Më ®Çu LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh cho dù ¸n

− Víi c¸c kho ®ùng ho¸ chÊt dÔ g©y ch¸y næ ph¶i bè trÝ c¸c ®Ìn lóp ®Ìn ¸p trÇn hoÆc t−êng cã chôp b¶o vÖ phÝa ngoµi. − Kh«ng ®−îc hót thuèc, dïng diªm, bËt löa trong c¸c kho.

4. Qu¶n lý hµng ho¸ trong kho

Kho cña dù ¸n dï chØ t¹m thêi còng ph¶i bè trÝ theo tiªu chuÈn cña kho nh−: − ThÎ kho: ®−îc lËp theo danh môc hµng ho¸. − Cã thÓ ¸p dông m· sè ho¸ hµng ho¸ - qu¶n lý theo hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh. − C¸ch s¾p xÕp hµng ho¸ ®¶m b¶o dÔ nh×n, dÔ lÊy, an toµn. − Thùc hiÖn cËp nhËt xuÊt, nhËp hµng ho¸ theo tõng ngµy. KiÓm kª theo ®Þnh kú 3, 6 vµ 12 th¸ng. Bµi tËp t×nh huèng X©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m hµng hãa theo Dù ¸n y tÕ HuyÖn Mª LÜnh mµ nhãm ®· x©y dùng. 17. Qu¶n lý tµi chÝnh dù ¸n PGS.TS. Tr−¬ng ViÖt Dòng CN. Chö V¨n Loan Môc Tiªu 1. LËp ® −îc kÕ ho¹ch tµi chÝnh cho dù ¸n vµ dù to¸n kinh phÝ cho ho¹t ®éng dù ¸n y tÕ. 2. Tr×nh bµy ® −îc néi dung qu¶n lý tµi chÝnh vµ c¸c b −íc trong qu¸ tr×nh gi¶i ng©n cña c¸c dù ¸n viÖn trî quèc tÕ

I. Më ®Çu

Qu¶n lý lµ sö dông nguån lùc ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu. Dù ¸n dïng nguån vèn trong n−íc ®· cã c¸c quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh. Nh÷ng dù ¸n viÖn trî n−íc ngoµi ®−îc bæ sung nguån lùc bao gåm: t− vÊn kü thuËt; vËt t− trang thiÕt bÞ; tµi chÝnh, trong ®ã nguån tµi chÝnh lµ c¬ b¶n. Muèn sö dông nguån tµi chÝnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt, ng−êi qu¶n lý dù ¸n ph¶i biÕt lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh cho toµn bé dù ¸n vµ biÕt lËp hoÆc kÓm tra dù to¸n do ng−êi kh¸c thùc hiÖn. ViÖc lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh kh«ng chØ ®ßi hái kü n¨ng x©y dùng dù ¸n mµ cßn 229 230 c¶ n¨ng lùc sö dông tiÒn mét c¸ch hîp lý nhÊt, ®óng nguyªn t¾c tµi chÝnh vµ kiÓm so¸t ®−îc c¸c t×nh huèng ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh dù trï vèn, sö dông kinh phÝ, thanh to¸n vµ quyÕt to¸n. Do ng−êi qu¶n lý dù ¸n th−êng kh«ng cã chuyªn m«n tµi chÝnh, Ýt am hiÓu vÒ kÕ to¸n, v× vËy cÇn trang bÞ mét sè kiÕn thøc c¬ b¶n, Ýt nhÊt còng hiÓu kh¸i niÖm tèi thiÓu vµ tr¸nh nh÷ng t×nh huèng vi ph¹m nguyªn t¾c tµi chÝnh. Cho dï vai trß cña nh©n viªn kÕ to¸n cña dù ¸n cã nghiÖp vô chuyªn m«n, nh−ng tr¸ch nhiÖm cña ng−êi qu¶n lý vÒ mäi ®iÒu bÊt tr¾c x¶y ra khi tiÕn hµnh dù ¸n, v× vËy ph¶i biÕt c¸c nguyªn t¾c tµi chÝnh, kÕ to¸n ®Ó tr¸nh mäi sai sãt, vi ph¹m cña c¸c c¸n bé dù ¸n còng nh− nh©n viªn kÕ to¸n. Tãm l¹i, bµi nµy còng sÏ cung cÊp cho mét sè kiÕn thøc s¬ ®¼ng nhÊt vÒ qu¶n lý tµi chÝnh, cho ng−êi qu¶n lý dù ¸n kh«ng cã nghiÖp vô tµi chÝnh nh»m thùc hiÖn dù ¸n hiÖu qu¶ vµ an toµn nhÊt vÒ mÆt tµi chÝnh.

II. LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh cho dù ¸n

X©y dùng dù ¸n kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ ph©n tÝch c¸c vÊn ®Ò tån t¹i, chän −u tiªn, ®Æt môc ®Ých cho dù ¸n, chän c¸c chiÕn l−îc gi¶i ph¸p thùc thi dù ¸n vµ kÕ ho¹ch dù ¸n, mµ cßn ph¶i biÕt lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh. Nguån kinh phÝ cho dù ¸n cã thÓ ®¬n thuÇn cña Nhµ n−íc hay tõ nhµ tµi trî vµ còng cã thÓ lµ hçn hîp víi nguån vèn ®èi øng trong n−íc. KÕ ho¹ch tµi chÝnh ph¶i ®−îc thùc hiÖn song song víi qu¸ tr×nh x©y dùng dù ¸n vµ c¸c néi dung chuyªn m«n, b¾t ®Çu tõ kh©u ®Æt môc tiªu. Kh«ng thÓ ®Æt môc tiÒu mµ kh«ng c©n nh¾c tíi nguån tµi chÝnh cho phÐp. Trong khi chän gi¶i ph¸p, viÖc tÝnh to¸n chi phÝ cho tõng gi¶i ph¸p còng ph¶i c©n nh¾c ngay tõ khi chuÈn bÞ dù ¸n. Cho dï chØ lµ −íc tÝnh, nh−ng vÉn cã xu h−íng t×m gi¶i ph¸p nµo ®Ó ®−îc môc tiªu víi møc chi phÝ thÊp nhÊt, Ýt nguy c¬ thÊt b¹i nhÊt. LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh còng ph¶i tÝnh ®Õn n¨ng lùc gi¶i ng©n qua tõng n¨m. Sù sai lÖch, kh«ng chÝnh x¸c trong lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh sÏ hoÆc lµ lµm cho tiÕn ®é dù ¸n bÞ chËm, hoÆc l·ng phÝ nguån tµi chÝnh. ë ®©y kinh nghiÖm cña ng−êi qu¶n lý còng nh− n¨ng lùc cña kÕ to¸n dù to¸n cÇn ph¶i phèi hîp víi nhau ®Ó cã ®−îc b¶n kÕ ho¹ch tµi chÝnh phï hîp nhÊt. §Ó lËp b¶n kÕ ho¹ch tµi chÝnh, tr−íc hÕt xuÊt ph¸t tõ néi dung chuyªn m«n. ng−êi qu¶n lý ®−a ra yªu cÇu, ®−a ra c¸c ®Þnh møc chi, ®−a ra nguyªn t¾c cña ban qu¶n lý dù ¸n cho nh©n viªn kÕ to¸n, tõ ®ã nh©n viªn kÕ to¸n sÏ x©y dùng b¶n th¶o ®Çu tiªn vÒ kÕ ho¹ch tµi chÝnh. Lóc nµy, nhiÖm vô cña ng−êi qu¶n lý lµ xem xÐt l¹i ®Ó c©n ®èi gi÷a néi dung c«ng viÖc víi sù ph©n bæ ng©n s¸ch cho tõng ho¹t ®éng, tõng néi dung hoÆc lÜnh vùc cña dù ¸n. ViÖc lµm viÖc tËp thÓ gi÷a ng−êi qu¶n lý Gi¸m ®èc dù ¸n víi nh©n viªn kÕ to¸n vµ c¸c chuyªn gia chuyªn m«n lµ gÇn nh− b¾t buéc, nÕu kh«ng lµm nh− thÕ sÏ dÔ dµng dÉn ®Õn nh÷ng b¶ng ph©n bæ ng©n s¸ch trong khi ®ang thùc hiÖn. 231 232 §Ó