon respons, FYI For Your Information, tidak perlu respons, RE Ini adalah balasan untuk pesan lain, URGENT
Tolong jawab segera. Beberapa program e-mail memungkinkan Anda mengetahui pesan yang mendesak.
4 Gunakan huruf kapital hanya untuk penekanan atau untuk judul.
Hindari menulis seluruh pesan dalam huruf kapital, yang seperti BERTERIAK.
5 Beritahu kalau ada lampiran. Jika mengirim sebuah lampiran yang
panjang, beritahukan kepada penerima pesan. Apabila diperlukan, pastikan terlebih dahulu penggunaan format yang tepat sebelum pesan
dikirim.
6 Jangan meneruskan pesan tanpa izin. Cari persetujuan sebelum
meneruskan sebuah pesan.
Membalas E-mail Tips berikut ini dapat menghemat waktu dan mengurangi frustasi ketika
membalas pesan.
1 Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk sebelum menjawabnya satu
persatu. Karena pesan berikutnya sering mempengaruhi cara merespons, baca dulu semuanya terutama semua pesan dari orang
yang sama.
2 Jangan secara otomatis membalas pesan pengirim. Ketika membalas, cut
and paste potong dan tempel bagian yang relevan. Hindari menyusahkan penerima pesan dengan mengembalikan seluruh
“berkas” urutan pesan tentang suatu topik. Banyak pengguna yang mahir dapat mengatur pilihan program mereka sehingga hanya respons
mereka saja yang terkirim.
3 Revisi baris subjek jika topik berganti. Ketika membalas atau
meneruskan pertukaran e-mail, revisilah baris subjek jika topik berganti.
Penggunaan Pribadi Ingat bahwa komputer kantor dimaksudkan untuk komunikasi yang
berkaitan dengan pekerjaan.
1 Jangan gunakan komputer organisasi untuk masalah pribadi. Kecuali
kalau organisasi secara khusus mengizinkan, jangan pernah menggunakan komputer organisasi untuk pesan pribadi, belanja
pribadi, atau hiburan.
2 Anggap bahwa semua e-mail diawasi. Pemilik organisasi berhak secara
legal mengawasi e-mail, dan banyak yang melakukannya.
Pengunaan E-mail yang Cerdas Lainnya Tergantung pada pesan dan audiensi, tips berikut ini mendorong komunikasi
elektronik yang efektif.
1 Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan panjang. Jika
Sebuah pesan memerlukan beberapa layar, bantu pembaca dengan heading, daftar bullet, heading pinggir dan mungkin ringkasan
pendahuluan
yang menjelaskan
isi. Meskipun
teknik ini
memperpanjang sebuah pesan, mereka mempersingkat waktu membaca.
2 Pertimbangkan perbedaan budaya. Ketika menggunakan sarana yang
tanpa batas ini, bahasa harus jelas dan akurat. Ingat bahwa kiasan yang klise menaikkan taruhan, memainkan biola kedua, istilah–istilah
olahraga melakukan home run, bermain sportif dan ucapan populer keren, nyalakan dapat membingungkan di negara lain.
3 Periksa kembali sebelum menekan tombol send kirim. Apakah pesan
sudah lengkap? Hindari keperluan mengirim pesan yang kedua, yang membuat kesan ceroboh. Gunakan pemeriksa ejaan dan baca kembali
untuk menilai kelancarannya sebelum mengirim.
2. Studi Kasus
Penggunaan Internet Anda Dapat Membuat Anda Dipecat Penyalahgunaan Internet oleh karyawan telah merugikan pemilik bisnis hingga jutaan
dolar dalam perkara hukum dan hilangnya produktivitas. Banyak organisasi telah memecat atau mendisiplin karyawannya karena belanja online, judi, gosip dan
melakukan berbagai aktivitas nonbisnis. Aktivitas yang disengaja ini, sama seperti yang tidak sengaja tetapi karena kecerobohan, dapat melahap sumber daya jaringan dan
membuang waktu kerja yang berharga. Tidak mengherankan jika organisasi semakin memantau dan membatasi penggunaan internet karyawan.
