2 Berikan fakta bukan kesan. Gunakan kalimat konkret detail yang spesifik
dan informasi yang jelas, akurat dan etis. 3
Perjelas dan padatkan informasi. Berikan pokok-pokok informasi yang penting daripada memberikan semua informasi pada penerima pesan.
4 Nyatakan tanggung jawab dengan tepat. Tulislah pesan-pesan yang
menghasilkan respon spesifik dari penerima tertentu. 5
Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi. Tunjukkan pada para penerima pesan secara tepat bagaimana mereka akan mendapat manfaat dengan
memberikan respon atau pesan Anda sesuai
d. Tipe Komunikasi
Tipe komunikasi dikategorikan menjadi 5 tipe berdasarkan sudut pandang dan pengalaman dari masing-masing pakar yaitu :
1 Komunikasi dengan diri sendiri intrapersonal communication adalah proses
komunikasi yang terjadi di dalam diri sendiri atau komunikasi dengan diri sendiri.
2 Komunikasi antarpribadi interpersonal communication adalah proses
komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Komunikasi antara dua orang dalam situasi tatap muka disebut komunikasi diadik. Fungsi
komunikasi antarpribadi
untuk meningkatkan
hubungan insani,
menghindari dan mengatasi pertentangan konflik pribadi dan pengalaman dengan orang lain.
3 Komunikasi kelompok Kecil small group communication adalah komunikasi
yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan sebuah saluran alat untuk membantu interaksi satu dengan
yang lain.
4 Komunikasi massa mass communication adalah proses komunikasi dimana
pesan dikirim dari sumber lembaga kepada khalayak yang bersifat massal melalui alat-alat mekanis seperti televisi, radio dan surat kabar. Komunikasi
massa berfungsi menyebarluaskan informasi, meratakan pendidikan dan menciptakan kegembiraan.
5 Komunikasi publik public communication adalah proses komunikasi pidato,
kolektif, retorika. Komunikasi berfungsi menumbuhkan semangat kebersamaan, mempengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik dan
menghibur.
e. Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikasi bisa terjadi dalam berbagai bentuk, misalnya percakapan melalui telepon, mendengarkan radio dan sebagainya. Bentuk dasar komunikasi ada dua
yaitu :
1 Komunikasi Verbal
a Berbicara dan menulis
b Mendengar dan membaca
2 Komunikasi Nonverbal
a Emblems adalah sebuah isyarat yang memberikan makna langsung
pada ymbol yang dibuat oleh gerakan tubuh mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia tetapi terjelek untuk orang
India.
b Illustrators adalah gerakan tubuh ketika ingin memperjelas sesuatu
besar-kecilnya obyek. c
Kinesics adalah gerakan tubuh. d
Affect display adalah isyarat yang terjadi dikarenakan adanya dorongan emosional ekspresi muka seperti menangis dan tertawa.
e Regulators adalah gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala
menggeleng atau mengangguk. f
Adaptory adalah gerakan tubuh sebagai tanda kekesalan menggerutu dan menarik napas.
g Gerakan mata mencerminkan isi hati seseorang.
h Sentuhan adalah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan.
i Paranguage adalah isyarat yang diakibatkan oleh intonasi atau volume
seseorang saat berbicara. j
Diam merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti yang luas.
k Postur tubuh menggambarkan karakter atau kepribadian seseorang
secara berbeda. l
Warna dapat memberikan arti terhadap suatu objek. m
Bunyi yang dikeluarkan oleh berbagai benda seperti lonceng dan tepuk tangan.
n Bau dapat digunakan untuk melambangkan status seperti bau
kosmetik.
Gambar Komunikasi Nonverbal
Sumber:
Mulyana, D. 2004. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar.
f. Menyimak
Listening
Pada umumnya, ketika berkomunikasi proses komunikasi orang akan lebih menekankan perhatian pada keterampilan berbicara. Namun, sebaiknya orang juga
memiliki keterampilan menyimak. Dalam proses komunikasi, menyimak merupakan aspek yang sangat penting. Menyimak dapat diartikan sebagai aktivitas
yang bersifat fisik dimana seseorang menerima, memperhatikan serta memahami suara. Menyimak secara efektif merupakan aktivitas aktif dari pikiran seseorang,
bukan hanya sekedar mendengarkan suara aktivitas pasif. Jadi, perbedaan yang mendasar antara menyimak dengan mendengarkan yaitu menyimak memerlukan
konsentrasi penuh agar dapat menginterpretasikan pesan yang didengar dengan baik kemudian memberikan umpan balik. Sedangkan mendengar, hanya
mendengarkan secara sekilas dan tidak memberikan umpan balik.
g. Proses Menyimak
Terdapat 6 enam tahap dalam proses menyimak, yaitu: 1
Mendengarkan hearing merupakan aktivitas fisik dimana seseorang menerima pesan suara melalui indra pendengaran.
2 Memperhatikan attention merupakan perasaan seseorang secara terus
menerus dipengaruhi oleh berbagai stimulus atau rangsangan yang berasal dari luar. Suatu rangsangan yang kuat biasanya mendapat perhatian dengan
segera.
3 Memahami understanding. Kedua tahap diatas belum memberikan makna
atau arti terhadap pesan. Pada tahap memahami pesan yang dikirim dilihat maupun didengar orang mulai akan memberi makna.
4 Mengingat remembering merupakan tahap menerima pesan yang dikirimkan
dan diinterpretasikan kemudian disimpan dalam ingatan. Jika diperlukan pesan akan dikeluarkan lagi dari ingatan.
5 Mengevaluasi evaluating merupakan tahap mempertimbangkan pesan yang
diterima antara fakta dan opini. Pada tahap ini penerima pesan pendengar akan melakukan pertimbangan berkaitan dengan pesan yang diterima.
6 Menanggapi responding. Tahap terakhir adalah merespon atau menanggapi
pesan dengan cara memberikan umpan balik dapat berupa komunikasi verbal atau nonverbal.
h. Kemampuan Menyimak Di Tempat Kerja
1 Mengontrol gangguan eksternal dan internal. Secara eksternal, carilah
tempat dimana Anda bisa menyimak tanpa kebisingan yang dapat menyebabkan percakapan terganggu. Secara internal cobalah untuk
fokus sepenuhnya pada pembicara.
2 Terlibat secara aktif. Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan
baik agak mencondongkan badan dan menjaga kontak mata.
3 Pisahkan fakta dari opini. Fakta adalah kebenaran yang diketahui ada,
sedangkan opini adalah pernyataan dari penilaian preferensi pribadi. 4
Identifikasi fakta-fakta penting. Pada saat mendengarkan, Anda harus dapat memilih informasi yang penting atau tidak penting.
5 Jangan menyela. Bila seseorang sedang berbicara jangan menyela dengan
jawaban atau opini dengan cepat. Jika Anda menyela dapat menghalangi Anda mendengarkan pesan secara lengkap.
