− Khi viÕt ho¹t ®éng cho c¸c dù ¸n nµy th−êng c¸c chuyªn gia n−íc ngoµi rÊt quan t©m vµ hä th−êng
chñ ®éng so¹n th¶o, víi ho¹t ®éng nµy th−êng rÊt dÔ thùc hiÖn, vµ nhanh chãng ®−îc triÓn khai.
− Chuyªn gia ng¾n h¹n: dù ¸n ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× vai trß cña chuyªn gia lµ quan träng, khi
thiÕt kÕ ho¹t ®éng kü thuËt nªn nãi râ chuyªn gia sÏ hç trî cho lÜnh vùc nµo, khi nµo tiÕn hµnh vµ
thùc hiÖn trong bao l©u, kinh phÝ cho ho¹t ®éng nµy lµ bao nhiªu? NÕu ta cµng nªu ®−îc cô thÓ
yªu cÇu th× cµng tèt
− §èi víi chuyªn gia dµi h¹n th−êng ta khã chñ ®éng ®−îc, Tuy nhiªn ®Ó tr¸nh l·ng phÝ khi dïng
chuyªn gia dµi h¹n nªn cô thÓ ngay tiªu chuÈn cña chuyªn gia khi viÕt kÕ ho¹ch dù ¸n. Kinh
nghiÖm cho thÊy khi th¶o luËn viÕt c¸c ho¹t ®éng dù ¸n nÕu chóng ta dÔ d·i qu¸ trong lÜnh vùc nµy
th× khi triÓn khai sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n.
2. Ho¹t ®éng ®oµn ra ®i n−íc ngoµi
Khi x©y dùng ho¹t ®éng nµy cÇn nªu râ c¸c néi dung sau:
− Môc tiªu häc tËp - häc vÒ vÊn ®Ò g×? − N−íc häc khu vùc dù kiÕn ®Õn häc - tèt nhÊt lµ
ghi khu vùc nh− c¸c n−íc ch©u ©u hay c¸c n−íc trong khu vùc ®Ó dÔ thùc hiÖn
− Thêi gian häc sè tuÇn sè th¸ng hay n¨m − §èi t−îng vµ tiªu chuÈn chuyªn m«n ngo¹i ng÷ -
hay cã phiªn dÞch. − Dù kiÕn kinh phÝ häc phÝ, chi phi ®i l¹i, ¨n, ë,
tiÒn tiªu vÆt, lÖ phÝ VISA, s©n bay,.... X¸c ®Þnh râ dù ¸n chi toµn bé hay chi mét phÇn,...
− C¸c lo¹i ho¹t ®éng ®oµn ra chÝnh lµ : + Tham quan häc tËp Study-tour
+ Kho¸ ®µo t¹o ng¾n h¹n training course + Kho¸ häc dµi h¹n Master hay Ph.D
+ Héi nghÞ, Héi th¶o
3. Ho¹t ®éng mua s¾m thiÕt bÞ, thuèc men
− Mua thiÕt bÞ, hay thuèc ch÷a bÖnh cho môc tiªu nµo ?
+ ThiÕt bÞ cho v¨n phßng dù ¸n « t« m¸y tÝnh Photocopy,...
+ ThiÕt bÞ hç trî chuyªn m«n kü thuËt cho phßng thÝ nghiÖm hay bé phËn chuyªn m«n nµo
− TÝnh n¨ng t¸c dông chñ yÕu cña lo¹i s¶n phÈm cÇn mua ch−a cÇn thËt chi tiÕt nh−ng còng ph¶i
h×nh dung ra ®−îc chóng ta muèn lo¹i g×? − N¬i sö dông thiÕt bÞ ®ã
− Ng©n s¸ch dµnh cho viÖc mua s¾m. − Kinh phÝ cho kho b·i, vËn chuyÓn, l¾p ®Æt, b¶o tr×,.
NÕu cã thÓ ®−îc th× ghi râ thiÕt bÞ s¶n xuÊt trong
n−íc hay ngoµi n−íc. N−íc ta ®ang khuyÕn khÝch viÖc mua thiÕt bÞ trong n−íc hay liªn doanh mµ chÊt l−îng
tèt. Nªn khi x©y dùng ho¹t ®éng cho dù ¸n cÇn l−u ý
113 114
lo¹i thiÕt bÞ cho thÓ b¶o tr× vµ b¶o hµnh trong n−íc. Riªng c¸c thiÕt bÞ tin häc hay thiÕt bÞ y tÕ cã øng dông
tin häc cÇn l−u ý phÇn mÒm ®i theo ®Ó cã thÓ sö dông ®−îc ngay.
4. Ho¹t ®éng trong n−íc local cost
§©y lµ c¸c ho¹t ®éng sö dông ng©n s¸ch cho ho¹t ®éng chi tiªu ë trong n−íc, khi x©y dùng ho¹t ®éng nµy
nhiÒu tæ chøc cã khi ®−a ra h¹n chÕ nhÊt ®Þnh vÝ dô dù ¸n WHO n¨m 2000 lµ 15 kinh phÝ cho local cost.
