Aplikasi Application Informasi Keuangan
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Berdasarkan hasil formulasi arsitektur sistem informasiaplikasi pada dokumen Tata Kelola dan Rencana Strategis TI PELNI
periode 2017-2021, rencana arsitektur aplikasi PELNI ke depan digambarkan sebagai berikut:
• BAKAMLA • Website BKI
Aplikasi-aplikasi lama yang sudah
tidak terpakai Old Unused
Application
Aplikasi-aplikasi dengan platform
teknologi lama Application with old
technology
• Portal Manajemen AsetAssets
Management Portal
ERP Manajemen AsetAssets
Management ERP
HRM ESS
• WikiPELNI
• Knowledge • Management
Departure Control System
• Emplooi • Ship Tracking
Noon Position Kepelabuhan
Bay Plan Aplikasi Kapal Perintis
• Manual Penumpang
Kapal Aplikasi PTS
• Prakiraan Cuaca
BMKG Business Intellegence
Dashboard TI
Arsitektur Data Terintegrasi Perusahaan Company Intergrated Data Architecture
• Flowmeter • Biaya Kepelabuhan
Port Cost Auto Collection BBM
Voyage Account
• Website Keagenan Bil of landing
Sistem Ticketing • NPTS
• Call Center • Inquiry Data
• Penumpang
ERP Akuntansi ERP Accounting
ERP Pembendaharaan ERP Treasury
• ERP General Ledger SIM KBL
• Inquiry Data Data Inquiry
• Penghasilan Cabang
branch Income
Malis ILMS
• LPSE
• SPSE ERP
Pengadaan
ERP Procurement
• ACMS Vessel
Management Captive Portal
Manajemen Sumber DayaResources Management Operasi
Operation Hubungan Customer
Customer Relation Hubungan Supplier Teknik
Supplier Technic Relation Captive Portal
16 4
23 4
18
9 10
9 22
19 20
12
6 17
6 21
3 2
13 7
24
24
1 5
11 24
14 15
• Pengolah DokumenDocument Manager MS Office
E-Filling Document Management • Aplikasi Mobile
PELNIPELNI Mobile Application
• Service Desk TI • Trouble Ticketing
PenyediaanPengadaan Baru New SupplyProcurement
PIHAK KETIGA SUPPLIER
PELANGGAN CUSTOMER
PerubahanPeremajaan Upgrade
RevisionRenewalUpgrade Terminasideaktivasi
Termination Deactivation Aplikasi Eksternal
External Application
• E-mail Website
PELNI
Gambar 3 Arsitektur Aplikasi PELNI 2017-2021
Arsitektur aplikasi Teknologi Informasi dibagi menjadi enam 6 kelompok fungsi yaitu Pengendalian, Eksekutif,
Hubungan Supplier Teknik, Operasi, Hubungan Customer, dan Manajemen Sumber Daya. Berdasarkan kebutuhan
pengembangan, maka terdapat 9 inisiatif aplikasi yang perlu penyediaanpengadaan baru, 15 inisiatif aplikasi yang perlu
perubahanperemajaanupgrade, dan satu 1 inisiatif aplikasi yang perlu terminasideaktivasi.
Pada tahun 2016, beberapa pencapaian penting dalam pembangunan dan pengembangan aplikasi teknologi informasi
baik yang dikembangkan secara internal maupun eksternal adalah sebagai berikut:
Illustration 3 PELNI Application Architecture 2017 - 2021
Inforamtion Technology application architecture is divided into 6 six functional groups, such as Controlling, Executive, Supplier
Technical Relation, Operations, Customer Relation and Human Resources Management. Based on development requirement,
there are 9 application initiatives that need new procurement supply, 15 application initiatives that need modiication
renewalugprade and one 1 application initiative that needs to be terminateddeactivated.
In 2016, key achievements in information technology application development and ugprade both internally and externally are as
follows: Based on informationapplication system architecture
formulation result in PELNI IT document Governance and Strategic Plan for 2017 – 2021 period, PELNI application
architecture plan in the future is illustrated below:
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Portal Aplikasi PELNI Salah satu perkembangan signiikan pada teknologi informasi
PELNI adalah implementasi dari Portal Aplikasi PELNI yang beralamat di http:portal.pelni.co.id. Portal Aplikasi PELNI
merupakan pintu masuk untuk mengakses semua aplikasi- aplikasi yang dikembangkan secara internal oleh Divisi TI. Portal
Aplikasi PELNI dapat diakses baik dari jaringan internal PELNI maupun dari eksternal internet.
Gambar 4 Tampilan Pilihan Aplikasi pada Portal PELNI
Aplikasi New PELNI Ticketing System New PTS Pada tahun 2016 PT PELNI Persero telah mengimplementasikan
aplikasi New PTS PELNI Ticketing System di semua kapal- kapal penumpang PELNI. Aplikasi ini merupakan modernisasi
dari aplikasi Ticketing Oracle yang telah digunakan sejak tahun 2010 hingga 2015. Pelaksanaan pekerjaan pengembangan
Aplikasi New PTS merupakan kerjasama antara PT PELNI dengan PT Peruri Digital Security PDS sesuai kontrak
No.TH.3.2-01SS2015 tanggal 30 Januari 2015 yang di-addendum per tanggal 27 September 2016. Aplikasi New PTS
dibangun sesuai dengan bisnis proses yang ingin dituju yang diturunkan dalam suatu dokumen BRS Bussiness Requirement
and Specification. Alur proses bisnis pemasaran dan penjualan pada aplikasi New PTS digambarkan sebagai berikut:
PELNI Application Portal One of signiicant development on PELNI information
technology is implementation of PELNI Application Protal with address at http:portal.pelni.co.id. PELNI application protal is
entrance to access all applications developed internally by IT Division. PELNI Application Protal is accessible both from PELNI
internal and external networks internet.
Illustration 4 Layout of Application Options at PELNI Portal
New PELNI Ticketing System New PTS Application In 2016, PT PELNI Persero has implemented new PTS PELNI
Ticketing System in all PELNI passenger ships. This application is modernization of Oracle Ticketing application that has been
implemented since 2010 until 2015. Implementation of New PTS Application Development is cooperation between PT PELNI
with PT Peruri Digital Security PDS based on Contract Number TH.3.2-01SS2015 dated January 30, 2015 with addendum
dated September 27, 2016. New PTS application is developed based on expected business process that is descended into a BRS
Business Requirement and Speciication document. Marketing and sales business process scheme at New PTS application is
illustrated below:
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Gambar 5 Alur Proses Bisnis Pemasaran dan Penjualan pada Aplikasi New PTS
Aplikasi Employee Self Service ESS
Pengembangan Aplikasi ESS ditujukan bagi seluruh pegawai PELNI untuk mengelola biodata, mengetahui data kesehatan,
curriculum vitae, absensi, gaji, koperasi, leaving notice, dan KPI. Selain itu, terdapat menu untuk melakukan input tiket
permintaan penanganan insiden layanan TI. Melalui aplikasi ini, pegawai dapat proaktif dan bertanggung jawab untuk meng-
update biodata dan mengetahui segala yang berkaitan dengan hak dan kewajiban mereka masing-masing. Data dan informasi
yang diperoleh melalui aplikasi Employee Self Service kemudian akan digunakan untuk mendukung kinerja Direktorat SDM
Umum. Berikut ini contoh tampilan aplikasi Employee Self Service:
Illustration 5 New PTS Application Marketing and Sales Business Process Scheme
Employee Self Service ESS Application ESS Application Development is dedicated for all PELNI
employees to manage proile, acknowledge health data, curriculum vitae, presence, salary, cooperatives, leaving notice
and KPI. In addition, there is also menu for IT incident service handling inquiry ticket. Through this applicaiton, the employees
will be able to be proactive and responsible in updating their proile and acknowledge every aspects related with their
rights and obligations. Data and information that are acquired via Employee Self Service aplicaiton will be used to support
performance of HR General Affairs Directorate. Sampling of Employee Self Service application layout is as follows:
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Gambar 6 Tampilan Aplikasi Employee Self Services
Website dan Email
Website resmi PT PELNI Persero dikelola sendiri oleh Divisi Teknologi Informasi baik dari sisi pengembangan maupun
pemeliharaan. Website PELNI beralamat di www.pelni.co.id telah beroperasi sejak bulan September 2010. Untuk manajemen
konten, pada admin website disediakan halaman administrator. Para admin konten ditunjuk sesuai SK Direksi No.04.162SK
HKO.012015 perihal Tim Pengoperasian dan Pengembangan Website PT PELNI Persero tanggal 16 April 2015 yaitu
berada pada Corporate Secretary dan Divisi Pemasaran Kapal Penumpang, sedangkan Divisi TI bertanggung jawab pada sisi
pengembangan dan operasional serta support.
