Contoh Format Lembar Disposisi 2
PPMB JL. RAWAMANGUN MUKA GDG L
LEMBAR DISPOSISI
Dari : ………………………………………………….. Tanggal terima : ………………………………………………….
No. Surat : …………………………………………………. Perihal : ………………………………………………….
Tanggal surat : ………………………………………………….
No. PENGOLAH
V ISI DISPOSISI
1 Direktur Utama
2 Direktur Produksi
3 Direktur Pemasaran
4 Direktur Sistem Inf.
5 Unit Litbang
V Mohon ditanggapi
6 Bagian Humas
7 Bagian Perbekalan
8 Bagian Personalia
9 Bagian Keuangan
10 Bagian Umum
Gambar Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Gambar Proses Pengurusan Surat Masuk Biasa Rutin
Sumber: The Liang Gie.2007.Administrasi Perkantoran Modern
III II
I III
II III
II I
Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit Pengo lah
Penerima Sur at
Pencatat Surat Pengarah Surat
Penata Arsip
Surat Pe nting
Su rat Pentin g
II I
II
B ag a n Pen g uru sa n Su rat M a su k B ias a R u ti n
Pe ne ri m a P en cata t
P en ga ra h P en a ta
Ar si p Tata U sa ha
Pe ng ol ah Pi m p in an
Pe ng ol ah P el aksa na
P e ng ola h 1
1 2
S u rat
L em b ar Pe n ga nt ar
L em b ar D isp o sis i
2 1
2 1 ,2
S i m p a n
1,2
Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Surat Masuk Sumber:
Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Halaman:
Tanggal Terima
No Urut
Agenda Pengirim Tanggal
Surat Nomor
Surat Perihal Bertalian
Agenda No.
Dengan Perbal
No. Keterangan
PPMB GDG.L, JL. RAWAMANGUN MUKA
JAKARTA 12330 KARTU ARSIP
Tgl. Dari
No.Ket. Tgl.
Kepada No.Ket
1-2-04 Kantor Kopertis
1. -
4-2-04 Kantor Kopertis
1. -
5-3-04 Dirjendekti
2. -
c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Prosedur Pengurusan Surat Keluar SederhanaPola Lama 1
Konsep surat dibuat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha
2 Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi
maupun bentuknya 3
Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha 4
Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris,
pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan surat dan pemasukaannya ke dalam amplop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada
amplop oleh petugas tata usaha
5 Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat keluar
6 Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada petugas
pengantar ekspeditur untuk dikirimkan 7
Penyimpanan arsip
Gambar
Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan Surat Keluar Pola Baru Pengurusan surat beserta naskah surat keluar adalah kegiatan yang dilakukan oleh
Tata Usaha Pengolah dan atau Unit Kearsipan dalam pelaksanaanya.
1 Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas sebagai berikut :
Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pen gi ri m Pen cata t
Penga ra h Pen ata
Ar si p Tata Usaha
Pe ng ol ah Pi mp inan
Peng ol ah Pel aksa na
Pe ng olah
A sli T e m b u sa n
Pe rt in g g al
1 2
3 D iisi Kod e
D ikir im
K artu K endali
Su rat
Ket. Le mbar D isposis i
Hasi l Pe ngola ha n Surat
D isposisi Pengons epan Surat
K ons ep D ite liti S ur at Di ta ndatanga ni
Dik etik
a Naskah keluar dicatat pada kartu kendali rangkap tiga
b Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu
kendali rangkap tiga kepada Pengendali di Unit Kearsipan c
Kartu kendali lembar ke-III disimpan menurut urutan nomor kode
d Mengendalikan surat atau naskah yang belum selesai
pengolahannya kemudian menyampaikan surat atau naskah yang sudah selesai pengolahannya kepada Penyimpan
2 Unit Kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian penyimpanan,
dan pengiriman pengendali mempunyai tugas : a
Memberikan nomor urut sesuai pada kartu kendali b
Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomor kode
c Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada Penyimpan
d Mengembalikan kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha
Pengolah e
Mengembalikan konsep yang diterima dari Pengirim kepada Tata Usaha Pengolah
Penyimpan bertugas untuk menyimpan kartu kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah
atau surat masih berada di Unit Pengolah.
Sedangkan Pengirim mempunyai tugas: a
Mengirim surat sesuai alamat yang dituju dalam surat b
Menyampaikan konsep kepada Pengendali
Gambar Bagan Pengurusan Surat Keluar Pola Baru Sumber:
The Liang Gie.2007.Administrasi Perkantoran Modern
II I
T
Unit Pengolah Unit Kearsipan
Pencatat Surat Pengarah
Surat Penata Arsip
Ekspedisi
Surat Asli
III II
II I
T III
II I
II Surat
Asli
DISIMPAN DITELITI
DISIMPAN
Tabel Format Buku Ekspedisi
NO. TANGGAL
KEPADA PARAF
CAP POS
Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Surat Keluar
Tanggal Kirimsurat
No. Urut
Perbal Kepada Nomor
Surat Perihal Bertalian
dengan Keterangan
Agenda No.
Perbal No.
