− Chän −u tiªn gi¸m s¸t: kh«ng thÓ tiÕn hµnh gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng, ë mäi n¬i cïng mét lóc... V×
vËy ph¶i chän −u tiªn gi¸m s¸t − §äc tµi liÖu liªn quan.
− Nªu gi¶ thuyÕt cã thÓ lµm n¶y sinh “vÊn ®Ò”. − Dù kiÕn gi¶i ph¸p gi¶i quyÕt phï hîp
− ChuÈn bÞ nguån lùc. − X©y dùng b¶ng danh môc gi¸m s¸t.
− LËp kÕ ho¹ch gi¸m s¸t cho c¸c ch−¬ng tr×nh y tÕ
søc khoÎ − X©y dùng c«ng cô gi¸m s¸t
2. TriÓn khai gi¸m s¸t
Cã nhiÒu c«ng viÖc ph¶i lµm, tuú theo môc ®Ých vµ ph−¬ng ph¸p mµ chän c«ng viÖc thÝch hîp.
ThÝ dô: − GÆp gì tiÕp xóc.
− Quan s¸t, l¾ng nghe. − Th¶o luËn: c¸ nh©n, nhãm nhá, nhãm lín.
− §äc tµi liÖu liªn quan. − Pháng vÊn.
− H−íng dÉn, trao ®æi. − Quan s¸t theo b¶ng kiÓm, danh môc ®· chuÈn bÞ...
− Häp víi l·nh ®¹o, céng ®ång... − KÕt luËn, ®¸nh gi¸ nhanh, nhËn xÐt, kiÕn nghÞ,
cam kÕt gi¶i quyÕt... − Cã thÓ lµm biªn b¶n gi¸m s¸t nÕu cÇn.
3. Nh÷ng ho¹t ®éng sau gi¸m s¸t
− Ph©n tÝch th«ng tin thu ®−îc sau gi¸m s¸t. − §¸nh gi¸.
− ViÕt b¸o c¸o gi¸m s¸t, th«ng b¸o. − LËp kÕ ho¹ch hç trî, t×m c¸ch hç trî gióp ®ì c¬ së
gi¶i quyÕt khã kh¨n ®· ph¸t hiÖn qua gi¸m s¸t ®Ó hoµn thµnh kÕ ho¹ch, nhiÖm vô.
− Göi b¸o c¸o th«ng tin tíi nh÷ng n¬i cÇn thiÕt. + L·nh ®¹o
+ C¬ së, cÊp d−íi + CÊp trªn nÕu cÇn
− LËp kÕ ho¹ch can thiÖp tiÕp nÕu cÇn vµ cã ®iÒu kiÖn
VIII. Lång ghÐp gi¸m s¸t dù ¸n víi c¸c ho¹t ®éng, dÞch vô y tÕ
§Ó t¨ng c−êng hiÖu qu¶ cña c¸c dÞch vô søc kháe, y tÕ vµ ®Ó tiÕt kiÖm thêi gian, ng©n s¸ch, trong khi c¸c
nguån lùc th−êng rÊt cã h¹n mµ c«ng viÖc th× nhiÒu nªn ph¶i lång ghÐp mét c¸ch hîp lý c¸c dÞch vô, ho¹t ®éng y
tÕ, søc khoÎ. C«ng viÖc gi¸m s¸t Ýt khi tiÕn hµnh riªng biÖt mµ th−êng lång ghÐp víi: ®¸nh gi¸, kiÓm tra, triÓn
khai ch−¬ng tr×nh y tÕ. Lång ghÐp nh−ng vÉn ph¶i gi÷ ®−îc ®Æc thï cña gi¸m s¸t hç trî.
253 254
IX. Kinh phÝ cho ho¹t ®éng gi¸m s¸t:
RÊt nhiÒu ®¬n vÞ kh«ng thùc hiÖn gi¸m s¸t, hoÆc rÊt Ýt lµm gi¸m s¸t, mµ lý do ®−îc nªu ra lµ kh«ng cã
thêi gian, kh«ng cã ng−êi vµ nhÊt lµ kh«ng cã hoÆc thiÕu kinh phÝ. §iÒu ®ã ®óng nh−ng kh«ng ph¶i lµ tÊt
c¶. H·y lÊy mét thÝ dô, chóng ta lµm nhµ to hay nhá, thËm chÝ chØ söa ch÷a nhµ bÕp vÉn ph¶i gi¸m s¸t.
VËy kinh phÝ ë ®©u ra ®Ó lµm gi¸m s¸t? Kinh phÝ gi¸m s¸t dù ¸n lÊy tõ nguån kinh phÝ chung cña dù ¸n.
VÊn ®Ò lµ ë chç ph©n bæ kinh phÝ tõ ®Çu, tõ khi lËp kÕ ho¹ch, lËp dù ¸n. Bao nhiªu cho lËp kÕ ho¹ch, bao nhiªu
cho thùc hiÖn kÕ ho¹ch, bao nhiªu cho kiÓm tra gi¸m s¸t, bao nhiªu cho ®¸nh gi¸, tæng kÕt…. lµ thÝch hîp. §ã
chÝnh lµ t− duy vµ n¨ng lùc cña ng−êi qu¶n lý. Ng−êi chñ tr× mµ kh«ng cã t− duy qu¶n lý ®Çy ®ñ vµ ®óng th×
r¬i vµo t×nh tr¹ng qu¶n lý mµ kh«ng kiÓm tra, kh«ng gi¸m s¸t do “kh«ng cã kinh phÝ”
X. Nh÷ng ®iÒu cÇn chó ý trong Gi¸m s¸t ho¹t ®éng dù ¸n
Gi¸m s¸t trong ho¹t ®éng dù ¸n còng gièng nh− gi¸m s¸t trong mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng kh¸c, nh×n chung
kh«ng cã ®Æc thï riªng vÒ kiÕn thøc, kü n¨ng còng nh− ph−¬ng ph¸p.gi¸m s¸t. VÊn ®Ò lµ vËn dông cho phï hîp.
