Percaya diri P e re n c a n a a n

Manajemen Standardisasi Perpustakaan PTMPTA 20 Anggaran menurut Kertonegoro 1983: 175 adalah laporan formal mengenai sumber-sumber keuangan yang disisihkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran sekurang-kurangnya memuat rencana penerimaan, pengeluaran, perkiraan kekayaan, modal, penghasilan, dan biaya yang akan datang. Angka-angka yang menunjuk jumlah mata uang itu akan menjadi standar untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan. Fu n gs i a n gga ra n Penganggaran berfungsi sebagai alat perencanaan, alat koordinasi, alat pengendalian, dan menetapkan standar kegiatan

a. Alat perencanaan

Perencanaan dan pengambilan keputusan tentang langkah-langkah dan kegiatan yang akan datang memerlukan perhitungan yang matang. Hal ini penting untuk mengetahui kelayakannya, baik dari segi ekonomi maupun dari segi operasional. Anggaran yang menunjukkan ketidakjelasan harus diubah sedemikian rupa dan disusun kembali sesuai keinginan.

b. Alat koordinasi

Dalam penyusunan perencanaan, akan terkait berbagai bidang, bagian, dan unit kerja dalam suatu perpustakaan. Maka apabila terjadi ketidakse- suaian antarbidang atau antarunit, maka dapat dibicarakan lagi. Biasanya ketidaksesuaian itu menyangkut anggaran. Maka disini anggaran dapat berfungsi sebagai alat koordinasi kegiatan antarunit kerja.

c. Alat pengendalian

Salah satu tujuan pengendalian adalah agar sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai. Karena itu, dengan memperhatikan anggaran dan realisasi- nya akan mudah diketahui apabila kemungkinan terjadi penyelewengan.

d. Menetapkan standar kegiatan

Dengan anggaran yang pasti, seluruh kegiatan dalam lembaga dapat segera dilaksanakan sesuai perencanaan karena adanya jaminan biaya. Bagai- manapun juga bagusnya program kerja, namun apabila tidak ada jaminan anggaran yang jelas, maka program kerja itu tidak banyak berarti. Anggaran merupakan jaminan terlaksnanya program kerja perpustakaan, baik pro- gram kerja jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek. 5 . P e n ga w a s a n Istilah pengawasan di beberapa literatur sering disebut evaluation, ap- praising, atau correcting. Pengawasan merupakan proses untuk menjamin Lasa Hs., Arda Putri Winata, Eko Kurniawan dan Nita Siti Mudawamah 21 bahwa tujuan organisasiperpustakaan dan manajemennya tercapai. Oleh karena itu pengawasan dapat dilakukan pada perencanaan, pengorganisasian, personalia, kepemimpinan, dan penganggaran. Pengawasan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara pengawasan pre- ventif dan pengawasan korektif Manullang, 1990. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyim- pangan. Sedangkan pengawasan korektif dapat dilakukan apabila hasil yang diinginkan itu terdapat banyak variasi. Pengawasan terhadap kegiatan Perpustakaan PTMA sebagai lembaga infor- masi perlu memiliki pengawasan yang efektif. Banyak teori yang dikemukakan para ahli tentang pengawasan efektif ini. Harld Koont dan Cyrl O’Donnel dalam Swasta 1984: 220-222 antara lain menyatakan bahwa pengawasan dikatakan efektif apabila memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Mencerminan sfat kegiatan; b. Segera melaporkn adanya penyimpangan; c. Mampu melihat ke depan; d. Dilakukan dengan obyektif; e. Mencerminkan pola organisasi; f. Mudah dipahami; g. Menunjukkan tindakan kuratif; h. Ekonomis.