Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

2. Studi Kasus

Pimpinan dari sebuah perusahaan nasional PT. Makmur Jaya yang bergerak dalam bidang furniture menginginkan agar sistem kearsipan didalam perusahaannya menjadi semakin efektif dan efisien. Perusahaan tersebut tidak hanya memiliki 1 satu cabang perusahaan saja, melainkan memiliki cabang di hampir tiap kota di Indonesia. Selain itu, perusahaan tersebut juga memiliki banyak suplier sebagai penunjang aktivitas jual belinya. Menurut Saudara sistem kearsipan apakah yang paling baik digunakan oleh perusahaan tersebut? Tuliskan juga alasannya

3. Latihan

1. Jelaskan pengertian dari surat masuk 2. Sebutkan tugas dari penerima surat dalam prosedur penanganan surat masuk pola baru 3. Apa yang dimaksud dengan lembar disposisi? 4. Pada proses pengurusan surat masuk penting, kartu kendali 2 dua dipegang oleh? 5. Sebutkan tugas dari tata usaha pengolah dalam prosedur pengurusan surat keluar pola baru

E. Memilih Peralatan Kantor

1. Uraian Materi

a. Pengertian

Lingkungan kantor dapat dideskripsikan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan warna dinding, jenis lantai, penutup jendela, sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Faktor-faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap sesama. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang paling penting. Ini merupakan pokok bahasan bab ini. 1 Seleksi Tidak ada yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi organisasi, diharapkan memiliki banyak informasi mengenai furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan organisasi. Manajer kantor juga harus mengetahui sarana yang tersedia bagi organisasi. Maka, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: a Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. b Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. c Harga semua barang dan katalog pemasok barang. d Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. e Pengetahuan mengenai dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. f Peluang standardisasi peralatan di organisasi. g Alternatif pengadaan seperti sewa atau beli dan jumlah barang yang dibeli. h Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian. Di era teknologi yang canggih, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah menyediakan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik.