Pengendalian Terpusat Peralatan Mesin-mesin Komunikasi

pengoperasianya secara langsung atau tanpa melalui operator atau perantara. Cara penggunaan telepon Cara penggunaan telepon dapat dibedakan menjadi tiga yaitu sebagai berikut : 1 Penggunaan telepon untuk pencakapan lokal 2 Penggunaan telepon untuk pencakapan interlokal dan international 3 Pelayanan telepon dengan SLJJ Sambungan Langsung Jarak Jauh Langkah-langkah menggunakan telepon Terdapat beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam menggunakan telepon, yaitu sebagai berikut : 1 Tata cara menangani telepon keluar a Pertama sediakan pensil dan kertas untuk catatan seperlunya. b Lalu siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat telepon sebelum nomor telepon diketahui. c Setelah diangkat, dengarkan nada pilih barulah memutar nomor telepon yang dikehendaki. d Jika saat dipanggil kedengaran mengangkat telepon, katakanlah nama kantorinstansi dan nomor telepon yang kita kehendaki. e Bicaralah secara singkat, sopan dan jangan bicara diluar kepentingan. f Jika pembicaraan kurang memuaskan karena ada gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk pintu kait telepon. g Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan dan dengan posisi yang benar. 2 Tata cara menangani telepon masuk a Begitu telepon berdering, sekretaris atau operator harus segera mengangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. b Angkat gagang telepon dengan tangan kiri sedangkan tangan kanan memegang alat tulis. c Menjawab telepon hendaknya singkat dan jelas. d Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian. e Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu. Penggunaan Handphone Handphone merupakan alat komunikasi, baik jarak jauh dekat maupun jarak jauh. Alat ini merupakan alat komunikasi lisan atau tulisan yang dapat menyimpan pesan dan sangat praktis untuk dipergunakan sebagai alat komunikasi karena bisa dibawa kemana saja. Macam-macam merek handphone Ada beberapa macam merek dan tipe handphone diantaranya : 1 Sony Ericsson 2 Nokia 3 Motorola 4 Samsung 5 LG Penggunaan Mesin Microfilm, Transparancy, Maker Warkat atau surat yang masih deperlukan harus disimpan pada suatu tempat yang betul-betul aman dan praktis tidak diperlukan banyak tempat. Salah satu tempat penyimpanan warkat-warkat, adalah dengan menggunakan microfilm. Demikian pula dengan penggunaan mesin transparacy maker, dipergunakan untuk menggandakan atau menyalin langsung dari buku- buku kemudian dipindahkan kedalam lembaran transparansi untuk diproyeksikan kedalam OHP. Dengan demikian, tidak perlu lagi menulis kedalam lembar transparan, tetapi cukup dengan menggandakan lembaran asli, lalu dirangkap dengan lembaran transparan infared, kemudian dimasukan dalam mesin transparansi maker. Penggunaan OHP juga sangat membantu dalam penyimpanan informasi, atau mempresetasikan suatu, misalnya pada waktu seminar, rapat dan lain- lain. Penggunaan Mesin Mikrofilm Dalam memahami pengertian mengenai mesin microfilm dapat disimak penjelasan sebagi berikut ini. 1 Menurut ensiklopedi administratif Mikrofilm merupakan film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat atau surat yang ada dan akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama jika berada dibawah udara yang berubah-ubah. Dengan pengambilan ambar suatu warkat yang perlu diawetkan, dipindah menjadi lembaran film kecil, sehingga menghemat ruang penyimpanan. 2 Menurut PT Modern Photo Film Co.Ltd Mikrofilm yaitu cara untuk menanggulangi masalah dokumentasi melalui kegiatan kerja teknis maupun administrative dalam bentuk film yang kecil. 3 Menurut arsip nasional Republik Indonesia Mikrofilm merupakan salah satu cara memperkecil bentuk fisik arsip. Tujuan diadakan pembuatan mikrofilm atau arsip pada umumnya ada dua hal yaitu, untuk menghemat ruangan dan untuk mengawetkan asip atau warkat. Bentuk-bentuk Microfilm 1 Microfilm roll Mikrofilm ini berbentuk roll film yang panjangnya 100 feet 1248 cm Mikrofilm terdari dari : a Roll film ukuran 16 mm x 100 feet. Digunakan untuk memikrofilmkan arsip-arsip pada umumnya A-A3 satu roll dapat memuat 2400 lembar arsip ukuran A atau 1200 lembar arsip ukuran A3 b Roll fil ukuran 35mm X 100 feet. Digunakan untuk memikrofilmkan gambar-gambar teknik, peta surat dan lain-lain. Berukuran lebih besar A2 hingga A0 2 Micro Jacket Yaitu strip film yang berisi 12 frame yang dimasukan kedalam kantong plastik jacket ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 =60 arsip. Bentuk film ini digunakan untuk memikrofilmkan arsip dinamis, aktif dan inaktif. 3 Microfiche Mikrofilm bentuk ini berupa lembaran 4 x 6 inci, dibuat dengan dua cara yaitu sebagi berikut : a Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor. Biasanya digunakan untuk memikrofilmkan dokumen-dokumen dinamis aktif pada dokumen-dokumen tersebut tidak perlu ditambah atau mengurangi dokumen baru. b Microfiche yang dibuat secara tidak langsung adalah dengan menduplikasikan microfilm jacket menjadi microfiche memakai peralatan microfilm duplicator. 4 Microfilmaperture Card Mikrofilm ini berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4 cm yang ditempelkan pada lembaran kartu seperti kartu komputer dengan 80 karakter. Bentuk mikrofilm ini digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen teknik, misalnya gambar bangunan, gambar mesin, peta seismograph, peta kota, dan lainnya. 5 Microfilm Cartridge Seperti roll film, tetepi berada dalam cartridge kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet. Pada bagian atas atau bawah, tiap gambar menggunakan blip untuk mempermudah pencairan kembali dokumen. Macam-macam peralatan Microfilm Dalam proses pembuatan microfilm microfilming = microphotography diperlukan beberapa alat atau mesin yang mempunyai fungsinya masing masing. Alat tersebut yaitu sebagai berikut : 1 Camera, memiliki fungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film. 2 Processor, berfungsi untuk memproses atau menghasilkan film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerja camera. Alat pencuci flm ini sudah berisi bahan kimia devoloper, fixe dan air. Pada alat ini juga terdapat pengirim film yang sudah diproses. 3 Duplicator, berfungsi untuk menggandakan atau membuat copy film. 4 Orisinal film akan disimpan agar tidak rusak, sedangkan untuk suatu keperluan menggunakan duplikat atau gandaannya 5 Reader, berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televisi 6 Reader Printer, tidak saja dapat dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetak kembali microfilm yang dibaca kedalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran. Penggunaan Transparancy Maker Transparancy maker biasanya digunakan untuk transparansi yang akan dipakai kedalam presentasi pada pertemuan, seminar, atau rapat yang diletakan diatas OHP. Transparansi ada dua jenis yaitu sebagai berikut : 1 Intra Red, dengan ciri-ciri : a Salah sudutnya terpotong b Warna transparansi tidak bening c Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus 2 Write On, dengan ciri-ciri : a Harus menggunakan transparacy maker waktu menulisan atau menggambar b Transparansi warnanya bersih atau bening c Lembar transparansi bisa langsung ditulis d Dapat dihapus.

