3 Penerima berita.
Komunikasi disebut efektif bila pengirim berita dapat merumuskan pesan yang akan disampaikannya secara tepat. Dengan bantuan alat atau media tertentu pesan
tersebut dikirim atau disampaikan kepada penerima, dan diharapkan penerima akan menanggapi dan membalas pesan itu sama dengan maksud pengirimnya.
Demikian juga dengan surat-menyurat. Pengirim harus berusaha merumuskan maksud dan tujuannya dengan tepat dan jelas agar setelah penerima selesai
membaca surat itu, maksud pengirim dapat diketahui oleh penerima dengan tepat dan jelas pula. Oleh sebab itu, pembuat surat harus menyatakan dan menyampaikan
pikirannya dengan cermat. Ia harus memperhatikan prinsip efisiensi dan efektifitas di dalam suratnya agar surat itu dapat berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik.
Sebuah surat resmi yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut, yaitu :
1 Menggunakan kertas surat yang tepat dalam hal ukuran, jenis, dan warna,
serta harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis 2
Menggunakan bentuk surat yang standar 3
Menggunakan bahasa Indonesia yang baku 4
Menggunakan gaya bahasa yang lugas concise 5
Menggunakan bahasa yang jelas clear 6
Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat cortious 7
Menyajikan fakta yang benar dan lengkap correct and complete 8
Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim, bahkan isi surat sedapat mungkin bebas dari singkatan
9 Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum umum
h. Bagian-bagian Surat
Secara umum, surat mencakup bagian berikut: 1
Kepala surat atau kop surat Kepala surat atau kop surat adalah ciri-ciri suatu organisasi yang
berisi nama organisasi, alamt lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, nomor kotak pos, alamat kawat, logo, atau
lambing, dan lain-lain. Contoh:
Guna kepala surat:
a Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim
surat b
Digunakan untuk identitas organisasi c
Untuk lambang atau simbol organisasi d
Sebagai alat promosi
2 Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat untuk memudahkan penunjukan waktu membalas surat dan memudahkan dalam pengagendaan surat oleh
penerima.
3 Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Nomor surat umumnya dipakai dalam surat-surat dinas resmi Guna nomor surat:
a Memudahkan
pencarian surat
bila sewaktu-waktu
diperlukan b
Mempermudah penunjukan surat menyurat c
Mempermudah penyimpanan 4
Mengetahui jumlah surat yang dibuat Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai
lampiran surat. Dalam surat niagabisnis, lampiran-lampiran harus disebutkan satu per satu. Sedangkan dalam surat dinas cukup
dicantumkan lampiran satu lembarberkas. Halperihal yaitu petunjuk mengenai pokok isi surat untuk
memudahkan penerima dalam menjelaskan isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.
5 Nama dan alamat yang dituju
Penulisan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn.. Jika disebutkan jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu
digunakan. Contoh:
a Alamat yang ditujukan kepada perorangan:
Yth. Sdr. Mahendra Jl. Kepundung 19
Denpasar
b Alamat yang ditujukan kepada jabatan:
Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya Jl. Tukad Yeh Penet No. 2
Denpasar
c Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah:
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional
Jl. Senayan Jakarta
d Alamat yang ditujukan kepada perusahaan:
PT. Indomobil Jl. Gajah Mada 1001
Jakarta
