4.
Tr×nh bµy ® −îc c¸c c«ng viÖc khi kÕt thóc dù ¸n.
I. Më ®Çu
BÊt kú mét dù ¸n dï thùc hiÖn trong ph¹m vi, møc ®é vµ thêi gian nµo còng cÇn ph¶i viÕt b¸o c¸o. ViÕt b¸o
c¸o dù ¸n ph¶i ®−îc coi nh− mét trong c¸c ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu cña mçi dù ¸n. B¸o c¸o dù ¸n trùc tiÕp
gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu phèi dù ¸n lµm tèt h¬n c«n
¸o dù ¸n ®−îc thùc hiÖn vµo
¸p øng yªu cÇu chung cña ho¹t ®éng qu¶n
g t¸c qu¶n lý vµ ®iÒu phèi ho¹t ®éng, gãp phÇn ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu dù ¸n ®Ò ra.
Lµm c¸c b¸o c¸o dù ¸n trong ®ã gåm b¸o c¸o c¸c ho¹t ®éng th−êng kú cña dù ¸n vµ b¸o c¸o kÕt thóc dù
¸n b¸o c¸o ®ãng dù ¸n lµ mét yªu cÇu b¾t buéc ng−êi qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ph¶i lµm. C¸c b¸o c¸o ®Þnh kú
theo thêi gian ho¹t ®éng dù ¸n nh− giai ®o¹n 6 th¸ng, 1 n¨m,... ®−îc gäi lµ b¸o c¸o tiÕn ®é progress report hay
b¸o c¸o kü thuËt technical report dù ¸n. C¸c b¸o c¸o nµy ®−îc xÕp theo sè thø tù theo thêi gian, vÝ dô b¸o c¸o
tiÕn ®é sè 1, sè 2, vv... hay b¸o c¸o kü thuËt sè 1, sè 2, vv.... Mçi lÇn viÕt b¸o c¸o dù ¸n chÝnh lµ mét lÇn gióp
c¸c nhµ qu¶n lý, thùc hiÖn dù ¸n vµ nh÷ng ng−êi liªn quan ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ dù ¸n ®Õn thêi
®iÓm viÕt b¸o c¸o. Tïy theo tõng dù ¸n mµ cã c¸c quy ®Þnh vÒ tÇn suÊt viÕt b¸o c¸o theo giai ®o¹n thêi gian cô
thÓ nµo ®ã. Th«ng th−êng b¸o c
cuèi mçi s¸u th¸ng hay mét n¨m. Mét dù ¸n còng cã thÓ cã b¸o c¸o gi÷a kú dù ¸n.
KÕt thóc mét dù ¸n nhÊt thiÕt ph¶i cã b¸o c¸o kÕt thóc dù ¸n mét c¸ch chi tiÕt, toµn diÖn. B¸o c¸o lµ do
yªu cÇu cña phÝa c¸c c¬ quan qu¶n lý trùc tiÕp ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cña ®èi t¸c hay c¬ quan tµi trî, ®ång
thêi b¸o c¸o ® lý c¸c dù ¸n.
C¸c mÉu b¸o c¸o dù ¸n cã thÓ kh¸c nhau tïy theo tõng lo¹i dù ¸n vµ theo yªu cÇu cña c¸c nhµ qu¶n lý hay
c¬ quan tµi trî cho dù ¸n. HiÖn nay ch−a cã mét mÉu b¸o c¸o chi tiÕt thèng nhÊt chung nµo cho mäi dù ¸n.
Tuy nhiªn c¸c mÉu b¸o c¸o cña dù ¸n nµo còng ph¶i thÓ hiÖn ®−îc ®Çy ®ñ viÖc thùc hiÖn môc tiªu, c¸c ho¹t
®éng, kinh phÝ, c¸c chØ tiªu, chØ sè vv... cña dù ¸n trong giai ®o¹n b¸o c¸o. Ngay tõ ®Çu thùc hiÖn dù ¸n, c¸c
mÉu b¸o c¸o cña dù ¸n cÇn ®−îc giíi thiÖu cïng víi c¸c v¨n b¶n kh¸c cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn ®Ó thèng nhÊt vµ tr¸nh
lóng tóng khi thu thËp th«ng tin, viÕt b¸o c¸o sau nµy.