g. Teknologi Perkantoran Modern

Pekerjaan kantor merupakan suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan catat3mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuklah suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran Office Automation OA. Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak mobile serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya merupakan pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini. Otomatisasi Kantor Dimulai tahun 19603an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan aktivitas bagian mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk3produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MTST singkatan dari Magnetic TapeSelectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik hanya mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran. OA Office Automation mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke orang lain dan dari orang3orang di dalam maupun di luar organisasi. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai aktivitas perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua organisasi menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang berupa laporan3laporan periodik maupun laporan khusus. Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis dan terperinci. Sistem3sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain. Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri khas dalam penggunaan komputer di organisasi, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. OA tidak hanya melayani orang3orang di dalam organisasi, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan organisasi. Gambar Sistem OA Sumber : http:jihanfaruqbamukrah.blogspot.com201005office-automation- system-sistem-otomasi.html Dalam gambar model OA tersebut tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data yaitu penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi yaitu adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih. Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA. Komponen database dalam OA, dalam gambar model di atas database merupakan kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam organisasi, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem organisasi serta data3data hasil olahan dari para manager sebagai pemecahan masalah. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi : 1 Mendapatkan data, yaitu dengan : a Mendokumentasikan setiap transaksi b Apa kejadiannya c Kapan terjadi kejadian tersebut d Berapa banyak dan berapa nilainya e Keterangan tentang transaksi 2 Memanipulasi data, yaitu dengan : a Mengklasifikasikan dengan diberi kode b Diurutkan c Dihitung d Ditotal 3 Menyimpan Data a Menggambarkan setiap transaksi b Dalam bentuk database 4 Menyiapkan dokumen a Terbentuk dalam kategori : I. Berdasarkan jenis kejadiannya II. Berdasarkan waktu kejadiannya Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yaitu dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. 1 Dari sudut pandang pemakai database dapat dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan. 2 Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat fisik dan logik. Pada tingkat fisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta media cadangan backup yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file3file atau tabel3tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan. Komponen Aplikasi dalam OA Aplikasi dalam OA Office Automation dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal, fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda. Aplikasi3aplikasi dalam OA adalah : 1 Word processing 2 Electronic and voice mail 3 Computer calendaring 4 Audio conferencing 5 Video conferencing 6 Computer conferencing 7 FAX 8 Videotex 9 Imaging 10 Desktop publishing Word Processing Merupakan penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Gambar Word Processing System Sumber: Munir. 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta. Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan atau diketik dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika dibutuhkan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach atau dikirim dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Electronic and Voice Mail. Voice mail, merupakan sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail box yang berisi pesan3pesan ini dapat dihubungi dan dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan3pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya. Electronic mail atau sering disingkat e mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer saja. Seorang pengguna e mail mempunyai mail box atau folder disebuah mail server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail box dengan menyebutkan alamat e mail yang dituju walaupun si pemilik mail box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan3pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail box-nya dengan bantuan jaringan internet. Gambar An Audio Conferencing System Sumber: Munir. 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta. Gambar An Voice Mail System Gambar An Voice Mail System Computer Calendaring Computer calendaring punya analogi untuk menandai suatu agenda kegiatan seperti menandai kalendar di rumah. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum