Penerapan Fungsi Kepatuhan Terintegrasi pada Grup victoria

Untuk Pelanggaran lain yang terdapat di dalam Bank Victoria tidak ada selama di Tahun 2015, sedangkan permasalahan hukum Pidana dan Perdata selama tahun laporan dan telah diajukan melalui proses hukum, pengaruhnya terhadap perusahaan tidak material. PeRKaRa HUKUM YanG DiHaDaPi enTiTas anaK Selama 2015, Bank Victoria Syariah sebagai anak perusahaan Bank Victroria menghadapi beberapa kasus hukum diantaranya adalah sebagai berikut. Kasus Hukum Legal Cases Dewan Komisaris Board of Commissioners Direksi Board of Directors Jumlah Kasus Pidana Perdata number of Civil Criminal Case Perdata Civil Pidana Criminal Perdata Civil Pidana Criminal Kasus yang Sudah Selesai Finished Cases - - - - 1 Kasus 1 Cases Kasus Yang Masih Dalam Penyelesaian Cases Still in Progress - - - - 3 Kasus 3 Cases Jumlah Kasus Hukum Total Legal Cases nihil none nihil none 4 Kasus 4 Cases Untuk Pelanggaran lain yang terdapat di dalam Entitas Anak tidak ada selama di Tahun 2015, sedangkan permasalahan hukum Perdata selama tahun laporan dan telah diajukan melalui proses hukum, pengaruhnya terhadap perusahaan tidak material. PeRKaRa HUKUM YanG seDanG DiHaDaPi DeWan KoMisaRis Dan DiReKsi YanG seDanG MenJaBaT Selama tahun 2015, tidak terdapat permasalahan hukum yang sedang dihadapi Dewan Komisaris dan Direksi yang sedang menjabat. KoDe eTiK CODE OF CONDUCT Bank Victoria berkomitmen untuk mengembangkan dan menerapkan prinsip Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan Bank di semua tingkatan atau struktur organisasi. Untuk itu, Direksi telah merumuskan berbagai kebijakan yang menyangkut etika dalam menjalankan segenap aktivitas bisnis Bank. Code of Conduct disusun untuk menjadi acuan perilaku bagi Dewan Komisaris, Direksi dan Pegawai Bank sebagai acuan dan penerapan standar etika terbaik bagi organ perusahaan dan semua karyawan dalam menerapkan nilai-nilai values dan etika bisnis sehingga menjadi bagian dari budaya Bank sehingga tercapai Visi dan Misi Bank. Code of Conduct merupakan tanggung jawab seluruh jajaran Bank Victoria dan menjadi bagian dari budaya Bank sebagai pedoman berperilaku yang profesional, bertanggung jawab, wajar, patut dan dipercaya dalam melakukan hubungan bisnis dengan para pelanggan, rekanan, maupun dengan rekan sekerja. There are no other Violations in Bank Victoria during 2015, while for the Criminal and Civil legal cases during the reporting year and has iled through the legal process, it is expected has no material inluence on the Company. LeGaL Case FaCeD BY sUBsiDiaRies During 2015, Bank Victoria Syariah as a subsidiary of Bank Victoria faced several legal cases as follows. There are no other Violations in the Subisdiaries during 2015, while for the Civil legal cases during the reporting year and has iled through the legal process, it is expected has no material inluence on the Subsidiaries. LeGaL Cases FaCeD BY THe inCUMBenT BoaRD oF CoMMissioneRs anD BoaRD oF DiReCToRs Throughout 2015, there were no legal cases faced by the incumbent Board of Commissioners and Board of Directors. CoDe oF ConDUCT Bank Victoria is committed to develop and implement the principles of Good Corporate Governance in each of the Bank’s activities at all levels or organizational structures. To that end, the Board of Directors has formulated various policies concerning ethichs in runing all Bank’s business activity. The Code of Conduct drawn up to be a benchmark of conduct for the Board of Commissioners, Board of Directors and Employees of the Bank as a reference and the implementation of the best ethical standards for the Company’s organs and its employees in applying the values and business ethics to become part of the Bank’s culture to achieve the Bank’s Vision and Mission. The Code of Conduct is the responsibility of all Bank Victoria’s employees and must ecome part of the Bank’s culture as a professional, responsible, reasonable, fair and trustworthy conduct in doing business with customers, partners, or with colleagues. isi CODE OF CONDUCT Code of Conduct berisikan komitmen perusahaan kepada berbagai pihak yang berkepentingan yang merupakan perwujudan dari etika bisnis dan etika kerja bagi Insan Bank Victoria. Sebagai sebuah etika perilaku, diharapkan tercipta perilaku yang ideal yang dikembangkan berdasarkan nilai- nilai luhur yang diyakini jajaran Bank Victoria sehingga menjadi budaya kerja. Code of Conduct terdiri dari 11 Bab sebagai berikut. Bab Chapter Keterangan Description I sikap dan Perilaku Penting bagi Bank untuk mendapatkan citra yang baik dan terhormat dalam masyarakat. Citra yang baik itu dapat dibentuk oleh cara kita melayani keluar kepada nasabah, calon nasabah, relasi, rekanan dan, sama pentingnya, adalah cara pelayanan kita ke dalam diantara sesama karyawan sendiri. Sikap dan perilaku dalam pelayanan keluar dan kedalam sangatlah menentukan dan berdampak luas. Bank Victoria telah memiliki standar sikap dan perilaku yang baik untuk seluruh karyawan Bank Victoria. Behavior and Conduct It is important for the Bank to have a good and respectable image among the general public. Such good image may be created by serving customers, customer candidates, relations, and partners. It is similarly important to pay attention to our internal service among employees. Behavior and conduct in external and internal service are signiicantly determinative and have a broad impact. Bank Victoria has a good standard of behavior and conduct for all of its employees. II Penanganan informasi dan Data Dalam melaksanakan kegiatannya, Bank akan meminta atau mewajibkan nasabahnya untuk memberikan informasi dan data keuangan, manajemen ataupun pribadi. Bank mempunyai tanggung jawab untuk tetap menjaga kerahasiaan data dan informasi yang diberikan nasabah kepada Bank, walaupun selain informasi data nasabah, perusahaan juga memiliki informasi internal yang bersifat rahasia. Bank berkepentingan agar semua informasi internal demikian terjaga kerahasiaannya dan tidak dimanfaatkan oleh pihak lain yang dapat berakibat merugikan kepentingan perusahaan. Management of information and Data In carrying out its activities, the Bank will ask or oblige its customers to provide inancial, management, or personal information and data. The Bank is responsible for maintaining conidentiality of data and information provided by customers despite the company’s own conidential internal information. The Bank is concerned that conidentiality of all internal information is maintained and not misused by any other parties, which may be detrimental to the company’s interest. III Penggunaan Peralatan dan Fasilitas Bank Semua fasilitas dan peralatan Bank hanya digunakan untuk pelaksanaan tugas Bank. Setiap karyawan dilarang untuk menggunakan semua fasilitas dan peralatan Bank untuk kepentingan pribadi danatau keluarga. Use of the Bank’s equipment and Facilities All of the Bank’s facilities and equipment may only be used to perform its duties. Any employees are prohibited from using all of the Bank’s facilities and equipment for personal andor family interests. IV Hubungan dengan nasabah dan Calon nasabah Dalam melakukan kegiatan memasarkan produk dan jasa Bank, karyawan Bank yang bertugas harus senantiasa memperhatikan kepentingan perusahaan dengan tetap menciptakan dan memelihara hubungan yang baik dengan calon nasabah atau nasabah. Relationship with Customers and Customer Candidates In marketing the Bank’s products and services, all employees must consistently observe the company’s interest and create and keep good relationship with customers and customer candidates. V Hubungan dengan Rekanan dan Calon Rekanan Dalam melakukan kegiatan memasarkan produk dan jasa Bank, karyawan Bank yang bertugas harus senantiasa memperhatikan kepentingan perusahaan dengan tetap menciptakan dan memelihara hubungan yang baik dengan calon nasabah atau nasabah. Karyawan tidak diperkenankan