Sistem Penyimpanan Arsip Uraian Materi

iii. Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut , diindeks angka itu sebagai satu unit Contoh: iv. Nama lembagainstansi negara asing diindeks unit politik negara yang bersangkutan. Contoh: v. Nama organisasiperhimpunan, diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi seperti persatuan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir. Contoh: Keuntungan sistem abjad, diantaranya: a Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana b Dokumen yang berasal dari satu nama individu dan nama badan yang sama akan berkelompok menjadi satu. c Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. d Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sistem langsung. e Susunan guide dan folder sederhana. f Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan. g Dapat juga mempunyai file campuran Kelemahan sistem abjad, yaitu: CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Toko 234 Club 77 Dua tiga empat Tujuh tujuh Toko Club Du Tu 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Republik Pakistan Pakistan Republik Pa CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 PPP IDI Persatuan Dokter Pemban- gunan Indone- sia Partai Ikatan Pe Do 2 1 a Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau penggilan, tetapi harus melalui nama belakang. b Surat-surat atau dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpnan. c Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing. d Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang peraturan mengindeks. 2 Sistem Subyek Apabila suatu kantor ingin mempergunakan sistem lain selain sistem abjad, disebabkan karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka kantor itu dapat memilih sistem subyek untuk melaksanakan tugas-tugas kearsipannya. Untuk dapat melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah di bawah “Kepegawaian”, masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok subyek dibawah “Keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subyek dari pokok masalah subyek, misalnya: Subyek : Kepegawaian Sub Subyek : -Cuti -Kenaikan Pangkat -Lamaran Subyek : Keuangan Sub Subyek : -Gaji -THR Demikian seterusnya semua pokok masalah dijadikan subyek, dan semua masalah-masalah yang berkenaan dengan satu pokok masalah dijadikan sub subyek. Apabila di belakang hari diperkirakan bahwa masalah-masalah yang ada terus berkembang, maka juru arsip dapat juga mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan sub subyek itu menjadi sub-sub subyek, misalnya untuk sub subyek “Kenaikan Pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-sub subyek “Kenaikan Pangkat golongan I”, sub-sub subyek “Kenaikan pangkat golongan II”, dan seterusnya. Keuntungan dalam sistem subyek, antara lain: a Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan. b Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek baru atau menambahkan sub-sub subyek pada subyek utama. Kelemahan dalam sistem subyek, antara lain: a Terdapat kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali. b Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi c Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, membutuhkan bantuan analis arsip yang berpengalaman. d Dibutuhkan penunjuk silang yang emmadai, untuk menyatukan berbagai subyek dan informasi terkait. e Sering kali terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subyek, sehingga hal tersebut dapat mempersulit penemuan arsip. 3 Sistem Nomor Cara mengindeks Sistem Nomor Terminal Setelah mencatat setiap warkat yang akan disimpan di dalam buku arsip, terlebih dahulu suratwarkat diberi nomor urut mulai dengan nomor 0 untuk surat yang pertama, dan seterusnya. Kemudian nomor tersebut diindeks untuk menetapkan kode-kode dimana warkat itu harus disimpan, atau kalau diperlukan dimana harus dicari, sebagai contoh cara mengindeks ialah sebagai berikut: Unit-unit dalam terminal digit merupakan kode dimana harus disimpan atau harus dicari warkat tersebut. Dengan demikian maka setiap unit mengandung pengertian khusus dan ciri tertentu, diantaranya: Unit I = Diambil dua angka dari urutan paling akhir Unit II = Satu angka sesudah unit ke satu Unit III = Semua angka sesudah unit satu dan dua Nomor kode Unit 3 Unit 2 Unit 1 767561 767 5 61 456895471 456895 4 71 495690 495 6 90 25 25 126 1 26 5 5 Setelah menetapkan unti-unit dari deretan angka, kemudian dari tiap unit mengandung pengertian: Unit I = Menyatakan nomor laci dan juga nomor guide Unit II = Menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci Unit III = Menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder Untuk lebih jelas kita ambil contoh warkat seperti tercantum dalam contoh mengindeks: 767561. Angka tersebut dibaca dari urutan belakang artinya dari kanan ke kiri. Jadi urutannya menjadi; 61 sebagai unit ke-1 5 sebagai unit kedua, dan 767 sebagai unit ketiga. 