thuËt cña dù ¸n. Thµnh viªn nhãm nµy th−êng tham gia vµo c¸c cuéc häp cña PMU, cïng tham
gia gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ dù ¸n, t− vÊn c¸c ho¹t ®éng kü thuËt khi cÇn thiÕt. Nhãm nµy ®−îc gäi
lµ nhãm cè vÊn dµi h¹n ®Ó ph©n biÖt víi nhãm chuyªn gia ng¾n h¹n khi ®−îc thuª ®Ó triÓn khai
mét ho¹t ®éng cô thÓ nµo ®ã cña dù ¸n.
II. Tæ chøc v¨n phßng dù ¸n
Sau khi Gi¸m ®èc dù ¸n ®−îc lùa chän. Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc ®Ó dù ¸n ®−îc ho¹t ®éng.
C¸c c«ng viÖc cÇn ®−îc triÓn khai lµ: − Bè trÝ ®Þa ®iÓm lµm viÖc : ®Þa ®iÓm lµm viÖc cã thÓ
thuª hay do c¬ quan chñ qu¶n bè trÝ. ®©y lµ v¨n phßng giao dÞch cña dù ¸n.
− ChuÈn bÞ c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng: nh− bµn, ghÕ, ®iÖn tho¹i, m¸y fax, m¸y photocopy, m¸y tÝnh, ...
− Víi nh÷ng dù ¸n lín cã t− c¸ch ph¸p nh©n cÇn tiÕn hµnh më tµi kho¶n vµ kh¾c con dÊu cña dù ¸n.
− Bè trÝ ng−êi th−êng trùc, th− ký, kÕ to¸n cña dù ¸n. Víi nh÷ng dù ¸n nhá cÇn chØ ra ai lµ th−êng
trùc, sè ®iÖn tho¹i,... − X©y dùng quy chÕ lµm viÖc cña dù ¸n,...
III. Ban hµnh c¸c b¶n h−íng dÉn, b¶ng kiÓm cÇn thiÕt
Mçi mét dù ¸n ®Òu cã nh÷ng yªu cÇu cô thÓ vÒ sè l−îng, chÊt l−îng c¸c ho¹t ®éng, còng nh− ®Þnh møc chi
tiªu cho mçi ho¹t ®éng. §iÒu nµy phô thuéc kh«ng chØ vµo môc tiªu, kinh phÝ ®−îc cÊp mµ cßn phô thuéc
nhiÒu vµo c¸c ®iÒu kho¶n ®· ký víi nhµ tµi trî còng nh− c¸c quy chÕ chi tiªu cña phÝa ChÝnh phñ ViÖt Nam. §Ó
®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n ®óng nh− kÕ ho¹ch, cã hiÖu qu¶ vµ tu©n thñ ®óng c¸c quy ®Þnh tµi chÝnh th×
nhÊt thiÕt cÇn ph¶i cã hai lo¹i b¶n h−íng dÉn, mét lµ c¸c h−íng dÉn vÒ kü thuËt vµ hai lµ h−íng dÉn vÒ chi
tiªu tµi chÝnh. §èi víi c¸c dù ¸n bao phñ trªn nhiÒu vïng l·nh thæ kh¸c nhau, th× c¸c h−íng dÉn nµy l¹i
cµng quan träng ®Ó cã thÓ ®¶m b¶o mäi ho¹t ®éng theo ®óng yªu cÇu, trong khi kh«ng cÇn nhiÒu ho¹t ®éng chØ
®¹o, gi¸m s¸t, häp hµnh tèn kÐm.
1. C¸c h−íng dÉn vÒ kü thuËt: Nh×n chung, c¸c v¨n kiÖn cña dù ¸n viÖn trî quèc tÕ th−êng dµi dßng vµ ®−îc
tr×nh bµy theo mÉu yªu cÇu cña c¸c nhµ tµi trî, thËm chÝ nhiÒu v¨n b¶n kh«ng ®−îc dÞch ra tiÕng ViÖt. §iÒu
®ã c¶n trë kh«ng Ýt ®Õn viÖc t×m hiÓu còng nh− qu¸n triÖt c¸c néi dung cña dù ¸n. ChÝnh v× vËy cÇn ph¶i cã
mét b¶n tãm t¾t c¸c ý chÝnh cña c¸c v¨n kiÖn theo mét c¸ch tæng hîp logic vµ cã hÖ thèng ®Ó c¸c c¸n bé tham
gia dù ¸n cã thÓ hiÓu râ h¬n vÒ dù ¸n. Ng−îc l¹i, nhiÒu ho¹t ®éng cña dù ¸n trong v¨n kiÖn l¹i qu¸ chung
chung cÇn ph¶i ®−îc chi tiÕt ho¸ tr−íc khi triÓn khai. §ã lµ c¸c lý do cña viÖc ra ®êi c¸c h−íng dÉn kü thuËt.