tr¸nh gÆp ph¶i nh÷ng r¾c rèi khi triÓn khai dù ¸n do kÕ ho¹ch ng©n s¸ch chuÈn bÞ kh«ng hîp lý, cÇn tiÕn hµnh tõ tæng hîp c¸c b¶n dù to¸n ng©n s¸ch cho ho¹t ®éng. §Ó dù to¸n ng©n s¸ch cho tõng ho¹t ®éng l¹i ph¶i n¾m v÷ng khèi l−îng c«ng viÖc ph¶i thùc hiÖn, ®¬n gi¸ chi phÝ hoÆc ®Þnh møc chi, hay −íc tÝnh gi¸ mua s¾m vËt t−, thiÕt bÞ, v¨n phßng phÈm, c¸c chi phÝ ®iÖn n−íc. Nh©n viªn kÕ to¸n dù ¸n ph¶i gióp chñ nhiÖm dù ¸n thùc hiÖn c«ng viÖc tÝnh to¸n nµy, sau khi hiÓu c¸c nhu cÇu khèi l−îng còng nh− tiÕn ®é c«ng viÖc do chuyªn gia chuyªn m«n ®−a ra. RÊt tr¸nh viÖc ng−êi lËp dù to¸n quyÕt ®Þnh c¸c néi dung ho¹t ®éng dù ¸n, mµ ng−îc l¹i, hä ph¶i thùc hiÖn nhu cÇu chuyªn m«n. NÕu thÊy yªu cÇu chuyªn m«n kh«ng ®¸p øng th× ph¶i ®Ò xuÊt ®Ó gi¸m ®èc dù ¸n quyÕt ®Þnh. Nh− vËy, gi¸m ®èc dù ¸n kh«ng thÓ th¶ næi kh©u dù to¸n ng©n s¸ch, muèn vËy hä còng ph¶i biÕt sö dông kinh phÝ ®Ó ra quyÕt ®Þnh ®óng. Lµm thÕ nµo ®Ó lËp kÕ ho¹ch, sö dông kinh phÝ hîp lý trong khi ch−a ®−îc ®µo t¹o nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh? Tr−íc hÕt, cÇn ph¶i quay l¹i ®Þnh nghÜa vÒ qu¶n lý, mét trong nh÷ng nguyªn t¾c lµ ph¶i ñy quyÒn cho cÊp d−íi cã n¨ng lùc ®¶m ®−¬ng tõng nhiÖm vô. Cã nghÜa lµ ph¶i ®−a ra yªu cÇu ®Ò ng−êi ®−îc giao nhiÖm vô thùc hiÖn. Nh÷ng yªu cÇu ®ã bao gåm: − Nªu thËt râ môc tiªu ®Ó mäi ng−êi cïng hiÓu. − Mçi môc tiªu ph¶i x¸c ®Þnh râ gi¶i ph¸p lµ g×. − Mçi gi¶i ph¸p cã thÓ bao gåm mét hoÆc nhiÒu ho¹t ®éng. − Mçi ho¹t ®éng l¹i yªu cÇu c¸c nguån lùc ph¶i ®−îc huy ®éng vµo thêi gian nµo, bao nhiªu nÕu lµ tiÒn, lµ ng−êi, ngµy c«ng thuª kho¸n chuyªn m«n... vµ c¸c trang thiÕt bÞ g×. Sau khi tÝnh to¸n c¸c kho¶n chi, môc chi cho toµn bé dù ¸n sÏ cã ®−îc mét dù to¸n ban ®Çu. Dù to¸n nµy th−êng ch−a khíp víi møc kinh phÝ ®−îc cÊp cho dù ¸n, v× vËy ph¶i ®iÒu chØnh l¹i mét vµi lÇn míi cã ®−îc b¶n kÕ ho¹ch ng©n s¸ch. Trong qu¸ tr×nh ®iÒu chØnh, cÇn cã sù phèi hîp ®Çy ®ñ gi÷a c¸c c¸n bé chuyªn m«n kü thuËt cña dù ¸n ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu “hîp lý vµ an toµn ”. Khi thay ®æi dù