61 5 767 Unit Pertama menunjukkan nomor laciguide Unit Kedua menunjukkan nomor folder Unit Ketiga emnunjukkan urutan penataan surat dalam folder Memperhatikan indeks tersebut maka warkat dengan kode 767561 disimpan dalam laci nomor 60-69, dibelakang guide 61 dan folder urutan ke lima dan dengan demikian jelas dimana warkat itu diletakkan. Nomor urut warkat yang lain tentu dapat dengan mudah diindeks dengan cara tersebut diatas, satu persatu hingga selesai dan kemudian baru disimpan dalam laci dan folder yang tepat. Penyediaan laci, Guide, dan Folder Sistem Terminla Digit Filing sistem terminla digit apabila dilaksanakan sudah tentu memerlukan peralatan seperti layakanya sistem yang lain. Filing cabinet pertama-tama disiapkan, diberi nomor seperti: Filing cabinet pertama-tama disiapkan dan diberi nomor kode seperti contoh. Nomor yang tertempel di tiap laci filing cabinet berarti nomor laci dan juga nomor guide. Oleh karena itu tiap laci ada 10 guide dan diberi 0-9 10-19 20-29 30-39 nomor kode mulai 0 sampai 99. Di belakang tiap guide diletakkan 10 folder sehingga setiap laci terdapat 100 folder. Sebagai contoh nomor, laci dengan kode 0 – 9 berarti terdapat 10 guide dengan kode 0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 - 8 – 9, dan dibelakang guide kode 0 tedapat folder sejumlah 10 folder dengan kode 0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 - 8 – 9, dan dibelakang guide kode folder nomor 1 terdapat folder 10 buah dengan kode 0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 - 8 – 9, demikian seterusnya. Dengan keterangan ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam filing sistem terminal digit dibutuhkan: a Sekurang-kurangnya 10 laci, atau 2 filing cabinet dengan masing- masing 5 laci. b 100 buah guide. c 1000 buah folder Laci-laci, guide seharusnya dipersiapkan dahulu dalam melaksanakanfiling system terminla digit. Selain itu, yang tidak kalah pentingnya yaitu penulisan kartu kendali sebagai salah satu yang penting untuk mencari kembali warkat yang sudah disimpan, sebagai pendamping buku file buku arsip dan daftar indeks. Kartu indeks ssitem terminal digit juga sama dengan kartu indeks yang lain, isi dan cara pengisiannya tidak jauh berbeda. Kartu indeks disimpan dalam kotak-kotak arsip. Disimpan sesuai dengan penyimpanan menurut sistem abjad. Oleh karena itu kode pada warkat tidsak boleh melupakan kode abjadnya. Prosedur Penataan Berkas Sitem Terminal Digit Agar penyimpanan warkat dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya, maka prosedur penyimpanan dalam sistem Terminal Digit dilakukan sebagai berikut, yaitu: a Memperhatikan warkat yang akan disimpan dengan teliti apakah warkat tersebut sudah benar-benar ada tanda pelepas artinya siap untuk disimpan b Mencatat semua warkat dalam buku arsip buku filing. c Mencatat semua warkat yang akan disimpan di kartu indekssetelah memberi kartu warkat sesuai dengan nomor urut buku arsip, dan aturan mengindeks nomor terminal digit. d Mensortir sesuai dengan laci yang akan dipergunakan menyimpan warkat. e Menggolongkan warkat sesuai dengan laci. f Meletakkan dalam folder sesuai dengan indeks yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. g Menyimpan kartu indeks yang nanti akan dipergunakan untuk mencari kembali. Apabila diperhatikan prosedur penyimpanan warkat sistem terminla digit dengan sistem Dewey kiranya tidak jauh bwerbeda. Sistem Dewey menekankan pada daftar indeks sebagai pegangan pokok dibantu kartu indeks, kalau Terminal Digit pada buku dan kartu indeks juga. Keuntungan sistem nomor, antara lain: a Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda. b Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja. c Perluasan nomor tidak terbatas. d Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks. e Indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian sistem nomor, antar lain: a Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa kartu indeks nomor. b Untuk map campuran dperlukan file sendiri. c Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks. d Biayan agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini. 4 Sistem Geografis Apabila dikehendaki untuk menyimpan surat atau bahan-bahan menurut daerah wilayah, maka dapat dipergunakan sistem geografis ini. Sistem geografis digunakan dalam kegiatan organisasi yang meliputi daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan sistem geografis ini. Untuk melaksanakan sistem filing sistem geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini adalah kota-kota yang berada didalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para pelanggan atau nasabah ada di setiap kota di daerah wilayah itu, misalnya: Contoh klasifikasi geografis Keuntungan sistem geografis, yaitu: a Mudah dan cepat dalam penemuan bila nanati tempat telah diketahui. b Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya rujukan atau banutan indeks. Kerugian sistem geografis, yaitu: a Kemungkinan terdapat kesalahn bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah. b Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakaian harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks. c Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang. d Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik. 5 Sistem Kronologis Sistem penyimpanan arsip kronologis adalah sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Wkatu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, atuapun abad. Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem kurang efektif apabila digunakan dlam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda. Dalam sistem ini semuan dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan JAWA BARAT CIREBON BEKASI BOGOR JAWA TENGAH BATANG KUDUS JEPARA BANGSRI KELING MLONGGO PECANGAAN SALATIGA ARGOMULYO SIDOMUKTI SIDOREJO TINGKIR DEMAK JAWA TIMUR GRESIK SURABAYA PASURUAN tanggal,bulan, serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang telah disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil caption tanggal. Sumber : Hasugian, Jonner, Drs. M.Si.2003. Pengantar Kearsipan Keuntungan sistem kronologis, yaitu: a Mudah dilaksanakan. b Susunan dan urutan guide sederhana. c Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Kerugian sistem kronologis, yaitu: a Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relative kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. b Tidak berguna, apabila tanggal, bulan. Tahun sebuah dokumen tidak diketahui. c Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

i. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip merupakan kegiatan yang tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan retrievalfinding cyclus, dan siklus penempatan kembali filingcyclus merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri. Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Oleh karena itu maka perlu dibuat lembarkartu pinjam. Gambar Kartu Bukti Pinjam ArsipBerkas Sumber : Hasugian, Jonner, Drs. M.Si.2003. Pengantar Kearsipan Adapun cara mencari kembali warkat ang disimpan dalam folder dapat ditempuh dengan memperhatikan buku arsip atau melalui kartau indeks. Setelah nomor dari warkat yang akan dicari ditemukan, maka dengan mengerti teknik mengindeks sistem terminal digit dengan mudah dicari dimana tempat warkat yang akan dikehendaki. Contoh: Setelah mengetahui masalah surat dari buku arsip atau kartu indeks terdapat nomor kode 452378, dengan demikian maka harus dicari pada nomor laci 71 – 79, dibelakang guide nomor 78 dan pada folder ke-3. Demikianlah cara menemukan kembali warkat.

i. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Pemeliharaan arsip mencakup upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip- arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan- serangan dari luar arsip. Usaha pemeliharaan arsip tersebut berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan menentukan angkah-langkah yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya isinya. Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah kegiatan memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 dua lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan merupakan upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip isi dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media digital.

j. Ruang Penyimpanan Arsip

Menyimpan arsip-arsip tidak dapat dilakukan disembarang tempat, akan tetapi ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik.

