Permintaan dan Peramalan Suplai SDM

○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan GAMBAR 4.2. TEKNIK-TEKNIK FORECASTING UNTUK ESTIMASI KEBUTUHAN SUMBERDAYA MANUSIA DI WAKTU YANG AKAN DATANG Sumber: Handoko, 2001: Forecast ahli, Expert forecasters tergantung pada orang-orang yang ahli untuk mengestimasikan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia. Pada bentuk yang paling sederhana, manajer publik percaya bahwa beban kerja mengharuskan tambahan pegawai. Forecast informal dan segera ini bukan merupakan upaya perencanaan yang sistematik Suatu metode yang lebih baik untuk para perencana adalah survai para manajer, yang merupakan para ahli mengenai kebutuhan-kebutuhan pegawai dalam departemen-departemen mereka di waktu yang akan datang. Sentralisasi informasi ini memungkinkan biro SDM membuat rencana-rencana formal yang menunjukkan permintaan organisasi. Teknik Delphi juga mendapatkan estimasi dari sekelompok ahli, biasanya para manajer. Para perencana biro SDM berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat, dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali kepada para ahli. Kemudian para ahli melakukan survai lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut. Kegiatan-kegiatan ini diulang sampai para ahli mencapai konsensus. Biasanya empat atau lima survai sudah cukup. Analisis trend. Dua metode forecasting paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi. Ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di waktu yang akan ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. datang. Indeksasi adalah metode estimasi kebutuhan pegawai di waktu yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan pegawai dengan indeks. Kedua metode tersebut sangat kurang akurat dalam proyeksi sumberdaya manusia jangka panjang, karena mengasumsikan bahwa penyebab-penyebab permintaan tetap konstan. Teknik yang lebih rumit, analisis statistik misal, regresi dan korelasi memperhitungkan perubahan-perubahan ini. Metode-metode forecasting lainnya. Ada beberapa cara lain yang dapat dipergunakan untuk mengestimasikan permintaan sumberdaya manusia di waktu yang akan datang. Pendekatan pertama adalah analisis anggaran dan perencanaan. Organisasi pada umumnya mempunyai anggaran dan rencana-rencana jangka pendek secara terinci. Budget organisasi ini memberikan otorisasi finansial untuk penambahan pegawai. Data tersebut plus ekstrapolasi perubahan-perubahan persediaan karyawan pensiun, terminasi, dan sebagainya dapat menunjukkan estimasi kebutuhan karyawan jangka pendek. Estimasi jangka panjang dapat dibuat dan rencana-rencana jangka panjang masing-masing departemen atau divisi. Bila organisasi melakukan restrukturisasi atau baru mulai, para perencana dapat menggunakan analisis usaha barn new-venture analy- sis. Analisis ini berarti bahwa perencanaan mengestimasi kebutuhan sumberdaya manusia melalui pembandingan dengan organisasi-organisasi yang telah menjalankan operasi-operasi yang serupa. Teknik forecast- ing lainnya yang berkembang pesat akhir-akhir ini adalah model-model komputer, yang merupakan serangkaian formula matematis yang dapat digunakan secara simultan untuk menghitung kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia di waktu yang akan datang. Dan pendekatan fore- casting kebutuhan pegawai terakhir yang sering digunakan adalah pendekatan normatif Pendekatan ini mendasarkan din pada struktur ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan organisasi, biro atau bagian. Asumsi pendekatan struktur yang hams dipenuhi adalah bahwa struktur organisasi mencerminkan semua kegiatan operasi organisasi. Atau dengan kata lain, semua operasi organisasi yang diperlukan dapat dibagi habis dan ditunjukkan dalam struktur.

