C. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Uraian Materi
a. Pengelolaan Surat Masuk
Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Sekretaris harus cekatan
dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk harus segera diteliti dengan cermat dan secepatnya
disampaikan kepada pihak yang berhak menerimanya.
b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Prosedur Pengurusan Surat Masuk SederhanaPola Lama 1
Penerimaan surat oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat 2
Petugas memeriksa kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamat yang tertera di amplop keliru
harus diserahkan kembali pada pengirim. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi
cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok masalahnya dan diberi kode.
3 Surat dicatat pada kartu arsip atau pada buku agenda surat masuk
4 Pembubuhan nomor urut simpan pada surat
5 Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha
6 Surat diserahkan kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari
7 Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas
Tata Warkat
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru Pengurusan surat masuk terjadi di Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah.
1 Penerimaan Surat
Didalam organisasi, surat dan naskah masuk diterima oleh staf penerima atau tata usaha yang ditugaskan untuk mengurusi
penerimaan surat dan naskah. Penerima mempunyai tugas :
a Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas
pos, telekom maupun oleh perorangan b
Meneliti kebenaran alamat surat yang tertera di amplop c
Mebubuhkan paraf pada bukti penerimaan
d Mensortir surat
e Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop. Jika
alamat pengirim tidak tercantum di dalam surat, maka amplop diikutsertakan bersama suratnya. Surat distempel tanda terima
f Meneliti kelengkapan yang ada pada lampiran surat
g Menyampaikan surat kepada Pengarah
h Menyampaikan surat rahasia tertutup kepada Pencatat
2 Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya.
Pengarahan surat dilakukan oleh pengarah. Pengarah mempunyai tugas:
a Membaca isi surat dan menentukan surat itu tergolong penting
atau biasa b
Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi : tindakan apa yang harus dilakukan terhadap surat yang
bersangkutan oleh pengolah
c Menentukan kode klarifikasi dan indeks pada naskah surat
penting d
Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada Pencatat 3
Pencatatan Surat Pencatatan surat ialah penulisan keterangan bagian-bagian yang
tercantum dalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Pencatat mempunyai
tugas :
a Mencantumkan nomor urut pada naskah surat
b Mencatat naskah surat di dalam kartu kendali rangkap tiga atau
lembar pengantar rangkap dua c
Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali atau lembar pengantar kepada Pengendali Surat
4 Pengendalian Surat
Tugas pengendali surat diantaranya adalah: a
Menerima surat beserta kartu kendalilembar pengantar dari pencatat
b Meneliti keberanan nomor kode surat dan kelengkapan
lampiran c
Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada Tata Usaha Unit Pengolah
d Menyampaikan naskah surat rahasia tertutup dan biasa
beserta lembar pengantar rangkap dua kepada Tata Usaha Pengolah
e Menyusun menyimpan kartu Kendali I dalam almari katalog
berdasarkan urutan nomor kode
5 Penyimpanan
Penyimpan bertugas untuk menyimpan kartu kendali II dan lembar pengantar yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah sebagai
pengganti arsip selama surat dan naskahnya beserta kartu kendali III masih disimpan di Unit Pengolah.
Pengurusan surat dan naskah pada Tata Usaha Pengolah yakni sebagai berikut :
a Menerima surat dari Pengendali. Apabila pencatatan surat
penting dilakukan pada kartu kendali, maka yang diterima adalah surat beserta kartu kendali lembar II dan III
b Membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar II sebagai
tanda bukti naskah sudah diterima c
Mengembalikan kartu kendali lembar II kepada Pengendali d
Kartu kendali lembar III disimpan berdasarkan urutan nomor kode
e Mengisi lembar disposisi rangkap dua
f Menerima dan menyampaikan naskah yang diterima dari Unit
Kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan disertai lembar disposisi
g Menyimpan satu lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang
ada pada pengolah h
Menyimpan surat dan naskah lampirannya sebagai arsip aktif setelah selesai diolah
i Meneriman naskah surat biasa beserta dua lembar pengantar
dari Pengendali j
Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah sudah diterima
k Mengembalikan satu lembar pengantar kepada Pengendali
Kategori