− Mèi liªn quan cña nh÷ng ng−êi nµy nh− thÕ nµo trong viÖc chØ ®¹o vµ thùc hiªn dù ¸n?
− Chóng ta cã thÓ t×m ®−îc nh÷ng ng−êi nh− thÕ ë ®©u? Nªn tuyÓn tõ c¸c ®¬n vÞ liªn quan ®Õn dù
¸n hay tõ ngoµi? chó ý ®Õn trÝ c«ng t¸c hiÖn t¹i cña hä ®Ó cã thÓ mang l¹i hiÖu qu¶ tèt nhÊt cho
dù ¸n
b. NÕu trong v¨n kiÖn dù ¸n ®−îc duyÖt ch−a cã s¬ ®å tæ chøc th× ph¶i ph¸c th¶o s¬ ®å tæ chøc dù ¸n thÓ
hiÖn mèi liªn quan gi÷a c¸c nguån nh©n lùc nãi trªn. Trong s¬ ®å kh«ng ®−îc ®Ò tªn ng−êi dù kiÕn mêi tham
gia vµo dù ¸n mµ ®Ò tªn ®¬n vÞ nªn cö ng−êi tham gia vµo vÞ trÝ ®ã. §¬n vÞ ®ã sÏ ®−îc göi ®Õn mét b¶n tiªu
chuÈn ng−êi ®−îc cö vµo dù ¸n ®Ó cö c¸n bé thÝch hîp. Tuy nhiªn, mét sè vÞ trÝ cô thÓ cña dù ¸n nh− gi¸m ®èc,
®iÒu phèi viªn, th− ký, kÕ to¸n... cã thÓ ®−îc chän ®Ých danh. §Ó ®¶m b¶o tÝnh v÷ng bÒn cña dù ¸n, cè g¾ng
chän ng−êi tõ c¸c ®¬n vÞ tham gia dù ¸n vµo hÖ thèng qu¶n lý triÓn khai dù ¸n h¹n chÕ thuª ngoµi. Nh− vËy
sau khi dù ¸n kÕt thóc, nh÷ng ng−êi nµy vÉn cã thÓ phôc vô tiÕp cho ®¬n vÞ m×nh víi c¸c n¨ng lùc hä thu
nhËn ®−îc khi tham gia dù ¸n.
c. Th¶o luËn b¶n th¶o s¬ ®å nµy víi c¸c c¸ nh©n, tæ chøc liªn quan, ®Æc biÖt lµ c¸c ®¬n vÞ tham gia vµo dù
¸n ®Ó cã ®−îc s¬ ®å thÝch hîp vµ kh¶ thi cña dù ¸n. VÝ dô vÒ s¬ ®å tæ chøc dù ¸n xin xem phÇn thiÕt kÕ
ph−¬ng ¸n triÓn khai dù ¸n
3. M« t¶ chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña mçi vÞ trÝ trong s¬ ®å tæ chøc
3.1. Môc tiªu
− §Ó ®¶m b¶o mçi vÞ trÝ trong s¬ ®å tæ chøc cã mét b¶n m« t¶ chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ, tr¸nh
chång chÐo còng nh− bá sãt. − Lµm cho viÖc tuyÓn chän c¸n bé vµo mçi vÞ trÝ trong
s¬ ®å tæ chøc ®−îc dÔ dµng vµ thÝch hîp h¬n. − DÔ dµng h¬n trong viÖc lùa chän néi dung, h×nh
thøc båi d−ìng, ®µo t¹o c¸n bé thÝch hîp víi vÞ trÝ c«ng t¸c trong dù ¸n cña hä.
− DÔ dµng trong viÖc theo dâi, gi¸m s¸t c¸n bé, xem hä cã lµm ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®· quy ®Þnh
hay kh«ng.
