C¸ch sö dông b¶ng tiÕn ®é ho¹t ®éng dù ¸n CÊu tróc cña khung logic

viÖc ®iÒu hµnh, gi¸m s¸t thêi gian triÓn khai thùc hiÖn xong ho¹t ®éng dù ¸n . Nã h÷u Ých cho viÖc s¬ bé dù to¸n kinh phÝ. B¶ng tiÕn ®é thêi gian cã c¸c lîi Ých sau : − Nã lµ mét c«ng cô cho chóng ta dùa trªn c¬ së tõng tuÇn xem viÖc triÓn khai c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu ®· x©y dùng − Cho phÐp kÕ ho¹ch ho¸ c¸c ho¹t ®éng dù ¸n ®Ó ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng kh«ng bÞ trïng lÆp − Cho phÐp nh÷ng ng−êi triÓn khai dù ¸n cã thÓ so s¸nh viÖc thùc hiÖn dù ¸n víi kÕ ho¹ch x©y dùng ban ®Çu

2. C¸ch sö dông b¶ng tiÕn ®é ho¹t ®éng dù ¸n

Sö dông b¶ng tiÕn ®é ho¹t ®éng dù ¸n rÊt ®¬n gi¶n, gåm 2 viÖc sau: − Xem l¹i c¸c ho¹t ®éng t−¬ng øng víi c¸c môc tiªu ®Ò ra − Víi mçi ho¹t ®éng ®· liÖt kª, chóng ta v¹ch ra thêi gian nµo sÏ triÓn khai thùc hiÖn tuÇn nµo trong th¸ng hoÆc th¸ng nµo, quý nµo cho c¸c kÕ ho¹ch dµi h¹n h¬n − ViÖc sö dông b¶ng Gantt rÊt linh ho¹t nã cã thÓ lËp cho c¸c ho¹t ®éng chung cña dù ¸n, Cã thÓ mét lo¹t c¸c ho¹t ®éng cïng d¹ng nh− chuyªn gia, kinh phÝ, vËt t−,.... LËp b¶ng còng rÊt linh ho¹t, cã thÓ 1 n¨m, nhiÒu n¨m hoÆc còng cã thÓ chØ lµ mét thêi gian tÝnh b»ng ngµy, th¸ng... C¸ch lËp b¶ng gannt ng −ßi ta lµ nh− sau: − §−a mçi môc tiªu ®· liÖt kª vµo ®Çu cña b¶ng ë vÞ trÝ môc tiªu − §−a c¸c ho¹t ®éng t−¬ng øng víi môc tiªu vµo vÞ trÝ ®· ghi c¸c ho¹t ®éng − Sö dông cét thêi gian ®Ó bè trÝ thêi gian nµo th× sÏ triÓn khai, ®¸nh dÊu X vµo tuÇn ®ã − ë ngay dßng d−íi ®· ®¸nh dÊu mµu sÉm ®· ®¸nh dÊu X dïng ®Ó kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng ®· thùc sù triÓn khai, c«ng viÖc nµy ph¶i lµm hµng quý ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ ho¹ch. B¶ng tiÕn ®é ho¹t ®éng dù ¸n th−êng dïng cho kÕ ho¹ch mét n¨m vµ dùa trªn c¬ së tuÇn, tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh triÓn khai ng−êi ta cã thay ®æi vµ sö dông cho phï hîp vµ cã thÓ dïng c¬ së tõng th¸ng hoÆc tõng quý vµ c¸ch tr×nh bµy cã thÓ kh¸c tuú theo ng−êi chuÈn bÞ dù ¸n PhÇn cuèi cña bµi nµy lµ mét mÉu vÒ mét b¶ng tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng dù ¸n, ®Ó ¸p dông khi x©y dùng kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña dù ¸n.

3. X©y dùng b¶ng tiÕn ®é c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n

Khi x©y dùng dù ¸n th −êng cã 2 lo¹i b¶ng tiÕn ®é lµ:

