Peralatan Kearsipan Uraian Materi

3 Azas Kombinasi Gabungan antara azas desentralisasi dan azas sentralisasi. Penerapan azas gabungan ini cocok untuk organisasi yang mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, mempunyai cabang-cabang. Gambar Bagan Organisasi dengan Asas Gabungan Sumber: The Liang Gie.2007. Administrasi Perkantoran Modern

f. Prosedur Penyimpanan Arsip

1 Inspecting adalah kegiatan memeriksa tanda lepas realese mark dari setiap warkat yang akan disimpan. 2 Indexing adalah kegiatan menentukan kata tangkap caption dari setiap warkat yang akan disimpan menjadi arsip. 3 Coding adalah kegiatan memberi kode pada setiap warkat yang selesai di Bagan Organisasi dengan Asas Gabungan 1 6 5 4 3 d c b a 2 A A A A A A A A Keterangan : 1 = Pimpinan 2 = Sekretariat Unit Tata Usaha yang meliputi : a. SekretarisKepala TU b. Bagian Humas c. Bagian Kearsipan Pusat Arsip d. Bagian Perbekalan 3 = Unit Produksi 4 = Unit Pemasaran 5 = Unit Keuangan 6 = Unit Personalia A = Bagian Tata UsahaArsip setiap unit organisasi indeks. 4 Sorting adalah kegiatan mengelompokkanmemilah warkat yang sudah diberi kode sesuai dengan kelompoknya. 5 Placing adalah kegiatan meletakkan arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode dan kelompoknya

g. Sistem Penyimpanan Arsip

1 Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan berdasarkan Indeks nama koresponden Gambar Kearsipan Sistem Abjad 2 Sistem Geografi adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks indeks alamat koresponden Gambar Kearsipan Sistem Geografi 3 Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks tanggal warkat ataupun pencatatan Gambar Kearsipan Sistem Kronologis FEBR U ARI Ke ars ipa n S iste m Ta nggal J ANU ARI 1 Ja n 2 J a n 3 Ja n 19 90 2 Feb 1 Fe b J AT E N G K e a r s ip a n S i st e m W i l a y a h J A B A R B a n d u n g B o g o r C i re b o n S e m a r a n g M a g e la n g B Kearsipan Sistem Abjad A Abdu llah Achm ad Ad i J ay a A - Z Beni S Bamb ang 4 Sistem Nomor adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks nomor warkat Gambar Kearsipan Sistem Nomor 5 Sistem Pokok Masalah adalah sistem penyimpanan berdasarkan indeks perihal atau masalah pokok pada surat Gambar Kearsipan Sistem Pokok Masalah Sumber : Hasugian, Jonner, Drs. M.Si.2003. Pengantar Kearsipan h. Mengindeks Indeks adalah tanda pengenal dari suatu arsip atau kata tangkapcat chwordcaption yang dipilih tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Contoh: 1 Sistem Abjad indeksnya nama orang atau lembaga 2 Sistem subyek indeksnya nama masalah atau perihal 3 Sistem kronologis indeksnya nama tanggal 4 Sistem geografi indeksnya nama tempat atau kota 5 Sistem nomor indeksnya nomor warkat Mengindeks adalah suatu cara membentuk ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui dalam susunan nama dokumen tersebut dimasukan ke dalam file. Peraturan Mengindeks 1 Sistem Abjad K EP E G AWAIAN Kearsipan Sistem Perihal KE UAN GAN K enaikan G aji Tun jan gan Kr edit Lam aran Fo rm asi 1 00 Kearsipan Sistem Nomor DDC 0 00 0 10 02 0 030 1 20 110