Th−êng th× thêi gian ho¹t ®éng cña mét dù ¸n lµ chØ trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh, kh«ng kÐo dµi m·i m·i
nh− c¸c ho¹t ®éng y tÕ søc khoÎ kh¸c.D−íi ®©y chóng t«i l−u ý mét vµi ®iÓm trong gi¸m s¸t dù ¸n.
1. Thêi ®iÓm gi¸m s¸t
− Qu¸ tr×nh thµnh lËp dù ¸n − Qu¸ tr×nh x©y dùng khung logic vµ kÕ ho¹ch dù ¸n
− Qu¸ tr×nh ho¹t ®éng dù ¸n: t¹i v¨n phßng dù ¸n
vµ t¹i c¸c ®Þa ®iÓm mµ dù ¸n can thiÖp − Khi ®ãng dù ¸n
− Sau dù ¸n kÕt thóc
2. Néi dung gi¸m s¸t
− LËp dù ¸n x¸c ®Þnh dù ¸n − LËp x©y dùng khung logic
+ X©y dùng môc ®Ých + X©y dùng môc tiªu
+ X¸c ®Þnh ®Çu ra + Nªu c¸c ho¹t ®éng
− TuyÓn nh©n viªn dù ¸n vµ thiÕt lËp tæ chøc dù ¸n − Mua s¾m ®Êu thÇu
− LËp kÕ ho¹ch − Thùc hiÖn kÕ ho¹ch dù ¸n
− LËp vµ ký kÕt c¸c hîp ®ång − Thùc hiÖn c¸c hîp ®ång
− Ph©n bæ ng©n s¸ch − Chi tiªu tµi chÝnh
− Sù tham gia cña c¸c bªn h−ëng quyÒn bªn liªn quan
255 256
3. C«ng cô gi¸m s¸t dù ¸n
− Hå s¬ dù ¸n − Khung logic dù ¸n
− KÕ ho¹ch triÓn khai dù ¸n − Hîp ®ång thùc hiÖn
− C¸c tµi liÖu liªn quan − C¸c c©u hái thÝch hîp
− C¸c b¶ng kiÓm − V.v..
XI. x©y dùng, chuÈn bÞ c«ng cô ®Ó gi¸m s¸t
Cã nhiÒu lo¹i c«ng cô nh−ng phÇn nµy chØ giíi thiÖu b¶ng kiÓm. B¶ng kiÓm lµ mét c«ng cô quan träng vµ
phæ biÕn nhÊt dïng ®Ó quan s¸t, ®Ó nhËn xÐt trong khi thùc hiÖn gi¸m s¸t, nhÊt lµ gi¸m s¸t trùc tiÕp, còng v×
vËy x©y dùng b¶ng kiÓm phï kîp ®Ó gi¸m s¸t lµ mét trong nh÷ng n¨ng lùc chñ yÕu cña gi¸m s¸t viªn, cña
nh÷ng ng−êi lµm viÖc t¹i v¨n phßng dù ¸n. Cã nhiÒu lo¹i b¶ng kiÓm ®−îc dïng víi c¸c môc ®Ých kh¸c nhau,
nh−ng vÒ c¬ b¶n cÊu tróc lµ c¸ch lËp b¶ng kiÓm th× gièng nhau. Khi x©y dùng c¸c b¶ng kiÓm cÇn chó ý c¸c
®iÓm chñ yÕu sau:
1. X¸c ®Þnh tªn cña b¶ng kiÓm
Tªn cña b¶ng kiÓm chÝnh lµ tªn néi dung, kü thuËt, thñ thuËt, nhiÖm vô...mµ ta cÇn quan s¸t.
2. Ph©n tÝch néi dung, kü thuËt, c«ng viÖc thµnh c¸c môc, c¸c ho¹t ®éng - thao t¸c
− Ph©n tÝch, m« t¶ néi dung, kü thuËt, thñ thuËt thµnh c¸c thao t¸c ph¶i thùc hÞªn. Lóc ®Çu cÇn
m« t¶ tû mØ, chi tiÕt, thËm chÝ thËt chi tiÕt mäi thao t¸c lín nhá, kh«ng bá sãt bÊt cø thao t¸c nµo.
− Sau khi ®· ph©n tÝch liÖt kª c¸c thao t¸c, tr−íc khi ®−a vµo b¶ng kiÓm cÇn kiÓm tra ®Ó xem:
+ M« t¶ cã chung chung qu¸ kh«ng + Xem cßn sãt thao t¸c nµo kh«ng
+ Cã qu¸ chi tiÕt vôn vÆt kh«ng? cã thao t¸cviÖc nµo
kh«ng cÇn thiÕt ph¶i ®−a vµo b¶ng kiÓm kh«ng? Nguyªn t¾c chung lµ: khi ®−a vµo b¶ng kiÓm c¸c
thao t¸c kh«ng qu¸ tãm t¾t, kh«ng sãt nh÷ng thao t¸c cÇn thiÕt nh−ng kh«ng qu¸ vôn vÆt.
3. Ph©n chia kü thuËt, thñ thuËt thµnh c¸c b−íc nÕu gi¸m s¸t kü thuËt
