Mét sè yªu cÇu chung cña b¸o c¸o dù ¸n N

chung vµ møc ®é c¸c chØ tiªumôc tiªu ®· ®¹t ®−îc so víi kÕ ho¹ch dù ¸n nªu ra. Th«ng qua b¸o c¸o dù ¸n c¸c nhµ qu¶n lý ®iÒu hµnh dù ¸n cã thÓ ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch c¸c ho¹t ®éng cô thÓ nµo ®ã hay quyÕt ®Þnh t¨ng c−êng ho¹t ®éng ®iÒu hµnh gi¸m s¸t. Trong mét sè tr−êng hîp cÇn thiÕt th«ng qua b¸o c¸o c¸c nhµ qu¶n lý dù ¸n cã thÓ ®iÒu chØnh hay thay ®æi chØ ph¸t huy c¸c thµnh qu¶ cña n h×nh gi¶i ng©n, − kÕ ho¹ch nªu ra nh»m thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña − c¸o ph¶i chÝnh x¸c, phï hîp víi ho¹t ®éng vµ môc − iÕu tiÕn − îc tiÕn ®é ho¹t ®éng cña dù ¸n − viÕt vµ − − trong cuéc − c¶ th«ng tin ®Þnh tiªumôc tiªu, ho¹t ®éng cña dù ¸n cho phï hîp h¬n. NÕu lµ b¸o c¸o kÕt thóc mét dù ¸n ngoµi c¸c ho¹t ®éng ®· thùc hiÖn, ch−a thùc hiÖn, chØ tiªu, môc tiªu ®¹t ®−îc vµ ch−a ®¹t ®−îc cßn cÇn ph¶i ph©n tÝch s©u c¸c thuËn lîi vµ khã kh¨n khi thùc hiÖn dù ¸n, c¸c bµi häc kinh nghiÖm rót ra tõ ho¹t ®éng dù ¸n. B¸o c¸o cÇn cã c¸c kÕt luËn râ rµng cïng víi nh÷ng khuyÕn c¸o vµ ®Ò nghÞ thùc hiÖn dù ¸n míi hay c¸c ho¹t ®éng tiÕp theo ®Ó duy tr× tÝnh bÒn v÷ng vµ dù ¸n ®· ®¹t ®−îc. Ii. ViÕt b¸o c¸o ho¹t ®éng cña dù ¸

1. Mét sè yªu cÇu chung cña b¸o c¸o dù ¸n

B¸o c¸o dù ¸n cã mét vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n v× thÕ ph¶i ®−îc tiÕn hµnh nghiªm tóc. B¸o c¸o ph¶i thÓ hiÖn ®−îc ®Çy ®ñ c¸c ho¹t ®éng trong thêi kú b¸o c¸o cña dù ¸n. ThÓ hiÖn ®−îc møc ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch trong thêi kú b¸o c¸o so víi tiÕn ®é chung cña toµn bé dù ¸n vµ t×nh kinh phÝ sö dông cho c¸c ho¹t ®éng vv. Cô thÓ b¸o c¸o ph¶i: Cung cÊp ®−îc ®Çy ®ñ sè liÖu vµ th«ng tin vÒ c¸c ho¹t ®éng ®· thùc hiÖn vµ ch−a thùc hiÖn trong thêi kú kÕ ho¹ch, ®−îc thÓ hiÖn cô thÓ b»ng c¸c chØ sè, chØ tiªu ®· ®¹t ®−îc vµ ch−a ®¹t ®−îc theo dù ¸n. C¸c chØ sè, chØ tiªu vµ th«ng tin ®−a ra trong b¸o tiªu dù ¸n. B¸o c¸o ph¶i ®óng víi mÉu vµ thÓ hiÖn ®−îc tÝnh liªn tôc phï hîp víi c¸c b¸o c¸o cña c¸c giai ®o¹n kÕ ho¹ch tr−íc ®ã vµ ®Ó tiÖn viÖc so s¸nh ®èi ch ®é ho¹t ®éng cña dù ¸n gi÷a c¸c kú b¸o c¸o. B¸o c¸o thÓ hiÖn ®− theo c¸c môc tiªu dù ¸n. Mäi b¸o c¸o ®Þnh kú ®Òu ph¶i ®−îc ng−êi göi ®óng thêi gian ®Ó ®¶m b¶o tÝnh thêi sù. N¬i viÕt vµ c¬ quan nhËn ®Ó cÇn l−u tr÷ ®Ó lµm c¬ së c¸c d÷ liÖu cho ho¹t ®éng qu¶n lý dù ¸n tiÕp theo. Víi b¸o c¸o kÕt thóc mét dù ¸n ngoµi b¸o c¸o chi tiÕt cßn cÇn cã mét