k. Perbaikan Bagi Arsip Yang Mengalami Kerusakan

1 Halaman yang sobek Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kanji, jangan sekali- kali menggunakan cellotape. 2 Membuat perekat Perekat untuk memperbaiki halaman arsip yang sobek dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. 3 Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar. Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional RI. Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat dilakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas. 4 Menanggulangi arsip-arsip basahterendam air. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut : a Jangan membuka ikatan bundel arsip sebelum lumpurkotoran yang berada dipermukaan dibersihkan. b Mengeluarkan air yang terkandung dalam bundle arsip buku- buku cukup dianginkan di tempat yang bebas teriknya matahari. c Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsipbuku-buku dengan jalan menjemur diterik matahari, karena setelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain sehingga sukar untuk memisahkannya. d Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari. e Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah f Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan 5 Mengeringkan buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya. 6 Mengatasi cendawan. Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone. 7 Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tissue”. Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. Caranya dengan mencampur “sodium orthophenylpenate” sebanyak 2 ons dengan air. Kemudian rendamlah beberapa helai tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat hingga kering. Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan gunakanlah bila perlu. 8 Membersihkan rak. Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas- kertas arsip, rak arsip pun akan mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamatkanlah rak-rak yang kemungkinan masih dapat diselamatkan.

l. Penyusutan Arsip

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Lembaran Negara tahun 1979. Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara 3151, telah ditetapkan ketentuan – ketentuan mengenai penyusutan arsip. Untuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan Ketentuan–ketentuan Peralihan mengenai penyusutan arsip sebagaimana tercantum dalam pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, maka dipandang perlu mengeluarkan petunjuk teknis guna pengaturan pelaksanaannya. 1 Dasar Hukum Penyusutan Arsip a UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Lembaga Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964. b PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip Lembaran Negara tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151. c Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. 2 Tujuan Penyusutan Arsip Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman bagi pejabat yang bersangkutan dalam melaksanakan penanganan arsip inaktif menurut ketentuan pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. 3 Sasaran Penyusutan Arsip a Penyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan dayaguna dan tepatguna administrasi aparatur Negara. b Penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional. 4 Ruang Lingkup Penyusutan Arsip Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang berada di Lembaga-lembaga Negara danatau Badan-badan Pemerintahan. 5 Pengertian yang berkaitan dengan Penyusutan Arsip a Arsip inaktif adalah arsip Lembaga NegaraBadan-badan Pemerintahan yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. b Daftar keterangan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip c Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya. d Seri adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis e Rubrik adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah. f Dosir adalah berkas arsip yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan g Jalan masuk adalah petunjuk atau alat yang menjadi sarana penemuan kembali arsip.

m. Tahap – Tahap Pelaksanaan Penyusutan Arsip

1 Pendaftaran Arsip Inaktif a Kegiatan pendaftaran berupa pengumpulan data melalui suatu survey terhadap arsip- arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab Lembaga NegaraBadan Pemerintahanyang bersangkutan. b Survei arsip inaktif ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan Pimpinan Lembaga NegaraBadan Pemerintahan yang bersangkutan. c Dibuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh data yang terkumpul sebagai hasil survey. d Daftar Ikhtisar Arsip diperlukandigunakan untuk menyusun rencana penanganan dan penataan kembali arsip inaktif bersangkutan. 2 Pendaftaran Kembali Arsip Inaktif Hal-hal yang perlu diperhatikan : a Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip, melainkan setiap kelompokberkas arsip. b Dalam menangani arsip tidak dibenarkan memberi tanda atau tulisan dengan alat apapun c Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh. 3 Arsip Kacau Penanganan arsip kacau yaitu dengan cara sbb: a Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuankelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yakni instansiunit yang menciptakannya. b Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk non arsip, antara lain amplop, map, blanko-blanko formulir, dan sebagainya . c Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya : 1 Dikelompokkan menurut Unit PengolahUnit Kerja 2 Berkas arsip dibungkus map dicatat pada kartu 3 Kartu-kartu catatan tersebut disusun dan diberi nomor urut. 4 Berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks asip 5 yang diberi labeletiket yang memuat keterangan tentang berkas-berkas yang ada di dalamnya . 6 Dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara. d Daftar Petelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip. e Atas dasar daftar pertelaan tersebut, Lembaga-lembaga NegaraBadan-badan Pemerintahan: 1 belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut ketentuan yang berlaku 2 dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional 3 dapat sementara menyimpan arsip-arsipnya dalam keadaan lebih teratur