Lampiran A - Uraian Substansi
138
www.kinerja.or.id
Tata Kelola Persalinan Aman
5.4 Teknik Penulisan
SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Oleh
karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu
komunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif
dan eisien, antara lain:
a Tulislah tiap langkah dengan kalimat pendek
Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah.
Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP
dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut:
Kalimat Panjang:
Gunakan sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan atau
keringkan dengan lap jika mikroskopnya basah.
Kalimat Pendek:
• Bersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan.
• Gunakan sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak.
• Gunakan lap untuk mengeringkan mikroskope yang basah.
Tidak jelas:
Berat balita harus dicatat pada laporan penimbangan.
Jelas:
Catat berat balita pada laporan penimbangan.
Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hierarki. Kedua contoh menyampaikan
makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di
atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut.
b Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah atau kalimat aktif
Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami. Kalimat ini selalu dimulai
dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah contoh SOP tentang penimbangan balita:
Pada contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan balita sehingga dapat
menentukan tindakan terhadap banyaknya balita. Pada contoh yang jelas mengarahkan
personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat balita. Pada contoh
yang tidak jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus
mencatat informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya?
139
www.kinerja.or.id
Tata Kelola Persalinan Aman
c Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa mungkin
Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat
lebih cepat memahami dan mengingat langkah- langkah dalam prosedur.
Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu tangki sterilisator adalah
sebagai berikut:
Bertele-tele:
Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sterilisator
sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya.
Lugas:
Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalam
tangki sterilisator.
Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang ringkas dapat
langsung dipahami. d Gunakan akronim dan singkatan seminim
mungkin Akronim dan singkatan digunakan jika
dikenal secara umum, bukan hanya untuk memperpendek tulisan. Sebagai contoh,
kebanyakan orang mengetahui arti dari singkatan KIA Kesehatan Ibu dan Anak. Pada
kasus lain, kebanyakan orang tidak mengerti akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang
yang bergerak dalam bidang program akan mengenalinya sebagai “convert”.
Dalam bidang kesehatan terutama program Pencegahan Masalah Kesehatan, ATM dikenal
sebagai singkatan dari HIVAIDS, Tuberculosa dan Malaria, sedangkan secara umum
maknanya akan berbeda, yaitu mesin uang. Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu
baca misalnya petugas perlu melihat SOP tersebut sambil mengerjakan tugasnya, maka
contoh SOP dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini:
a. Dengan bagan alir lowchart
b. Dengan gambar, foto atau diagram grais. c. Dengan
checklist. 6. Penyusunan SOP Alur Layanan
SOP Alur Layanan adalah salah satu SOP yang sangat bermanfaat bagi staf Puskesmas
maupun pasien. SOP ini memberikan staf Puskesmas panduan terhadap jalan layanan,
dan menyakinkan bahwa tidak ada pasien yang dialurkan ke tempat yang salah pada waktu
yang kurang tepat. Setelah SOP disusun, Alur Layanan secara
low chart dapat dibuat. Alur Layanan ini biasanya ditempel di dinding
danatau di pintu ruang terkait, misalnya Alur Layanan Puskesmas dapat ditempel di atas