Syarat Surat Yang Baik

c Surat Dinas Swasta yaitu surat yang dibuat oleh organisasi swasta yang dikirim untuk para karyawannya ataupun untuk relasi atau langganannya ataupun organisasi lain yang terkait. Contohnya adalah surat undangan rapat, surat undangan pertemuan, surat rapat tahunan. d Surat Niaga yaitu surat mengenai masalah perdagangan yang dibuat oleh organisasi untuk dikirim kepada para langganannya. Contohnya surat perkenalan barang, surat penawara barang, surat pesanan barang. e Surat Dinas Pemerintah yaitu surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah. Contohnya adalah surat keputusan dan surat instansi. 2 Berdasarkan Wujud Surat terbagi atas : a Surat Bersampul yaitu surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop atau sampul. Surat-surat yang memakai amplopsampul : i. Untuk surat-surat yang isinya panjang sebab itu dapat ditulis dalam beberapa lembarbeberapa halaman ii. Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakantidak boleh dibaca oleh orang lain. iii. Untuk surat-surat resmi, surat dinas, ataupun surat biasa iv. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan v. Untuk menjaga sopan santun b Surat Terbuka dan Surat Tertutup merupakan surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum, contohnya surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirim oleh pembaca untuk pemerintahinstansi melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dsb. c Memorandum dan Nota yaitu suatu alat komunikasi yang berupa surat dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara internal dalam lingkungan sendiri. Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara internal tetapi bersifat resmi. d Surat Biasa yaitu surat yang isinya atau beritanya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain seperti surat undangan pernikahan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi, dsb. 3 Berdasarkan Keamanan Isinya yaitu : a Surat Sangat Rahasia yaitu surat yang digunakan berhubungan dengan surat-surat keamanan negara atau dokumen negara sehingga bila surat ini jatuh ke tangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara. b Surat Rahasia yaitu surat-surat yang isinya atau pesannya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain karena bila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab akan merugikan organisasiinstansi. c Surat Konfidensial yaitu surat-surat yang termasuk surat rahasia juga namun karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau surat ini jatuh ke pihak yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. 4 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya: a Surat Sangat SegeraSurat Kilat yaitu surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan pertama karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya. b Surat Segera yaitu surat yang secepatnya perlu diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan pertama tetapi juga harus segera dikirim agar mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima. c Surat Biasa yaitu surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk diselesaikan karena tidak perlu mendapat tanggapan secepatnya dari penerima.

k. Jenis-jenis Dokumen

1 Pengertian Dokumen dan Dokumentasi Dokumen adalah hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi, atau negara. Sedangkan dokumentasi yaitu kegiatan mengumpulkan dokumen-dokumen. 2 Jenis-Jenis Dokumen a Menurut Jenisnya yaitu : i. Dokumen fisik yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana dan prasarana, dsb. ii. Dokumen intelektual yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dsb. b Menurut Sifatnya yaitu :