b¸o c¸o tãm t¾t. B¸o c¸o tãm t¾t ph¶i ®−îc chuÈn bÞ ®Ó tr×nh bµy häp nghiÖm thu hay tæng kÕt dù ¸n. Tiªu chuÈn mét b¸o c¸o dù ¸n tèt ph¶i: Dùa trªn c¸c nguån th«ng tin, sù kiÖn ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, trong ®ã kÕt hîp l−îng vµ th«ng tin ®Þnh tÝnh. 307 308 − B¸m s¸t môc tiªu, kÕ ho¹ch ho¹t ®éng dù ¸n. iÖn thu ®−îc. − luËn tæng hîp râ rµng, ng¾n gän. c vµ c¸c ®èi t−îng h−ëng lîi chÊp

2. N

c¸o kü thuËt cña dù ¸n. PhÇn hµnh chÝnh th−êng kh«ng cã Çn hµnh chÝnh gåm cã c¸c − u cã. n 2005; VÝ dô: 01072003 ®Õn n dù ¸n − Ngµy b¸o c¸o 2.2 nªn nªu tãm l−î n hµnh trong hiÖn vµ ch− tiªu ®¹t ® ng ®· thùc hiÖn: b¸o c¸o cÇn cung sau ®©y víi ho¹t + tham gia ho¹t ®éng: ®éng mang l¹i b»ng chØ sè con sè nµo ®ã cÇn b¸o o t¹o; − Ph©n tÝch s©u s¾c c¸c th«ng tin, dù k − §¸nh gi¸ ®−îc kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶. − Mang tÝnh kh¸ch quan, trung thùc. Cã kÕt − §−îc c¸c ®èi t¸ nhËn. éi dung b¸o c¸o 2.1. PhÇn hµnh chÝnh Bao giê phÇn hµnh chÝnh còng cÇn cã trong mét b¸o g× phøc t¹p. Th«ng th−êng ph môc sau: Tªn dù ¸n, m· sè nÕ − Giai ®o¹n hay thêi h¹n thùc hiÖn dù ¸n: vÝ dô tõ n¨m 2000 ®Õ − Thêi kú b¸o c¸o: 31122003; − §¬n vÞ thùc hiÖ − Ng−êi b¸o c¸o. . PhÇn néi dung b¸o c¸o a. Tãm l −îc kÕ ho¹ch ho¹t ®éng. PhÇn ®Çu tiªn cña néi dung b¸o c¸o c kÕ ho¹ch c¸c ho¹t ®éng dù kiÕn sÏ tiÕ giai ®o¹n b¸o c¸o. b. B¸o c¸o c¸c ho¹t ®éng theo môc tiªu. §©y lµ néi dung chÝnh cña b¸o c¸o, phÇn nµy ph¶i thÓ hiÖn ®−îc ®Çy ®ñ c¸c ho¹t ®éng ®· thùc a ®−îc thùc hiÖn trong kú b¸o c¸o theo tõng môc dù ¸n ®ång thêi nªu lªn c¸c chØ tiªu cña dù ¸n ®· −îc ®Õn tõ ®Çu dù ¸n cho ®Õn kú b¸o c¸o. − Víi mçi ho¹t ®é cÊp ®−îc c¸c th«ng tin c¬ b¶n ®éng ®· thùc hiÖn: + Tªn ho¹t ®éng: + Thêi gian tiÕn hµnh ho¹t ®éng: Sè ng−êi + KÕt qu¶ cña ho¹t ®éng: ghi râ c¸c kÕt qu¶ hay s¶n phÈm mµ ho¹t cô thÓ. Ý V dô: ho¹t ®éng ®µo t¹o cña mét dù ¸n c¸o c¸c môc sau: − Sè kho¸ ®µo t¹o ®· tæ chøc; − Môc tiªu cô thÓ cña c¸c kho¸ ®µ − Ch−¬ng tr×nh, néi dung chÝnh cña khãa ®µo t¹o; − §èi t−îng tham dù ®µo t¹o; − Sè l−îng ng−êi ®−îc ®µo t¹o; − Thêi gian, ®Þa ®iÓm tæ chøc c¸c khãa ®µo t¹o; 309 310 − KÕt qu¶ ®¹t ®−îc hay c¸c s¶n phÈm cña khãa ®µo t¹o; NhËn xÐt ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ cña khãa ®µo − t¹o so trong b¸o c¸o nªn tr×nh bµy c¸c ho¹t ®éng theo c tiªu cña dù ¸n vµ s¾p xÕp theo tr×nh tù thêi gian thùc hiÖn cña tõng ho¹t ®éng trong mét môc tiªu. nh÷ng ho¹t ®éng