untuk meminta uang, barang, tip, komisi, atau sesuatu apapun untuk kepentingan sendiri dari pihak rekanan atau calon rekanan Relationship with Partners and Partner Candidates In marketing the Bank’s products and services, all employees must consistently observe the company’s interest and create and keep good relationship with partners and partner candidates. employees are not allowed to ask for money, goods, tips, commissions, or anything for their own interest from any partners or prospective partners VI Hubungan dengan Karyawan dan antar Karyawan Setiap karyawan yang terlibat dalam keputusan penerimaan karyawan baru harus mendasarkan keputusan tersebut semata- mata pada penilaian atas kemampuan calon karyawan dalam memenuhi kualiikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Relationship with employees and among employees Any employees involved in new employment decisions must base such decisions solely on the evaluation of the capacity of employee candidates to meet the required qualiications. VII Hubungan Keluarga Semua keputusan yang menyangkut penilaian terhadap karyawan, nasabah dan rekanan harus semata-mata didasarkan pertimbangan yang obyektif dengan persyaratan yang berlaku di perusahaan. Karyawan yang memiliki hubungan kekerabatan dengan karyawan lain di Bank, harus melaporkan hubungan kekerabatan tersebut kepada bagian Human Resource Kantor Pusat atau Business Unit terkait. Hal ini dilakukan agar pihak Human Resource dapat mengatur posisi masing-masing karyawan tidak saling menimbulkan benturan kepentingan. Family Relationship All decisions on evaluation of employees, customers, and partners must be solely based on objective considerations under the applicable company regulations. Employees in a family relationship with other employees of the Bank must report such relationship to the Human Resource Department at the Head Oice or the relevant Business Unit. It aims to ensure that Human Resource Department is able to arrange the position of each employee so as not to result in any conlicts of interest. ConTenTs oF CoDe oF ConDUCT The Code of Conduct contains the company’s commitment to all stakeholders as the manifestation of business and work ethics for Bank Victoria People. As a code of conduct, an ideal conduct is expected and developed based on noble values, which Bank Victoria is conident in making them as its work ethics. The Code of Conduct consists of 11 Chapters as summarized below. Bab Chapter Keterangan Description VIII Kepentingan Pribadi dalam bidang Keuangan diluar Perusahaan Karyawan Bank tidak diperkenankan untuk mendapatkan keuntungan pribadi dengan menggunakan informasi yang diperolehnya karena jabatannya di Bank, sedangkan informasi tersebut bukan merupakan informasi umum. Personal interest in Financial sector outside the Company The Bank’s employees are not allowed to generate any personal beneits by using any information they obtain by their positions while such information is not for the public. IX Pencucian Uang Money Laundering Bank sebagai bagian dari Industri perbankan dan merupakan lembaga kepercayaan, sangat menyadari arti penting nilai kejujuran dalam usahanya. Oleh karena itu seluruh aktiitas kerjanya haruslah berdasarkan nilai kejujuran. Untuk itu setiap karyawan harus berperan aktif dalam menjaga reputasi perusahaan dengan menolak transaksi yang diduga dapat mengakibatkan proses pencucian uang. Money Laundering As a part of the banking industry and a trust institution, the Bank is fully aware of the signiicance of honesty values in its business. Therefore, all of its activities must be based on honesty values. Accordingly, each employee must actively take part in maintaining the company’s reputation by rejecting transactions allegedly resulting in money laundering process. X aktivitas Berpolitik Karyawan Bank tidak dilarang dan memiliki kebebasan untuk berpartisipasi dalam kegiatan politik di Republik Indonesia ini. Namun demikian karyawan tidak diperkenankan meninggalkan tugas dan kewajibannya sebagai karyawan Bank untuk melakukan aktivitas politiknya. Political activities The Bank’s employees are allowed and free to participate in political activities in the Republic of Indonesia. However, they are not allowed to leave their duties and obligations as the Bank’s employees in conducting their political activities. XI Lain-lain Miscellaneous PeneRaPan Dan PeneGaKan CODE OF CONDUCT Code of Conduct Bank Victoria berlaku bagi segenap Insan Bank Victoria mulai dari Dewan Komisaris, Direksi, karyawan dan individu lain yang terkait dengan bisnis Bank Victoria. Keberhasilan penerapan Code of Conduct merupakan tanggung jawab dari seluruh pimpinan di lingkungan unit kerja masing-masing. Untuk itu segenap pimpinan unit memiliki tanggung jawab dalam memberikan pemahaman penerapan Code of Conduct kepada pegawai di lingkungan unit kerja masing masing. Setiap insan Bank Victoria memiliki tanggung jawab terhadap keberhasilan penerapan Code of Conduct dalam aktivitas sehari-hari. Salah satu bentuk tanggung jawab insan Bank Victoria adalah menyangkut kesediaan insan Bank Victoria untuk melaporkan setiap tindakan pegawai lain atau rekan kerja yang diyakini merupakan suatu pelanggaran Code of Conduct dan menyampaikan setiap fakta penyimpangan yang diketahuinya melalui mekanisme Whistleblowing System. Bank Victoria senantiasa terus mengingatkan kepada segenap karyawan Bank Victoria mengenai Code of Conduct melalui pelatihan, pelaksanaan induction untuk karyawan baru serta pengingatan melalui forum-forum pelatihan yang melibatkan pihak eksternal. PenYeBaRLUasan CODE OF CONDUCT Code of Conduct diungkapkan danatau disebarkan kepada semua karyawan Bank melalui media internal Bank yang dapat diakses oleh semua karyawan dengan mudah setiap saat. Secara periodik, segenap karyawan disampaikan tentang etika bisnis untuk dapat dilaksanakan secara tertib melalui media Memo danatau Surat dari Direksi ataupun Divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola etika bisnis. THe iMPLeMenTaTion anD enFoRCeMenT THe CoDe oF ConDUCT Bank Victoria’s Code of Conduct applies for its entire People, starting from the Board of Commissioners, Board of Directors, employees and other individuals related to its business. Successful implementation of the Code of Conduct is the responsibility of all leaders of respective working units. Therefore, all unit leaders are responsible for providing understanding on implementation of Code of Conduct to employees in their respective units. All of Bank Victoria’s People are responsible for successful implementation of the Code of Conduct in their daily activities. One of the forms of the responsibility of Bank Victoria’s People relates to their willingness to report any actions of any other employees or partners believed as a breach of the Code of Conduct and to report any recognized mistakes through the whistleblowing system. Bank Victoria consistently reminds all of its employees of the Code of Conduct through training, induction to new employees, and trainings involving external parties. CoDe oF ConDUCT soCiaLiZaTion The Code of Conduct is disclosed andor disseminated to all of the Bank’s employees through the internal media easily accessible by all employees at any time. Periodically, all employees will receive information on business ethics for orderly implementation through Memos andor Letters of the Board of Directors or the Division responsible for business ethics management. Selain itu, pengungkapan Code of Conduct juga diungkapkan danatau disebarkan melalui berbagai pembagian buku saku yang harus dipelajari dan dilaksanakan oleh setiap karyawan. sanKsi Dan JUMLaH PeLanGGaRan CODE OF CONDUCT Bank Victoria memberikan sanksi yang tegas dan konsisten terhadap pelanggaran Pedoman Code of Conduct. Segala bentuk pelanggaran yang dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris dan Direksi beserta