Asumsikan diri Saudara sebagai seorang pimpinan. Apakah sebaiknya suatu prosedur diubah untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan internet dalam bekerja?
Kemukakan ide Saudara untuk membuat prosedur yang ideal dalam memakai internet di kantor.
3. Latihan
1. Jelaskan pengertian dari surat masuk
2. Sebutkan tugas dari penerima surat dalam prosedur penanganan surat masuk
pola baru
3. Apa yang dimaksud dengan lembar disposisi?
4. Pada proses pengurusan surat masuk penting, kartu kendali 2 dua dipegang
oleh? 5.
Sebutkan tugas dari tata usaha pengolah dalam prosedur pengurusan surat keluar pola baru
D. Pembelajaran Sistem Kearsipan
1. Uraian Materi
a. Pendahuluan
Berdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah : 1
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang
dipergunakan secara
langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional ARNAS yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Arsip statis ini
dalam bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atasa sering disebut dengan istilah arsip bahasa Belanda archief. Sehingga Record
Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.
Gambar Istilah Arsip dan Statusnya
Apa pun sebutan dan istilahnya , yang dimaksud dengan arsip disini adalah setiap catatan recordwarkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam
bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu,
formulir, kertas film slide, film-strip, mikro-film, media computer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy, dan lain-lain
.
Gambar Lingkaran Hidup Kearsipan
Sumber: Humas Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Pemeliharaan
dan Perawatan Arsip.
IS T IL A H A R S IP D A N S T A T U S N Y A
Lingkaran Hidup Kearsipan Life Span Of Record
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam
pada kertas, kertas film celluloid, dan media computer disket, pita magnetik, flash disk dan sebagainya. Karena itu sekarang terdapat 2 dua jenis arsip
ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu :
1 Arsip otentik
2 Arsip tidak otentik.
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran
outputprint-out computer, dan media komputer seperti flash disk dan sebagainya.
Berikut merupakan beberapa contoh arsip: surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta,
kuitansi, cheque, cetak-biru, table, grafik, film, microfilm, microfische, slide, data- data, akte, hasil facsimile, media computer disket, flash disk, magnetic tape,
piringan, dan lain-lain.
Aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa Manajemen
Kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan. Jadi kegiatan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak
pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi.
Sedangkan sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang
perlu dilestarikan selama-lamanya, kemudian harus dikirim ke Arsip Nasional ARNAS untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
ARNAS adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk menyimpan, menyelamatkan, mengolah, dan menyediakan arsip statis sebagai
bahan bukti seluruh pertanggungjawaban pemerintah maupun bangsa. Arsip Nasional yang berada di Ibu Kota Republik Indonesia merupakan inti
organisasi dari lembaga kearsipan nasional sehingga disebut sebagai Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk
daerah-daerah setingkat dengan Daerah Tingkat I, disebut Arsip Nasional Daerah.
Gambar Sistem Arsip Manual
b. Ruang Lingkup
Dapat dikatakan bahwa di mana ada kegiatan manusia, niscaya di situ akan terdapat arsip. Manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap
kegiatan yang dilakukan, sehingga memerlukan arsip sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan-
kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik dan sebagainya.
Dengan adanya arsip akan timbul kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan, baik dengan peralatan yang paling sederhana maupun dengan peralatan yang
paling canggih atau teknologi tinggi seperti misalnya komputer. Sejak manusia mulai merekam berbagai kegiatan dengan mempergunakan daun papyrus, tablet
tanah liat, ataupun daun lontar semenjak itu pulalah sejarah kearsipan mulai berlangsung.
Pada awalnya transaksi dan kegiatan manusia dengan manusia lainnya cukup didasari atas saling percaya dan daya ingat. Jual beli dapat berlangsung dengan
tukar-menukar atau barter, misalnya antara orang pantai dan petani. Oleh orang
Manual Konvensional Manual System
Map Baki Surat
