Strategi Untuk Surat Rutin Karekteristik Surat Yang Baik

2 Tanggal pembuatan surat Tanggal pembuatan surat untuk memudahkan penunjukan waktu membalas surat dan memudahkan dalam pengagendaan surat oleh penerima. 3 Nomor, lampiran, dan hal atau perihal Nomor surat umumnya dipakai dalam surat-surat dinas resmi Guna nomor surat: a Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan b Mempermudah penunjukan surat menyurat c Mempermudah penyimpanan 4 Mengetahui jumlah surat yang dibuat Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai lampiran surat. Dalam surat niagabisnis, lampiran-lampiran harus disebutkan satu per satu. Sedangkan dalam surat dinas cukup dicantumkan lampiran satu lembarberkas. Halperihal yaitu petunjuk mengenai pokok isi surat untuk memudahkan penerima dalam menjelaskan isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan. 5 Nama dan alamat yang dituju Penulisan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn.. Jika disebutkan jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu digunakan. Contoh: a Alamat yang ditujukan kepada perorangan: Yth. Sdr. Mahendra Jl. Kepundung 19 Denpasar b Alamat yang ditujukan kepada jabatan: Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya Jl. Tukad Yeh Penet No. 2 Denpasar c Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah: Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Jl. Senayan Jakarta d Alamat yang ditujukan kepada perusahaan: PT. Indomobil Jl. Gajah Mada 1001 Jakarta e Alamat yang ditujukan kepada PO Box: Yth. Pemilik PO Box 121 Denpasar atau PO Box 121 Denpasar f Alamat dengan menggunakan u.p. untuk perusahaan: Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unud Jl. PB Sudirman Denpasar u.p. : Pembantu Dekan II 6 Salam pembuka dan paragraph pembuka Salam pembuka surat atau sering disebut salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal contohnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain. 7 Isi surat Isi surat adalah uraian dari maksud pembuatan surat dan hal-hal yang ingin disampaikan. 8 Salam penutup dan paragraf penutup Salam penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau pengarahan. Paragraf penutup biasa digunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut telah berakhir. Contohnya, hormat kami. 9 Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan Tanda tangan digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas digunakan untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat tersebut. Sedangkan untuk jabatan digunakan untuk menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut. 10 Tembusantindakan atau c.c carbon copy Tembusan diperlukan jika surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang ada hubungannya secara teknis dengan isi surat. 11 Inisial Singkatan atau inisial hanya dipakai dalam surat resmi saja. Sedangkan dalam surat dinas cukup mencantumkan paraf orang yang membuat konsep surat. Inisial digunakan untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik sehingga apabila ada kekeliruan akan mudah dihubungi.

i. Bentuk Surat

Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Pada tiap bagian surat memiliki peranan yang penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.