3.2. Lµm thÕ nµo ®Ó viÕt mét b¶n m« t¶ nhiÖm vô? − Sù kh¸c biÖt gi÷a b¶n m« t¶ nhiÖm vô job
description vµ b¶n ®iÒu kho¶n tham chiÕu term of reference
B¶n m« t¶ nhiÖm vô lµ mét v¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mçi vÞ trÝ c«ng t¸c trong 1 hÖ thèng
chø kh«ng ®¬n thuÇn chØ dïng riªng cho dù ¸n. VÒ c¬ b¶n, thµnh phÇn cña b¶n m« t¶ nhiÖm vô kh«ng kh¸c
nhiÒu so víi b¶n ®iÒu kho¶n tham chiÕu. Tuy nhiªn b¶n m« t¶ nhiÖm vô th−ßng ®−îc ¸p dông cho mét vÞ trÝ
c«ng t¸c cô thÓ trong mét hÖ thèng æn ®Þnh kÐo dµi trong nhiÒu n¨m vÝ dô chøc n¨ng, nhiÖm vô cña b¸c sÜ
181 182
tuyÕn x·, trong khi b¶n ®iÒu kho¶n tham chiÕu th−êng quy ®Þnh cho mét nhiÖm vô cô thÓ trong mét thêi gian
nhÊt ®Þnh nµo ®ã vÝ dô ®iÒu kho¶n tham chiÕu cho viÖc triÓn khai 1 ®iÒu tra ®¸nh gi¸ nhu cÇu ®µo t¹o cña mét
®èi t−îng nµo ®ã. Ho¹t ®éng nµy kh¸ cô thÓ vµ râ rµng chØ x¶y ra mét lÇn trong mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh chø
kh«ng kÐo dµi nhiÒu n¨m. §èi víi dù ¸n, b¶n m« t¶ nhiÖm vô cã thÓ ®−îc ¸p dông cho mét sè vÞ trÝ c«ng t¸c
chñ chèt trong dù ¸n nh− gi¸m ®èc, ®iÒu phèi viªn, th− ký, kÕ to¸n, cè vÊn kü thuËt... Ngoµi ra, b¶n m« t¶ chøc
n¨ng nhiÖm vô còng cã thÓ ®−îc ¸p dông cho mét sè thµnh phÇn trong hÖ thèng tæ chøc cña dù ¸n nh− ban
chØ ®¹o, ban ®iÒu hµnh...
− C¸c thµnh phÇn c¬ b¶n cña b¶n m« t¶ nhiÖm vô vµ b¶n ®iÒu kho¶n tham chiÕu:
vÒ c¬ b¶n chóng kh«ng cã sù kh¸c biÖt vÒ h×nh thøc mµ chØ kh¸c
vÒ néi dung. C¶ hai ®Òu cã c¸c môc sau: + PhÇn giíi thiÖu: tr×nh bµy t¹i sao vÞ trÝ c«ng t¸c
nµy, hoÆc nhiÖm vô nµy l¹i cÇn thiÕt cho dù ¸n vµ tÇm quan träng cña nã nh− thÕ nµo?
+ PhÇn m« t¶ c¸c nhiÖm vô cÇn thiÕt víi vÞ trÝ c«ng t¸c ®ã, bao gåm liÖt kª c¸c nhiÖm vô, thêi gian
cÇn thiÕt ph¶i hoµn thµnh, tÇn suÊt ph¶i lµm víi mçi nhiÖm vô nhÊt lµ víi b¶n m« t¶ nhiÖm vô,
c¸c ho¹t ®éng hç trî, phèi hîp cÇn cã, c¸c s¶n phÈm vµ kÕt qu¶ mong ®îi, møc ®é chÞu tr¸ch
nhiÖm víi mçi ho¹t ®éng. + C¸c yªu cÇu cÇn ph¶i cã cho vÞ trÝ c«ng t¸c ®ã:
liÖt kª c¸c n¨ng lùc vµ kinh nghiÖm cÇn ph¶i cã cho c¸n bé muèn ®¶m nhËn vÞ trÝ ®ã. N¨ng lùc vµ
kinh nghiÖm nµo cÇn −u tiªn, tiªu chuÈn nµo lµ b¾t buéc, tiªu chuÈn nµo lµ cÇn thiÕt...
