Tahap – Tahap Pelaksanaan Penyusutan Arsip

memproses data atau meletakkan alat proses data. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data kantor. Faktor biaya sangat penting dalam memilih meja kerja. Meski organisasi memiliki gedung sendiri, perkiraan biaya sewa harus dirancang untuk masing-masing bagian. Setiap ruang kantor, departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. Jenis Meja Kerja ada dua jenis: 1 berdasarkan bentuk, ukuran dan model, 2 berdasarkan fungsi. Furnitur Modular. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja yang terdiri dari unit penyimpanan, permukaan, dan penyekat dengan fungsinya masing- masing. Banyak pabrik atau organisasi merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20, membuat ruangan lebih nyaman, dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku, arsip dan penyekat. Manfaat terpenting tata letak furnitur modular yaitu menghemat ruang kerja dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Unit modular yang sering digunakan yaitu bentuk L, permukaan datar, tanpa ruang penyimpanan dibawah, yang menempel pada sudut kanan meja. Susunan furnitur modular tidak hanya menghemat ruangan tetapi juga membuat kerja lebih efisien. Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular. Studi diagram menunjukkan keutamaan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Susunan lain juga memungkinkan, sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Meja. Meja merupakan pengganti meja kantor, sebagai tempat pemberkasan, sarana rapat, dan tempat penyimpanan. Untuk banyak kantor, penggunaan meja lebih dipilih daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Di organisasi-organisasi, dalam eksekutif bekerja di kelompok, tersedia meja rapat yang besar. Sedangkan meja rapat di ruang rapat organisasi besar disesuaikan dengan dekorasi atau tata letak kantor, dengan berbagai gaya dari tradisional sampai modern yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Jenis meja lain juga tersedia. Misalnya tempat mesin tik, kalkulator dan mesin lainnya, meja resepsionis, meja rapat, atau meja pelengkap meja kerja. Kursi. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi, untuk kenyamanan fisik pegawai. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. Pegawai kantor harus nyaman duduk dalam bekerja selama berjam-jam. Manajer kantor dapat memahami kelelahan dari postur pekerja. Terdapat banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Posisi duduk yang salah bukan karena postur, tetapi salah penempatan kursi dan meja. Semua kursi kantor harus disesuaikan ketinggiannya dan dapat berputar. Jika bagian sandaran ada pernya, maka dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jika pegawai harus menunduk, maka harus ada sandaran tangan di kursi. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja, tidak perlu sandaran tangan. Studi membuktikan bahwa posisi badan saat kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Sehingga memberikan keuntungan bagi organisasi karena berkurangnya absen, sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi sadel yaitu contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: a Kursi eksekutif, disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif, atau dapat diputar, berwarna hitam dan ramping. b Kursi postur stenografer, dengan atau tanpa putaran. c Kursi prostur juru tulis, dengan atau tanpa putaran, dengan atau tanpa sandaran tangan. d Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. Furnitur dan Aksesori Lain. Meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja terutama tata letak, sumber finansial, dan selera manajemen. Pada waktu tertentu sering dilakukan penambahan sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja. Prinsip Seleksi Furnitur. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria khusus dalam pemilihannya. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: a Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor yang mempengaruhi volume, akurasi dan moral pegawai. b Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang disediakan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. c Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhannya sendiri, kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. d Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. e Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. f Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. g Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya keinginannya sebelum membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan alasannya. h Pilihan lain antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar- benar dipertimbangkan. Untuk daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. i Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional.