Lasa Hs., Arda Putri Winata, Eko Kurniawan dan Nita Siti Mudawamah
27
Peluang Opportunity Peluang adalah faktor-faktor kemudahan yang mungkin mampu memberikan
dukungan dalam pengembangan Perpustakaan PTMA. Peluang ini harus dicari dan dimanfaatkan seoptimal mungkin.
Ancaman Threat Ancaman adalah segala sesuatu yang diperkirakan akan menghambat
pencapaian tujuan Perpustakaan PTMA. Ancaman ini mungkin berasal dari faktor internal maupun faktor eksternal.
2 . P e n go rga n is a s ia n ; Stru ktu r, Ko o rd in a s i
Pengorganisasian adalah proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga tercipta suatu organi-
sasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Penyatuan langkah ini pen-
ting agar dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak tumpang tindih.
Kemudian proses pengorganisasian ini akan berjalan baik apabila dalam perpustakaan itu memiliki sumber daya manusia yang kompeten, sumber dana,
koordinasi, dan pengarahan. Disamping itu harus ada perumusan tujuan, pem- bagian wewenang, dan ada kesatuan komando.
Koordinasi merupakan pengaitan berbagai bagian Perpustakaan PTMA untuk mencapai pelaksanaan yang harmonis. Oleh karena itu diperlukan penyesuaian
terus menerus antarbagian dalam perpustakaan itu. Pengarahan merupakan penugasan untuk mengambil tindakan tertentu yang
tertuju pada usaha-usaha pencapaian tujuan Perpustakaan PTMA.Oleh karena itu untuk memberikan pengarahan yang jelas pada sasaran diperlukan seorang
kepala perpustakaan yang memiliki kompetensi dan berwawasan luas dalam bidang perpustakaan.
a. Prinsip-prinsip Organisasi
Proses pengorganisasian Perpustakaan PTMA akan berjalan baik apabila memerhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai landasan gerak. Prinsip-
prinsip organisasi itu adalah: 1 Perumusan tujuan.
Tujuan Perpustakaan PTMA harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu,
kagiatan-kegiatan yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan itu.
2 Pembagian kerja. Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian
Manajemen Standardisasi Perpustakaan PTMPTA
28
tugas yang jelas. Tanpa adanya pembagian tugas yang jelas akan terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3 Pembagian Wewenang
Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelom- pok dalam perpustakaan, maka akan dapat dihindarkan terjadinya ben-
turan kepentingan dan tindakan. Dengan adanya batas-batas kewe- nangan ini, maka masing-masing orang atau kelompok akan memahami
tugas, kewajiban, dan wewenang masing-masing. Mereka akan lebih berhati-hati dalam bertindak.
4 Kesatuan Komando
Dalam sistem organisasi yang baik, harus ada kesatuan komando perintah agar tidak terjadi kebingungan terutama di tingkat bawah.
Oleh karena itu dalam sistem organisasi Perpustakaan PTMA perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai
tingkat manajerial.
5 Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan- satuan yang terpisah dalam Perpustakaan PTMA untuk mencapai tujuan
secara terpisah. Koordinasi ini penting bagi suatu perpustakaan untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengantisipasi
timbulnya konflik internal.
b. Standar Manajemen Perpustakaan PTMA
Dalam pelaksanaan tugas-tugas perpustakaan PTMA diperlukan adanya pembagian kerja. Pembagian kerja ini akan berjalan dengan baik apabila
terdapat struktur perpustakaan PTMA yang jelas
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, hak, dan wewe-
nang yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organiasi yang baik akan mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi sentralisasi, dan
koordinasi Handoko, 1993 dalam Lasa Hs, 2009.
Untuk mengembangkan dan mencapai kualitas manajemen Perpus- takaan PTMA, maka setiap Perpustakaan PTMA harus:
1 Memiliki struktur organisasi makro dan mikro 2 Memiliki deskripsi tugas yang jelas
3 Line of Commands 4 Memiliki program kerja jangka panjang, jangka menengah, dan jangka
pendek 5 Memiliki laporan kegiatan atau fisik bulanan, semestean, maupun
tahunan.