3.3. TuyÓn c¸n bé thÝch hîp theo ®óng b¶n m« t¶ nhiÖm vô hoÆc ®iÒu kho¶n tham chiÕu
§©y lµ phÇn viÖc ph¶i lµm trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ triÓn khai dù ¸n, sau khi s¬ ®å tæ chøc vµ b¶n m« t¶
nhiÖm vô cho tõng vÞ trÝ ®· ®−îc thèng nhÊt. Cã nhiÒu c¸ch tuyÓn chän kh¸c nhau vµ trªn thùc tÕ ng−êi ta
th−êng kÕt hîp c¸c c¸ch d−íi ®©y:
− Xem xÐt c¸c b»ng cÊp, chøng chØ − Xem lý lÞch khoa häc CV ®Ó biÕt c¸c c«ng viÖc
mµ ®èi t−îng ®· lµm trong thêi gian qua, c¸c kinh nghiÖm ®· cã.
− Pháng vÊn trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp vÝ dô qua ®iÖn tho¹i ®èi t−îng, cã thÓ tæ chøc thi ®Ó tuyÓn chän
− Ra mét sè bµi tËp t×nh huèng ®Ó xem xÐt n¨ng lùc hoÆc yªu cÇu thö viÖc trong mét thêi gian...
− Tham kh¶o thªm ý kiÕn cña c¸ nh©n, tæ chøc ®· tõng sö dông ®èi t−îng ®ã.
Trªn thùc tÕ viÖc tuyÓn chän c¸n bé lµm cho dù ¸n tïy thuéc kh¸ nhiÒu vµo lo¹i dù ¸n. Víi c¸c dù ¸n lín,
ho¹t ®éng ®éc lËp nh»m hç trî cho nhiÒu tæ chøc ®¬n vÞ kh¸c nhau, th× mét sè thµnh phÇn tham gia ®iÒu phèi
dù ¸n nh− ®iÒu phèi viªn, th− ký, kÕ to¸n, thµnh viªn
183 184
dù ¸n... th−êng ®−îc tuyÓn chän tõ nhiÒu nguån vµ v× vËy cã thÓ dÔ dµng chän ®−îc c¸n bé cã n¨ng lùc vµ kinh
nghiªm theo nh− b¶n m« t¶ nhiÖm vô. Ngoµi ra c¸c c¸n bé nµy th−êng ph¶i lµm 100 thêi gian cho dù ¸n nªn
hiªu qu¶ cao h¬n.
Víi c¸c dù ¸n nhá hoÆc dù ¸n n»m trong mét ®¬n vÞ nµo ®ã, c¸c vÞ trÝ trªn phÇn lín ®−îc kiªm nhiÖm bëi
c¸c c¸n bé ®−¬ng nhiÖm cña ®¬n vÞ ®ã. §iÒu ®ã cã −u ®iÓm lµ viÖc chi tr¶ cho c¸c ®èi t−îng nµy th−êng thÊp
h¬n, hä dÔ dµng lång ghÐp ho¹t ®éng cña dù ¸n vµo ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ, ®¶m b¶o tÝnh bÒn v÷ng còng nh−
sù thµnh c«ng cña dù ¸n, nh−ng phÇn lín c¸c c¸n bé nµy l¹i cã nh÷ng h¹n chÕ vÒ kinh nghiÖm vµ n¨ng lùc
qu¶n lý, ®iÒu phèi dù ¸n, hoÆc qu¸ bËn kh«ng cã nhiÒu thêi gian giµnh cho dù ¸n v× hä chØ lµm kiªm nhiÖm
cho dù ¸n. Trong tr−êng hîp nµy b¶n m« t¶ nhiÖm vô lµ rÊt cÇn thiÕt gióp ta chän ng−êi thÝch hîp h¬n vµ
dùa vµo ®ã ®Ó ®µo t¹o hä tõng b−íc ®¸p øng ®−îc c«ng viÖc. Ngoµi ra còng cã thÓ tuyÓn chän ng−êi tõ bªn
ngoµi vµo mét sè vÞ trÝ cÇn ph¶i lµm 100 thêi gian nh− th− ký dù ¸n.
4. Lùa chän nh÷ng øng cö viªn thÝch hîp cho c¸c vÞ trÝ trong s¬ ®å tæ chøc