Th¶o luËn víi chuyªn gia ®Ó x©y dùng ho¹t ®éng nµy th−êng khã kh¨n v× c¸c tæ chøc quèc tÕ lu«n c¶m thÊy
kh«ng yªn t©m khi chóng ta triÓn khai c¸c ho¹t ®éng ë trong n−íc. Tuy nhiªn ®©y l¹i lµ ho¹t ®éng chóng ta rÊt
cÇn cã ®Ó thùc hiÖn ®−îc c¸c ý ®å, c¸c mong muèn cña m×nh. C¸c ho¹t ®éng trong n−íc th−êng bao gåm c¸c lo¹i:
− Héi th¶o − Gi¶i quyÕt mét c«ng viÖc cô thÓ nhÊt ®Þnh
− §iÒu tra ®¸nh gi¸ − Kho¸ ®µo t¹o ng¾n h¹n hay dµi h¹n
5. C¸c ®iÓm cÇn chó ý khi x©y dùng c¸c ho¹t ®éng
a. Chi phÝ ®Çu vµo cho mçi ho¹t ®éng: viÖc tÝnh to¸n
chi phÝ ®Ó ghi vµo kÕ ho¹ch cho tõng ho¹t ®éng tuy kh«ng cÇn tÝnh chi tiÕt nh− khi triÓn khai ho¹t ®éng dù
¸n, nh−ng ph¶i −íc l−îng t−¬ng ®èi cô thÓ th× sau nµy thùc hiÖn kÕ ho¹ch sÏ ®ì khã kh¨n. VÝ dô nh− ho¹t ®éng
Héi th¶o chóng ta ph¶i tÝnh c¸c chi phÝ nh−: tiÒn thï lao gi¶ng viªn, tiÒn ¨n, tiÒn ë cho häc viªn, tiÒn tµi liÖu,
v¨n phßng phÈm, gi¶i kh¸t, héi tr−êng, trang trÝ,...Bªn c¹nh ®ã cÇn xem xÐt ho¹t ®éng cã chuyªn gia trong n−íc
hay chuyªn gia quèc tÕ hç trî hay kh«ng,...
Khi x©y dùng ho¹t ®éng cho dù ¸n 1 n¨m, cÇn x©y dùng cµng chi tiÕt th× cµng tèt v× cã thÓ triÓn khai ngay
®−îc dÔ dµng, cßn nÕu x©y dùng kh«ng cô thÓ th× sÏ khã kh¨n cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn.
b. Ho¹t ®éng chÝnh: khi gi¸m s¸t dù ¸n qu¸ tr×nh
triÓn khai dù ¸n th−êng xem xÐt c¸c mèc ®· ®¹t ®−îc hay cßn gäi lµ Cét mèc mile stone. V× vËy khi x©y dùng
ho¹t ®éng dù ¸n cÇn l−u ý ho¹t ®éng nµo lµ chñ chèt cã thÓ coi lµ cét mèc ®¸nh dÊu sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i
cña dù ¸n. C¸c cét mèc cµng râ cµng tèt, sÏ thuËn tiÖn cho viÖc ®¸nh gi¸ dù ¸n sau nµy.
V. B¶ng tiÕn ®é thêi gian cña c¸c ho¹t ®éng dù ¸n
1. Sù cÇn thiÕt cã b¶ng tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng Gantt chart
− B¶ng tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng cßn ®−îc gäi lµ b¶ng kÕ ho¹ch thêi gian, hay b¶ng Gantt cña c¸c ho¹t
®éng lµ c«ng cô ®Ó tãm t¾t c¸c ho¹t ®éng cña kÕ ho¹ch hµnh ®éng dù ¸n. Nã thuËn tiÖn cho viÖc
xem xÐt l¹i sù liªn tôc cña c¸c c«ng viÖc. Xem xÐt c¸c ho¹t ®éng cã trïng lÆp kh«ng vµ ®¶m b¶o ch¾c
ch¾n c¸c ho¹t ®éng cã ng−êi phô tr¸ch vµ theo tr×nh tù hîp lý. B¶ng thêi gian cßn phôc vô cho
115 116
viÖc ®iÒu hµnh, gi¸m s¸t thêi gian triÓn khai thùc hiÖn xong ho¹t ®éng dù ¸n . Nã h÷u Ých cho viÖc
s¬ bé dù to¸n kinh phÝ. B¶ng tiÕn ®é thêi gian cã c¸c lîi Ých sau :
− Nã lµ mét c«ng cô cho chóng ta dùa trªn c¬ së tõng tuÇn xem viÖc triÓn khai c¸c ho¹t ®éng ®Ó
®¹t ®−îc c¸c môc tiªu ®· x©y dùng − Cho phÐp kÕ ho¹ch ho¸ c¸c ho¹t ®éng dù ¸n ®Ó
®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng kh«ng bÞ trïng lÆp − Cho phÐp nh÷ng ng−êi triÓn khai dù ¸n cã thÓ so
s¸nh viÖc thùc hiÖn dù ¸n víi kÕ ho¹ch x©y dùng ban ®Çu
2. C¸ch sö dông b¶ng tiÕn ®é ho¹t ®éng dù ¸n