Tujuan Standar Layanan dan SOP

Lampiran A - Uraian Substansi 138 www.kinerja.or.id Tata Kelola Persalinan Aman

5.4 Teknik Penulisan

SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu komunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif dan eisien, antara lain: a Tulislah tiap langkah dengan kalimat pendek Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut: Kalimat Panjang: Gunakan sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan atau keringkan dengan lap jika mikroskopnya basah. Kalimat Pendek: • Bersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan. • Gunakan sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak. • Gunakan lap untuk mengeringkan mikroskope yang basah. Tidak jelas: Berat balita harus dicatat pada laporan penimbangan. Jelas: Catat berat balita pada laporan penimbangan. Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hierarki. Kedua contoh menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut. b Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah atau kalimat aktif Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami. Kalimat ini selalu dimulai dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah contoh SOP tentang penimbangan balita: Pada contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan balita sehingga dapat menentukan tindakan terhadap banyaknya balita. Pada contoh yang jelas mengarahkan personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat balita. Pada contoh yang tidak jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya? 139 www.kinerja.or.id Tata Kelola Persalinan Aman c Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa mungkin Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat lebih cepat memahami dan mengingat langkah- langkah dalam prosedur. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu tangki sterilisator adalah sebagai berikut: Bertele-tele: Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sterilisator sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya. Lugas: Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalam tangki sterilisator. Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang ringkas dapat langsung dipahami. d Gunakan akronim dan singkatan seminim mungkin Akronim dan singkatan digunakan jika dikenal secara umum, bukan hanya untuk memperpendek tulisan. Sebagai contoh, kebanyakan orang mengetahui arti dari singkatan KIA Kesehatan Ibu dan Anak. Pada kasus lain, kebanyakan orang tidak mengerti akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang yang bergerak dalam bidang program akan mengenalinya sebagai “convert”. Dalam bidang kesehatan terutama program Pencegahan Masalah Kesehatan, ATM dikenal sebagai singkatan dari HIVAIDS, Tuberculosa dan Malaria, sedangkan secara umum maknanya akan berbeda, yaitu mesin uang. Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca misalnya petugas perlu melihat SOP tersebut sambil mengerjakan tugasnya, maka contoh SOP dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini: a. Dengan bagan alir lowchart b. Dengan gambar, foto atau diagram grais. c. Dengan checklist. 6. Penyusunan SOP Alur Layanan SOP Alur Layanan adalah salah satu SOP yang sangat bermanfaat bagi staf Puskesmas maupun pasien. SOP ini memberikan staf Puskesmas panduan terhadap jalan layanan, dan menyakinkan bahwa tidak ada pasien yang dialurkan ke tempat yang salah pada waktu yang kurang tepat. Setelah SOP disusun, Alur Layanan secara low chart dapat dibuat. Alur Layanan ini biasanya ditempel di dinding danatau di pintu ruang terkait, misalnya Alur Layanan Puskesmas dapat ditempel di atas