Còng cã thÓ ph©n ra 2 lo¹i h−íng dÉn kü thuËt:
1.1. Lo¹i h−íng dÉn chung: nh»m tæng hîp mét c¸ch cã hÖ thèng c¸c môc tiªu, ho¹t ®éng dù ¸n gióp cho ng−êi
191 192
qu¶n lý, triÓn khai dù ¸n dÔ hiÓu vµ thùc hiÖn ®óng dù ¸n. C¸c s¬ ®å th−êng rÊt cã hiÖu qu¶ khi muèn thÓ hiÖn
mèi liªn quan, tÝnh logic cña c¸c môc tiªu vµ c¸c ho¹t ®éng. C¸c thuËt ng÷, kh¸i niÖm trõu t−îng cña dù ¸n
còng ph¶i ®−îc gi¶i thÝch cÆn kÏ trong b¶n h−íng dÉn nµy. C¸c ®iÒu kiÖn triÓn khai dù ¸n, nh− tuyÓn chän
ng−êi, bè trÝ v¨n phßng dù ¸n, thµnh lËp c¸c ban, bÖ, quy ®Þnh vÒ mua s¾m trang thiÕt bÞ... còng cÇn ph¶i
®−îc lµm râ. VÝ dô tr×nh bµy trong phô lôc 3 cã thÓ minh ho¹ cho lo¹i h−íng dÉn nµy.
1.2. Lo¹i h−íng dÉn cô thÓ: lo¹i nµy th−êng ¸p dông cho mét ho¹t ®éng phøc t¹p nµo ®ã cña dù ¸n mµ cÇn ph¶i cã
sù thèng nhÊt cao gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ ®¬n vÞ tham gia dù ¸n. Víi b¶n h−íng dÉn nµy, viÖc chØ ®¹o, gi¸m s¸t cña
dù ¸n víi ho¹t ®éng ®ã sÏ ®¬n gi¶n vµ cã hiÖu qu¶ h¬n, ®ång thêi còng tr¸nh ®−îc c¸c sai xãt do thiÕu h−íng dÉn
trong qu¸ tr×nh triÓn khai ho¹t ®éng ®ã.
1.3. H−íng dÉn vÒ chi tiªu tµi chÝnh: c¸c dù ¸n trong n−íc viÖc chi tiªu tµi chÝnh nãi chung theo ®óng c¸c quy
®Þnh hiÖn hµnh cña Nhµ n−íc. Trong c¸c dù ¸n viªn trî quèc tÕ th× phÇn lín c¸c h−íng dÉn tµi chÝnh ®−îc ®i
kÌm víi b¶n ®Þnh møc chi tiªu cost norm cña dù ¸n. H−íng dÉn chi tiªu cña mét dù ¸n th−êng ®−îc x©y
dùng dùa trªn c¸c c¬ së sau:
− PhÇn dù trï kinh phÝ cho tõng ho¹t ®éng ®· ®−îc nhµ tµi trî phª duyÖt nªu trong v¨n kiÖn dù ¸n
− C¸c ®Þnh møc chi tiªu cho tõng môc chi ®· ®−îc chÊp thuËn bëi nhµ tµi trî vÝ dô, l−¬ng, phô cÊp,
tiÒn c«ng t¸c phÝ, båi d−ìng héi th¶o viªn, gi¶ng viªn, trî gi¶ng, chi ®i häc vµ c«ng t¸c n−íc
ngoµi...
− C¸c quy ®Þnh vÒ chi tiªu tµi chÝnh hiÖn hµnh cña ChÝnh phñ ViÖt Nam. HiÖn nay ®Þnh møc chi tiªu
cña phÇn lín c¸c dù ¸n ®Òu ®· c©n nh¾c c¸c quy ®Þnh chi tiªu tµi chÝnh cña phÝa ViÖt Nam, do vËy
sù chªnh lÖch vÒ ®Þnh møc chi tiªu gi÷a c¸c dù ¸n kh«ng nhiÒu l¾m. Tuy nhiªn nhiÒu dù ¸n, do ®Æc
thï riªng cña c¸c tæ chøc tµi trî mµ ®Þnh møc chi tiªu cã phÇn kh¸c víi quy ®Þnh cña chÝnh phñ
ViÖt Nam. Trong tr−êng hîp nµy ®Þnh møc do c¸c nhµ tµi trî quy ®Þnh th−êng ®−îc sö dông.
− C¸c ®Þnh møc chi tiªu hiÖn hµnh cña ®¬n vÞ chi ngoµi dù ¸n: th«ng th−êng, cïng mét ho¹t ®éng
nh−ng nÕu ho¹t ®éng ®ã ®−îc dù ¸n hç trî th× møc chi th−êng cao h¬n nhiÒu so víi møc ®−îc hç
trî bëi kinh phÝ sù nghiÖp vÝ dô tiÒn ¨n, ë, phô cÊp ®i c«ng t¸c khi cã vµ kh«ng cã dù ¸n. V× vËy
nhiÒu ®¬n vÞ ®· ph¶i tù c©n nh¾c vµ gi¶m ®Þnh møc chi tiªu cña dù ¸n thÊp h¬n so víi møc ®−îc
nhµ tµi trî cho phÐp ®Ó lµm sao cã thÓ huy ®éng ®−îc c¸n bé cña ®¬n vÞ m×nh võa lµm tèt c«ng viÖc
cña dù ¸n, võa lµm tèt c¸c c«ng viÖc kh¸c cña c¬ quan. H−íng dÉn chi tiªu tµi chÝnh cña mét dù ¸n
cã thÓ cã c¸c môc sau:
− §Þnh møc chi tiªu cho c¸c h¹ng môc chi kh¸c nhau cña dù ¸n cost norm
193 194
− Quy ®Þnh vÒ c¸ch ph©n bæ kinh phÝ, c¸ch yªu cÇu chuyÓn kinh phÝ...
− C¸c quy ®Þnh vÒ viÕt b¸o c¸o tµi chÝnh theo quý, theo n¨m..., mÉu b¸o c¸o tµi chÝnh, quy ®Þnh vÒ l−u
gi÷ chøng tõ gèc, vÒ kiÓm to¸n, gi¸m s¸t tµi chÝnh... − C¸ch lËp kÕ ho¹ch, dù trï kinh phÝ cho c¸c ho¹t
®éng cña giai ®o¹n tiÕp sau cña dù ¸n. PhÇn phô lôc cuèi bµi sÏ ®−a ra vÝ dô vÒ mét b¶n
h−íng dÉn chi tiªu tµi chÝnh cña dù ¸n hîp t¸c quèc tÕ.
1.4. C¸c mÉu biÓu b¸o c¸o: bao gåm c¶ mÉu biÓu b¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o kü thuËt. C¸c mÉu biÓu nµy
phÇn lín dùa trªn yªu cÇu b¸o c¸o cña c¸c nhµ tµi trî vµ c¸c c¬ quan cÊp trªn qu¶n lý dù ¸n, do vËy mÉu biÓu cã
thÓ kh¸c nhau gi÷a c¸c dù ¸n. NÕu dù ¸n chØ diÔn ra trong mät ®¬n vÞ th× c¸c mÉu biÓu b¸o c¸o trªn chØ cÇn
qu¸n triÖt trong ban qu¶n lý dù ¸n, cßn khi dù ¸n ®−îc triÓn khai trªn nhiÒu ®¬n vÞ th× c¸c mÉu biÓu trªn ph¶i
®−îc th«ng b¸o réng r·i ®Ó c¸c ®¬n vÞ b¸o c¸o theo ®Þnh kú c¸c kÕt qu¶ ho¹t ®éng còng nh− chi tiªu cña hä, gióp
cho ban qu¶n lý dù ¸n cã c¬ së tæng hîp ®Ó viÕt b¸o c¸o chung cho toµn dù ¸n.
HiÖn nay, ®Ó gióp cho viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu phèi nguån viªn trî cã hiÖu qu¶ h¬n, nhiÒu bé, ngµnh ®· x©y
dùng hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu qu¶n lý c¸c nguån viÖn trî. ChÝnh v× vËy, ngoµi c¸c b¸o c¸o thªn, c¸c dù ¸n cßn ph¶i
cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng d÷ liÖu nµy mét c¸ch th−êng xuyªn theo c¸c mÉu biÓu quy ®Þnh.
1.5. C¸c b¶ng kiÓm checklists: b¶ng kiÓm th−êng dïng ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng còng nh− c¸c s¶n phÈm cña dù
¸n. B¶ng kiÓm cã thÓ ®−îc dïng ®Ó tù ®¸nh gi¸ c¸c ®èi t¸c tham gia dù ¸n tù ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng, s¶n phÈm
cña m×nh, dïng cho gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ néi bé internal vµ tõ bªn ngoµi external. Cïng víi c¸c b¶ng h−íng dÉn,
b¶ng kiÓm ®ãng vai trß rÊt quan träng trong viÖc ®Þnh h−íng ho¹t ®éng vµ n©ng cao chÊt l−îng c¸c ho¹t ®éng.
Ngoµi ra, nã cßn lµ c¬ së cho viÖc nghiÖm thu, thanh, quyÕt to¸n c¸c s¶n phÈm. ChÝnh v× vËy, nã rÊt cÇn ®−îc
ban hµnh vµ qu¸n triÖt tr−íc khi triÓn khai c¸c ho¹t ®éng liªn quan.
IV. §µo t¹o vµ båi d−ìng c¸n bé dù ¸n