3. Penyusunan Rencana-rencana Program Sumberdaya Manusia:

Setelah tahap peramalan forecasting yang diharapkan dapat diketaui mengenai jumlah dan kualitas SDM yang diinginkan. Maka sebagai wujud tindak lanjutnya harus dituangkan dalam program-program riil untuk memadukan permintaan dan penawaran pegawai dalam pero- lehan tenaga kerja yang ‘qualified’. Rancangan atau rencana program tersebut menurut Suwatno 2011:49 meliputi dua hal besar yaitu: manajemen kinerja dan manajemen karier. Manajemen kinerja meli- puti tiga hal pokok yaitu: a Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktivitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja, alur delegasi wewenang dan jabatan, kualitas keija, iklim organisasi, dan lainnya; b Penilaian kinerja yang terdiri dan perencanaan kinerja, tujuari kinerja, bimbingan, evaluasi kinerja, alat dan model analisis kinerja; dan c Struktur imbalan seperti kompensasi dan pembagian keuntungan. Manajemen karier meliputi empat hal utama, yaitu: a Sistem dan kebijakan perusahaan yang meliputi dan analisis jabatan, rekrutrnen, seleksi dan penempatan, promosi dan transfer, pengem- bangan, pendidikan, serta pemberhentian atau pensiun; b Suksesi Manajmen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi, peta sukscsi kepemimpinan, rencana penggantian, dan perjalanan kemajuan karier; c Kesempatan berkarier yang meliputi syarat jabatan, pola karier dan komunikasi karier; dan d Rencana karier individu yang terdiri atas analisis din sendiri, rencana karier perorangan dan rencana aksi pengem- ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. bangan perorangan. Dengan menggunakan pemahaman Schuler 987:62-78 sebagaimana dikutip oleh Suwatno 2011:49, terdapat empat tahapan penting dalam proses perencanaan SDM, yaitu: a Gathering, Analyzing, and Forecasting Supply and Demand Data; b Etablishing 1-lumait Resource Objectives and Policies; c Human Resource Programining; dan d Human Resource-Plan- ning-Control and Evaluation. Tahap pertama, Gathering, Analyzing, and Forecasting Supply and De- mand Data. Pada tahap ini dilakukan sejumlah aktivitas untuk mengum- pulkan, menginvestigasi, menganalisis, dan memprediksi kebutuhan data untuk menetapkan supply and demand. Sumber data bisa berasal dan lingkungan internal ataupun eksternal, yang digali dan pengalaman masa lalu, pengamatan di masa kini, dan prediksi kebutuhan masa depan. Berdasarkan data tersebut dikembangkan lah sebuah sistem informasi SDM, yang akan mengolah data menjadi informasi, sebagai bahan anali- sis dalam menyusun perencanaan SDM yang akurat dan eligible. Tahap kedua, Establishing Human Resource Objectives and Policies’. Penetapan tujuan dan kebijakan SDM mesti berlandaskan tujuan dan kebijakan corporate yang jelas, agar dapat mengantisipasi pengembangan organisasional dalam merespons perubahan global. Tujuan utama pene- tapan kebijakan dalam perencanaan SDM adalah merancang kebutuhan jumlah dan kualifikasi pegawai yang handal dan memiliki kompetensi profesional untuk mendukung tercapainya sasaran corporate. Tahap ketiga, Human Resource Programming. Pada tahap ini dirancang mekanisme dan prosedur manajemen SDM yang dapat diimplemen- tasikan dengan baik, terutama dalam rangka meningkatkan daya tawar bagi rekrutmen calon pegawai yang qualified. Kegiatannya meliputi penyu- sunan program yang berkaitan dengan hal-hal berikut: program pengadaan pegawai baru mulai dan proses rekrutmen, seleksi, induksi ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan atau orientasi, sampai ke penempatan, program perancangan sistem kompensasi, program pemberdayaan secara optimal, program pengem- bangan melalui pendidikan, pelatihan, promosi, perencanaan karier, dll., program pemeliharaan perawatan bagi pegawai yang produktif, program konseling bagi pegawai yang mengalami stress atau tekanan mental ataupun gangguan psikologis lainnya, dan program persiapan pensiun preretirement counseling sampai ke realisasi terjadinya pemutusan hubungan kerja PHK, baik disebabkan oleh tibanya saat pensiun mau- pun karena alasan-alasan lain. Tahap keempat, Human Resource-Planning-Control and Evaluation. Pada tahap ini, kegiatannya lebih difokuskan untuk mengawasi dan menge- valuasi implementasi program-program manajemen SDM yang sedang berjalan agar tetap berada di jalur yang sudah ditetapkan on the right track. Sehubungan dengan hal itu, maka harus ada jaminan bahwa setiap program dapat diimplementasikan secara transparan dan profesional. Berdasarkan hasil evaluasi dapat diketahui kondisi obyektif SDM orga- nisasi, yang kemudian dimanfaatkan sebagai feedback untuk merevisi kebijakan akan melakukan tindakan penyesuaian kepentingan sesuai dengan analisis sebab akibat. Di samping itu, hasil evaluasi dapat digu- nakan sebagai basis feed forward, khususnya untuk menyusun perencanaan selanjutnya di masa yang akan datang. Misalnya dalam rangka membuat kebijakan terkait dengan alternatif perlunya rekrutmen pegawai baru, promosi bagi yang berprestasi outstanding performance, optimalisasi pem- berdayaan partisipasi aktif para pegawai, pembinaan dan pelatihan bagi pegawai yang membutuhkan peningkatan, ataukah dirancang pemutu- san hubungan kerja bagi mereka yang tidak produktif.

4. Pengawasan Dan Evaluasi

Sebagai tahapan akhir dalam perencanaan SDM juga harus ada fungsi ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. pengawasan dan evaluasi. Hal ini dilakkan untuk memberikan umpan balik kepada sistem dan memonitor derajat pencapaian tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran perencanaan sumberdaya manusia yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dilakukan oleh manajer publik untuk memastikan apakah sasaran-sasaran yang ditetapkan sudah tercapai atau belum. Apabila belum tercapai maka perlu ada modifikasi program maupun evaluasi untuk perbaikan selanjutnya. Tindak lanjut dalam proses pengawasan dan evaluasi dalam peren- canaan SDM biasanya berkaitan dengan apakah jumlah dan kualitas pegawai yang direkrut sudah sesuai dengan prinsip-prinsip perencanaan yang telah ditetapkan atau belum. Uji tentang efektifitas analisis jabatan dan beban kerja merupakan hal yang krusial dalam pengawasan dan evaluasi mengenai perencanaan SDM.

E. LANGKAH-LANGKAH POKOK PERENCANAAN SDM

Dari paparan proses yang masih bersifat teoritis tersebut ada beberapa langkah konkrit yang bisa dilakukan agar proses perencanaan SDM dapat efektif. Ada 4 empat langkah pokok dalam perencanaan sumber daya manusia: 1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan Perencanaan untuk masa depan sangat penting karena situasi organi- sasi baik beban kerja, jumlah pemakai jasa, maupun kemungkinan permasalahan yang akan dihadapi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam keperluan perencanaan: a. Jumlah pegawai yang diperlukan b. Kualifikasi yang diperlukan c. Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut 2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan Perencanaan untuk kepentingan keseimbangan masa depan harus