c Surat Konfidensial yaitu surat-surat yang termasuk surat rahasia juga
namun karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau surat ini jatuh
ke pihak yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
4 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya:
a Surat Sangat SegeraSurat Kilat yaitu surat yang harus ditangani
secepat mungkin pada kesempatan pertama karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b Surat Segera yaitu surat yang secepatnya perlu diselesaikan tetapi
tidak perlu pada kesempatan pertama tetapi juga harus segera dikirim agar mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima.
c Surat Biasa yaitu surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
diselesaikan karena tidak perlu mendapat tanggapan secepatnya dari penerima.
k. Jenis-jenis Dokumen
1 Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Dokumen adalah hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi, atau negara. Sedangkan
dokumentasi yaitu kegiatan mengumpulkan dokumen-dokumen.
2 Jenis-Jenis Dokumen
a Menurut Jenisnya yaitu : i.
Dokumen fisik yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana dan prasarana, dsb.
ii. Dokumen intelektual yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi
subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dsb.
b Menurut Sifatnya yaitu :
i. Dokumen tekstual yaitu dokumen yang menyediakan informasi dalam
bentuk tertulis misalnya, majalah, buku, katalog, surat kabar, dsb. ii.
Dokumen nontekstual yaitu dokumen yang berisi beberapa teks, misalnya, peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dan sejenisnya.
c Menurut Literatur yaitu : i.
Dokumen Korporil yaitu dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan dimuseum dan
perpustakaan. ii.
Dokumen Literer yaitu setiap bahan cetak dan mencetak yang mengandung informasiketerangan tertentu yang berguna.
d Menurut Kepentingan dan Kekhususnya yaitu : i.
Dokumen Pribadi yaitu dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi, misalnya, koleksi keramik atau
barang antik. ii.
Dokumen Ekonomi yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai perkembangan perekonomian suatu bangsa dan negara. Misalnya, produk
baru, devaluasi, inflasi, deregulasi, dan ekspor-impor, neraca perdagangan.
iii. Dokumen Sejarah yaitu dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban
dan kebudayaan bangsa, contohnya, fosil-fosil manusia purba, naskah- naskah kuno, piagam Jakarta, dan piagam proklamasi.
iv. Dokumen Kedokteran yaitu dokumen yang berisi informasi tentang
perkembangan ilmu kedokteran atau ilmiah, misalnya, dokumen ilmu bedah, dokumen obat-obatan, dokumen macam-macam penyakit dan cara
penyembuhannyan.
v. Dokumen Pemerintahan yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai
ketatanegaraan suatu pemerintahan, misalnya, peraturan-peraturan, perundang-undangan, Keppres, dan ketetapan-ketetapan.
e Menurut Dokumentasi yaitu :
i. Dokumen Primer yaitu dokumen yang berisi informasi tentang hasil
penelitian asli atau langsung dari sumbernya, contohnya, paten penelitian, laporan, disertasi, dan kertas kerja.
ii. Dokumen Sekunder yaitu dokumen yang berisi informasi tentang
literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder juga disebut bibliografi.
iii. Dokumen Tersier yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai
literatur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur, dan bibliografi.
2. Studi Kasus
Teknisi di perusahaan tempat Saudara bekerja baru saja menjatuhkan komputer notebook yang akan dikirim hari ini kepada pembeli. Akibatnya, layar pada komputer
retak dan tidak dapat berfungsi dengan baik. Kerusakan akibat kelalaian tentu saja tidak akan digaransi oleh vendor untuk melakukan pemesanan arang pengganti
memerlukan waktu hingga 7 tujuh hari lagi. Buatlah surat untuk menyampaikan hal tersebut secara tertulis kepada pembeli
Sumber: Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta. ANDI
3. Latihan
1. Tulis dan jelaskan macam-macam surat berdasarkan sifatnya.
2. Apa bedanya surat rahasia dengan surat konfidensial? Jelaskan berikut contoh
3. Tulis dan jelaskan bagian-bagian surat
4. Jelaskan arti dokumen dan dokumentasi.
5. Tuliskan dan jelaskan 6 macam bentuk surat