3.1. B¶ng tiÕn ®é cho thêi gian dµi h¹n

Khung hiÖp ®Þnh ch−¬ng tr×nh dù ¸n th−êng lµ khung hiÖp ®Þnh tµi chÝnh vµ lµ kÕ ho¹ch 5 n¨m ®©y lµ 117 118 b¶n cam kÕt cña c¸c nhµ tµi trî víi chÝnh phñ n−íc ta, ®Ó dùa vµo hiÖp ®Þnh nµy mµ chóng ta sÏ x©y dùng cô thÓ c¸c ho¹t ®éng cho tõng n¨m vÝ dô 1. VÝ dô 1 : khung thêi gian cho dù ¸n 5 n¨m 1995-1999 cña Ch−¬ng tr×nh hîp t¸c y tÕ ViÖt Nam - Thuþ §iÓn ®¬n vÞ tÝnh : triÖu SEK LÜnh vùc hç trî 1995 1996 1997 1998 1999 Tæng sè §¬n vÞ chÝnh s¸ch 2,5 2,5 2,5 2,2 1,3 11,0 Ch¨m sãc SKB§ 2,7 2,4 1,6 1,5 0,7 8,9 Søc khoÎ bµ mÑ trÎ em 5,6 4,4 4,0 4,0 2,0 20,0 ... Tæng sè: ... ... ... ... ... ... − Dùa trªn hiÖp ®Þnh ng−êi ta cßn x©y dùng kÕ ho¹ch dù ¸n dµi h¹n - 5 n¨m b¶ng tiÕn ®é trong tr−êng hîp nµy th−êng bè trÝ dùa trªn c¬ së lµ quý nh− vÝ dô d−íi ®©y: VÝ dô 2: Trong Ch−¬ng tr×nh chèng lao quèc gia: Thµnh phÇn 3: N¨m1 Quý N¨m2 Quý N¨m3 Quý N¨m4 Quý N¨m5 Quý Môc tiªu: hç trî dÞch vô y tÕ ®Ó bÖnh nh©n Lao ®−îc chÈn ®o¸n sím, ®iÒu trÞ hiÖu qu¶ vµ theo dãi phï hîp Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Ho¹t ®éng 1 LËp kÕ ho¹ch tuyÕn tØnh vÒ chèng Lao ë tØnh X X X X X X 2 §µo t¹o c¸n bé gi¸m s¸t tuyÕn tØnh X X X X X 3 §µo t¹o c¸n bé gi¸m s¸t huyÖn X X X X X X X X X X 7 §µo t¹o nh©n viªn y tÕ c¸c tr¹m x· x· vÒ DOT X X X X X X X X X X X X X ... − §«i khi ng−êi ta cßn x©y dùng c¸c khung thêi gian dµi h¬n 5 n¨m ë ®©y gióp cho viÖc xem xÐt lé tr×nh dù ¸n ®Ó ®¹t môc ®Ých lín.

3.2. B¶ng tiÕn ®é cã thêi gian ng¾n h¹n

− B¶ng tiÕn ®é cho kÕ ho¹ch mét n¨m, ®©y lµ b¶n tãm t¾t c¸c ho¹t ®éng mµ chóng ta võa x©y dùng ®©y lµ b¶ng ®Ó theo dâi tiÕn tr×nh ho¹t ®éng cña dù ¸n ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm tra ®«n ®èc triÓn khai thùc hiÖn. VÝ dô 3: b¶n kÕ ho¹ch cña dù ¸n hç trî hÖ thèng y tÕ Bé Y tÕ vµ Céng ®ång ch©u ¢u - n¨m 2001 Tªn ho¹t ®éng Th¸ng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2.5.1. Héi th¶o TOT ë Trung −¬ng cho gi¶ng viªn chñ chèt 2.5.2. Ba héi th¶o TOT cho giao viªn 3 tr −êng EC 2.5.3. X©y dùng kÕ ho¹ch 5 n¨m vÒ ®µo t¹o gi¸o viªn 2.5.4. Kho¸ ®µo t¹o tiÕng anh cho 8 c¸n bé − Cã mét sè dù ¸n ng−êi ta cßn lËp b¶ng tiÕn ®é gi¶i ng©n dù trï kinh phÝ vµo thêi gian nµo trong n¨m, hoÆc b¶ng nhu cÇu chuyªn gia yªu cÇu thêi gian nµo dù ¸n cÇn cã chuyªn gia trong vµ ngoµi n−íc, ®©y còng lµ mét h×nh thøc kh¸c cña b¶ng Gantt. NÕu ta lµm ®−îc chi tiÕt nh− vËy rÊt tèt ®Ó chñ ®éng ®−îc viÖc triÓn khai dù ¸n sau nµy. 119 120 MÉu: B¶ng thêi gian ho¹t ®éng dù ¸n Gantt chart C ¸c h o¹ t ® én g M ôc tiª u T h¸ ng 1 T h¸ ng 2 T h¸ ng 3 T h ¸n g 4 T h ¸n g 5 T h¸ ng 6 T h ¸n g 7 T h ¸n g 8 T h ¸n g 9 T h ¸n g 1 T h¸ n g 1 1 T h¸ n g 1 2 Bµi tËp t×nh huèng Lµm viÖc theo nhãm lµm viÖc trªn c¬ së cña môc tiªu vµ ®Çu ra cña dù ¸n mµ nhãm ®· x¸c ®Þnh tiÕn hµnh x©y dùng ho¹t ®éng cña dù ¸n. Khi x©y dùng ho¹t ®éng cÇn x¸c ®Þnh nhu cÇu nguån lùc ®Çu vµo ®Ó cã thÓ triÓn khai ®−îc ho¹t ®éng ®ã. Sau khi x©y dùng xong c¸c ho¹t ®éng lËp b¶ng GANTT cho c¸c ho¹t ®éng theo chu kú dù ¸n vµ lËp b¶ng Gantt ®Ó ®−a ra yªu cÇu nguån lùc ®Çu vµo cho dù ¸n. 121 122 9. LËp kÕ ho¹ch dù ¸n theo khung logic TS. Phan Thôc Anh Môc tiªu 1. Tr×nh bµy cÊu tróc cña khung logic 2. X©y dùng ® −îc khung logic cho dù ¸n y tÕ theo t×nh huèng ë huyÖn Mª LÜnh