sanksinya berpedoman pada Anggaran Dasar Bank dan keputusan RUPS. Sedangkan terkait pengenaan sanksi terhadap pegawai dilakukan sesuai dengan aturan kepegawaian yang berlaku. Selama tahun 2015 Bank tidak mencatat adanya pelanggaran kode etik baik itu oleh Dewan Komisaris, Direksi, Tim Manajemen maupun Karyawan Bank Victoria. PeLaPoRan PeLanGGaRan WHISTLEBLOWING SYSTEM Bank telah mengimplementasikan sistem pelaporan pelanggaran whistleblowing policy melalui kebijakan dan mekanisme whistleblowing yang diterapkan Bank sebagai rangkaian dari kebijakan dan prosedur anti fraud. Bank menetapkan kebijakan whistleblowing yang merupakan kebijakan terpisah dari Pedoman Penyelesaian Pengaduan Nasabah. Kebijakan whistleblowing merupakan bentuk komitmen Bank dalam menerapkan strategi anti fraud dan sebagai panduan bagi stakeholders dalam mekanisme pengaduan pelanggaran dan menjamin adanya proteksi bagi pelapor. Bank berkewajiban menerima pengaduan pelanggaran baik dari pihak internal maupun eksternal termasuk mantan karyawan Bank. Pengaduan pelanggaran tersebut wajib diselesaikan oleh Bank baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya dengan jelas dan benar ataupun yang bersifat tanpa identitas namun disertai dengan bukti awal adanya pelanggaran. PeLanGGaRan YanG DaPaT DiLaPoRKan Pelanggaran meliputi banyak hal dan masalah, akan tetapi dibatasi dengan apa yang dilakukan, terjadi atau terkait dengan Bank. Beberapa jenis pelanggaran dan penyimpangan yang dapat dilaporkan berdasarkan kebijakan yang dimiliki Bank, antara lain adalah: • Semua tindakan melanggar hukum pidana misalnya pencurian, penipuan, penggunaan narkoba, dan lain sebagainya; • Penyalahgunaan wewenang dalam melayani nasabah, debitur ataupun vendor atau pemasok lainnya misalnya penundaan pembayaran tidak beralasan, pemerasan, dan lain sebagainya; • Pelanggaran peraturan perbankan yang diatur dalam Undang-undang No. 101998 jo UU No.71992 tentang Perbankan misalnya tidak melaksanakan prinsip kehati-hatian, membuka rahasia nasabah kepada yang tidak berhak, melakukan pencatatan yang tidak benar, In addition, the Code of Conduct is also disclosed andor disseminated through distribution of pocket books for the employees to read and carry out. CoDe oF ConDUCT’s sanCTion anD vioLaTion aMoUnT Bank Victoria will impose strict and consistent sanctions against any breach of the Code of Conduct. Meanwhile, the forms of breaches by the Board of Commissioners and Board of Directors and the sanctions refer to the Bank’s Articles of Association and GM resolutions. Meanwhile, sanctions imposed on employees follow the applicable employment rule. During 2015 the Bank did not record any code violations either by the Board of Commissioners, Board of Directors, Management Team and employees of Bank Victoria. RePoRTinG a BReaCH WHisTLeBLoWinG sYsTeM The Bank has implemented a breach reporting system whistleblowing policy applied as a series of anti fraud policy and procedure. The Bank sets a whistleblowing policy separately from the Customer Complaint Settlement Guideline. Whistleblowing is the Bank’s commitment to apply anti fraud strategy and it serves as a guideline for stakeholders in breach report mechanism and guarantees protection for any reporting parties. The Bank must receive breach reports from internal and external parties, including former employees of the Bank. Such breach reports must be settled by the Bank, either coming from a reporting party with clear and true identity or that without any identity but having preliminary evidence of breach. vioLaTion THaT Can Be RePoRTeD Violations include many things and problems, but it will be limited to what that has been done, occurred or related to the Bank. Some types of violations and irregularities that can be reported based on the Bank’s policy, among others are: • All actions that violated the criminal laws eg theft, fraud, drug use, etc.; • Abuse of authority in serving customers, debtors or vendors or other suppliers eg, unwarranted payment delay, extortion, etc.; • Violation of banking regulations stipulated in Law No. 101998 in conjunction with Law No. 71992 on Banking eg, does not implement the prudent principle, reveals secrets to unauthorized customers, performs misleading bookeeping, ask for money on any banking meminta uang atas jasa pelayanan perbankan yang dilakukan; • Pelanggaran peraturan perpajakan atau aturan pelaporan keuangan perusahaan yang tidak sesuai dengan PSAK; • Perbuatan yang dapat merugikan Bank, baik inansial maupun non-inansial, termasuk menciderai citra Bank; • Pelanggaran aturan internal SOP, yang dapat menciderai integritas Pelaporan perusahaan, baik di bidang keuangan ataupun bidang lainnya; dan • Perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja. PiHaK YanG DaPaT MeLaPoRKan Pihak yang dapat melaporkan pelanggaran adalah seluruh pegawai, Pengurus dan Pejabat Bank atau pihak luar yang mempunyai hubungan kerja dengan Bank seperti nasabah, pegawai, vendor, pemasok atau kontraktor, ataupun publik pemangku kepentingan yang mengetahui adanya dugaan pelanggaran tersebut. Pelapor atau Whistleblower, tidak dibebani dengan kewajiban pembuktian, tetapi hendaknya laporan yang disampaikan harus cukup memberikan informasi yang dapat ditindaklanjuti. Laporan tersebut hendaknya memuat aspek-aspek seperti: What Jelaskan serinci mungkin: • Apa yang terjadi dan kira-kira melanggar ketentuan apa? • Apa yang Anda lihat atau ketahui dan kira-kira melanggar ketentuan apa? Explain as speciic as possible: • What happened and violates which provision? • What do you see or know and violates which provision? Who Jelaskan serinci mungkin: • Siapa sajakah yang terlibat dalam peristiwa dugaan pelanggaran tersebut? • Selain Anda, siapa sajakah yang juga mengetahui adanya peristiwa dugaan pelanggaran ini? Explain as speciic as possible: • Who involved in the alleged violation events? • Besides you, who also aware of this alleged violation events? When Jelaskan serinci mungkin: • Kapan Anda mengetahui peristiwa dugaan pelanggaran tersebut terjadi? • Jelaskan juga mengapa Anda baru melaporkannya sekarang ini bila terdapat selang waktu yang lama lebih dari 1 bulan. Explain as speciic as possible: • When did you know the occurrence of the alleged violation events? • Explain why did you just reported it today if there was long interval of more than 1 month. Where Jelaskan serinci mungkin: • Sepengetahuan Anda dimanakah peristiwa dugaan pelanggaran tersebut dilaksanakan? • Apakah ada rentetan tempat terkait peristiwa ini yang anda ketahui? Explain as speciic as possible: • To your knowledge, where did the alleged violation events taken place? • Was there a series of events-related places that you know of? How Jelaskan serinci mungkin: • Bagaimana proses peristiwa dugaan pelanggaran tersebut terjadi ? • Menurut Anda, bagaimanakah para pelaku dugaan pelanggaran tersebut melakukan modus pelanggarannya apakah dengan mark-up, komisi, suap, pemerasan, atau modus lainnya? Explain as speciic as possible: • How was the process of the alleged violation events? • In your opinion, how did the perpetrators of the alleged violation perform their infraction is it by mark-up, commissions, kickbacks, extortion, or other way? services performed; • Violation of tax laws or the rules of corporate inancial reporting that is not in accordance with PSAK; • Actions that can be detrimental to the Bank, both inancial and non-inancial, including hurting the Bank’s image; • Violation of internal rules SOP, which can hurt the integrity of the Company’s reporting, whether in inance or other ields; and • Acts that endanger health and safety. RePoRTinG PaRTY Party that can report a violation is all employees, the Bank’s Management or external parties who have a working relationship with the Bank as customers, employees, vendors, suppliers or contractors or the publicstakeholders that aware of the alleged violation. Reporting Party or Whistleblower, will not be burned with providing any proof, but the report submitted should provide suicient information that can be followed up. The report should also include aspects such as: MeDia PenYaMPaian PeLaPoRan PeLanGGaRan Bank Victoria menerapkan beberapa cara mengirimkan laporan terkait dengan yang diduga terlibat dengan pelanggaran yang terjadi. Cara-cara penyampaian laporan pelanggaran tersebut adalah sebagai berikut. 1. Untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh karyawan Bank, penyampaian pengaduan pelanggaran ditujukan kepada Tim Anti Fraud. Pelaporan pelanggaran dapat dilakukan secara lisan, dengan surat, email atau sms short message services kepada Unit Anti Fraud pada alamat sebagai berikut: • Email: unitantifraudvictoriabank.co.id • SMSHandphone: 08118707649 2. Untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris atau keluarganya, maka laporan ditujukan kepada Direktur Utama dengan alamat email unitantifrauddireksivictoriabank.co.id 3. Sedangkan untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh anggota Direksi atau keluarganya, laporan pengaduan ditujukan kepada Dewan Komisaris dengan dengan alamat email unitantifraudewankomisaris victoriabank.co.id 4. Jika terlapor merupakan anggota Tim Anti Fraud maka laporan dugaan terjadinya pelanggatan dikirimkan langsung kepada Direktur Utama. PeRLinDUnGan BaGi PeLaPoR WHISTLEBLOWER Manajemen sangat menyarankan agar identitas Pelapor Whistleblower dicantumkan, karena memudahkan untuk mendapatkan klariikasi dan memudahkan Pengelola Whistleblowing System Tim Anti Fraud untuk melakukan tindak lanjut investigasi pelanggaran tersebut. Kerahasiaan identitas PelaporWhistleblower akan dijaga kerahasiaannya oleh Pengelola Whistleblowing System Tim Anti Fraud dan dijamin oleh Direksi dan Dewan Komisaris. Identitas Pelapor Whistleblower ini juga diperlukan untuk menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan dugaan laporan pelanggaran yang disampaikan PelaporWhistleblower. Dengan demikian, PelaporWhistleblower dapat mengetahui bahwa hasil pelaporannya tidak sia-sia. Untuk keperluan tersebut, diharapkan setidak-tidaknya, PelaporWhistleblower mem- berikan alamat surat atau email, atau nomor telepon atau telepon genggam dalam laporannya, untuk keperluan komunikasi lebih lanjut. Laporan Anonim akan tetap diterima, akan tetapi tidak disarankan karena akan mempersulit komunikasi dengan PelaporWhistleblower terkait tindak lanjut dugaan pelanggaran tersebut. Terhadap laporan Anonim akan diseleksi dan ditindaklanjuti berdasarkan pertimbangan: vioLaTion RePoRTinG MeDia Bank Victoria implements some method to send reports related to alleged violation. The methods to convey the violation report are as follows. 1. For complaints on violations allegedly committed by the Bank’s employees, the submission of complaints must be addressed to the Anti Fraud Team. Violations reporting can be done orally, by mail, email or sms short message service to the Anti Fraud Unit at the following address: • Email: unitantifraudvictoriabank.co.id • SMS Mobile Phone: 08118707649 2. For complaints of violations allegedly committed by members of the Board of Commissioners or their families, the report must be addressed to the President Director at the following email address : unitantifrauddireksi victoriabank.co.id 3. As for complaints of violations allegedly committed by members of the Board of Directors or their family, the reports must be addressed to the Board of Commissioners at the following email address unitantifraudewankomisarisvictoriabank.co.id 4. If reported is a member of the Anti Fraud Team then report on alleged violation must be sent directly to the President Director. PRoTeCTion FoR THe RePoRTinG PaRTY WHisTLeBLoWeR The Management strongly recommends that the identity of the Reporting PartyWhistleblower must be included because it would make it easier for the Anti Fraud Team to obtain clariication and conduct follow-up investigations of such violations. The anonymity of the Reporting Party Whistleblower will be kept conidential by the Anti Fraud Team and guaranteed by the Board of Directors and Board of Commissioners. The identity of Reporting Party Whistleblower is also needed to convey the results of follow- up of alleged violation that submitted by the Reporting PartyWhistleblower. Accordingly, the Reporting Party Whistleblower can know that their report will not be in vain. For this purpose, it is expected at least, the Reporting PartyWhistleblower provide a mailing address or email, or a phone number or a cell phone in their report for the purposes of further communication. Anonymous reports will be accepted, but it is not recommended because it would complicate communication with the Reporting PartyWhistleblower in follow-up the alleged violations. Any anonymous reports will be selected and followed up based on the following considerations: • Tingkat potensi risiko dugaan pelanggaran yang dilaporkan; • Kredibilitas dan integritas dari substansi laporan dugaan pelanggaran; • Kemungkinan untuk memperoleh klariikasi atau melaksanakan tindak lanjut dari terjadinya dugaan pelanggaran dari sumber-sumber lain. Setiap laporan yang masuk, akan ditampung dan dilakukan penyaringan. Terhadap laporan yang diyakini keakurasiannya, maka dilakukan tindaklanjut oleh penerima pelaporan. Terhadap laporan yang tidak diyakini keakurasiannya, maka akan diabaikan dan disisihkan sebagai laporan yang tidak perlu ditindaklanjuti. Terhadap PelaporWhistleblower, apabila pelanggaran yang dilaporkan tidak terbukti melalui penyelidikan yang dilakukan oleh Tim Anti Fraud maka tidak dikenakan sanksi. Kepada PelaporWhistleblower yang beritikad baik, Bank Victoria memberikan jaminan perlindungan sebagai berikut. 1. Penyediaan saluran komunikasi Pelaporan lisan, telepon, email yang bebas dan rahasia ataupun penyediaan Ombudsman yang independen dan rahasia. Melalui saluran komunikasi ini. Pelapor akan mendapatkan informasi tindak lanjut penanganan laporan dugaan pelanggaran yang disampaikan; 2. Jaminan kerahasiaan identitas Pelapor, terkecuali bila jika terdapat tuntutan hukum mengharuskan identitas ini menjadi dibuka di hadapan hakim; 3. Perlindungan dari tindakan balasan dari si Terlapor atau organisasi yang dilaporkan, perlindungan ini dapat meliputi: • Perlindungan isik baik terhadap diri sendiri maupun keluarganya; • Perlindungan terhadap harta benda miliknya dan milik keluarganya atas teror ataupun pembalasan yang harus dialaminya; • Perlindungan administratif yang berupa penundaan kenaikan pangkat, pemecatan, pengucilan di tempat kerja, mutasi yang tidak layak, termasuk kepastian kerja dan lainnya; • Perlindungan hukum, dalam proses litigasi di Pengadilan Negeri, termasuk biayanya, dan bila perlu termasuk perlindungan melalui Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban LPSK. Jaminan perlindungan ini dilaksanakan oleh Tim Anti Fraud sesuai dengan mekanisme yang berlaku. PenanGanan PeLaPoRan PeLanGGaRan Apabila pelaporan yang diterima terindikasikan pelanggaran Fraud, maka penerima laporan Tim Anti Fraud dan Direktur Utama, memberikan inisiasi kepada Tim Anti Fraud. Sedangkan, jika Pelaporan yang diterima merupakan kategori pelanggaran non-Fraud maka Penerima laporan Tim Anti Fraud dan Direktur Utama akan memberikan inisiasi tindak lanjut kepada unit terkait. • The level of potential risk of reported alleged violation; • The credibility and integrity on the substance of the alleged violation report; • Any possibility for clariications or carry out follow-up of the alleged violation from other sources. Every received report will be accommodated and going through a iltering process. For report that judged accurate, the reporting recipient will follow it up. For the report that judget not accurate, it will be ignored and set aside as reports that do not need to be follow up. For the Reporting PartyWhistleblower, if the reported violation is not proven through investigations by the Anti Fraud team, they will not be penalized. For Reporting PartyWhistleblower who has good faith, Bank Victoria guaranteed protection as follows. 