Môc ®Ých cña b¸o c¸o dù ¸n lµ cung cÊp cho ng−êi hay c¬ quan nhËn b¸o c¸o mét bøc tranh toµn diÖn vÒ
c¸c ho¹t ®éng ®· thùc hiÖn vµ kinh phÝ sö dông cho tõng ho¹t ®éng trong thêi kú b¸o c¸o. B¸o c¸o còng cho
biÕt c¸c ho¹t ®éng kh«ng thùc hiÖn ®−îc trong thêi kú b¸o c¸o vµ lý do t¹i sao c¸c ho¹t ®éng l¹i kh«ng ®−îc
thùc hiÖn. ViÕt b¸o c¸o dù ¸n cÇn ph¶i cã ®ñ c¸c th«ng tin, v× thÕ khi thu thËp vµ cung cÊp th«ng tin còng lµ
lóc nh÷ng ng−êi thùc hiÖn dù ¸n cã ®iÒu kiÖn xem xÐt l¹i c¸c ho¹t ®éng dù ¸n cña m×nh. B¸o c¸o gióp cho
ng−êi qu¶n lý hay c¬ quan tµi trî dù ¸n thÊy râ ®−îc tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng ®· thùc hiÖn so víi kÕ ho¹ch
305 306
chung vµ møc ®é c¸c chØ tiªumôc tiªu ®· ®¹t ®−îc so víi kÕ ho¹ch dù ¸n nªu ra. Th«ng qua b¸o c¸o dù ¸n c¸c
nhµ qu¶n lý ®iÒu hµnh dù ¸n cã thÓ ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch c¸c ho¹t ®éng cô thÓ nµo ®ã hay quyÕt
®Þnh t¨ng c−êng ho¹t ®éng ®iÒu hµnh gi¸m s¸t. Trong mét sè tr−êng hîp cÇn thiÕt th«ng qua b¸o c¸o c¸c nhµ
qu¶n lý dù ¸n cã thÓ ®iÒu chØnh hay thay ®æi chØ
ph¸t huy c¸c thµnh qu¶ cña
n
h×nh gi¶i ng©n, −
kÕ ho¹ch nªu ra nh»m thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña −
c¸o ph¶i chÝnh x¸c, phï hîp víi ho¹t ®éng vµ môc −
iÕu tiÕn −
îc tiÕn ®é ho¹t ®éng cña dù ¸n −
viÕt vµ −
− trong cuéc
− c¶ th«ng tin ®Þnh
tiªumôc tiªu, ho¹t ®éng cña dù ¸n cho phï hîp h¬n. NÕu lµ b¸o c¸o kÕt thóc mét dù ¸n ngoµi c¸c ho¹t
®éng ®· thùc hiÖn, ch−a thùc hiÖn, chØ tiªu, môc tiªu ®¹t ®−îc vµ ch−a ®¹t ®−îc cßn cÇn ph¶i ph©n tÝch s©u
c¸c thuËn lîi vµ khã kh¨n khi thùc hiÖn dù ¸n, c¸c bµi häc kinh nghiÖm rót ra tõ ho¹t ®éng dù ¸n. B¸o c¸o cÇn
cã c¸c kÕt luËn râ rµng cïng víi nh÷ng khuyÕn c¸o vµ ®Ò nghÞ thùc hiÖn dù ¸n míi hay c¸c ho¹t ®éng tiÕp theo
®Ó duy tr× tÝnh bÒn v÷ng vµ dù ¸n ®· ®¹t ®−îc.
Ii. ViÕt b¸o c¸o ho¹t ®éng cña dù ¸
1. Mét sè yªu cÇu chung cña b¸o c¸o dù ¸n
Kategori