I. Më ®Çu

Khung logic xuÊt ph¸t tõ thuËt ng÷ tiÕng Anh logical framework lµ mét c«ng cô ®Æc biÖt ®−îc ph¸t triÓn t¹i Hoa Kú tõ nh÷ng n¨m 60. Do cã hiÖu qu¶ cao ®èi víi viÖc x©y dùng c¸c dù ¸n hoÆc ch−¬ng tr×nh nªn khung logic KLG ®· ®−îc nhiÒu quèc gia nh−: Canada, Australia, c¸c n−íc EU vµ nhiÒu tæ chøc, c¬ quan hç trî ph¸t triÓn nh− WB, ADB, UNFPA... sö dông. Tuy nhiªn, ®èi víi nhiÒu ng−êi ViÖt Nam trùc tiÕp qu¶n lý vµ thùc hiÖn c¸c dù ¸n th× kü thuËt nµy cßn xa l¹, do ®ã hä cÇn ®−îc giíi thiÖu vÒ khung logic ®Ó cã thÓ ¸p dông trong viÖc x©y dùng c¸c dù ¸n còng nh− qu¶n lý vµ thùc hiÖn c¸c dù ¸n nµy mét c¸ch hiÖu qu¶ h¬n.

II. Khung Logic

1. Khung logic lµ g× vµ vËn hµnh thÕ nµo? Khung logic: lµ c«ng cô ®Ó thiÕt kÕ vµ qu¶n lý dù ¸n, thÓ hiÖn nh÷ng mèi quan hÖ râ rµng vµ logic gi÷a ho¹t ®éng, ®Çu ra, môc tiªu vµ môc ®Ých cuèi cïng cña dù ¸n. Mét ®iÒu rÊt quan träng ®Ó ®¶m b¶o cho dù ¸n thµnh c«ng lµ c¸c bªn liªn quan ®Õn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ nh÷ng nhãm ng−êi ®−îc h−ëng lîi Ých tõ dù ¸n cÇn ®−îc l«i kÐo vµo tÊt c¶ c¸c b−íc: thiÕt kÕ, thùc hiÖn vµ ®¸nh gi¸ dù ¸n. C¸c bªn cÇn hiÓu râ nhau, chÊp nhËn c¸c kÕ ho¹ch cña dù ¸n vµ cam kÕt thùc hiÖn chóng ®Ó ®¹t ®−îc nh÷ng kÕt qu¶ cã tÝnh chÊt bÒn v÷ng tøc lµ sau khi dù ¸n kh«ng cßn sù hç trî tõ bªn ngoµi nh÷ng kÕt qu¶ nµy kh«ng mÊt ®i. Nh− vËy, khung logic lµ mét ph−¬ng ph¸p víi c¸c ®Æc ®iÓm sau: − Cã sù tham gia cña c¸c bªn liªn quan. − §−îc lång ghÐp vµo tÊt c¶ c¸c b−íc lËp kÕ ho¹ch vµ qu¶n lý dù ¸n. C¸ch thøc tiÕp cËn cña khung logic C¸ch tiÕp cËn KLG dùa trªn c¬ së nh÷ng gi¶ ®Þnh sau ®©y: − C¸c môc tiªu vµ ®Çu ra cña dù ¸n cÇn ®Þnh l−îng vµ ®o l−êng ®−îc. 123 124 − Thµnh c«ng vµ chÊt l−îng cña dù ¸n cÇn ®−îc ®¸nh gi¸, ®o l−êng trªn c¬ së ®èi chiÕu víi c¸c môc ®Ých vµ ®Çu ra ®· ®−îc x¸c ®Þnh. − ViÖc ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu vµ ®Çu ra cña dù ¸n ph¶i dùa trªn c¬ së hµng lo¹t gi¶ ®Þnh vµ c¸c mèi quan hÖ nh©n - qu¶ ®−îc c¸c bªn tham gia nhÊt trÝ vµ ®¸nh gi¸. − C¸c bªn liªn quan nhÊt trÝ víi nhau vÒ c¸c gi¶ thiÕt ®−îc coi lµ c¬ së ®Ó thiÕt kÕ dù ¸n. C¸c b−íc x©y dùng cña khung logic bao gåm − Ph©n tÝch vÊn ®Ò: trªn c¬ së th«ng tin vÒ mét vÊn ®Ò, mét cuéc héi th¶o gåm ®¹i diÖn cña c¸c bªn liªn quan phï hîp nhÊt ®−îc tæ chøc ®Ó th¶o luËn vÒ nh÷ng ®iÓm liªn quan ®Õn vÊn ®Ò ®ã; c¸c thµnh viªn cña héi th¶o cïng nhau lËp ra mét “c©y vÊn ®Ò”, s¾p xÕp c¸c vÊn ®Ò theo mèi quan hÖ “nh©n - qu¶”. − Ph©n tÝch môc tiªu: b−íc tiÕp theo lµ x©y dùng “c©y môc tiªu”; lóc nµy c¸c vÊn ®Ò ®−îc ph©n tÝch ë trªn ®−îc chuyÓn thµnh c¸c môc tiªu cÇn ®¹t ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®ã; nh÷ng môc tiªu kh«ng cã tÝnh kh¶ thi sÏ ®−îc lo¹i bá. “§Çu vµo” vµ “§Çu ra” ®èi víi tõng môc tiªu còng ®−îc x¸c ®Þnh râ rµng. − LËp ma trËn logic trªn c¬ së nh÷ng th«ng tin ®· ®−îc ph©n tÝch ë trªn. − Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng c¸c bªn liªn quan: b−íc nµy cã thÓ thùc hiÖn sím h¬n víi môc ®Ých x¸c ®Þnh nh÷ng bªn thùc sù quan t©m ®Õn dù ¸n, bao gåm c¶ “®ång minh” vµ “®èi thñ” nÕu cã. − Ph©n tÝch c¸c gi¶ ®Þnh vµ rñi ro: ®ã lµ nh÷ng t×nh tr¹ng kh«ng ch¾c ch¾n hay nh÷ng yÕu tè rñi ro cã thÓ c¶n trë viÖc thùc hiÖn dù ¸n hoÆc lµm cho dù ¸n thÊt b¹i. §©y lµ nh÷ng yÕu tè bªn ngoµi mµ dù ¸n kh«ng kiÓm so¸t ®−îc nh−ng ph¶i cã ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña dù ¸n. − X¸c ®Þnh c¸c chØ sè ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu: ®ã lµ c¸c phÐp ®o ®Þnh tÝnh, ®Þnh l−îng, ®Þnh h¹n thêi gian cho thÊy môc tiªu ®Æt ra ®· ®¹t ®−îc ë møc ®é nµo. Cïng víi c¸c chØ sè KLG cßn chØ ra c¸c nguån th«ng tin x¸c minh viÖc thùc hiÖn c¸c chØ sè nµy.