1. Provision of free and conidential Reporting communication channels orally, phone, email even the provision of an independent and conidential Ombudsman. Through this communication channel, the Reporting Party will get follow-up information on the alleged violations report; 2. A guarantee on conidentiality of the Reporting Party identity, except where a lawsuit require this identity to be opened before the judge; 3. Protection of reprisal from the Reported Party or organization, this protection may include: • Physical protection both against themselves and their families; • Protection against their and their family’s property of any terror or retaliation; • Administrative protection in form of promotion delay, dismissal, ostracism at work, mutations that were not feasible, including job security, etc.; • Law protection, in litigation process in the District Court, including its cost and, if necessary, including protection by the Witness and Victim Protection Agency. This protection guarantee is carried out by the Anti Fraud Team in accordance with existing mechanisms. ManaGinG vioLaTion RePoRTinG If the received reports show indication of Fraud, the Anti Fraud Team and Presdent Director gave instruction to the Anti Fraud Team. Whereas, if the received reporting fall into non-Fraud violation categories then recipients of the report Anti Fraud Team and Presdent Director will give the follow- up instruction to the relevant units. 4 Ya Yes Klasiikasi jenis pelanggaran Div.Unit yang berwenang Classiication of type of breach Div.Unit in charge Veriikasi Veriication Ditemukan adanya indikasi pelanggaran Indication of breach discovered Pengaduan Pelanggaran Reporting a Breach - internal Bankinternal Bank - Eksternal BankExternal Bank identitas dan Bukti awal Identity and Initial Evidence Pengaduan Ditutup Complaint Closed Pelanggaran terkait sDM HR-related Breach HCM Division Pelanggaran Kode etik Breach of Code of Ethics Compliance Div. Mengacu pada prosedur Divisi masing-masing Referring to the procedures in the relevant Divisions Tidak Terbukti Not Proven Dilakukan oleh Unit anti Fraud atau Tim investigasi Gabungan atau Jasa Performed by Anti Fraud Unit, Joint Investigation Team, or 3 rd -party Service invesTiGasi INVESTIGATION Terkait Kejadian FRaUD Unit anti Fraud Relating to FRAUD Anti- fraud Unit 2 1 3 6 7 Tujuan Direktur Utama cq. : Tim Unit Anti Fraud Addressed to President Director c.q. Anti Fraud Unit Team Jika diduga melibatkan Direksi maka cq. juga ke Dewan Komisaris If Board of Directors is suspected to be involved, then cq. Board of Commissioners Tidak No 5 Register dan Pelaporan Register and Report Tanggapan Response Pengaduan Reporting - Register kejadian pada database - Penyiapan standard investigasi - Register the incident to the database - Prepares Investigation Standard

1. Pelaporan Lengkap Kejadian Fraud 2. Pengamanan dan penyimpanan

dokumen 3. Transparansi hasil inal penyelesaian kejadian fraud 1. Full Report on the Fraud Incident

2. Document safeguard and storage 3.

Transparency of the inal result of fraud incident solving Pengaduan Dugaan Fraud Fraud Alleged Reporting Cukup Bukti dan saksi-saksi Adequacy of prove and witness Ya Yes Ya Yes Tidak No Identiikasi Identiication Penyelesaian Penyelesaian investigasi Investigation Tidak No Rapat Pleno Direksi Komisaris Kasus berat dan berdampak signiikan? The Board of Directors Board of Commissioners’ Plenary Meeting For heavy cases with signiicant impact Persiapan Pelaporan ke Bi dan pihak penegak hukum Prepares Report to BI and law enforcement authorities Proses Hukum Legal Proceeding Mitigasi dan kaji ulang proses internal kontrol Mitigation review on internal control process Pengenaan sanksi Imposing Sanction Terbukti Fraud ? Is fraud proven? Kasus Ditutup Case Closed Dilakukan oleh Unit anti Fraud UaF atau Tim investigasi Gabungan Executed by the Anti Fraud Unit UAF or Joint Investigation Team Melalui: Via: invesTiGasi INVESTIGATION FLoW PenYeLesaian KeJaDian FRaUD FRaUD soLvinG FLoW Kasus Ditutup Case closed sTRUKTUR oRGanisasi PenGeLoLa WHISTLEBLOWING SYSTEM Pengaduan pelanggaran dikelola oleh Unit Anti Fraud sebagai tim Whistleblowing System yang berada didalam SKAI Terintegrasi dan Anti Fraud dan bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama serta memiliki jalur komunikasi secara langsung kepada Dewan Komisaris. Direktur Utama President Direktur sKaiTerintegrasi dan anti Fraud IAWU Integrated and Anti Fraud Unit anti Fraud Anti Fraud Unit sosiaLisasi WHISTLEBLOWING SYSTEM Pengelola Whistleblowing System bertanggung jawab untuk melakukan sosialisasi, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi Standar Operasional Prosedur SOP Whistleblowing System dengan tujuan untuk memastikan sasaran yang diinginkan ini tercapai. Demi mencapai hal tersebut, Pengelola Whistleblowing System wajib melaksanakan hal-hal sebagai berikut: 1. Melakukan program promosi dan sosialisasi secara ekstensif dan intensif sehingga diperoleh pemahaman yang benar terhadap pelaksanaan prosedur Whistleblowing ini; 2. Menyelenggarakan tata laksana organisasi sedemikian rupa sehingga kerahasiaan Pelapor tetap terjamin, tetapi laporan pelanggaran yang disampaikan juga dapat ditangani dengan baik serta terdokumentasi dengan baik; 3. Melakukan laporan setiap semester kepada Direksi tentang pelaksanaan program Whistleblowing System terkait laporan dugaan pelanggaran meliputi sekurang- kurangnya; • Apakah prosedur Whistleblowing System dapat diterapkan dengan baik dan mendapatkan sambutan yang positif dari pegawai ataupun para pemangku kepentingan lainnya? • Apakah prosedur Whistleblowing System cukup efektif dalam melakukan deteksi dini dan pencegahan penyimpangan ataupun pelanggaran? • Apakah terdapat suatu pola pelanggaran tertentu yang sering berulang? Apakah kira-kira penyebabnya? • Saran perbaikan untuk meningkatkan efektiitas penerapan Whistleblowing System dalam mencapai sasaran penciptaan iklim kerja yang terbuka, tulus dan bertanggung jawab. THe oRGaniZaTion sTRUCTURe oF WHisTLeBLoWinG sYsTeM aDMinisTRaToR Complaints of violations managed by the Anti Fraud Unit as the Whistleblowing System team which resides in the IAWU Integrated and Anti Fraud and responsible directly to the President Director and has a direct line of communication to the Board of Commissioners. DisseMinaTion oF WHisTLeBLoWinG sYsTeM The Whistleblowing System Management is responsible for dissemination, implementation, monitoring and evaluation of the Whistleblowing System Standard Operating Procedure SOP with the aim to ensure the desired goal is achieved. To achieve this, the Whistleblowing System Management shall carry out the following: 1. Conducts promotion and dissemination programs extensively and intensively in order to obtain a correct understanding of the implementation of this Whistleblowing procedures; 2. Organizes organizations governance so that the Reporting Party conidentiality remain guaranteed, but reports of violations submitted can also be well handled and properly documented; 3. Provides semiannually report to the Board of Directors on the implementation of the Whistleblowing System program with the alleged violations report include at least; • Is the Whistleblowing System procedures can be well implemented and get a positive response from employees or other stakeholders? • Is Whistleblowing System procedures are efective in the early detection and prevention of any irregularities or violations? • Is there a recurring speciic violation pattern? What is the cause? • Suggestion on improvements to enhance the efectiveness of Whistleblowing System in