Tabel Format Kartu atau Buku Agenda Tunggal Surat Masuk dan Keluar
age nda
no Tanggal
terima kirim
M K
Pengiri m
Kpd No.sura
t Tgl surat
Perihal Keterangan
Tabel Surat Penunjuk
SURAT PENUNJUK Hal : Pelatihan calon tenaga pengajar
Dari : Bagian Proyek Pengembangan Sumber Daya Manusia, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, Departemen
Pendidikan Nasional, Indonesia Tanggal : 20 Juni 2010
No : 125BPPK-SDMIII2010
DISIMPAN PADA BERKAS : PELATIHAN CALON TENAGA PENGAJAR
Sumber: The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern
d. Mesin dan Perlengkapannya
Berikut merupakan mesin dan perlengkapan yang penting dalam proses mengurus surat masuk:
1 Mesinalat untuk membuka surat
2 Cap untuk membubuhi tanggal
3 Perlengkapan untuk menyortir
4 Mesin fotokopi
Mesin fotokopi dipergunakan untuk membuat beberapa salinan dari surat yang masuk; bagikan aslinya kepada orang yang akan
mengerjakannya dan lembar kopi kepada orang lain yang berhubungan tidak boleh ditangguhkan dan orang-orang lain yang
berhubungan menerima keterangan pada hari yang sama.
e. Pengelolaan Surat Keluar
Proses yang harus dilakukan dalam mengelola surat keluar adalah bahwa surat yang akan dikirim adalah surat yang sudah di tanda tangani oleh pihak
yang berwenang untuk menanda tangani. Adapun proses berikut adalah yang lazim ditempuh:
1 Tentukan dimana amplop harus diketik; pada waktu mengetik
surat atau dipusatkan. 2
Berikan instruksi bahwa surat yang memerlukan perhatian khusus harus diberi tanda khusus pada sudut kanan bagian atas.
3 Pastikan bahwa pegawai pos berhubungan secara teratur dengan
surat dan menyortirnya unatuk surat ”dalam negeri” dan ”surat luar negeri” Pergunakan mesin lipat dan mesin materai apabila
harus dimasukkan ke pos dalam jumlah yang banyak.
4 Hindarkan menaruh surat pada amplop yang salah.
5 Tulis rincian yang singkat dari semua surat dalam buku pos.
6 Tentukan metode yang dipakai dalam pembubuhan cap.
7 Semua surat yang dikirim harus dicatat terlebih dahulu dalam Buku
Agenda surat Keluar.
f. Pesan Email dan Memo Rutin
Dalam perkembangan organisasi saat ini, telah terjadi perubahan dalam komunikasi internal. Di masa lalu, pesan tertulis dari dalam organisasi
berbentuk memo yang menggunakan kertas. Tetapi saat ini e-mail telah menjadi pilihan media komunikasi. Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh
Emailthatpays dan Ipsos-Reid, hasilnya menunjukkan e-mail telah mengubah secara mendasar cara seseorang berkomunikasi dengan orang lain dan telah
menjadi sebuah sarana penting untuk berkomunikasi di kantor. Sebanyak 85 persen orang kanada yang online percaya bahwa e-mail telah membuat mereka
lebih efisien, dan hampir dua pertiga 62 persen lebih suka berkomunikasi lewat e-mail daripada metode lainnya.
Fungsi utama e-mail adalah untuk bertukar pesan atau informasi didalam organisasi. Komunikasi internal semacam itu semakin penting sekarang ini.
Organisasi mengalami perampingan, rantai komando yang semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-dan-arsip karyawan.
Dengan diberi lebih banyak wewenang untuk mengambil keputusan, karyawan menemukan bahwa mereka butuh lebih banyak informasi. Mereka
harus mengumpulkan, melakukan pertukaran, dan mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan.
Manajemen juga memerlukan input dari karyawan agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan pasar lokal dan global. Permintaan akan informasi yang
semakin meningkat ini juga berarti meningkatkan penggunaan e-mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan dua manfaat penting. Pertama, dokumen yang ditulis dengan
baik cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati–hati, perhatian, dan jelas. Kedua, pesan
internal
yang ditulis
dengan baik
meningkatkan citra
seorang karyawanpimpinan di dalam organisasi. Individu yang dianggap sebagai
penulis yang kompeten dan profesional dihargai dan diperhatikan; paling sering, mereka adalah orang–orang yang dipromosikan ke dalam posisi
manajemen. Pesan yang terus terang ini yaitu e-mail rutin dan memo dibuka dengan ide utama karena topiknya tidak sensitif dan hanya membutuhkan
sedikit persuasi. Didalam modul ini akan mempelajari dan membahas tentang karakteristik, proses penulisan, dan organisasi untuk pesan e-mail dan memo.
Karena e-mail merupakan saluran komunikasi yang baru dan sangat berguna, perhatian khusus akan diberikan pada cara penggunaan yang aman dan
efektif. Terakhir, modul ini akan memberikan pelajaran untuk menulis memo prosedur, informasi, permintaan, jawaban, dan konfirmasi.