Sesuai dengan implementasi aplikasi NPTS di semua kapal penumpang, maka pada 22 November 2016, website PELNI
telah sepenuhnya menggunakan web service dari application programming interface API milik aplikasi NPTS untuk menu
pencarian jadwal kapal dan reservasibooking tiket.
Sejak tahun 2012, Divisi TI telah mengelola sendiri aplikasi email yang digunakan oleh seluruh jajaran Komisaris, Direksi, dan
pegawai PELNI. Aplikasi email PELNI mulai digunakan secara luas pada tahun 2014 dan meningkat pesat pada tahun 2015.
Hal tersebut dikarenakan adanya implementasi mailing-list dan transaksi reservasi online untuk semua kapal penumpang PELNI.
Illustration 6 Employee Self Service Application Layout
Website and Email Oficial website of PT PELNI Persero is managed
autonomously by Information Technology Division in terms of its development and maintenance. Website of PELNI is
addressed at www.pelni.co.id and has been operated since September 2010. In terms of content management, the
website admin is provided at administrator page. The contents administrators are appointed referring to Board of Directors
Decree Number 04.162SKHKO.012015 regarding PT PELNI Persero Website Operations and Development Team dated
April 16, 2015 that is under Corporate Secretary and Passenger Ship Marketing Division, however, the IT Division is responsible
on development and operations as well as support aspects.
According to NPTS application implementation in all passenger ships, on November 22, 2016, website of PELNI has fully
deployed web service from application programming interface API of NPTS application for ship schedule and ticket booking
reservation menu.
Since 2012, IT Division has managed email application autonomously that is used by all management, commissioner,
director and employee of PELNI. PELNI email application has been broadly used since 2014 and rapidly grew in 2015. This was
due to implementation of mailing-list and online reservation transaction for all PELNI passenger ships.
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Aplikasi Oracle e-Business Suite Modul Finance Pada tahun 2016, sesuai arahan Direksi, PT PELNI Persero
berinisiatif untuk melaksanakan pengembangan aplikasi keuangan dengan mengikuti proses-proses bisnis yang teruji
best practice di banyak perusahaan sukses di dunia. Oleh karena
itu, PELNI memilih Oracle E-Business Suite EBS modul finance management sebagai aplikasi yang akan diimplementasikan.
Sebelum implementasi dilaksanakan, diperlukan upaya-upaya untuk memastikan proses perencanaan yang matang sebelum
implementasi dilakukan. Oleh karena itu, pada Mei hingga Juli 2016, PT PELNI Persero telah menyusun perencanaan
implementasi aplikasi. Proses pembangunan dan pengembangan aplikasi tersebut dimulai pada September 2016 dan diharapkan
dapat mulai diimplementasikan pada Maret 2017.
Aplikasi Human Resources Management HRM Aplikasi HRM dibangun ditujukan bagi Divisi SDM untuk
mengelola data-data kepegawaian PT PELNI Persero. Aplikasi HRM terintegrasi dengan aplikasi ESS, hal ini memungkinkan
Divisi SDM dapat mengelola dan menyetujui data-data yang sudah dimasukkan oleh para pegawai di aplikasi ESS. Berikut ini
tampilan aplikasi HRM:
Gambar 7 Tampilan Aplikasi Human Resource Management HRM
Oracle e-Business Suite Finance Module In 2016, according to recommendation from the Board of
Directors, PT PELNI Persero has an initiative to develop inancial application by adapting business process best practice
worldwide. Therefore, PELNI chose Oracle E-Business Suite EBS inance management module as an application to be
implemented. Before the implementation phase, efforts to ensure mature pre-implementation planning process had been
conducted. Therefore, from May until July 2016, PT PELNI Persero has formulated application implementation planning.
The application development and upgrade process was started in September 2016 and expected to be implemented in March
2017.
Human Resources Management HRM Application HRM Application is established and dedicated for HR Division
to manage employment data at PT PELNI Persero. The HRM application is integrated with ESS applicationt hat enables HR
Division to manage and approve the data that have been input by employes at ESS application. Layout of HRM application is as
follows:
Illustration 7 Human Resource Management HRM Application Layout
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Aplikasi Asset Management Aplikasi Asset Management dibangun ditujukan bagi Divisi
Pengelolaan Aset untuk mengelola data-data aset PT PELNI Persero dan pemanfaatannya seperti penyewaan, kontrak-
kontrak, dan kondisi aset.