achieving the target of creating an open, honest and responsible working environment. Sepanjang 2015, Bank Victoria telah melakukan sosialisasi Whistleblowing System di internal Bank Victoria kegiatan sosialisasi tersebut disampaikan kepada seluruh karyawan pada forum trainingworkshop Anti Fraud yang diadakan sebanyak 6 enam kali. Selain itu, untuk dapat menjangkau seluruh stakeholder Bank Victoria, sosialisasi Whistleblowing System juga dilakukan melalui website Bank dan berbagai media, seperti buletin internal, poster, sosialisasi etika maupun presentasi langsung kepada unit kerja terkait. LaPoRan WHISTLEBLOWING SYSTEM TaHUn 2015 Sepanjang 2015, Bank Victoria tidak menerima pelaporan pengaduan terkait whistleblowing. PenYiMPanGan inTeRnaL Efektivitas pelaksanaan audit juga terlihat dari tidak terdapatnya penyimpangan internal di 2015. Tabel Penyimpangan internal Table of internal Fraud internal Fraud dalam 1 Tahun internal Fraud in 1 year Jumlah kasus yang dilakukan oleh number of Cases Perpetrated by Pengurus Management Pegawai Tetap Permanent employee Pegawai Tidak Tetap Contract employee 2015 2014 2015 2014 2015 2014 Total fraud Total fraud NIHIL None NIHIL None 3 NIHIL None NIHIL None NIHIL None Telah diselesaikan Resolved NIHIL None NIHIL None 3 NIHIL None NIHIL None NIHIL None Dalam proses penyelesaian di internal Bank Under the Bank’s internal settle ment process NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None Belum diupayakan penyelesaiannya Settlement required NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None Telah ditindaklanjuti melalui proses hukum Followed up through a legal process NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None NIHIL None PeLanGGaRan LainnYa Selama 2015, terdapat sejumlah dendasanksi yang diterima oleh Bank dari pihak regulator sepanjang. Dendasanksi yang diterima oleh Bank dijabarkan pada tabel berikut. Tabel sanksi administratif Table of administrative Penalty Waktu Period Divisi Divison Keterangan note nilai dalam Rupiah value in Rupiah Januari January Accounting Salah Format pada laporan CFS Periode April 2014, Laporan menggunakan Bahasa Indonesia yang seharusnya menggunakan Bahasa Inggris One Format the period April 2014 CFS report, Report using Indonesian should use English 150,000,00 Maret March Human Capital Management Sanksi Kewajiban membayar keterlambatan laporan LKPBU sudah di selesaikan oleh HCM tanggal 12032015 Sanctions obligation to pay late report LKPBU Already completed by HCM dated 12.03.2015 1,000,000,00 Maret March Accounting Koreksi LBBU periode Januari – Februari 2015 atas koreksi penyertaan BVIC Syariah sesuai dengan surat BVIS no. 046DIR-EKSJKT 112015 perihal Koreksi laporan keuangan bulan januari 2015-BVIS LBBU correction period January - February 2015 to the correction in accordance with the Sharia BVIC inclusion BVIs letter no. 046 DIR-EKS JKT 112015 regarding the correction of inancial statements in January 2015-BVIs 600,000,00 Bank Victoria has conducted socialization on the Whistleblowing System internally in 2015. The socialization was delivered to all employees at anti Fraud training workshop forums that held 6 six times. In addition, to be able to reach out all Bank Victoria’s stakeholders, the Whistleblowing System socialization also conducted through the Bank’s website and various media, such as internal newsletters, posters, socialization ethics and presentations directly related to the work unit. WHisTLeBLoWinG sYsTeM RePoRT FoR 2015 Throughout 2015, Bank Victoria dod not receive any reports related to whistleblowing. inTeRnaL FRaUD Efectiveness of the audit is also seen from the lack of internal fraud in 2015. oTHeR vioLaTions During 2015, there were a number of inespenalties received by the Bank from the regulator. Any inespenalites received by the Bank is described in the following table. The whole inessanctions given to the Bank has been well settled. Waktu Period Divisi Divison Keterangan note nilai dalam Rupiah value in Rupiah April April Accounting Koreksi LBU Periode Jan 2015 atas koreksi penyertaan pada BVIC Syariah sesuai dengan surat dari BVIS No. 046DIR-EKSJKT perihal : koreksi laporan Keuangan bulan Januari 2015-BVIS LBU correction to the correction of the period Jan, 2015 investments in Shariah BVIC accordance with the letter of BVIs No. 046 DIR-EKS JKT subject: Financial report corrections in January 2015-BVIs 600,000,00 Mei May Accounting Koreksi LBU KPO 56601000 periode laporan bulan maret 2015 terkait perubahan mapping Aset Praops dari rupa-rupa Asset ke Fixed Asset dan Koreksi atas taksiran pajak tahun lalu Correction LBU KPO 56601000 reporting period in March 2015 related to changes in asset mapping Praops of miscellaneous assets to the Fixed Asset and correction for estimated tax last year 700,000,00 Juni June Accounting Koreksi atas perhitungan KPMM Maret 2015 untuk Pos Selisih Kurang antara PPAP dan CKPN. Correction of the calculation of CAR in March 2015 to Pos “Less diference between PPAP and CKPN”. 150,000,00 Juli July Admin Kredit Kesalahan Pelaporan LBU sebanyak 6 item posisi 31 Agustus 2014, seusai surat OJK No. S-92PB.3312015 tanggal 2 juli 2015 perihal sanksi administrasi berupa denda Error Reporting LBU as 6 item position August 31, 2014, after the FSA letter No. S-92 PB.331 2015 dated 2 July 2015 concerning the administrative sanction of ines 600,000,00 Juli July Admin Kredit Sanksi atas keterlambatan penyampaian koreksi historis debitur Individual sesuai surat OJK No. S-2PB.3312015 dimana disampaikan agar dilakukan koreksi Kolektibilitas terhadap laporan kredit restrukturisasi debitur dan oleh karena dasar tersebut dilakukan pula koreksi terhadap laporan SID secara Of -line untuk bulan November 2014 Sanctions for late submission of historical correction debtor individualized to the FSA letter No. S-2 PB.331 2015 where we want to make a correction to the report Collectible restructuring credit of the debtor and therefore had been imposed also a correction to report SID Of-line for the month of November 2014 250,000,00 Agustus August Akunting Denda -denda dikarenakan kekurangan dalam perhitungan GWM LFR Loan to Funding Ratio sesuai dengan PBI No. 1711PBI2015 yang berlaku mulai tanggal 3 Agustus 2015 Denda-denda Fines due to shortcomings in the calculation of GWM LDR Loan to Funding Ratio in accordance with PBI No. 1711 PBI 2015 which came into force on August 3, 2015 3,503,000,00 November November Admin Kredit Kesalahan kolektibilitas debitur dalam Pelaporan LBU sesuai dengan surat dari OJK No. SR-76PB.332015 tanggal 21 Oktober 2015 error collectability of debtors in Reporting LBU according to a letter from the FSA No.SR-76 PB.33 2015 dated October 21, 2015 400,000,00 November November Settlement Sanksi Laporan Harian Bank Umum LHBU, dimana penyampaian laporan PUAB Sore tanggal 30 September 2015 melampui batas waktu yang di tentukan Sanctions Commercial Bank Daily Report LHBU, where the submission of the report Afternoon Interbank date 30 September 2015 exceeded the speciied time limit 1,750,000,00 Desember December Settlement Sanksi Penyampaian laporan PUAS tingkat imbalan Instrument PUAS data tidak wajar pada Form 102 tanggal 30 November 2015 Sanction Reports Instrument SATISFIED SATISFIED rate of return data is not fair on Form 102 dated 30 November 2015 100,000,00 Seluruh dendasanksi yang diberikan kepada Bank telah dapat diselesaikan dengan baik. GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT BasiC PRinCiPLe in GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT Every goods and services procurement within Bank Victoria has been executed in accordance with applicable provisions, as set out in the Board of Directors’ Decree Letter No. 024 SK-DIR0413 on PT Bank Victoria International Tbk. General Afair Policies and Procedures. As for the Board of Directors’ Decision Letter has set some basic principles that must be met in the procurement of goods and services as follows. 