bÞ ho·n l¹i v× lý do hîp lý. §Ó qu¶n lý tèt o¹t ®éng ch−a thùc hiÖ ùc hiÖ − ch−a ®−îc thùc hiÖn. mô bé tõn îc b¸o c¸o theo ®óng víi môc tiªu ®Ò ra. − Khãa ®µo t¹o gãp phÇn ®¹t ®−îc nh÷ng chØ tiªu nµo, trong môc tiªu cô thÓ nµo cña dù ¸n. §Ó ng−êi ®äc dÔ theo dâi vµ h×nh dung c¸c ho¹t ®éng dù ¸n, c¸c mô VÝ dô: Môc tiªu 1: Ho¹t ®éng 1: Ho¹t ®éng 2: Ho¹t ®éng vv. − C¸c ho¹t ®éng ch−a thùc hiÖn ®−îc theo kÕ ho¹ch. Trong thùc tÕ nhiÒu b¸o c¸o dù ¸n th−êng quªn kh«ng ®Ò cËp ®Õn c¸c ho¹t ®éng cã trong kÕ ho¹ch nh−ng kh«ng ®−îc thùc hiÖn trong kú b¸o c¸o. Cã thÓ cã ho¹t ®éng dù ¸n th× ngay c¶ c¸c h n còng ph¶i b¸o c¸o. Víi ho¹t ®éng ch−a ®−îc th n cÇn nªu: − Tªn ho¹t ®éng ch−a thùc hiÖn. Lý do v× sao ho¹t ®éng ®ã − NhËn xÐt ho¹t ®éng ch−a ®−îc thùc hiÖn cã ¶nh h−ëng g× ®Õn c¸c ho¹t. ®éng kh¸c vµ tiÕn ®é thùc hiÖn môc tiªu cña dù ¸n. Sau khi ®· nªu kÕt qu¶ c¸c ho¹t ®éng trong mét c tiªu, cÇn ®¸nh gi¸ tãm t¾t møc ®é ®¹t ®−îc cña c¸c chØ tiªu trong ho¹t ®éng cña mçi môc tiªu. c. Tæng hîp kinh phÝ ®· sö dông cho c¸c ho¹t ®éng: Kinh phÝ ®· sö dông cho tõng ho¹t ®éng vµ cho c¶ giai ®o¹n kÕ ho¹ch cÇn ®−îc tæng hîp ®−a vµo b¸o c¸o. Kinh phÝ chi tiÕt cho mçi ho¹t ®éng th«ng th−êng ®−îc tr×nh bµy trong b¸o c¸o tµi chÝnh riªng kh«ng ®Ò cËp ë ®©y. Trong phÇn b¸o c¸o tæng hîp kinh phÝ cÇn nªu ®−îc kinh phÝ dù trï vµ kinh phÝ thùc chi cho mçi nhãm ho¹t ®éng theo tõng môc tiªu vµ kinh phÝ cho toµn c¸c ho¹t ®éng trong giai ®o¹n kÕ ho¹ch. Kinh phÝ cho g kho¶n môc ho¹t ®éng cÇn ®− c¸c yªu cÇu cña b¸o c¸o tµi chÝnh ®· ®−îc quy ®Þnh. d. Tãm t¾t, nhËn xÐt ®¸nh gi¸ vµ ®Ò nghÞ: PhÇn nµy cÇn nªu bËt lªn ®−îc nh÷ng ho¹t ®éng vµ nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®−îc, nh÷ng nhËn xÐt ®¸nh gi¸ chung vÒ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng trong giai ®o¹n kÕ ho¹ch. §Ó cã ®−îc c¸c nhËn xÐt ®¸nh gi¸ phï hîp ph¶i dùa vµo môc tiªu, chØ tiªu, chØ sè cña dù ¸n. T¸c ®éng cña c¸c ho¹t ®éng dù ¸n ®Õn c¬ quan, tæ chøc vv. nh− thÕ nµo cÇn ®−îc ®Ò cËp trong c¸c b¸o c¸o ë tõng giai ®o¹n kÕ ho¹ch. Ph©n tÝch c¸c ®iÒu kiÖn thuËn lîi vµ c¸c khã kh¨n ¶nh h−ëng ®Õn ho¹t ®éng dù ¸n trong giai ®o¹n kÕ ho¹ch còng nh− c¸c bµi häc kinh nghiÖm rót ra 311 312 ®−îc trong khi thùc hiÖn ho¹t ®éng dù ¸n. Trªn thùc tÕ th−êng cã nh÷ng ®iÒu kiÖn chñ quan vµ kh¸ch quan cô thÓ cã ¶nh h−ëng ®Õn ho¹t ®éng dù ¸n, v× thÕ kh«ng ph¶i bao giê mét dù ¸n còng nhÊt thiÕt ph¶i thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ban ®Çu ®· ®−îc phª duyÖt mµ nªn cã kin chung th× cÇn ph¶i gi¶i tr×nh cô thÓ ®Ó quan qu¶n lý dù ¸n cÊp trª f. − − êng cã nh÷ng phÇn hoÆc mét sè sau: îc: ho¹ch + hùc hiÖn theo tõng + t ®éng kh«ng hoÆc ch−a ®−îc + ¹t o vµ ®Ò nghÞ rót ra tõ ph©n tÝch b¸o c¸o. nh÷ng ®Ò nghÞ bæ sung hay ®iÒu chØnh ho¹t ®éng vµ h phÝ cho thÝch hîp víi thùc tÕ. e. Dù kiÕn kÕ ho¹ch ho¹t ®éng trong thêi gian tíi PhÇn nµy nªu ra tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng dù kiÕn cho giai ®o¹n kÕ ho¹ch tíi. Cô thÓ cÇn nªu tªn cña tõng ho¹t ®éng, thêi gian thùc hiÖn, dù trï kinh phÝ vµ kÕt qu¶ dù kiÕn ®¹t ®−îc cña tõng ho¹t ®éng. Dù kiÕn c¸c ho¹t ®éng cho giai ®o¹n tiÕp theo ph¶i c¨n cø vµo kÕt qu¶ vµ tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng ®· ®¹t ®−îc trong giai ®o¹n b¸o c¸o còng nh− tiÕn ®é chung cña dù ¸n ®· ®¹t ®−îc trong ®ã cã møc ®é gi¶i ng©n. NÕu ®Ò nghÞ c¸c ho¹t ®éng míi cÇn thùc hiÖn, hay c¸c thay ®æi vÒ sö dông tµi chÝnh so víi quy ®Þnh ban ®iÒu hµnh dù ¸n hay c¬ n phª duyÖt. VÝ dô vÒ mét mÉu b¸o c¸o dù ¸n Tuy néi dung c¬ b¶n gièng nhau nh−ng ch−a cã mÉu thèng nhÊt cho c¸c lo¹i dù ¸n. §Ó thuËn tiÖn vµ thèng nhÊt cho thu thËp, ph©n tÝch vµ tæng hîp th«ng tin trong toµn dù ¸n, mçi dù ¸n cÇn cã mÉu b¸o c¸o thèng nhÊt cho tõng lo¹i b¸o c¸o ®Ó dïng chung cho ®¬n vÞ qu¶n lý dù ¸n chung vµ qu¶n lý dù ¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ tham gia dù ¸n. Tïy theo tõng lo¹i b¸o c¸o, tïy theo môc ®Ých mµ néi dung b¸o c¸o cã thÓ kh¸c nhau, nh−ng nãi chung b¸o c¸o th− phÇn chÝnh nh− + PhÇn hµnh chÝnh + Nªu tãm l− Môc tiªu ChØ tiªu, nguån lùc, thêi gian... theo kÕ C¸c nguån lùc ®· sö dông C¸c c«ng viÖcho¹t ®éng ®· t môc tiªu vµ s¶n phÈm ®Çu ra. C¸c c«ng viÖcho¹ thùc hiÖn ®Çy ®ñ. + TiÕn ®é thêi gian + Sö dông c¸c nguån lùc + T¸c ®éng cña dù ¸n + ¶nh h−ëng hiÖn t¹i vµ l©u dµi cña dù ¸n Nguyªn nh©n vµ bµi häc kinh nghiÖm tõ ho ®éng thµnh c«ng vµ ch−a thµnh c«ng cña dù ¸n. + C¸c kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éngdù ¸n. + KhuyÕn c¸ + KÕt luËn Kü thuËt tr×nh bµy khi viÕt b¸o c¸o dù ¸n 313 314 − CÊu tróc vµ tr×nh bµy nh− mét b¶n b¸o c¸o khoa häc. − B¸m s¸t ®Ò c−¬ng, v¨n b¶n dù ¸n ®Ó tr×nh bµy. Tªn, môc tiª − u, néi dung ho¹t ®éng, kÕt qu¶, kÕt − n. ®Ó dÔ theo dâi, so s¸nh, thÊy ®−îc c¸c − ho¹t ®éng dù ¸n mét c¸ch trung thùc, kh¸ch quan. −êi chÞu tr¸ch nhiÖm lµm b¸o c¸o ph¶i ng yªu cÇu vµ thêi h¹n quy ®Þnh 4. N 4.1