Aplikasi Helpdesk IT Ticketing System Aplikasi Helpdesk IT Ticketing System dibangun ditujukan bagi
Divisi TI untuk mengelola permintaan penanganan layanan dan insiden TI PT PELNI Persero.
Aplikasi Operation Monitoring Aplikasi Operation Monitoring dibangun secara umum ditujukan
bagi Divisi Ship Monitoring untuk memantau kondisi operasional kapal-kapal PT PELNI Persero Report Kapal, Ship Tracking.
Aplikasi ini terintegrasi dengan aplikasi Noon Position yang ada di kapal-kapal tersebut. Selain itu, terdapat modul Report
Cabang Noon Position Cabang untuk cabang-cabang, biaya kepelabuhanan, dan monitoring penumpang. Sedangkan NMS
Network Monitoring System digunakan oleh Divisi TI untuk memantau kondisi server dan jaringan PELNI.
Aplikasi SPSE Aplikasi SPSE Sistem Pengadaan Secara Elektronik adalah
aplikasi yang digunakan untuk mendukung program e-procurement atau LPSE Layanan Pengadaan Secara Elektronik
di PT PELNI Persero. Aplikasi SPSE merupakan kerjasama antara PELNI dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang
Jasa Pemerintah LKPP. Aplikasi ini menyediakan itur-itur yang dapat mengelola pengadaan secara terbuka, transparan, dan
akuntabel.
Aplikasi SPSE telah digunakan PT PELNI Persero mulai tahun 2010. User utama dari aplikasi ini ada Divisi Pengadaan. Lisensi
aplikasi SPSE tidak berbayar, sedangkan untuk perangkat keras server, PT PELNI Persero menyediakan sendiri.
Aplikasi E-Rekrutmen Aplikasi E-Rekrutmen adalah aplikasi yang digunakan untuk
membantu memudahkan proses rekrutmen pegawai. Aplikasi ini dibangun dan dikembangkan oleh Divisi TI. Aplikasi ini mulai
live sejak Februari 2015 dan dapat diakses publik melalui alamat http:rekrutmen.pelni.co.id. Aplikasi E-Rekrutmen menyediakan
itur-itur sebagai berikut: •
Registrasi dan manajemen biodata Applicant pelamar •
Manajemen Vacancy Manajemen Lowongan kerja •
Reporting •
Announcement Asset Management Application
Asset Management application is developed and dedicated for Asset Management Division to manage PT PELNI Persero
assets data and utilization such as rental, contracts and assets condition.
IT Ticketing System Helpdesk Application IT Ticketing System Helpdesk Application is developed and
dedicated for IT Division to manage IT service and incident handling inquiry at PT PELNI Persero.
Operation Monitoring Application Operating Monitoring Application is developed and dedicated
generally for Ship Monitoring Division to monitor condition of PT PELNI Persero ships operations Ship Report, Ship Tracking.
This application is integrated with Noon Position application in the ships. In addition, there is also Branch Report module Branch
Noon Position for branch ofices, ports fees and passenger monitoring. However, the NMS Network Monitoring System is
used by IT Division to monitor condition of PELNI’s server and network.
SPSE Application SPSE Electronic Procurement System application is an
application that is used to support e-procurement or LPSE Electronic Procurement Service programs at PT PELNI Persero.
The SPSE Application is cooperation between PT PELNI Persero with State Procurement Policy Agency LKPP. This application
provides features to manage the procurement transparently and accountable.
The SPSE application has been applied at PT PELNI Persero since 2010. The primary users of this application is Procurement
Division. SPSE application license is free, meanwhile, for server hardware is provided autonomously by PT PELNI Persero.
E-Recruitment Application E-Recruitment Application is an application that is applied to
help simplifying employee recruitment process. This applicaiton is developed and upgraded by IT Division. This application has
been go live since 2015 and accessible for public at http: rekrutmen.pelni.co.id. The E-Recruitment application provides
features, as follows: •
Applicant registration and proile management. •
Vacancy Management Job Vacancy Management. •
Reporting. •
Announcement.
Laporan Tahunan
2016
Annual Report PT PELNI Persero
Pada tahun 2016, aplikasi ini telah digunakan oleh Divisi SDM untuk melakukan berbagai rekrutmen untuk kebutuhan tenaga
ABK seperti Dokter, Perawat, dan Jenang di atas Kapal.