1. Performs veriication process on the request and, if it is validated, then it will be processed by the General Afairs Division; 2. Any user who submitted the procurement plan must strive for the best deals; and 3. Some of the procurement of goods andor services examined by the technical side rather than on price. THe eTHiCs in GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT The Bank has not established speciic guidelines related to the ethics in the goods andor services procurement activities within Bank Victoria. However, it has become an ethical guidelines for the Bank’s employees, that the Company governs the employee relationship with a partner or prospective partner which stated that the goods andor services procurement must meet several points as follows. 1. Do not accept tips or seek procurement purely based on personal gain; 2. Transparency; 3. Looking for the best deals; 4. There will be no conlict of interest; 5. Vendors must follow the rules related to procurement of goods and services in Bank Victoria. GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT PRoCeDURes The procedure in the procurement of goods and services that apply in BVIC illustrated in the following lowchart. PenGaDaan BaRanG Dan Jasa PRinsiP DasaR PenGaDaan BaRanG Dan Jasa Setiap kegiatan pengadaan barang dan jasa di lingkungan Bank Victoria, telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sebagaimana yang telah diatur dalam Surat Keputusan Direksi No. 024SK-DIR0413 tentang Kebijakan dan Prosedur General Afair PT Bank Victoria International Tbk. Adapun SK Direksi tersebut telah mengatur beberapa prinsip dasar yang harus dipenuhi dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa sebagai berikut. 1. Melakukan proses veriikasi kebutuhan dan jika benar harus dilakukan maka akan diproses oleh Divisi General Afair; 2. Setiap user yang mengajukan rencana pengadaan, harus berusaha mencari penawaran terbaik; dan 3. Beberapa pengadaan barang danatau jasa diteliti berdasarkan sisi teknis bukan berdasarkan harga. eTiKa PenGaDaan BaRanG Dan Jasa Bank belum secara khusus menetapkan pedoman terkait dengan etika dalam aktivitas pengadaan barang dan atau jasa di lingkungan Bank Victoria. Namun demikian, di dalam pedoman etika karyawan yang berlaku di Bank, telah mengatur mengenai hubungan karyawan dengan rekanan atau calon rekanan yang memuat bahwa dalam kegiatan pengadaan barang danatau jasa haruslah memenuhi beberapa poin sebagai berikut. 1. Tidak menerima tips atau mencari pengadaan berdasarkan keuntungan pribadi semata; 2. Transparansi; 3. Mencari penawaran terbaik; 4. Tidak terdapat conlict of interest; 5. Vendor harus mengikuti peraturan terkait pengadaan barang dan jasa yang berlaku di Bank Victoria. PRoseDUR PenGaDaan BaRanG Dan Jasa Adapun prosedur dalam pengadaan barang dan jasa yang berlaku di Bank Victoria tergambar dalam lowchart sebagai berikut. Flowchart Proses Pengadaan Tanah danatau Bangunan Flowchart of Land andor Building Procurement Process Pengadaan Tanah danatau Bangunan Procurement of Land andor Building Divisi General Afair General Afair Division Divisi Biro Hukum dan notaris notary and Legal Bureau Division Unit Kerja akunting dan Mis accounting and Mis Work Unit Direksi Board of Directors Mulai Start Persetujuan Direksi The Board of Directors’ Approval selesai Finish Divisi General Afair membuat permohonan yang telah disetujui Komite General Afair Division prepares request that have been approved by the Committee memorandum Pengadaan Tanah danatau Bangunan Land andor Building Procurement Memorandum Mengajukan BP uang muka Pengadaan Tanah danatau Bangunan Proposes BP for Land andor Building Procurement advance Menerima BP untuk uang muka Pengadaan Tanah danatau Bangunan Receives BP for Land andor Building Procurement advance Melakukan pembayaran uang muka Pengadaan Tanah danatau Bangunan Pays the Land andor Building Procurement advance Bersama Divisi Ga untuk memastikan kelengkapan dokumen With GA Division checks the documents completeness Cek + BP Rekap uang muka pembayaran disetujui Check + BP Recapitulation of approved advance payment Cek + BP Rekap pelunasan pembayaran disetujui Check + BP Recapitulation of approved advance payment Menandatangani akte jual beli Pengadaan Tanah danatau Bangunan Signs Land andor Building Procurement sale purchase deed Menyimpan bukti kepemilikan Tanah danatau Bangunan Keeps the Land andor Building ownership documents Menerima BP pelunasan Pengadaan Tanah danatau Bangunan Accepts BP for Land andor Building payment Melakukan pembayaran pelunasan Pengadaan Tanah danatau Bangunan Pays the Land andor Building Procurement Menyimpan bukti kepemilikan Tanah danatau Bangunan Keeps the Land andor Building ownership documents Transaksi dibatalkan, penjual mengembalikan uang muka Transaction cancellation, the seller returns the advance Veriikasi Dokumen Document veriication • Tagihan Telepon, PLn 3 bulan terakhir Phone Electricity bill for the last 3 month • sPPT dan sTTs PBB 10 tahun terakhir SPPT Tax Return and STTS PBB Land Building Tax Receipt for the last 10 year • iMB dan lampirannya IMB Building Permit and its attachments • Sertiikat SHMSHGB SHMSHGB Property OwnershipBuilding Utilization Certiicate • identitas Penjual: KTP, akte nikah, akte Pendirian PT The Seller’s Identity: ID, Marriage Certiicate, Limited Company Establishment Certiicate 1 17 2 7 9 10 14 15 6 13 12 5 16 8 4 Tidak no 4 Ya Yes 11 3 GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT PRoCess, aUTHoRiTY, anD ResPonsiBiLiTY Flowchart Proses Pengadaan inventaris Barang Modal Flowchart of Capital Goods inventory Procurement Process Pengadaan inventaris Barang Modal Procurement of Capital inventory Kantor PusatCabangCapemKantor Kas Head OiceBranch OiceCash Oice Divisi General Afair General Afair Division SupplierPihak Ketiga supplierThird Party PRoses, WeWenanG, Dan TanGGUnG JaWaB PenGaDaan BaRanG Dan Jasa Proses Kegiatan Pengadaan Procurement activities Process Pelaksanaan execution BudgetIjin Pinsip BudgetPrinciple Permit Ditentukan oleh User, kemudian diajukan ke Divisi General Afair. Determined by User and then submitted to the General Afairs Division. Spesiikasi pengadaan Procurement Speciication Ditentukan oleh User Determined by User Penyusunan dokumen pengadaan Procurement document preparation Dilakukan oleh User; namun jika terkait dnegan pembangunanrenovasi kantor cabang maka dilakukan oleh Divisi General Afair. Performed by the User; but if it related to branch oice constructionrenovation then performed by the General Afairs Division. Kualiikasi vendor Vendor qualiication Ditentukan oleh User dengan mengikuti ketentuan yang ada pada Standard Operation Procedure. Determined by the User by following the rules stated in the Standard Operation Procedure. Penerimaan Proposal Proposal Acceptance Jika terkait dengan IT dilakukan oleh Divisi IT; Selain IT dilakukan oleh Divisi General Afair. If associated with IT, then conducted by the IT Division; Aside form IT, conducted by the General Afairs Division. Evaluasi Teknis Technical Evaluation Jika terkait dengan IT dilakukan oleh Divisi IT; Selain IT dilakukan oleh Divisi General Afair. If associated with IT, then conducted by the IT Division; Aside form IT, conducted by the General Afairs Division. Evaluasi Harga Price Jika terkait dengan IT dilakukan oleh Divisi IT; Selain IT dilakukan oleh Divisi General Afair. If associated with IT, then conducted by the IT Division; Aside form IT, conducted by the General Afairs Division. Negosiasi Negotiation Dilakukan oleh pihak User dan Divisi General Afair Performed by the User and General Afairs Division Mulai Start Permohonan inventaris Barang Modal Capital Inventory Request Permohonan inventaris Barang Modal Capital Inventory Request Veriikasi Veriication surat Penawaran Ofer letter analisis Harga