2. CÊu tróc cña khung logic

Khung logic lµ mét ma trËn gåm bèn cét: Cét thø nhÊt: gåm c¸c møc ®é cña môc tiªu xÕp theo thø tù tõ trªn xuèng lµ Môc tiªu tæng qu¸t cã khi gäi lµ môc ®Ých, môc tiªu, ®Çu ra hay kÕt qu¶ vµ ho¹t ®éng. ý nghÜa cña trËt tù s¾p xÕp nµy lµ: viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu ë møc nµy sÏ lµ cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn môc tiªu ë møc kÕ cËn ngay trªn ®ã. CÇn ph©n biÖt c¸c ®Þnh nghÜa sau ®©y: − Môc tiªu tæng qu¸t Môc ®Ých: lµ môc tiªu ë møc cao mµ dù ¸n sÏ gãp phÇn cïng víi c¸c dù ¸n kh¸c ®Ó ®¹t ®−îc. ThÝ dô: n©ng cao søc khoÎ cña c¸c bµ mÑ. 125 126 − Môc tiªu: lµ nh÷ng g× dù ¸n nh»m tíi, ®ã lµ hiÖu qu¶ hoÆc t¸c ®éng cña dù ¸n. ThÝ dô: gi¶m c¸c nguy c¬ ®èi víi søc khoÎ cña c¸c bµ mÑ. − §Çu ra: lµ nh÷ng kÕt qu¶ dù ®Þnh thu ®−îc tõ dù ¸n, th−êng thÓ hiÖn b»ng nh÷ng dÞch vô hoÆc x©y dùng n¨ng lùc mµ c¸c nhãm h−ëng lîi Ých ®−îc h−ëng. ThÝ dô: më réng sù tiÕp cËn c¸c dÞch vô ch¨m sãc søc khoÎ c¸c bµ mÑ t¹i ®Þa ph−¬ng. − Ho¹t ®éng: lµ nh÷ng nhãm hµnh ®éng chÝnh mµ dù ¸n ph¶i thùc hiÖn ®Ó t¹o ®−îc c¸c ®Çu ra. C¸c ho¹t ®éng cho thÊy ph¶i lµm nh− thÕ nµo ®Ó thùc hiÖn dù ¸n. Tõ ho¹t ®éng ng−êi ta sÏ tÝnh to¸n kinh phÝ cÇn thiÕt cho dù ¸n. ThÝ dô: − N©ng cÊp c¸c c¬ së y tÕ t¹i ®Þa ph−¬ng. − HuÊn luyÖn nh©n viªn y tÕ c¬ së §Ó t¹o ®−îc mét ®Çu ra th−êng ph¶i thùc hiÖn mét sè ho¹t ®éng. Trong thùc tiÔn ng−êi ta th−êng xem xÐt vµ x¸c ®Þnh môc tiªu tæng qu¸t môc ®Ých ®ång thêi víi môc tiªu cô thÓ vµ ®Çu ra ®ång thêi víi c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¶m b¶o r»ng c¸c mèi liªn kÕt quan träng trong chuçi quan hÖ nh©n - qu¶ ®−îc ®Æt ®óng vÞ trÝ. Cét thø hai: bao gåm c¸c chØ sè x¸c ®Þnh viÖc thùc hiÖn môc tiªu ë c¸c møc ®é t−¬ng øng víi c¸c møc ®é cña môc tiªu ë cét thø nhÊt. − §èi víi môc ®Ých, c¸c chØ sè nµy lµ nh÷ng lîi Ých ®o l−êng ®−îc, thÝ dô nh−: tuæi thä t¨ng, tû lÖ suy dinh d−ìng trÎ em gi¶m... − §èi víi môc tiªu, c¸c chØ sè kiÓm tra c¸c kÕt qu¶ thu ®−îc tõ viÖc sö dông c¸c dÞch vô ®−îc n©ng cao. ThÝ dô: tû lÖ phô n÷ kh¸m thai ®ñ ba lÇn. KÕt qu¶ còng cã thÓ lµ sù ra ®êi hoÆc thay ®æi mét chÝnh s¸ch. − §èi víi ®Çu ra, chØ sè kiÓm tra c¸c kÕt qu¶ thu ®−îc tõ viÖc t¨ng c−êng dÞch vô vµ x©y dùng n¨ng lùc, thÝ dô nh−: tû lÖ bµ mÑ tiÕp cËn dÞch vô ch¨m sãc søc khoÎ bµ mÑ víi chÊt l −îng cao. − §èi víi ho¹t ®éng, c¸c chØ sè kiÓm tra møc ®é hoµn thµnh tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt ®Ó t¨ng c−êng dÞch vô vµ n©ng cao n¨ng lùc, thÝ dô mua trang thiÕt bÞ, ph¸t triÓn tµi liÖu häc tËp... Cét thø ba: Ph−¬ng tiÖn ®Ó x¸c minh sù hoµn thµnh c¸c môc tiªu ë cét thø nhÊt. Cét nµy chØ ra nguån sè liÖu nh− c¸c b¸o c¸o, sæ s¸ch... chøng minh cho viÖc hoµn thµnh tõng chØ sè ®¸nh gi¸ ë cét 2. Cét thø t−: Cét nµy cho thÊy c¸c gi¶ ®Þnhrñi ro chÝnh ®èi víi viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña dù ¸n ë c¸c møc ®é kh¸c nhau. Cã thÓ tãm t¾t c¸c kh¸i niÖm vµ ®Þnh nghÜa quan träng cña KLG trong ma trËn d−íi ®©y ma trËn logic:

3. TÝnh logic cña khung logic