to¸n ng©n s¸ch t¨ng hay gi¶m so víi b¶n dù to¸n ban ®Çu ®Ó phï hîp víi tæng ng©n s¸ch ®−îc cÊp cÇn cã sù c©n nh¾c sao cho môc tiªu dù ¸n Ýt hoÆc kh«ng bÞ thay ®æi. Tr−êng hîp møc ®iÒu chØnh ng©n s¸ch nhiÒu, ph¶i thay ®æi môc tiªu; theo kinh nghiÖm, ®Ó Ýt thay ®æi môc tiªu, kh«ng nªn thay ý t−ëng cña môc tiªu mµ chØ thay ®æi diÖn tÝch t¸c ®éng, møc ®é t¸c ®éng cña môc tiªu. VÝ dô: víi nguån ng©n s¸ch dù kiÕn cho phÐp lµ 100.000 USD, môc tiªu ®Æt ra lµ: lµm gi¶m tû lÖ míi m¾c sèt rÐt xuèng d−íi 1.000 ng−êi n¨m cho diÖn bao phñ 2 huyÖn. NÕu b¶n dù to¸n ban ®Çu v−¬t qu¸ 100.000USD, sau khi ®iÒu chØnh mét sè ho¹t ®éng, cã thÓ ®Æt gi¶m møc ®é t¸c ®éng sè ng−êi m¾c cßn xuèng d−íi 1.500 ng−êin¨m cho tæng sè d©n 2 huyÖn. 233 234 §Ó cã ®−îc b¶n kÕ ho¹ch kinh phÝ võa hîp lý, võa ®−îc nhµ tµi trî chÊp nhËn ®«i khi ph¶i thuª t− vÊn. ViÖc thuª t− vÊn kh«ng thÓ kho¸n tr¾ng cho ®¬n vÞ t− vÊn v× hä cã thÓ kh«ng hiÓu hÕt nh÷ng yªu cÇu cña dù ¸n. V× vËy, vÉn ph¶i cã nh÷ng nh©n viªn dù ¸n cïng tham gia. Kinh nghiÖm cho thÊy, nhiÒu ®¬n vÞ kh«ng biÕt x©y dùng dù ¸n còng nh− ng©n s¸ch dù ¸n ®· g©y hiÓu nhÇm cña nhµ tµi trî vµ dù ¸n kh«ng ®−îc chÊp nhËn. Còng kh«ng Ýt ®¬n vÞ do kh«ng ®ñ n¨ng lùc lµm cho dù ¸n nªn ®· ph¶i thuª c«ng ty t− vÊn hoÆc chuyªn gia t− vÊn nh−ng kho¸n tr¾ng cho hä, cuèi cïng hoÆc kh«ng ®¹t yªu cÇu cña m×nh hoÆc kh«ng ®óng ý ®å cña nhµ tµi trî nªn ®Òu cã thÓ thÊt b¹i ngay c¶ khi ®−îc nhµ tµi trî chÊp nhËn th× còng kh«ng ®−îc héi ®ång thÈm ®Þnh dù ¸n chÊp thuËn. Trong chu tr×nh cña dù ¸n, khi x©y dùng dù ¸n tiÒn kh¶ thi ®· ph¶i chuÈn bÞ t−¬ng ®èi kü vÒ tæng sè vèn, c¸c kho¶n môc chi ®Ó tá râ: − Tæng sè vèn. − Nguån vèn viÖn trî − Nguån vèn ®èi øng nÕu cÇn. − Chi tiªu trong n−íc cho c¸c ho¹t ®éng dù ¸n. − Chi mua s¾m. − Chi chuyªn gia n−íc ngoµi. − Chi qu¶n lý vµ v¨n phßng dù ¸n. Trong b¸o c¸o kh¶ thi, møc ®é chi tiÕt cña b¶n dù to¸n ph¶i kh¸ ®Çy ®ñ, thuyÕt phôc. Sau ®©y xin giíi thiÖu mét mÉu kÕ ho¹ch tµi chÝnh trong b¸o c¸o kh¶ thi: Môc tiªu 1: ................... §¬n vÞ: ................. Nguån kinh phÝ Thêi gian thùc hiÖn Ho¹t ®éng Kinh phÝ ViÖn trî §èi øng N¨m thø 1 N¨m thø 2 N¨m thø 3 N¨m thø ... Nh×n vµo b¶n kÕ ho¹ch tµi chÝnh trªn, dÔ dµng nhËn thÊy tÝnh hîp lý vÒ ng©n s¸ch cña tõng môc tiªu. §Ó cã ®−îc b¶n kÕ ho¹ch tµi chÝnh trªn, ph¶i xuÊt ph¸t tõ c¸c b¶n dù to¸n. VÝ dô: Môc tiªu 1: ..................... §¬n vÞ: 1.000® Ho¹t ®éng Môc chi Thuª kho¸n ngµyng −êi Mua s¾m c¸i chiÕc §¬n gi¸ Tæng tiÒn Ho¹t ®éng 1 1.1 Mua thiÕt bÞ 50 500 25.000 1.2 §µo t¹o 50 50 2.500 1.3 Thuª chuyªn m«n 200 100 20.000 Céng ho¹t ®éng 1 47.500 Ho¹t ®éng 2 2.1 2.2 235 236 Cã thÓ cã c¸c b¶ng dù to¸n còng nh− kÕ ho¹ch tµi chÝnh thiÕt kÕ kh¸c nhau tïy theo nhµ tµi trî song phÇn dù kiÕn ng©n s¸ch dù ¸n tr×nh lªn c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn phª duyÖt ph¶i tu©n thñ theo c¸c tµi liÖu h−íng dÉn cña Bé kÕ ho¹ch vµ ®Çu t−, Bé tµi chÝnh. Dù ¸n cã nguån tµi trî n−íc ngoµi song song víi viÖc phª duyÖt phÝa ViÖt Nam cßn cã c¸c thñ tôc phª duyÖt cña nhµ tµi trî, v× vËy còng ph¶i tu©n theo c¸c thñ tôc, c¸c yªu cÇu viÕt kÕ ho¹ch tµi chÝnh hoÆc dù to¸n ng©n s¸ch cã thÓ kh¸c nhau cÇn nghiªn cøu kü ®Ó x©y dùng dù ¸n cho phï hîp. §èi víi c¸c dù ¸n ODA kh«ng hoµn l¹i thuéc Bé Y tÕ, cã thÓ tham kh¶o quyÕt ®Þnh sè: 9922002Q§-BYT, ngµy 26-3-2002 cña Bé tr−ëng Bé Y tÕ. §èi víi c¸c vèn vay −u ®·i cã c¸c quy ®Þnh riªng theo c¸c nhµ tµi trî vµ theo NghÞ ®Þnh 17CP ngµy 4-5-2001 cña ChÝnh phñ vÒ quy chÕ qu¶n lý vµ sö dông nguån ODA còng nh− c¸c v¨n b¶n kh¸c. VÝ dô: Th«ng t− sè 022000TT-BKH ngµy 12-01-2000 cña Bé KH-§T h−íng dÉn thùc hiÖn quy chÕ chuyªn gia n−íc ngoµi. Th«ng t− 131998TT-BYT h−íng dÉn viÖc tiÕp nh©n qu¶n lý vµ sö dông thuèc viÖn trî cña n−íc ngoµi vµo ViÖt Nam. Th«ng th− sè 702001TT-BTC ngµy 26-2-1999 cña Bé Tµi chÝnh h−íng dÉn chÕ ®é qu¶n lý tµi chÝnh Nhµ n−íc ®èi víi nguån viÖn trî kh«ng hoµn l¹i. QuyÕt ®Þnh sè 27902002Q§-BYT, ngµy 25-7-2002 cña Bé tr−ëng Bé Y tÕ ban hµnh quy ®Þnh vÒ qu¶n lý vµ sö dông nguån hç trî vµ ph¸t triÓn chÝnh thøc cña Bé Y tÕ.

III. C¸c b−íc trong qu¶n lý tµi chÝnh dù ¸n viÖn trî