dan Mutu Price and Quality Analysis Memorandum Purchase Order Purchase Order inventaris Inventory inventaris Inventory inventaris Inventory Supplier surat Penawaran Ofer letter Ya Yes Ya Yes Tidak no Tidak no Proses Kegiatan Pengadaan Procurement activities Process Pelaksanaan execution Kontrak Contract Draft kontrak disusun oleh Divisi Hukum; Review terkait hal teknis dilakukan oleh User; Review terkait dengan sistem pembayaran dilakukan oleh Divisi General Afair . Draft contract drawn up by the Legal Division; Review related to technical aspects done by the User; Review related to the payment system conducted by the General Afairs Division Pelaksanaan Pekerjaan Work Execution Dipantau oleh User dan Divisi General Afair Monitored by the User and General Afairs Division Pembayaran Payment Veriikasi dokumen pembayaran dilakukan oleh Divisi General Afair; Pelaksana pembayaran dilakukan oleh Divisi Finance and Accounting. Veriication of payment documents conducted by the General Afairs Division; The execution of payment is made by the Finance and Accounting Division. PenGaDaan BaRanG Dan Jasa TaHUn 2015 Sepanjang tahun 2015, Divisi General Afair sebagai pihak yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang danatau jasa di Bank Victoria, telah mencatat sebanyak 739 kegiatan pengadaan barang danatau jasa. Kegiatan pengadaan barang danatau jasa yang dilaksanakan oleh Bank Victoria pada 2015, terangkum sebagai berikut. no. Pengguna jasa service User Jenis Pengadaan Barang dan Jasa Procurement Types nilai Pengadaan dalam Rupiah Procurement value in Rupiah nilai Pengadaan dalam Us Dollar Procurement value in UsD 1. Kantor Cabang Branch Oices • Pengadaan barang diantaranya: ATK, Komputer dan Laptop, software, Mesin Fotocopy, Catridge, Air Conditioner, Plakat, dll • Pengadaan Bunga Papan • Pengadaan Cetakan diantaranya: Brosur, Pamlet, Kartu Nama, Slip Aplikasi, dll • Procurement of goods Include: ATK, Computer and Laptop, software, Photocopier, Cartridge, Air Conditioner, Plaque, etc. • Procurement of Board Interest Procurement of Printed Materials Such as: Brochures, Flyers, Business Cards, Application Slip, etc. Rp1,171,010,415 US 16,230 2. Kantor Pusat Head Oice Rp8,920,700,028 US27,851 aUDiT PenGaDaan BaRanG Dan Jasa Pelaksanaan kegiatan audit terkait pengadaan barang dan jasa di Bank Victoria dilaksanakan secara berkala, dan telah dilaksanakan pada bulan Juni 2015. Kegiatan audit tersebut dilakukan oleh unit internal audit yang bertujuan untuk memastikan SOP pengadaan barang dan jasa serta kebijakan Bank telah dijalankan sesuai dengan ketentuan. Sepanjang tahun 2015, terdapat 6 enam temuan dari audit internal, diantaranya 4 empat temuan terkait kebijakan dan prosedur pengadaan barang dan jasa dan 2 dua temuan terkait komite pengadaan barang dan jasa. Keseluruhan temuan tersebut telah selesai ditindaklanjuti oleh Divisi General Afair dan bersifat tidak merugikan secara material bagi Bank Victoria. 2015 GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT Throughout 2015, the General Afairs Division as the party responsible for the procurement of goods andor services in Bank Victoria, has recorded as many as 739 of goods and or services procurement activities. Procurement of goods andor services performed by Bank Victoria in 2015 were summarized as follows. GooDs anD seRviCes PRoCUReMenT aUDiT The execution of audit activities related to the procurement of goods and services in Bank Victoria is performed periodically, and was executed in June 2015. The audit activities carried out by the internal audit unit which aims to ensure goods and services procurement SOP as well as the Bank’s policy has been carried out in accordance with the provisions. Throughout 2015, there were 6 six indings from the internal audit unit, of which 4 four indings related to the policies and procedures for procurement of goods and services and 2 two indings relating to the procurement committee. These indings has been followed up by the General Afairs Division and are not materially adverse to Bank Victoria. FUnDinG FoR soCiaL aCTiviTies anD PoLiTiCaL PURPoses Bank Victoria is fully aware that the trust and support of the people is a major factor that enables Bank Victoria to be in its present condition. Naturally, Bank Victoria cares very much for the community, and Bank Victoria believes that with performing social activities, they can increase the community trust. This will inally support the Bank Victoria’s business activities as well as helping and strengthen the Company’s strategy to support its sustainability. Moreover, as Regional Development Bank that channel most its credit to small and medium businesses, Bank Victoria is also aimed to encourage the people’s economic activities and growth by the creation of even distribution of development through the expansion of job opportunities. Bank Victoria does not emphasize on proits only. It also cares about the social life of the community, implemented not just in social activities such as aiding victims of natural disasters. Throughout 2015, the Bank does not engage in political activities and does not donate to any political interests. Conversely, a high concern on social and environmental issues is an important part of the Bank’s duties and responsibilities towards the community. More detailed explanation of the activities executed by Bank Victoria, and the nominal values of these activities, throughout 2015 can be found in the Corporate Social Responsibility Report section of this Annual Report 2015. inFoRMaTion ConCeRninG Main anD ConTRoLLinG sHaReHoLDeRs Christien Tanoyo and Suzanna Tanojo are the Main and Controlling Shareholders of PT Bank Victoria International Tbk. Christien Tanoyo is one of the shareholders in PT Gratamulia Pratama and major shareholders of PT Victoria Investama Tbk. whereas Suzanna Tanojo is the major shareholder of PT Pratama Gratamulia which also has a stake in PT Victoria Investama Tbk. PeMBeRian Dana UnTUK KeGiaTan sosiaL Dan KePenTinGan PoLiTiK Bank Victoria menyadari sepenuhnya kepercayaan dan dukungan masyarakat selama ini merupakan salah satu faktor yang membuat Bank Victoria berkembang seperti sekarang ini, maka sudah sewajarnya Bank Victoria sangat peduli kepada masyarakat, dan Bank Victoria yakin dengan aktivitas sosial yang dilakukan akan lebih meningkatkan kepercayaan masyarakat yang pada akhirnya dapat mendukung aktivitas bisnis Bank Victoria serta dapat membantu dan memperkokoh strategi Bank untuk mendukung berkelanjutan. Terlebih sebagai Bank Pembangunan Daerah yang sebagian kreditnya disalurkan untuk usaha kecil dan menengah hal ini juga bertujuan untuk mendorong kegiatan dan pertumbuhan ekonomi kerakyatan serta terciptanya pemerataan pembangunan melalui perluasan lapangan kerja.Bank Victoria tidak hanya mengedepankan laba, tetapi juga turut peduli terhadap kehidupan sosial kemasyarakatan yang diimplementasikan terhadap kegiatan–kegiatan sosial bagi masyarakat sekitar serta bantuan bagi korban bencana alam. Sepanjang tahun 2015, Bank tidak terlibat di dalam kegiatan politik dan tidak memberikan donasi untuk kepentingan politik. Sebaliknya, kepedulian yang tinggi terhadap masalah sosial dan lingkungan hidup merupakan bagian penting dari tugas dan tanggung jawab Bank terhadap masyarakat. Penjelasan secara lebih rinci yang telah dilakukan oleh Bank dan nilai nominalnya selama 2015 terdapat di bagian Laporan Tanggung Jawab Sosial Perseroan dalam Laporan Tahunan 2015 ini. inFoRMasi PeMeGanG saHaM UTaMa Dan PenGenDaLi Christien Tanoyo dan Suzanna Tanojo merupakan Pemegang Saham Utama dan Pengendali dari PT Bank Victoria International Tbk. Christien Tanoyo merupakan pemilik saham di PT Gratamulia Pratama dan pemegang saham utama dari PT Victoria Investama Tbk. sedangkan Suzanna Tanojo adalah pemegang saham utama PT Gratamulia Pratama yang juga memiliki saham di PT Victoria Investama Tbk.