Prosedur Penyimpanan Arsip Uraian Materi

dlldalam mengindeks tidak tepisah dari nama keluarga sebagi unit pertama. Contoh: iv. Nama yang memakai seniority Sr, Jr, I, II, III dalam indeks diletakkan pada unit terakhir. Contoh: c Mengindeks Nama Perusahaan Atau Lembaga i. Cara mengindeks nama perusahaanlembaga adalah kata yang penting dahulu kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Contoh: ii. Cara mengindeks nama perusahaanlembaga yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan kemudian baru diindeks. Contoh: CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Harun Al Rasyid Chris O’ Donnel Al Rasyid O’ Donnel Harun Chris Ra Do 2 1 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 George Bush, Sr King Edward, I Bush Edward George King Sr I Bu Ed 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abja d Unit 1 Unit 2 Unit 3 CV Bahagia PT Mekarsari Bahagia Mekar- sari C o m - mand- itaire Perse- roan Vennontsc hap Terbatas Ba Me 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 GIA BRI Garuda Bank Indonesia Rakyat Airways Indonesia Ga Ba 2 1 iii. Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut , diindeks angka itu sebagai satu unit Contoh: iv. Nama lembagainstansi negara asing diindeks unit politik negara yang bersangkutan. Contoh: v. Nama organisasiperhimpunan, diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi seperti persatuan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir. Contoh: Keuntungan sistem abjad, diantaranya: a Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana b Dokumen yang berasal dari satu nama individu dan nama badan yang sama akan berkelompok menjadi satu. c Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. d Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sistem langsung. e Susunan guide dan folder sederhana. f Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan. g Dapat juga mempunyai file campuran Kelemahan sistem abjad, yaitu: CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Toko 234 Club 77 Dua tiga empat Tujuh tujuh Toko Club Du Tu 1 2 CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Republik Pakistan Pakistan Republik Pa CaptionNama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 PPP IDI Persatuan Dokter Pemban- gunan Indone- sia Partai Ikatan Pe Do 2 1